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案例 | 華潤(rùn)的組織數(shù)字化轉(zhuǎn)型

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華潤(rùn)數(shù)字化組織戰(zhàn)略規(guī)劃

全球正在經(jīng)歷一場(chǎng)更大范圍、更深層次的科技革命和產(chǎn)業(yè)變革。大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)不斷取得突破,新技術(shù)、新業(yè)態(tài)、新產(chǎn)業(yè)層出不窮,社會(huì)效率激增。黨的十九屆五中全會(huì)明確提出,要發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì),推進(jìn)數(shù)字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數(shù)字化,推動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)和實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合。

華潤(rùn)集團(tuán)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐,從實(shí)際出發(fā),把握規(guī)律,有效推進(jìn),開(kāi)辟具有華潤(rùn)特色的數(shù)字化管理之道。2019年華潤(rùn)提出“智慧華潤(rùn)”發(fā)展愿景,正式開(kāi)啟邁向智能時(shí)代的征程。在數(shù)字化階段,計(jì)劃完成集團(tuán)各業(yè)務(wù)單元數(shù)字化轉(zhuǎn)型,局部業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)智能化?!笆濉逼陂g,華潤(rùn)集團(tuán)全面推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)營(yíng)收提升36%,人均效能提升67%。華潤(rùn)集團(tuán)計(jì)劃構(gòu)建華潤(rùn)云、大數(shù)據(jù)&人工智能、產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)三大生態(tài),打造智慧客戶服務(wù)能力、智慧新產(chǎn)品能力、智慧運(yùn)營(yíng)能力、賦能智慧型員工等四大能力,布局大消費(fèi)、綜合能源、城市建設(shè)運(yùn)營(yíng)、大健康、產(chǎn)業(yè)金融、科技及新興產(chǎn)業(yè)等六大領(lǐng)域。

由于內(nèi)外部環(huán)境的變化,面對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)歷的深重變革,作為國(guó)有重點(diǎn)骨干型企業(yè),華潤(rùn)集團(tuán)倍感任重道遠(yuǎn)。華潤(rùn)集團(tuán)為提升集團(tuán)整體治理體系和治理能力建設(shè),布局了“新五大”戰(zhàn)略規(guī)劃:“新戰(zhàn)略大發(fā)展”、“新辦公大協(xié)作”、“新人力大黨建”、“新財(cái)務(wù)大共享”、“新風(fēng)控大監(jiān)管”。其中,新辦公大協(xié)作戰(zhàn)略是基于“潤(rùn)工作”組織數(shù)字化工具打通全集團(tuán)統(tǒng)一的移動(dòng)辦公入口,改善用戶體驗(yàn)、提升協(xié)作效率。基于賦能數(shù)字化員工的目標(biāo),構(gòu)建統(tǒng)一搜索引擎中心、智能辦公個(gè)人助理機(jī)器人、員工支持中心、企業(yè)社交網(wǎng)絡(luò)等?;趶?qiáng)化公司治理能力的目標(biāo),對(duì)“三重一大”、公文、會(huì)議、督辦、互聯(lián)網(wǎng)+督查、數(shù)字檔案等系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)升級(jí)和管理覆蓋,提升集團(tuán)各單位全局治理能力?!靶罗k公大協(xié)作”戰(zhàn)略是華潤(rùn)集團(tuán)通過(guò)智數(shù)決策賦能,提升多元化集團(tuán)的現(xiàn)代企業(yè)治理能力及管理效率的重要選擇和抓手之一。而這一數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要任務(wù)就落在了華潤(rùn)數(shù)科的身上。

華潤(rùn)數(shù)科是華潤(rùn)集團(tuán)重點(diǎn)培育的數(shù)字科技業(yè)務(wù)單元,由潤(rùn)聯(lián)科技與華潤(rùn)網(wǎng)絡(luò)在 2021 年合并成立,是集團(tuán)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與運(yùn)營(yíng)者,是集團(tuán)產(chǎn)業(yè)數(shù)字化的核心支撐和數(shù)字產(chǎn)業(yè)化的主體平臺(tái)。華潤(rùn)數(shù)科出身于產(chǎn)業(yè),更懂產(chǎn)業(yè)所需,是一站式綜合解決方案的產(chǎn)業(yè)數(shù)字化服務(wù)專家。華潤(rùn)數(shù)科以“數(shù)字科技賦能商業(yè)進(jìn)步”為使命,立足華潤(rùn),服務(wù)國(guó)家戰(zhàn)略,重點(diǎn)圍繞政企數(shù)字化服務(wù)、會(huì)員互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)與數(shù)據(jù)服務(wù)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)與智能制造及香港IT服務(wù)“3+1”業(yè)務(wù)方向,持續(xù)打造一站式數(shù)字化服務(wù)組合,致力于成為可信賴的數(shù)字科技服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者。

華潤(rùn)數(shù)科針對(duì)復(fù)雜多變的外部環(huán)境,瞄準(zhǔn)超大型組織的痛點(diǎn),規(guī)劃實(shí)現(xiàn)智能高效的網(wǎng)狀協(xié)同,通過(guò)打造新一代數(shù)字化工作平臺(tái),實(shí)現(xiàn)組織和人員數(shù)字化、溝通和協(xié)作數(shù)字化、管理和業(yè)務(wù)數(shù)字化、企業(yè)文化運(yùn)營(yíng)數(shù)字化,在戰(zhàn)略上探索符合央國(guó)企需求的數(shù)字化協(xié)同辦公解決方案,賦能央國(guó)企數(shù)字化轉(zhuǎn)型落地。

