這是《office極客》系列第【01】篇文章。

這個(gè)系列分享的是如何利用工具來(lái)高效辦公。

全文約2600字，建議閱讀時(shí)長(zhǎng)10分鐘。

文章目錄如下，心急的朋友直接讀2、3部分。

1. 工作效率低下？也許是工具不對(duì)

2. 什么是工具流

3. 舉個(gè)例子

4. 工具流的意義

1、工作效率低下？也許是工具不對(duì)

之前在一家公司，有一個(gè)關(guān)系比較好的同事A，負(fù)責(zé)公司微信公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)。

公司的服務(wù)號(hào)每周推送四期，每一期約3篇文章，大部分是轉(zhuǎn)載和廣告信息。按理說(shuō)，工作量應(yīng)該不大，但是A卻經(jīng)常加班，好奇之下詢問(wèn)原因。

他說(shuō)：

你不知道，老板經(jīng)常不在公司，我就按照運(yùn)營(yíng)總監(jiān)的要求，花兩天時(shí)間把內(nèi)容準(zhǔn)備好，再排好版，發(fā)送預(yù)覽老板和總監(jiān)。

然后他們就在微信辦公群里提意見(jiàn)，有時(shí)候兩個(gè)人討論之后，選題會(huì)變化，我得重新準(zhǔn)備內(nèi)容。

有時(shí)候是被嫌棄版式有各種小問(wèn)題，有時(shí)候是某一篇文章不符合他們的要求，我得重新找內(nèi)容，這樣又得重新在微信里排版，然后再推送給他們。

如此周而復(fù)始，直到兩個(gè)人意見(jiàn)一致。

過(guò)了一段時(shí)間，大概老板也覺(jué)得這樣有點(diǎn)問(wèn)題，就下旨說(shuō)：“Jason，你來(lái)協(xié)助A做公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)。”

老板這么看得起，咱也不能含糊，馬上草擬了一套流程，讓A去推動(dòng)實(shí)施。

【微信公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)工作安排】

周一，確定選題。

實(shí)施方式，由A列出本周備選主題，單獨(dú)建微信群，要求老板和總監(jiān)必須在周一完成討論，共同確定本周選題。

周二~周三，確定內(nèi)容

整合所有內(nèi)容到為知筆記，然后發(fā)送外鏈給老板和總監(jiān)，提醒他們及時(shí)反饋，在周三下班前，完成所有內(nèi)容修改工作。

周四，確定排版

使用秀米或其他工具來(lái)排版，發(fā)送預(yù)覽給老板和總監(jiān)，確定推送形式。

周五，推送

最后確認(rèn)所有推送內(nèi)容，同時(shí)加入臨時(shí)性增加的內(nèi)容。下班前完成推送。

這樣子推行2周后，因?yàn)槊總€(gè)步驟的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和要求都很清晰，大家都覺(jué)得輕松不少，工作也更加有條理。

2、什么是工具流

在處理上面這個(gè)小任務(wù)時(shí)，我運(yùn)用的是工具流思維。

第一步，先把一項(xiàng)大的工作分解為小的環(huán)節(jié)。

在公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)這件事上，就是確定選題、確定內(nèi)容、確定形式這3個(gè)主要步驟。

A犯的錯(cuò)誤，就是把所有環(huán)節(jié)都放到微信后臺(tái)去完成，所以往往在選題還沒(méi)確定的時(shí)候，就去做微信圖文排版，浪費(fèi)了大量時(shí)間。

第二步，給每一個(gè)工作環(huán)節(jié)找到最合適的、簡(jiǎn)單的工具。

1、選題環(huán)節(jié)，工具：微信群。

因?yàn)樾枰I(lǐng)導(dǎo)拍板，那就單獨(dú)拉一個(gè)微信小群，專門討論運(yùn)營(yíng)事項(xiàng)。這樣，重要信息就不會(huì)淹沒(méi)在微信信息流中。

2、確定內(nèi)容環(huán)節(jié)，工具：為知筆記。

這個(gè)環(huán)節(jié)重要的是內(nèi)容，快速把文字內(nèi)容弄出來(lái)，然后通過(guò)為知筆記便捷的排版和分享功能，讓領(lǐng)導(dǎo)確定內(nèi)容。

