剛剛接觸PPT的新手往往會首先考慮“應(yīng)該怎么表現(xiàn)PPT”，而忽視了制作PPT的目的：“應(yīng)該表達(dá)什么”。回想一下你聽過的那些無聊的演講，觀眾根本不明白演講者在傳達(dá)什么信息，這就是演講者前期沒有對內(nèi)容進(jìn)行合理組織，從而導(dǎo)致邏輯架構(gòu)混亂所暴露出來的問題。
那么如何能清晰有效地表達(dá)和呈現(xiàn)內(nèi)容？
1金字塔原理
金字塔原理是一種重點突出、邏輯清晰、主次分明的邏輯思路、表達(dá)方式和規(guī)范動作。簡單來說，金字塔原理就是先表明中心結(jié)論，再進(jìn)行分論點闡述，自上而下、層層遞進(jìn)，直到每一個分論點及其子論點都被解釋清楚。
這就是金字塔原理，它不僅讓我們知道PPT里面應(yīng)該寫什么，更重要的是，可以幫助我們建立清晰的邏輯結(jié)構(gòu)并提煉重點。金字塔原理的基本結(jié)構(gòu)是：結(jié)論先行，以上統(tǒng)下，歸類分組，邏輯遞進(jìn)。
結(jié)論先行
先把中心結(jié)論直接拋出來，再闡述支撐結(jié)論的觀點。如果沒有提前告知核心結(jié)論，PPT呈現(xiàn)的信息可能會在不同的觀眾腦海里形成各自不同的理解。也就是說，觀眾會在觀看PPT的同時會自行解讀內(nèi)容，自己探索結(jié)論，這無形中增加了觀眾的腦力勞動，同時可能會造成信息理解的偏差。所以，結(jié)論先行會減輕觀眾理解和分析信息的負(fù)擔(dān)，作為PPT的制作者，我們要對這一點有足夠的重視。
以上統(tǒng)下
表達(dá)內(nèi)容時要遵循以下幾點原則：先主要、后次要；先全局、后具體；先總結(jié)、后論述；先論點、后論據(jù)；先結(jié)果、后原因；自上而下地呈現(xiàn)。但是在概括內(nèi)容即而得出結(jié)論形成金字塔結(jié)構(gòu)的過程中，則需要自下而上地思考。
有時候結(jié)論可能并不明確，需要制作者自行總結(jié)提煉，這時候就需要從內(nèi)容最底層著手，將每個分論點和中心結(jié)論概括出來，最終形成金字塔結(jié)構(gòu)。也就是說，在構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)的時候有兩種方式：如果是主題清晰、結(jié)論明確的內(nèi)容，只需要自上而下地列出關(guān)鍵論點，進(jìn)而理清內(nèi)容的邏輯關(guān)系；如果是主題模糊，結(jié)論不明確的內(nèi)容，則需要自下而上地概括出關(guān)鍵要點，梳理邏輯關(guān)系，最后總結(jié)出中心結(jié)論。
歸類分組
PPT中信息的呈現(xiàn)應(yīng)當(dāng)遵循一定的秩序。PPT制作者需要將具有某種共性的事物和信息組織在一起，從而有效地減少信息點。美國認(rèn)知心理學(xué)家喬治·A·米勒在他的論文《其妙的數(shù)字7±2》中指出，人腦短時無法同時記住7個以上的信息。如果PPT展示的信息沒有經(jīng)過很好地歸納和分組，那么受眾在接受信息的時候思緒會陷入混亂。
金字塔結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容，是以向上、向下和橫向3種形式關(guān)聯(lián)起來的?？v向來看，處在同一層級的一組內(nèi)容為上一級的內(nèi)容提供支撐說明，而上一級內(nèi)容是對這一組信息的概括總結(jié)；橫向來看，每一組中的內(nèi)容應(yīng)該屬于同一邏輯范疇。
邏輯遞進(jìn)
金字塔原理要求，所有列入同一組中的信息必須具有某種邏輯順序。也就是說，組織在一起的信息，肯定不能隨心所欲的堆砌，而是依據(jù)其中的邏輯關(guān)系，按照一定的順序組織在一起。比如，按照事情發(fā)展流程以時間順序進(jìn)行組織；按照某事物的組織架構(gòu)以結(jié)構(gòu)順序組織；按照重要性以程度順序進(jìn)行組織等。
以上是對金字塔原理的簡單說明，那么應(yīng)該怎樣把PPT的原始內(nèi)容組織成金字塔結(jié)構(gòu)呢？方法就是構(gòu)建思維導(dǎo)圖。
2構(gòu)建思維導(dǎo)圖
思維導(dǎo)圖又叫腦圖、心智地圖，是一種將思維具象化的方法。我們可以借助一些構(gòu)建思維導(dǎo)圖的軟件輕松地創(chuàng)建思維導(dǎo)圖。本節(jié)介紹兩款簡單高效的思維導(dǎo)圖工具：Xmind和幕布。
Xmind
Xmind是一款專業(yè)的思維導(dǎo)圖軟件，是制作PPT不可或缺的輔助軟件之一。在Xmind軟件中，可以從一個中心主題開始建立分支主題，它的內(nèi)容創(chuàng)建模式完全符合金字塔原理。
操作技巧：
Xmind非常容易上手，選中一個主題后按下Tab鍵，即可為當(dāng)前主題創(chuàng)建子主題；按Enter鍵則是創(chuàng)建同級主題。想要更改某個主題節(jié)點中的內(nèi)容，只需要雙擊該節(jié)點，然后輸入文字即可。
2.幕布
幕布是另外一款非常實用的軟件，同Xmind一樣，它也可以幫助PPT制作者高效地梳理內(nèi)容，快速形成金字塔結(jié)構(gòu)的信息。幕布不僅提供了客戶端安裝程序，也可以直接在網(wǎng)頁端使用，另外還能將自己創(chuàng)建的思維導(dǎo)圖保存在云端。
操作技巧：
幕布的內(nèi)容創(chuàng)建模式與在Xmind中有所不同。幕布更像一個筆記本，使用者直接在其中輸入文字即可。每段文字之前都有一個小圓點，每個小圓點就是一個主題。按下Enter鍵，可以創(chuàng)建新的主題，也可以調(diào)整每個主題的層級；按下Tab鍵是將內(nèi)容縮進(jìn)一級，按下Shift+Tab快捷鍵則是將內(nèi)容提升一級。
在幕布中，大綱筆記與思維導(dǎo)圖可以一鍵轉(zhuǎn)換，使用者只需要專注地創(chuàng)作內(nèi)容，調(diào)整好每個主題的層級關(guān)系，最后即可一鍵生成思維導(dǎo)圖。
按照金字塔原理，將內(nèi)容梳理成思維導(dǎo)圖以后，也就創(chuàng)建出了PPT文檔的結(jié)構(gòu)大綱。接下來要做的就是建立PPT全文檔結(jié)構(gòu)了。
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