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華潤(rùn)數(shù)字化組織轉(zhuǎn)型

華潤(rùn)數(shù)科在服務(wù)內(nèi)部時(shí),發(fā)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部員工協(xié)同辦公面臨很大痛點(diǎn),日常溝通、文件收發(fā)、日程管理、審批匯報(bào)、考勤打卡等各類日常辦公場(chǎng)景使用著超過(guò)10種以上不同的軟件,不同公司間的溝通成本較高。59%的員工表示自己在不同工具之間切換工作比較不便,查閱資料、同步信息費(fèi)時(shí)費(fèi)力。依據(jù)公司內(nèi)部數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),職能管理崗員工平均每天需要處理15封郵件,每周平均參加會(huì)議16小時(shí)。因此,華潤(rùn)數(shù)科致力于打造一款數(shù)字化工具,提升組織能力,推動(dòng)協(xié)同辦公的數(shù)字化建設(shè)。

華潤(rùn)數(shù)科發(fā)揮華潤(rùn)成熟的管理和行業(yè)解決方案的優(yōu)勢(shì),自2017年始研發(fā)了集在線辦公、業(yè)務(wù)協(xié)作、信息交流、員工服務(wù)為一體的華潤(rùn)一站式辦公平臺(tái)——潤(rùn)工作,并于2019年攜手飛書(shū)共同打造潤(rùn)工作3.0版本。作為新一代數(shù)字化協(xié)同辦公產(chǎn)品,潤(rùn)工作3.0服務(wù)全集團(tuán)超過(guò)37萬(wàn)員工,是貼合華潤(rùn)集團(tuán)需求的大型高效協(xié)作平臺(tái),既為華潤(rùn)集團(tuán)內(nèi)部員工提供數(shù)字化轉(zhuǎn)型服務(wù),構(gòu)建數(shù)字化組織能力,在多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了組織效率的提升,也為集團(tuán)外部市場(chǎng)輸出具有華潤(rùn)特色的數(shù)字化轉(zhuǎn)型解決方案。

2.1組織價(jià)值

2.1.1 以客戶為中心

華潤(rùn)數(shù)科牢牢把握華潤(rùn)集團(tuán)作為央企的客戶需求,打造數(shù)字化產(chǎn)品,推動(dòng)華潤(rùn)集團(tuán)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。華潤(rùn)數(shù)科與飛書(shū)合作打造潤(rùn)工作平臺(tái),其初衷就是以服務(wù)華潤(rùn)集團(tuán)為中心,打造一個(gè)服務(wù)于中大型集團(tuán)企業(yè)的數(shù)字化工具。對(duì)于華潤(rùn)集團(tuán)這樣的超大型央企客戶,最突出的是兩個(gè)方面的客戶價(jià)值:安全與效率。

對(duì)于大型央國(guó)企來(lái)說(shuō),提高政治站位,維護(hù)國(guó)家利益,保證信息安全是首要任務(wù)。華潤(rùn)數(shù)科將飛書(shū)進(jìn)行私有化部署,從底層保證了軟件的安全性,同時(shí)飛書(shū)持續(xù)提供更新迭代服務(wù),保證了軟件的更新與支持。華潤(rùn)數(shù)科又可以自行開(kāi)發(fā)出貼合華潤(rùn)集團(tuán)各個(gè)層級(jí)用戶習(xí)慣的特色應(yīng)用,以集團(tuán)客戶為中心,為集團(tuán)客戶創(chuàng)造價(jià)值。飛書(shū)在需求梳理、部署實(shí)施、應(yīng)用遷移、系統(tǒng)上線等多個(gè)環(huán)節(jié)與華潤(rùn)數(shù)科研發(fā)團(tuán)隊(duì)緊密合作,共創(chuàng)完善潤(rùn)工作平臺(tái)。潤(rùn)工作在個(gè)人信息保護(hù)、溝通安全、文檔安全和音視頻會(huì)議安全等多個(gè)方面形成了大量成熟的解決方案,為華潤(rùn)集團(tuán)的數(shù)字安全保駕護(hù)航。華潤(rùn)數(shù)科在飛書(shū)平臺(tái)基礎(chǔ)上,開(kāi)發(fā)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的應(yīng)用、產(chǎn)品,相較于海外的產(chǎn)品,更適用于國(guó)企客戶,不斷創(chuàng)新出適合央國(guó)企的數(shù)字化產(chǎn)品,牢牢把握對(duì)潤(rùn)工作平臺(tái)的自研開(kāi)發(fā)位置,也是為信息系統(tǒng)創(chuàng)新做出了貢獻(xiàn)。

