為什么使用頭腦風暴法顧名思義，頭腦風暴法就是利用不同人頭腦的智慧，短時間內突然產生出多種多樣想法的方法。在項目管理過程中，它是一種最常用的風險識別方法，通過項目小組的頭腦風暴和充分討論，能夠識別和確定項目的各種可能的風險事件，獲得一份全面而完整的項目風險事件列表，從而為將來風險定性和定量分析提供對象，也為制定風險應對措施提供依據。這種方法需要項目團隊共同參與，在一位協(xié)調員(可以是項目經理)的引導下，每個成員根據他們工作的經驗或者體會、甚至直覺，隨意產生對項目風險事件的想法，由協(xié)調員或專門的記錄員把這些想法記錄在黑板或紙張上，讓大家一起參與討論和檢查，然后根據風險事件的類型進行風險分類，從而得到項目風險事件清單。
由于這種方法是在廣泛而開放的環(huán)境中進行的，不同背景、不同角色的人員參與討論，每個人都能暢所欲言地發(fā)表自己的見解，沒有權威的影響，也無所謂對與錯，集思廣益了多方面的意見，因而這種風險識別方法通常比較準確、客觀和全面。
除了風險識別，頭腦風暴法還常常用在估算項目工期和成本，制訂解決方案，提出改進措施等需要發(fā)揮相關專家和人員的創(chuàng)造性思維的場合。
頭腦風暴法有哪些作用(1)識別項目風險，估計項目工期、成本、所需資源，制定項目計劃，提出質量改進、沖突處理措施或問題解決方案。
(2)有利于吸引團隊成員參與項目管理，調動他們工作的積極性，充分發(fā)揮每個人的優(yōu)勢和聰明才智，讓大家都能為項目獻計獻策。
(3)集思廣益收集不同方面、不同層次和角度的意見和想法，從而為項目決策提供全面而科學的基礎和依據。
(4)有可能打破成規(guī)，克服固有或現(xiàn)成思維，產生新思想、新創(chuàng)意、新辦法、新點子。
(5)避免個人因素或少數(shù)人的片面認識對結果產生的不當影響。
怎么用(1)召集項目團隊，向大家介紹項目的背景、工作任務、管理目標(工期、預算、質量性能等)、客戶需求、執(zhí)行狀態(tài)等信息，讓參與頭腦風暴的人員對項目有比較全面和清楚的認識，同時明確團隊的任務是識別該項目可能存在的所有的風險事件。
(2)指定活動主持人和現(xiàn)場記錄員，明確頭腦風暴法的規(guī)則與要求，鼓勵大家暢所欲言地發(fā)表觀點，提倡創(chuàng)造性思維、超越性思維、逆向思維，從而產生新思想、新主意、新想法甚至歪點子，盡可能全面、客觀、準確地識別該項目的所有風險事件。
(3)每個人按順序或隨意提出自己認為的、屬于該項目風險的觀點，由記錄員把每個人的想法記錄在黑板或表格中，暫且不管這些想法正確與否。特別值得注意的是，主持人或其他人千萬不要否定、嘲笑甚至打擊那些看似愚蠢的想法，否則一方面可能會打擊參與者的積極性，另一方面可能會使團隊成員在陳述自己的觀點時有所顧忌，不敢說出他們真實、直接的想法，從而扼殺那些獨到的、特別的想法和主意。
(4)每個人都提出自己的意見后，主持人將記錄下來的結果讓大家再次逐條對照和探討，看看有沒有遺漏、缺失、表達不夠準確的風險事件，確保風險識別結果全面、客觀、準確和徹底。
(5)采用舉手表決或無記名投票的方式，讓團隊成員對已經產生的每種風險事件進行討論與分析，判斷該風險事件是否成立，剔除那些被否決的風險，增加那些遺漏的風險，改進那些描述不夠準確的風險。如有必要，第3、第4和第5步重復進行，直至風險識別活動圓滿、有效。
(6)整理匯總，得到項目的風險事件清單。
