Excel俗稱電子表格，是集表格、計(jì)算和數(shù)據(jù)庫為一身的優(yōu)秀軟件，其數(shù)據(jù)處理的核心是函數(shù)和數(shù)據(jù)庫，本文僅介紹用Excel2KX進(jìn)行成績統(tǒng)計(jì)和一些日常統(tǒng)計(jì)的函數(shù)。
一．考試成績的統(tǒng)計(jì)
（一）對班學(xué)生成績的總體評估統(tǒng)計(jì)
1. 假設(shè)E4：E53單元格存放某班學(xué)生的語文考試成績，若要計(jì)算該科的總分、人平分、及格人數(shù)、及格率、優(yōu)秀人數(shù)、優(yōu)秀率、最高（低）分、分段統(tǒng)計(jì)等。
（1）參考人數(shù)統(tǒng)計(jì)：
若要將參考人數(shù)放在E54單元格中，只需選定該單元格并插入“計(jì)數(shù)函數(shù)”：“COUNT”并選定要計(jì)數(shù)的單元格區(qū)間E4:E53或（輸入）公式：“=COUNT(E4:E53)” 回車即可；
（2）學(xué)科總分的統(tǒng)計(jì)：
若要將該科的總分存放在E55單元格中，只需選定該單元格并插入“求和函數(shù)”：“SUM”并選定要計(jì)數(shù)的單元格區(qū)間E4:E53或（輸入）公式：“= SUM (E4:E53)”回車后即可計(jì)算出該科總分(注：在E55單元格只顯示計(jì)算結(jié)果。如要修改該公式，只需選定該單元格，在編輯欄內(nèi)即可修改)。
（3）學(xué)科平均分的統(tǒng)計(jì)：
若要將該科人平分存放在E56單元格中，選定該單元格插入平均值函數(shù)“AVERAGE”并選定求值區(qū)間“E4：E53”或輸入公式：“＝AVERAGE(E4：E53)”，回車后即可計(jì)算出人平分(注：數(shù)組或單元格引用中的文字、邏輯值或空白單元格將被忽略，但單元格中的“0”則參與運(yùn)算)。
（3）學(xué)科及格人數(shù)統(tǒng)計(jì)：
若要將該科的及格人數(shù)存放在E57單元格中，選定該單元格插入計(jì)算某個區(qū)域內(nèi)滿足指定條件的單元格數(shù)目函數(shù)的條件函數(shù)：“COUNTIF”，插入函數(shù)的方法是單擊“插入”菜單中的“插入函數(shù)（F）…”命令，彈出一個“插入函數(shù)”對話框，在其中的“選擇函數(shù)”下的列表框中選定選定“COUNTIF”函數(shù)，單擊“確定”，彈出一個“函數(shù)參數(shù)”指定對話框，在其中的“Range”右邊矯形框中輸入統(tǒng)計(jì)的區(qū)間E4：E53或（單擊矯形框右端的壓縮圖標(biāo)，再在工作表中選擇統(tǒng)計(jì)區(qū)間E4：E53，再單擊“函數(shù)參數(shù)”壓縮框中右端的擴(kuò)展圖標(biāo)，返回?cái)U(kuò)展的“函數(shù)參數(shù)”對話框中），再單擊對話框中的“Criteria”右邊的矩形框，并鍵入及格條件：“>=60”，最后單擊“確定”即可；也可以手動編輯輸入公式及條件：“＝COUNTIF(E4：E53，″＞＝60″)”回車，即可計(jì)算出該科的及格人數(shù)(空白單元格、文字、邏輯值、錯誤值均被忽略)。
（4）學(xué)科及格率統(tǒng)計(jì)：
若要將該科的及格率存放在E58中，選定該單元格并輸入公式“＝COUNTIF(E4：E53，″＞＝60″)/ COUNT (E4：E53)”回車(COUNT為計(jì)數(shù)函數(shù)，用法是“計(jì)數(shù)函數(shù)”加上“計(jì)數(shù)區(qū)間”)，即可計(jì)算出該科的及格率(其中“COUNT (E4：E53)”是計(jì)算E4：E53區(qū)間內(nèi)單元格中的實(shí)際參考人數(shù)，空白單元格將被忽略)。
（5）學(xué)科優(yōu)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)：