此外,潤(rùn)工作的另一個(gè)重要客戶價(jià)值是解決員工工作中的痛點(diǎn)難點(diǎn),提升集團(tuán)組織效率,推動(dòng)協(xié)同辦公數(shù)字化建設(shè)。最初的潤(rùn)工作1.0版就是集成通訊錄、請(qǐng)假出差、個(gè)人信息、薪酬查詢等基本功能。許多一線員工最初借助潤(rùn)工作就是用來(lái)查工資。員工的反饋就是“統(tǒng)一,好用”。潤(rùn)工作2.0版實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一搜索、統(tǒng)一待辦、千人千面的功能。各職能部門從過(guò)去的觀望態(tài)度逐步主動(dòng)將自身系統(tǒng)接入潤(rùn)工作平臺(tái),如財(cái)務(wù)管理相關(guān)系統(tǒng)應(yīng)用、法務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用均在潤(rùn)工作平臺(tái)上線。例如員工差旅報(bào)銷無(wú)需墊資,也不用事后繁忙地貼票,潤(rùn)工作通過(guò)接入潤(rùn)出行平臺(tái),集成出差、考勤、報(bào)銷、管理的全流程功能。潤(rùn)工作3.0深度整合了即時(shí)溝通、云文檔、視頻、會(huì)議、智能日歷等溝通協(xié)作工具于一體,借助強(qiáng)大的產(chǎn)品底座提供滿足公司業(yè)務(wù)訴求的應(yīng)用自研能力,構(gòu)建新一代一站式(All in One)數(shù)字化工作平臺(tái),賦能華潤(rùn)員工開(kāi)啟高效辦公新方式。

尤其在疫情期間,大量員工居家辦公,過(guò)去上傳下達(dá)和面對(duì)面的溝通方式不能適應(yīng)疫情變化。而潤(rùn)工作打造的多渠道、分布式的信息結(jié)構(gòu)能夠保證員工能夠在第一時(shí)間獲取到疫情信息變化,既保障了員工的健康安全,也提高了信息傳遞的效率。潤(rùn)工作過(guò)去1年(2021年6月—2022年6月)累計(jì)發(fā)送消息數(shù)超過(guò)15億條,連接員工數(shù)37.1萬(wàn),集成接入400多個(gè)應(yīng)用(含機(jī)器人100多個(gè)),在溝通協(xié)作、管理支撐、業(yè)務(wù)融合和文化落地等四個(gè)方面提高集團(tuán)內(nèi)部員工的協(xié)同工作方式。

在確定了與飛書(shū)戰(zhàn)略合作的基礎(chǔ)上,華潤(rùn)數(shù)科在戰(zhàn)術(shù)上與飛書(shū)的合作基于“宜合則合,宜研則研”的原則。如共享文檔、線上會(huì)議等功能是飛書(shū)原有較為成熟的應(yīng)用產(chǎn)品,華潤(rùn)數(shù)科在飛書(shū)原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行本地化升級(jí)。但華潤(rùn)作為超大型央企,下屬單位業(yè)態(tài)非常復(fù)雜,飛書(shū)也無(wú)法一蹴而就地吃透華潤(rùn)的具體業(yè)務(wù)形態(tài)。華潤(rùn)數(shù)科能夠通過(guò)自身的數(shù)字能力,打造貼合華潤(rùn)業(yè)態(tài)的產(chǎn)品,更加完美地適用于華潤(rùn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。因此,華潤(rùn)數(shù)科在戰(zhàn)術(shù)上與飛書(shū)形成了共創(chuàng)協(xié)作的合作關(guān)系,共同開(kāi)發(fā)出適合華潤(rùn)的數(shù)字化產(chǎn)品。

2.1.2 數(shù)字賦能提升工作效率

圖1 潤(rùn)工作服務(wù)臺(tái)提升工作效率

潤(rùn)工作3.0打造智能服務(wù)臺(tái),高效解決員工問(wèn)題,大大降低客服成本,提升企業(yè)生產(chǎn)力。無(wú)論是入職初期,還是日常工作中,各職能部門總需要解答大量重復(fù)性問(wèn)題。例如,人力資源部門常常遇到員工對(duì)社保、公積金等保障制度存疑,不同部門員工薪資計(jì)算方式也存較大差異,相關(guān)咨詢較多;財(cái)務(wù)部遇到員工對(duì)差旅信息的提問(wèn),如差旅費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)如何報(bào)銷?開(kāi)票信息填哪個(gè)?費(fèi)用報(bào)銷制度如何規(guī)定等。職能部門低效重復(fù)答疑,成長(zhǎng)受限,還時(shí)常因響應(yīng)不及時(shí),問(wèn)題跟進(jìn)反饋不及時(shí)造成員工滿意度低,而員工則耗費(fèi)大量時(shí)間輾轉(zhuǎn)問(wèn)詢,問(wèn)不清問(wèn)題沒(méi)法開(kāi)展工作,容易產(chǎn)生矛盾。潤(rùn)工作搭建工作服務(wù)臺(tái),幫助各部門提升客服單位時(shí)間產(chǎn)出、增加員工有效工作時(shí)長(zhǎng),來(lái)提升企業(yè)生產(chǎn)力。

第一,潤(rùn)工作工作服務(wù)臺(tái)使用服務(wù)臺(tái)知識(shí)庫(kù)功能,結(jié)合機(jī)器人能力,可有效解決員工日常中重復(fù)性咨詢,徹底告別過(guò)去職能部門答復(fù)的“人海戰(zhàn)術(shù)”。如上圖,機(jī)器人根據(jù)用戶提問(wèn)關(guān)鍵詞識(shí)別,匹配知識(shí)庫(kù)內(nèi)的答案,實(shí)現(xiàn)答疑智能化、精準(zhǔn)化,大大降低客服成本。

第二,潤(rùn)工作提升服務(wù)意識(shí),在用戶提出復(fù)雜問(wèn)題時(shí),服務(wù)臺(tái)自動(dòng)匹配內(nèi)部專家精準(zhǔn)解答。人工客服結(jié)束工單后,服務(wù)臺(tái)自動(dòng)推送滿意度調(diào)查,統(tǒng)計(jì)每個(gè)客服人員的用戶滿意度,有助于客服人員的服務(wù)意識(shí)提升。