3、確定形式環(huán)節(jié)，工具：微信排版工具。

這個(gè)環(huán)節(jié)，就用秀米等排版工具，輕松就能拍出簡(jiǎn)潔、美觀的樣式。

總結(jié)一下：

如果把一件項(xiàng)目型工作分解成若干小任務(wù)，那么每一個(gè)任務(wù)，都要用最適合的工具去完成。這就是工具流思維。

3、舉個(gè)栗子

你有一個(gè)很好的idea，想寫成一篇文章或者做一次公開(kāi)分享。

你的老板給你一些模糊的需求，讓你準(zhǔn)備一個(gè)PPT匯報(bào)。

這兩件事情，其本質(zhì)類似，是我們?nèi)粘Ｗ畛Ｒ?jiàn)的任務(wù)場(chǎng)景：

梳理并呈現(xiàn)自己的想法。

運(yùn)用工具流思維，搭配合適的工具，可以高效、優(yōu)質(zhì)的完成這個(gè)任務(wù)。

這里以制作專題匯報(bào)材料為例，分享自己常用的工具。

step1 記錄需求 【工具：為知筆記、紙筆】

向你提出需求的人，一般也是最后檢驗(yàn)成果的人?？赡躎a不太懂如何匯報(bào)和制作PPT，傳達(dá)出來(lái)的都是模糊的、直觀的感性要求。

這個(gè)時(shí)候你要做的，就是快速記錄這些原始話語(yǔ)，在后面環(huán)節(jié)的時(shí)候，反復(fù)對(duì)標(biāo)。

手機(jī)上隨時(shí)用為知筆記新建文字筆記或錄音是不錯(cuò)的選擇，如果寫字快，也可以用紙筆。

step2 搜集資料 【工具：為知筆記】

無(wú)論是專業(yè)網(wǎng)站、公眾號(hào)里的文章，甚至是各類格式的文檔，這些與主題相關(guān)的資料，最好歸集到一個(gè)地方。

比較好的方法，就是在為知筆記里新建一個(gè)主題文件夾，相關(guān)資料一股腦放進(jìn)去就對(duì)了。

這樣，在閱讀的時(shí)候，可以專心致志的集中閱讀，避免在不同閱讀平臺(tái)之間切換所造成的的精力損耗。

step3 整理思路 工具：Xmind（PC端）、Mindnode（IOS端）

這是至關(guān)重要的一步，將那些腦海中模糊的、凌亂的想法，通過(guò)思維導(dǎo)圖清晰的整理出來(lái)。

在辦公室，我一般使用PC端的Xmind，免費(fèi)正版的就夠用。Xmind里的思維導(dǎo)圖能夠?qū)С鯰xt格式方便擴(kuò)充文字，也能導(dǎo)出jpg格式，跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)框架。

在家里或者外出時(shí)，我會(huì)優(yōu)先使用IPAD和藍(lán)牙鍵盤，這時(shí)，Mindnode這個(gè)神器就該出場(chǎng)了。

Mindenode界面簡(jiǎn)潔美觀，可以實(shí)現(xiàn)多種思維導(dǎo)圖效果，配合藍(lán)牙鍵盤，功能不遜于PC端的大型軟件。所有的導(dǎo)圖都可以通過(guò)Icloud同步，同時(shí)也能導(dǎo)出多種格式。

step4 擴(kuò)充內(nèi)容 【工具：為知筆記、幕布】

骨架搭起來(lái)，工作已經(jīng)完成一半。接下來(lái)是擴(kuò)充內(nèi)容，添加文字和圖片。

一般的內(nèi)容，用為知筆記配合Markdown格式，圖片、圖表什么的直接拖拽進(jìn)去，非常方便。

如果是寫結(jié)構(gòu)龐大的專欄文章或者寫書，推薦一款寫作工具——幕布，一款將集思維導(dǎo)圖與寫作結(jié)合起來(lái)的工具。不多說(shuō)了，上圖。

這種文章架構(gòu)形式有2大優(yōu)點(diǎn)：

1、文章結(jié)構(gòu)一目了然。

2、任意一段文字都可以拖動(dòng)順序。

有長(zhǎng)文寫作經(jīng)驗(yàn)的人會(huì)深有體會(huì)，如果想改動(dòng)個(gè)別段落的順序，會(huì)被Crtl+C和Crtl+V搞暈。

幕布的第2個(gè)特點(diǎn)就完美的解決了這個(gè)問(wèn)題，就像下面這樣。

step5 想法呈現(xiàn) 【工具：為知筆記、word、PPT】

這是一個(gè)看臉的時(shí)代，所有從你手上出來(lái)的“作品”，請(qǐng)務(wù)必關(guān)注其形式，照顧閱讀者的體驗(yàn)感。

在step4，我們已經(jīng)制作好了匯報(bào)的主題材料，在發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)或同事審核，就需要進(jìn)行排版美化。

如果是在為知筆記中寫作，推薦使用Markdown格式，發(fā)送鏈接給領(lǐng)導(dǎo)微信，方便快捷。

當(dāng)然，并不是所有人都能接受新工具。像我曾經(jīng)給一位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送閱讀鏈接，結(jié)果他很氣憤的給我回Email：“Jason，請(qǐng)不要發(fā)送網(wǎng)頁(yè)鏈接，這是最起碼的尊重！”

So，如果提交的時(shí)候想正式一點(diǎn)，還是通過(guò)word、ppt來(lái)呈現(xiàn)比較好。

關(guān)于word，我覺(jué)得地球人必須學(xué)的功能，就是設(shè)置樣式，配合快捷鍵一鍵排版，媽媽再也不用擔(dān)心我因?yàn)閣ord加班了。

同樣，要制作PPT，只需把包含大綱模式的word一鍵發(fā)送到ppt，省區(qū)復(fù)制粘貼的時(shí)間，而且可以直接套用PPT版式。

4、工具流的意義

首先，當(dāng)我們明確每一個(gè)任務(wù)的目標(biāo)，專注在單個(gè)工具內(nèi)處理，就能避免切換任務(wù)和工具帶來(lái)的分心。

其次，就工具而言，那些特定領(lǐng)域內(nèi)的專業(yè)工具，在功能、穩(wěn)定性方面會(huì)比“全家桶”型軟件更加優(yōu)秀。

最后，之前提醒過(guò)一些初入職場(chǎng)的朋友，不要過(guò)多的去讀老板的朋友圈。原因何在？

天天讀馬云爸爸的雞湯，不會(huì)神奇的漲工資。對(duì)于普通上班族而言，又快又漂亮的把活做完，永遠(yuǎn)是最靠譜的職業(yè)發(fā)展策略。

···【End】···