若要統(tǒng)計(jì)學(xué)科優(yōu)生人數(shù)與學(xué)科及格人數(shù)統(tǒng)計(jì)類似。如：將該科的優(yōu)秀人數(shù)存放在E59單元 格中，選定該單元格插入條件函數(shù)：“COUNTIF”，方法與統(tǒng)計(jì)及格人數(shù)一樣，只是函數(shù)參數(shù)對對話框中“Criteria”右邊的矩形框中的函數(shù)參數(shù)要修改為：“>=80”(優(yōu)分標(biāo)準(zhǔn))；
（6）學(xué)科優(yōu)分率統(tǒng)計(jì)：
學(xué)科優(yōu)生百分率的統(tǒng)計(jì)與學(xué)科及格率的統(tǒng)計(jì)相同。如：將該科的優(yōu)秀率存放在E60單元格中，選定該單元格并輸入公式：“＝COUNTIF(E4：E53，″＞＝80″)/COUNT (E4：E53)”。這與及格率公式的編輯只是參數(shù)“＞＝60” 變成了“＞＝80”而已。
求優(yōu)秀率：例如：B2:B50存放的是初一一班的語文期末考試成績，B2:B500存放的是初一全年級語文考試的成績，如果規(guī)定全年級20%的學(xué)生為優(yōu)秀，那么初一一班語文的優(yōu)秀率應(yīng)該這樣計(jì)算：“COUNTIF(B2:B50,">="&&LARGE(B2:B500,INT(0.2COUNT(B2:B500))))/COUNT(B2:B50)”，其中LARGE(B2:B500,INT(0.2COUNT(B2:B500)))所求的是全年級語文分?jǐn)?shù)前20%中最低的一個同學(xué)的分?jǐn)?shù)，COUNTIF(B2:B50,">="&&LARGE(B2:B500,INT(0.2*COUNT(B2:B500))))則是求出了初一一班語文高于或等于這個同學(xué)分?jǐn)?shù)的人數(shù)，最后再除以初一一班的總?cè)藬?shù)COUNT(B2:B50)，所得就是初一一班的語文優(yōu)秀率，如果想求其他班其他科目的優(yōu)秀率，道理都是一樣。
（7）學(xué)科最高分的查詢統(tǒng)計(jì)：
若要查詢統(tǒng)計(jì)學(xué)科最高分，則可利用“MAX”(最大值)函數(shù)。如將E4：E53區(qū)域中存放著的全班50名學(xué)生語文科的考試成績，將其學(xué)科最高分、最低分別存放在E61和E62單元格中，則可選中E61單元格，插入“最大值”函數(shù)：“MAX”并指定統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的區(qū)域：“E4：E53”或在編輯欄輸入公式“＝MAX(E4：E53)”回車后即可計(jì)算出其中的最高分。
（8）學(xué)科最低分的查詢統(tǒng)計(jì)：
如將E4：E53區(qū)域中存放著的全班50名學(xué)生語文科的考試成績，將其學(xué)科最低分別存放在E62單元格中，則可選中E62單元格，插入“最小值”函數(shù)：“MIN”并指定統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的區(qū)域：“E4：E53”或在編輯欄輸入公式“＝MIN(E4：E53)”回車后即可計(jì)算出其中的最低分。
（9）若在“F4:F53”、“G4:G53”……“K4:K53”區(qū)域中分別存放數(shù)學(xué)、英語、計(jì)算機(jī)、音、體、美等學(xué)科成績，則只需選定E54：E62區(qū)域，移動空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實(shí)心十字光標(biāo)時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵沿行拖動控制手柄至K列即可，放開鼠標(biāo)左鍵后，則各科的科總分、人平分、及格人數(shù)、及格率、優(yōu)秀人數(shù)、優(yōu)秀率、最高分、最低分等立即計(jì)算出來。