第三,潤(rùn)工作實(shí)現(xiàn)一站式工具提效。潤(rùn)工作內(nèi)可創(chuàng)建多個(gè)服務(wù)臺(tái),客服溝通與工單處理無(wú)切換跳轉(zhuǎn)、職能部門無(wú)需切換平臺(tái)高效答疑。目前,潤(rùn)工作內(nèi)集合了越來(lái)越多的服務(wù)臺(tái),員工已逐漸養(yǎng)成了有問(wèn)題就找服務(wù)臺(tái)的習(xí)慣。例如,華潤(rùn)雪花建立起服務(wù)于總部全部員工的服務(wù)臺(tái)、華潤(rùn)置地IT服務(wù)臺(tái)解答置地信息化應(yīng)用相關(guān)問(wèn)題。員工只需要打開(kāi)潤(rùn)工作,即可找到組織架構(gòu)內(nèi)可用的服務(wù)臺(tái),一站內(nèi)解決所有問(wèn)題,無(wú)需多個(gè)系統(tǒng)和工具切換。

潤(rùn)工作在華潤(rùn)集團(tuán)推動(dòng)了決策流程和執(zhí)行流程的新變革,進(jìn)一步提升效率。

在決策流程再造方面,過(guò)去華潤(rùn)集團(tuán)內(nèi)部審批流程需要自下而上層層上報(bào),時(shí)間跨度較大。而采用潤(rùn)工作之后,集團(tuán)內(nèi)部的審批決策流程大大縮短。基于飛書(shū)信息結(jié)構(gòu)的特點(diǎn),員工可以采用共享文檔的形式,進(jìn)行分布式的信息廣播和交互,項(xiàng)目信息和進(jìn)程對(duì)于所有人都是可見(jiàn)的。因此對(duì)于小事項(xiàng)的決策,領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)閱讀潤(rùn)文檔中的內(nèi)容,持續(xù)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)程,可以直接跟進(jìn)基層的項(xiàng)目推動(dòng)情況,即使領(lǐng)導(dǎo)不在現(xiàn)場(chǎng)也可以快速?zèng)Q策,決策時(shí)間縮短到3至5天。

在執(zhí)行流程再造方面,過(guò)去集團(tuán)內(nèi)部員工的工作方式都是召開(kāi)大大小小的會(huì)議,多位同事克服工作時(shí)間安排到場(chǎng)發(fā)言,準(zhǔn)備不足,效率不高,而潤(rùn)工作優(yōu)化信息流轉(zhuǎn)效率,重塑工作流程,其潤(rùn)文檔應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)多人實(shí)時(shí)協(xié)同編輯,團(tuán)隊(duì)共同創(chuàng)作,直接@同事或者相關(guān)文檔,快速參與討論,分享文檔連接至群聊,自動(dòng)授予權(quán)限。過(guò)去上級(jí)部門的重要信息往往只能通過(guò)公文或者郵件的形式下達(dá),相對(duì)來(lái)說(shuō)過(guò)于正式,流程也相較復(fù)雜,而現(xiàn)在利用潤(rùn)工作平臺(tái),部分信息可以更快觸達(dá)各層級(jí)員工,既貼近用戶需求,又傳遞了關(guān)鍵信息,更能夠被員工認(rèn)同。

2.1.3 縮小不確定性的邊界

圖2 潤(rùn)工作縮小不確定性的邊界示意圖

在潤(rùn)工作投入之后,為華潤(rùn)集團(tuán)帶來(lái)的極大的協(xié)同效率提升。尤其是在面臨不可控與不確定性的事項(xiàng)的過(guò)程中,集團(tuán)可以通過(guò)潤(rùn)工作,將不確定的內(nèi)容確定化,將不可控的過(guò)程可控化,更大程度地降低不確定與不可控因素,(如圖2藍(lán)色區(qū)域是縮小的不確定性邊界)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。比如,在過(guò)去項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,華潤(rùn)通過(guò)開(kāi)會(huì)后需要分頭執(zhí)行,不同執(zhí)行線的員工在會(huì)后并不知曉其他部門員工的進(jìn)展,即使遇到問(wèn)題無(wú)法進(jìn)行,通常因?yàn)樾畔⒘鞑煌〞车脑?,需要跨度很長(zhǎng)的周期才能反饋回來(lái),造成了項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度不可控,不確定性大。但運(yùn)用潤(rùn)工作后,各部門員工與領(lǐng)導(dǎo)均可以在共享文檔中跟進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程,@信息到人到事,遇到問(wèn)題直接在文檔中評(píng)論留言,即時(shí)反饋協(xié)同,在項(xiàng)目進(jìn)程中快速響應(yīng),極大地降低了不確定性。

2.1.4 提升組織能力

潤(rùn)工作在服務(wù)華潤(rùn)集團(tuán)的過(guò)程中,不僅僅是為華潤(rùn)員工提供了數(shù)字化應(yīng)用服務(wù),更重要的是通過(guò)流程優(yōu)化、科學(xué)育人和知識(shí)沉淀提升了華潤(rùn)集團(tuán)的組織能力。在共享文檔優(yōu)化流程方面,員工在潤(rùn)工作上進(jìn)行共享文檔的書(shū)寫(xiě)應(yīng)用,已經(jīng)產(chǎn)生了約200萬(wàn)篇協(xié)同文檔。這些文檔都是華潤(rùn)員工沉淀的寶貴工作經(jīng)驗(yàn),形成了華潤(rùn)內(nèi)部的知識(shí)庫(kù)。多個(gè)部門通過(guò)復(fù)盤(pán)、分析文檔信息,優(yōu)化了工作流程,提升員工能力和組織能力。潤(rùn)工作的工作服務(wù)臺(tái)也成為了積累組織知識(shí),提升組織能力的重要接口。員工遇到的大量相似問(wèn)題有了系統(tǒng)的整合,沉淀在知識(shí)庫(kù)中,員工只需要跟隨服務(wù)后臺(tái)知識(shí)分類結(jié)構(gòu)的指引和補(bǔ)充內(nèi)容,就可以快速定位疑難,快速獲取問(wèn)題答案。