(7)項目風險識別并非一蹴而就的事，隨著項目的進展，原來可能是風險的事件已經時過境遷，不再成其為風險，而原來不見得是風險的事件可能會變成項目風險，因此在項目階段性評審時應再次召集團隊成員，重新識別項目的風險事件，剔除那些不再是風險的事件，使用頭腦風暴得出在新的階段或新的情況下可能出現(xiàn)的新的風險事件，從而確保項目風險始終處于動態(tài)管理過程中。
案例某培訓機構計劃舉辦一次短期培訓班，為了識別辦培訓班項目可能存在的風險事件，減少因風險給項目帶來的損失，負責該項目運作的項目團隊就運用了頭腦風暴法來識別和討論，并得到該項目的風險事件清單。該項目的工作分解結構(WBS)如圖所示，項目團隊運用頭腦風暴法識別風險，應對措施的結果如表所示。
圖 辦培訓班項目的WBS
表 辦培訓班項目的風險事件清單
活動名稱
可能的風險事件
確定培訓課程
市場調查
市場調查人員不夠專業(yè)；缺乏市場調查專業(yè)化手段和工具；市場調查的對象不準確、數(shù)據過時、方式錯誤、調查面太窄；市場調查的結果不能真實反映客觀條件；市場條件發(fā)生變化
研究決策
決策者的水平低；會決策的人沒有參與決策；缺乏決策的工具和技術；缺乏決策的流程和機制；沒有進行充分的討論；決策錯誤
尋找講師
收集資源
收集的資源有限；缺乏收集資源的渠道、方式、方法；收集到錯誤的資源；收集到的資源用不上
接觸討論
講師不愿意或沒有時間討論；相關人員缺乏溝通、討論的技巧；討論不充分，該討論的問題沒有討論；討論的時機、場合不適當導致討論失敗
簽訂合同
講師拒絕簽字；合同不合法而無效；雙方在合同條款方面達不成共識
招生
印刷材料
印刷錯誤；不能按時提交印刷好的材料；印刷質量差影響招生；材料不夠用
廣告宣傳
宣傳的媒體、方式錯誤；宣傳的對象錯誤；力度不夠；宣傳面不夠；時機、場合錯誤；廣告宣傳效果差；因不合法而受到阻止；合作伙伴出現(xiàn)問題
發(fā)放通知
發(fā)錯了地址或接受人；沒有按時發(fā)出，接受人沒能提前接到通知；通知上的信息錯誤；忘記了發(fā)通知
授課
安排教室
教室太小或太大；現(xiàn)場條件如溫度、照明、音響、投影儀等不能滿足上課需求；交通不便；周圍噪音太大聽不清老師講課；座椅數(shù)量不夠
準備教具
找不到需要的教具；教具不符合要求；教具臨時出現(xiàn)故障；數(shù)量不夠
講課
老師生病或有事不能來；講課過程中老師的身體方面出現(xiàn)問題；電腦、投影儀或其他設備故障；效果差，學員鬧課堂
案例分析
案例材料沒有事先準備出來；學員對案例不熟悉；事先要求閱讀的材料沒有預習；案例選擇不合適，學員不愿參與討論；討論變成爭吵；時間不夠用
評估
組織考試
學員不愿參加考試；考試現(xiàn)場出現(xiàn)混亂；試卷印刷錯誤；試卷沒能按時準備出來；試卷太難或太容易
頒發(fā)證書
證書沒能事先準備出來；證書印刷錯誤；證書制作粗糙、質量差；學員不認可證書；有的學員沒有證書
總結評估
缺乏數(shù)據；相關人員不能夠參加評估；總結評估不夠深入；未能發(fā)現(xiàn)真正的問題和值得改進的方面
這里，只是從辦培訓班項目微觀的角度來識別每項活動的風險事件，實際情況是，可能出現(xiàn)問題的方面遠不止這些，比如宏觀方面的政策風險、經濟風險、市場風險、技術風險、社會文化風險等，應盡可能把它們全部都列出來。對于每項任務，都要多問幾個這樣的問題:“哪里會出現(xiàn)問題？萬一出現(xiàn)問題該怎么辦？”項目小組在一起頭腦風暴，可以有效地防止遺漏重要的風險。
作者|周小橋
來源|項目管理技術，原文標題《斗腦風暴法：識別項目風險》
