使用Word提供的郵件合并功能可以很輕松的制作工資條、通知書、邀請函、明信片、準(zhǔn)考證、畢業(yè)證書這類文檔，一般做法是先做一個Word模板，將不同的內(nèi)容部分整理成數(shù)據(jù)源，一般使用Excel表格。通過郵件合并功能建立起數(shù)據(jù)與文檔之間的關(guān)聯(lián)幫助我們快速完成工作。不必學(xué)會高深的Excel函數(shù)公式，只需要在Word中簡單操作，一樣也可以生成工資條、成績條，甚至?xí)仍贓xcel中更快！
本文以批量制作成績單做例子，讓我們一起學(xué)習(xí)Word郵件合并。
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準(zhǔn)備成績單模板和數(shù)據(jù)源
準(zhǔn)備成績單模板，下圖是在Word中制作的成績條表格：
使用Excel制作數(shù)據(jù)源，這個包含學(xué)生成績信息的工作表，包含了年級、班級、姓名、各科成績等八個字段。
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選擇 郵件合并類型
Word的郵件合并功能有信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽、目錄等合并方式。批量制作成績單此類文檔，應(yīng)使用【目錄】方式進行郵件合并，Word會將數(shù)據(jù)源中的每條記錄分別合并到文檔中，而且多條記錄像目錄一樣在頁面中排版，不會出現(xiàn)一頁一個記錄的情況。
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選擇收件人
單擊【選擇收件人】-【使用現(xiàn)有列表】命令；
在彈出的【選取數(shù)據(jù)源】對話框，選擇數(shù)據(jù)源文件，單擊【打開】按鈕，添加到文檔中。
Tips：通過【使用現(xiàn)有列表】，可以快速導(dǎo)入提前準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源，在彈出的【選取數(shù)據(jù)源】對話框中，直接粘貼數(shù)據(jù)源的路徑可以一步定位到數(shù)據(jù)源保存的位置。
在彈出的【選擇表格】對話框，選擇相應(yīng)工作表后，單擊【確定】按鈕。
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插入合并域
通過【插入合并域】命令，可以將數(shù)據(jù)源中的字段添加到文檔中。
word的合并域，是以字段名加一個特殊的書名號來顯示的，當(dāng)鼠標(biāo)定位到合并域上時，它會以灰色底紋形式顯示。
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篩選數(shù)據(jù)
如果我們只需要數(shù)據(jù)源里面其中一部分?jǐn)?shù)據(jù)，單擊【篩選】命令。對數(shù)據(jù)源進行篩選。
比如我們選擇需要生成六年級的成績單，在【篩選和排序】記錄里面，【域】選擇【年級】，【比較關(guān)系】選擇【等于】，【比較對象】選擇【六年級】，單擊確定。
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完成并合并文檔
單擊【預(yù)覽結(jié)果】，可以顯示郵件合并后的實際效果；
切換查看記錄的變化結(jié)果，確認(rèn)無誤以后，完成合并就可以直接打印文檔。
單擊【完成并合并】-【編輯單個文檔】，彈出【合并到新文檔】對話框，單擊【確定】按鈕后。在【合并到新文檔】對話框中，還可以指定一個合并記錄的范圍，在這里我們選擇第1-10條記錄。
實現(xiàn)效果如下圖
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