同時(shí),潤(rùn)工作也集成了人力資源管理相關(guān)的考勤、績(jī)效、測(cè)評(píng)等一系列員工評(píng)價(jià)應(yīng)用,這些應(yīng)用能夠支持組織利用數(shù)字化的手段從更廣泛的角度觀察、引導(dǎo)、選拔、培育員工勝任更合適的工作,對(duì)于華潤(rùn)集團(tuán)員工的選用育留產(chǎn)生極為重要的指導(dǎo)作用,幫助組織選拔出更出色的員工,培養(yǎng)出勝任能力更強(qiáng)的員工,輔導(dǎo)最需要幫助的員工,從而提升組織能力。

圖3 潤(rùn)工作服務(wù)臺(tái)知識(shí)庫(kù)

潤(rùn)工作使華潤(rùn)從過(guò)去在數(shù)字化水平參差不齊、缺乏統(tǒng)一信息工具的大型企業(yè),變革成為一個(gè)擁有統(tǒng)一數(shù)字化工具的具備數(shù)字化組織能力的數(shù)字化企業(yè)。潤(rùn)工作作為統(tǒng)一集成強(qiáng)大的數(shù)字化工具顯著地提升了集團(tuán)內(nèi)部員工的工作效率讓員工從擔(dān)心數(shù)字化變革的不確定性,到逐漸認(rèn)可、接受、滿意、樂(lè)于使用潤(rùn)工作。例如,運(yùn)動(dòng)健康春夏秋冬四季活動(dòng),累計(jì)參與人數(shù)超過(guò)二十萬(wàn)人;“我的潤(rùn)工作”年度數(shù)據(jù)報(bào)告,回顧華潤(rùn)員工過(guò)去一年的點(diǎn)點(diǎn)滴滴,增強(qiáng)員工的組織認(rèn)同感。

2.2 員工價(jià)值

2.2.1 個(gè)人工作效率提升

(1)數(shù)字化辦公自信增強(qiáng)。從傳統(tǒng)辦公到在線辦公,C端極致體驗(yàn),員工從適應(yīng)到依賴,逐步融入數(shù)字化、互聯(lián)網(wǎng)化時(shí)代,辦公方式被革新,簡(jiǎn)化了溝通協(xié)作,增強(qiáng)了數(shù)字辦公自信。潤(rùn)工作整合即時(shí)溝通、在線文檔、視頻會(huì)議、日程等協(xié)作工具應(yīng)用,以及華潤(rùn)自有的組織架構(gòu)、讓日常辦公更高效,在審批、簽閱等多個(gè)工作關(guān)鍵任務(wù)中為員工提供支撐。

圖4 潤(rùn)工作簽閱平臺(tái)示意圖

(2)組織自信增強(qiáng)。 全集團(tuán)、組織內(nèi),信息透明化程度越來(lái)越高,激發(fā)員工目標(biāo)感和主人翁感,增強(qiáng)了組織自信。全面打通華潤(rùn)自有的組織架構(gòu),實(shí)現(xiàn)各個(gè)業(yè)務(wù)單元之間、業(yè)務(wù)單元部門間的信息互通。一站式信息查詢、搜索,一鍵找人、找知識(shí)、找信息、找文件、找群組、找業(yè)務(wù)、找待辦等等,如可隨時(shí)隨地連接人力資源,實(shí)現(xiàn)測(cè)評(píng)、績(jī)效、薪酬、個(gè)人信息、考勤查詢,讓員工更方便。 

(3)職場(chǎng)自信增強(qiáng)。知識(shí)問(wèn)答、學(xué)習(xí)園地、直播課程、短視頻、技巧推送等多形式幫助員工學(xué)會(huì)使用最前沿、時(shí)尚互聯(lián)網(wǎng)化辦公工具,辦公效率提升,提升職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,增強(qiáng)了職場(chǎng)自信。

圖5 潤(rùn)能量加油站

2.2.2 快樂(lè)工作,快樂(lè)生活

(1)打卡雞湯。上下班打卡后推送員工關(guān)懷文案,早起上班激勵(lì)性文案開(kāi)啟美好一天,加班打卡體現(xiàn)人文關(guān)懷,提升員工積極性。

(2)員工祝福。通過(guò)祝??臻g應(yīng)用,潤(rùn)工作在部門同事的生日、入職周年進(jìn)行祝福推送,同事之間互道祝福,增強(qiáng)員工凝聚力。 

圖6 祝??臻g應(yīng)用

(3)文化活動(dòng)。建國(guó)70周年我為祖國(guó)送祝福、建黨百年知識(shí)問(wèn)答、華潤(rùn)80周年點(diǎn)亮春筍、端午粽情潤(rùn)工作品詩(shī)詞等節(jié)慶節(jié)日舉辦潤(rùn)工作線上活動(dòng),促進(jìn)集團(tuán)內(nèi)各業(yè)務(wù)單元員工交流,增強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),加強(qiáng)員工歸屬感。

