Word郵件合并打印成績通知單
首先將數(shù)據(jù)輸出轉(zhuǎn)為Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接著使用Word2000的“郵件合并”功能把數(shù)據(jù)調(diào)入到Word文檔中，這樣就便于排版和打印了。
第一步，在Word2000中制作成績通知單基本式樣。使用A4紙，盡量縮小頁邊距，先做出一個通知單表格，為使每個年級都能使用，共設(shè)置了九個學(xué)科的成績表格。為了方便裁剪，在通知單的最后一行輸入兩個“+”號并設(shè)為分散對齊。調(diào)整表格大小，目的是使每頁紙能排放四個學(xué)生的成績通知單。最后將文檔存為“成績單_基本式樣.doc”。
第二步，進行郵件合并。打開“成績單_基本式樣.doc”，另存為“成績單_基本式樣_高二文科.doc”（以高二文科為例，下同）。選擇“工具—郵件合并”，出現(xiàn)對話框。合并分三步進行：
⒈“創(chuàng)建”→“分類”→“活動窗口”；
⒉“獲取數(shù)據(jù)”→“打開數(shù)據(jù)源”→選擇文件“高二文科.xls”；
⒊“合并”→“編輯主文檔”。
合并成功后，在Word界面會出現(xiàn)一個郵件合并的工具條，此時，“成績單_基本式樣_高二文科.doc”與“高二文科.xls”兩個文件關(guān)聯(lián)在一起了。
第三步，在成績通知單表格中調(diào)入數(shù)據(jù)。在表格中，點擊“插入合并域”(圖2)，在出現(xiàn)的域列表中選擇對應(yīng)的項目，依次進行。
點擊工具欄上的“《ABC》”圖標(biāo)，可以查看到實際調(diào)入的數(shù)據(jù)。將頁面上的內(nèi)容復(fù)制并粘貼三次，這樣，一個頁面上共有4個學(xué)生的成績單。分別在第二、第三和第四個成績單的第一個合并域“班級”前，點擊工具欄上的“插入Word域”—“下一記錄”，這樣數(shù)據(jù)指針才會依次往下跳(圖3)。第一個學(xué)生的成績單上不必這樣做，因為一開始，數(shù)據(jù)指針是指向第一個學(xué)生的，到換頁時，數(shù)據(jù)指針會自動下移一個記錄。
第四步，合并所有數(shù)據(jù)并生成新Word文檔。前面的步驟只是關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫并指定數(shù)據(jù)位置，要生成最終的成績通知單，必須經(jīng)最后這一步。點擊工具欄中的“合并至新文檔”圖標(biāo)，Excel中的所有數(shù)據(jù)便依次被調(diào)入到Word文檔中，生成許多頁面。這是一個標(biāo)準(zhǔn)的Word文檔，將它保存為“成績單_高二文科.doc”，用激光打印機打印，五六分鐘就完成了。
郵件合并功能其實就是Word文檔與Excel等數(shù)據(jù)庫建立關(guān)聯(lián)，相互取長補短。應(yīng)用郵件合并功能可以做的事還很多，如打印標(biāo)簽、打印信封、打印考號、打印證件等。
Word打印技巧集錦
無紙化辦公喊了很多年，但事實上，很多時候我們的文檔還是需要打印出來。那作為辦公軟件中的Word有哪些值得使用的打印技巧呢？
打印指定頁
選擇“文件→打印”，在“頁面范圍”部分中選擇“當(dāng)前頁”項，則Word會打印出當(dāng)前光標(biāo)所在頁的內(nèi)容。如果選擇了“頁碼范圍”項，就可以在這里鍵入指定的頁碼或頁碼范圍，如“1-1”可以打印第1頁內(nèi)容，“1-3”可以打印出第1頁至第3頁的全部內(nèi)容。如果想打印一些某連續(xù)頁碼的內(nèi)容，必須依次鍵入頁碼，并以逗號相隔，連續(xù)頁碼可以鍵入該范圍的起始頁碼和終止頁碼，并以連字符相連，例如“2，4-6，8”就可以打印第2.4.5.6和第8頁。
打印指定部分
如果只想打印出某一頁的部分文件，請首先在文件當(dāng)前窗口中選定需要打印的部分內(nèi)容，選擇“文件→打印”，再在“打印”窗口中選擇“頁面范圍”下的“所選內(nèi)容”即可。
無麻點打印圖片
有時在Word中嵌入一幅圖片，用針式打印機打出來后，圖片中的白色部分總有一些麻點，非常難看，其實，可以將這些麻點去除：導(dǎo)入一張圖片后，右擊選擇“設(shè)置圖片格式”，并在打開的“設(shè)置圖片格式”對話框中單擊“圖片”選項卡，選擇“顏色”下拉列表框中的“灰色”選項，接上打印機，打印出來的圖片就不會出現(xiàn)麻點了。
黑白打印
單擊“文件→打印”，在“打印”窗口選中一打印機后，按下“屬性”按鈕，選擇灰色或黑色打印方式，也可以使圖片中的麻點消失掉。
只打印奇數(shù)頁或偶數(shù)頁
如果某些情況下只想打印文件的奇數(shù)頁或偶數(shù)頁，那么可以在“打印”對話框的“打印”下拉列表框中選擇“奇數(shù)頁”或“偶數(shù)頁”。
用不同的格式打印文件
在“新建”對話框中，Word可以根據(jù)不同的要求，打印出不同格式的文件，如草稿、打印到文件等，這樣就可以大大方便用戶的辦公需要。