(4)內(nèi)購(gòu)優(yōu)惠。開(kāi)放潤(rùn)智采商城、華潤(rùn)通、潤(rùn)好食、江中惠選等員工內(nèi)購(gòu)優(yōu)惠相關(guān)平臺(tái),創(chuàng)新H5場(chǎng)景應(yīng)用,開(kāi)放智能機(jī)器人、潤(rùn)閱號(hào)等宣傳渠道,全力支持集團(tuán)總部員工關(guān)愛(ài)活動(dòng),業(yè)務(wù)單元的電商節(jié)、內(nèi)購(gòu)會(huì),讓員工坐在辦公室就能享受到集團(tuán)各種最新、最好的產(chǎn)品和服務(wù)。 

(5)運(yùn)動(dòng)健康。員工是企業(yè)最寶貴的財(cái)富,健康是員工最基本的福祉。為了提升華潤(rùn)的凝聚力和向心力,提高員工身體素質(zhì),展示集團(tuán)各單位風(fēng)采、促進(jìn)交流,集團(tuán)環(huán)境健康和安全部攜手華潤(rùn)數(shù)科,基于潤(rùn)工作為華潤(rùn)集團(tuán)員工量身打造了”運(yùn)動(dòng)健康“管理應(yīng)用。潤(rùn)工作運(yùn)動(dòng)健康應(yīng)用,建立了運(yùn)動(dòng)健康管理體系,支持運(yùn)動(dòng)步數(shù)記錄、點(diǎn)贊、分享、排行榜、參與情況統(tǒng)計(jì)分析,支持員工俱樂(lè)部活動(dòng)發(fā)起報(bào)名、曬照片曬健康等功能;設(shè)置了五等級(jí)的運(yùn)動(dòng)至尊挑戰(zhàn)賽,每個(gè)完成挑戰(zhàn)目標(biāo)的員工,可以解鎖運(yùn)動(dòng)小新星、運(yùn)動(dòng)達(dá)人等勛章,并可以獲得運(yùn)動(dòng)積分獎(jiǎng)勵(lì)。潤(rùn)工作“運(yùn)動(dòng)健康”應(yīng)用,于2017年10月10日正式上線,累計(jì)20萬(wàn)+華潤(rùn)員工積極參與運(yùn)動(dòng),鍛煉健康身體,高效精彩工作,享受品質(zhì)生活!

2.3 社會(huì)價(jià)值

2.3.1 綠色辦公

云文檔實(shí)時(shí)編輯,協(xié)同創(chuàng)作,潤(rùn)工作日均創(chuàng)建文檔5千多份,按一份文檔需要使用2張紙打印計(jì)算,日均節(jié)省1萬(wàn)張紙打印。審批中心通過(guò)線上單據(jù)高效流轉(zhuǎn),月均產(chǎn)生275萬(wàn)個(gè)審批單據(jù),約節(jié)省550萬(wàn)張紙。簽約平臺(tái)通過(guò)線上簽署,一鍵發(fā)送,共完成111萬(wàn)份文件線上簽署,降低打印成本約222萬(wàn)張紙。

2.3.2 低碳生活

為踐行央企綠色低碳循環(huán)發(fā)展的社會(huì)責(zé)任,本著“我設(shè)計(jì),我制造,我回收”的環(huán)保理念,華潤(rùn)環(huán)保在潤(rùn)工作接入了針對(duì)個(gè)人的“潤(rùn)智收”舊衣回收平臺(tái),提供免費(fèi)快遞上門回收服務(wù)。主要品類包括舊衣服,床品,鞋,包、毛絨玩具等家紡產(chǎn)品。員工舊衣通過(guò)“潤(rùn)智收”平臺(tái)進(jìn)行回收,將會(huì)按回收品重量獲得平臺(tái)頒與的環(huán)保證書(shū)和環(huán)保積分,積分可以和潤(rùn)予一起參與公益活動(dòng),也可以在“潤(rùn)智收”平臺(tái)兌換禮品。潤(rùn)智收平臺(tái)共計(jì)回收舊衣303單,累計(jì)5436.4千克,相當(dāng)于降低碳排放量19571.04千克,約等于植樹(shù)48棵。

圖7 潤(rùn)智收低碳生活宣傳圖

2.3.3 安全抗疫

潤(rùn)工作構(gòu)建員工遠(yuǎn)程在線溝通協(xié)作體系,全力支撐集團(tuán)疫情信息報(bào)送機(jī)制高效運(yùn)轉(zhuǎn),推動(dòng)全集團(tuán)有序安全抗疫,包括:

遠(yuǎn)程居家辦公:即時(shí)通訊、音視頻會(huì)議、在線文檔等應(yīng)用,助力遠(yuǎn)程在線居家辦公;
常態(tài)化防疫:疫苗接種登記、為i隔離、健康復(fù)工、出差防疫報(bào)備等應(yīng)用,及時(shí)全面掌握集團(tuán)員工疫苗接種信息、進(jìn)行出差報(bào)備,確保安全出行;
抗疫宣傳:潤(rùn)工作潤(rùn)閱號(hào)、機(jī)器人等應(yīng)用及時(shí)向員工推送防疫信息,通過(guò)問(wèn)卷+文檔征集抗疫故事活動(dòng)等,實(shí)現(xiàn)疫情防控科普宣貫不離手,鼓勵(lì)員工將防疫工作落到日常細(xì)節(jié)。

3

潤(rùn)工作數(shù)字化組織轉(zhuǎn)型案例

3.1 華潤(rùn)雙鶴

依托潤(rùn)工作平臺(tái),華潤(rùn)雙鶴從創(chuàng)新企業(yè)數(shù)字化文化出發(fā),將溝通協(xié)同、考勤、審批、差旅、活動(dòng)、文化宣傳等場(chǎng)景“云端”化,從衣食住行等方面全方位提升員工工作效率和便捷體驗(yàn)。

華潤(rùn)雙鶴,華潤(rùn)集團(tuán)下屬業(yè)務(wù)單元、華潤(rùn)醫(yī)藥集團(tuán)化藥業(yè)務(wù)平臺(tái),擁有20家子公司,1.1萬(wàn)余名員工。華潤(rùn)雙鶴現(xiàn)布局普仿藥業(yè)務(wù)、輸液業(yè)務(wù)、差異化藥業(yè)務(wù)和創(chuàng)新藥業(yè)務(wù)四大業(yè)務(wù)平臺(tái),搭建了多個(gè)生產(chǎn)技術(shù)平臺(tái),生產(chǎn)基地分布在國(guó)內(nèi)東北、華北、西北、華中、華南等地區(qū)的15個(gè)省市,營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)遍布全國(guó)。隨著近年來(lái)醫(yī)藥改革政策頻繁出臺(tái),仿制藥行業(yè)面臨巨大壓力,華潤(rùn)雙鶴為適應(yīng)轉(zhuǎn)型創(chuàng)新,采取多元化激勵(lì)手段助力創(chuàng)新事業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

面對(duì)突如其來(lái)的新冠疫情,華潤(rùn)雙鶴20家子公司,21家生產(chǎn)基地,人員和信息流動(dòng)受阻,線上協(xié)作需求量大,如何更便捷高效地聯(lián)接人、信息和業(yè)務(wù),成為迫切需要解決的問(wèn)題。潤(rùn)工作3.0面向全集團(tuán)開(kāi)放后,華潤(rùn)雙鶴成為了第一批上線潤(rùn)工作3.0的業(yè)務(wù)單元之一,通過(guò)潤(rùn)工作3.0有效解決了找人、找信息、找業(yè)務(wù)的各類問(wèn)題。極致的信息同步,音視頻會(huì)議高效連線,使工作協(xié)同更加高效輕松。與此同時(shí),潤(rùn)工作上線了運(yùn)動(dòng)健康、線上答題、讀書(shū)打卡、合理化建議等企業(yè)文化與溝通活動(dòng),員工參與度與體驗(yàn)度不斷提升。

3.2 華潤(rùn)置地

從 2021年初,華潤(rùn)置地全員正式上線潤(rùn)工作3.0作為統(tǒng)一協(xié)作辦公平臺(tái),將即時(shí)溝通、在線文檔、視頻會(huì)議、日程管理等協(xié)作工具整合一處。同時(shí)與華潤(rùn)置地的組織架構(gòu)、審批待辦、行政管理、財(cái)務(wù)管理、專業(yè)業(yè)務(wù)管理等企業(yè)信息系統(tǒng)打通,不但讓有價(jià)值的信息流轉(zhuǎn)在組織各處,也讓全員圍繞實(shí)質(zhì)問(wèn)題高效協(xié)作。

作為中國(guó)地產(chǎn)行業(yè)的佼佼者,華潤(rùn)置地本身已擁有大量的數(shù)字化系統(tǒng),潤(rùn)工作的工作臺(tái)還能與這些系統(tǒng)無(wú)縫結(jié)合,為員工打造統(tǒng)一辦公入口,提高華潤(rùn)置地業(yè)務(wù)辦公體驗(yàn)。華潤(rùn)置地作為一家領(lǐng)先的城市投資開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)商,數(shù)字化建設(shè)早已走在行業(yè)前列,但卻也帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題——系統(tǒng)往往分散在各處,員工需要登錄不同系統(tǒng)去完成日常操作,不但繁瑣耗時(shí),且易發(fā)生遺漏,導(dǎo)致業(yè)務(wù)難以第一時(shí)間處理。潤(rùn)工作在幫助華潤(rùn)置地打造統(tǒng)一溝通、協(xié)作平臺(tái)以外,也將業(yè)務(wù)搬到了潤(rùn)工作。到現(xiàn)在已經(jīng)接入 54 個(gè)應(yīng)用,通過(guò)豐富的應(yīng)用和場(chǎng)景來(lái)滿足華潤(rùn)置地員工多場(chǎng)景辦公需求?,F(xiàn)在員工只需打開(kāi)潤(rùn)工作即可完成大量日常工作,而讓管理者也可在潤(rùn)工作便捷查看最新業(yè)務(wù)和公司表現(xiàn),還能通過(guò)機(jī)器人的自動(dòng)化設(shè)定,讓業(yè)務(wù)操作更簡(jiǎn)單。

華潤(rùn)置地作為中國(guó)行業(yè)領(lǐng)先的城市投資開(kāi)發(fā)運(yùn)營(yíng)商,除總部以外,業(yè)務(wù)還分布7個(gè)大區(qū),擁有4個(gè)事業(yè)部、文體公司、影業(yè)公司、設(shè)計(jì)院、萬(wàn)象生活,香港平臺(tái)公司。在過(guò)去,海量的資料都存于本地,信息難以在這些部門之間高效流轉(zhuǎn),員工只能通過(guò)傳統(tǒng)的找人、問(wèn)人的方式獲取價(jià)值信息。更為麻煩的是用“本地文檔”作為信息的載體,帶來(lái)的是反復(fù)的郵件溝通和不同版本的文檔,管理困難。

云文檔讓華潤(rùn)置地的信息流轉(zhuǎn)效率跨上新臺(tái)階。組織中的價(jià)值信息都能歸整于在線文檔中,相當(dāng)于一個(gè)實(shí)時(shí)的“公告欄”,有序呈現(xiàn)組織價(jià)值信息。在協(xié)作時(shí),又變成一個(gè)“白板”,所有人將價(jià)值信息匯集一處,免去了大量的下載和本地溝通工作,讓組織效率高效起跑。潤(rùn)工作通過(guò)潤(rùn)閱號(hào)、機(jī)器人、服務(wù)臺(tái)等多種功能,讓信息在組織內(nèi)高效流轉(zhuǎn),還可針對(duì)不同員工有序分發(fā),讓員工所需信息就在手邊。

當(dāng)遇到超大型組織,簡(jiǎn)單的信息同步也會(huì)變得不簡(jiǎn)單。潤(rùn)工作機(jī)器人連接了每一位員工,構(gòu)建起組織鏈接員工的高速通道。現(xiàn)在無(wú)論是集團(tuán)重要通知、業(yè)務(wù)變更、財(cái)務(wù)保障等信息,部門負(fù)責(zé)人只需在后臺(tái)提交信息,即可精準(zhǔn)推送價(jià)值信息到相關(guān)員工的手中。借助機(jī)器人的自動(dòng)化能力,華潤(rùn)置地多個(gè)后臺(tái)系統(tǒng)已與潤(rùn)工作打通,業(yè)務(wù)系統(tǒng)將根據(jù)不同業(yè)務(wù)和場(chǎng)景自動(dòng)發(fā)送個(gè)性化通知(如OA待辦提醒、未處理待辦)到對(duì)應(yīng)用戶。用戶收到通知后,直接在潤(rùn)工作輕松點(diǎn)擊即可完成處理。大幅提高組織的信息流通效率,避免員工在多個(gè)系統(tǒng)間操作,讓組織運(yùn)行更加高效。

龐大的組織規(guī)模往往也提高了組織的信息獲取成本,同時(shí)地產(chǎn)行業(yè)中存在大量的專業(yè)術(shù)語(yǔ)和項(xiàng)目合規(guī)要求。過(guò)去當(dāng)每位員工產(chǎn)生問(wèn)題卻苦于無(wú)法迅速找到對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)人,本應(yīng)解決問(wèn)題的時(shí)間,卻常常用于找人之中。更為關(guān)鍵的是,員工大量的問(wèn)題都是簡(jiǎn)單的重復(fù)問(wèn)題,卻占據(jù)了職能部門的大量時(shí)間。問(wèn)題還是那么多,重復(fù)的問(wèn)題還要重復(fù)地答。潤(rùn)工作的服務(wù)臺(tái)讓智能客服和人工客服結(jié)合,讓企業(yè)員工可快速找到對(duì)應(yīng)的信息或正確的人。員工通過(guò)潤(rùn)工作、網(wǎng)頁(yè)甚至二維碼等多種渠道找到服務(wù)臺(tái),在電腦或手機(jī)上隨時(shí)隨地獲取幫助;在服務(wù)臺(tái)配置機(jī)器人,把高頻問(wèn)題預(yù)先錄入進(jìn)機(jī)器人的知識(shí)庫(kù),機(jī)器人自動(dòng)推送歡迎語(yǔ)、常見(jiàn)問(wèn)題及答案,高效解決重復(fù)問(wèn)題;對(duì)于機(jī)器人解決不了的疑難雜癥,服務(wù)臺(tái)自動(dòng)快速匹配解答人員,定位內(nèi)部專家,開(kāi)啟人工服務(wù)。目前,在華潤(rùn)置地內(nèi)部已經(jīng)建立起25個(gè)服務(wù)臺(tái),問(wèn)題攔截率近50%,工單完成率達(dá)97%。

4

結(jié)語(yǔ)

華潤(rùn)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是在當(dāng)前數(shù)字經(jīng)濟(jì)日益蓬勃的時(shí)代下實(shí)施的。潤(rùn)工作作為華潤(rùn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要抓手與工具,在促進(jìn)華潤(rùn)數(shù)字組織轉(zhuǎn)型的過(guò)程中起到了至關(guān)重要的作用。華潤(rùn)數(shù)科打造的潤(rùn)工作平臺(tái)基于飛書(shū)軟件的底層架構(gòu),深刻貼合央國(guó)企客戶的內(nèi)在需求,在工作效率提升、流程再造、促進(jìn)組織變革、縮小不確定性邊界和提升組織能力等方面發(fā)揮了重要的作用,實(shí)現(xiàn)了組織、員工、社會(huì)三個(gè)方面的重要價(jià)值。潤(rùn)工作在不斷迭代完善的過(guò)程中,也在華潤(rùn)雙鶴和華潤(rùn)置地兩個(gè)典型企業(yè)中生根發(fā)芽,得到了充分的應(yīng)用,有力地促進(jìn)了華潤(rùn)集團(tuán)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

作者張維寧是長(zhǎng)江商學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)副教授、高層管理教育項(xiàng)目學(xué)術(shù)執(zhí)行主任,陳功是中國(guó)人民大學(xué)商學(xué)院博士研究生。


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