2. 班學(xué)生成績的分段統(tǒng)計(jì)：
若要將學(xué)生成績按分?jǐn)?shù)段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，則可利用FREQUENCY函數(shù)(以一列垂直數(shù)組及對該數(shù)組設(shè)定進(jìn)行頻率頒布計(jì)算的分段點(diǎn)計(jì)算出一組數(shù)據(jù)的頻率頒布)。假設(shè)E4：E53共有50個學(xué)生的語文科測試成績，那么可在B66：B70單元格分別輸入59、69、79、89、100，則表示統(tǒng)計(jì)59(包括59)分以下、60—69、70—79、80—89、90—100分?jǐn)?shù)段的成績個數(shù)。
若要將計(jì)算結(jié)果存入C66：C70，則選中C66：C70單元格區(qū)域，在編輯欄內(nèi)輸入公式“＝FREQUENCY (E4：E53，$B$66：$B$70)”,（注：公式中區(qū)域：“E4：E53”是用來計(jì)算頻率的數(shù)組區(qū)域——班學(xué)生學(xué)科成績的單元區(qū)域，公式中區(qū)域：“$B$70：$B$70”是對所計(jì)算頻率數(shù)組——班學(xué)生學(xué)科成績進(jìn)行頻率計(jì)算的分段界點(diǎn)的數(shù)組區(qū)域的絕對引用），輸完后讓光標(biāo)停在公式末尾，按下SHIFT＋CTRL鍵敲回車(這是生成數(shù)組公式的關(guān)鍵環(huán)節(jié))，Excel會自動在公式兩側(cè)加上大括號，公式成為“{＝FREQUENCY(E4：E53，$B$66：$B$70)}”,則區(qū)間C66:C70各單元格中立刻計(jì)算出對應(yīng)各分?jǐn)?shù)段中成績的個數(shù)。
（二）對班中學(xué)生個體成績的評估統(tǒng)計(jì)
1. 學(xué)生個體總成績的統(tǒng)計(jì)：
若在工作表中E4：K53區(qū)域存放某班50個學(xué)生各科的成績，而E4:K4、E5：K5、……E53：K53中分別各個學(xué)生語文、數(shù)學(xué)、……、美術(shù)等各科成績記錄。則需在L列中的L4：L53區(qū)間單元格中分別存放各學(xué)生的各門學(xué)科成績總分，則先選定L4單元格插入求和函數(shù)“ＳＵＭ”并選定求和區(qū)域回車或手動輸入公式“=ＳＵＭ(E4:K4)”回車即可計(jì)算出該生各科的總分；然后選定L4單元格，并將鼠標(biāo)指針指向選擇框右下角的控制柄并沿列拖動鼠標(biāo)至L53即可算出全班其余學(xué)生各科的總分。 若某生未考試，但不希望在其總分單元格填入“0”，只需將公式修改為“＝IF(ISNUMBER(E4：L4)，SUM(E4：L4)，″″)”回車，單元格中會填入空格而不會出現(xiàn)“0”。
2. 學(xué)生個體班級名次的統(tǒng)計(jì)：
若要將該班學(xué)生的班級排名計(jì)算出來，但不希望打亂學(xué)生原來按學(xué)號的順序，則可利用RANK函數(shù)輕松完成，該函數(shù)的最大優(yōu)點(diǎn)是，可以處理重名次，可使數(shù)值相同的單元格計(jì)算出的名次相同。如上例在L4：L53區(qū)域中存放某班學(xué)生的總分，要將學(xué)生在班級排名的結(jié)果放在N4：N53區(qū)域中，只需在N4中輸入公式“＝RANK(L4，$L$4：$L$53)”回車，即可計(jì)算出該生在班級中所排名次，然后沿列拖動復(fù)制，即將全班學(xué)生的排名計(jì)算出來。當(dāng)有并列重復(fù)名次時(shí)，并列名次后缺少名次數(shù)等于名次并列重復(fù)數(shù)。
如果某些學(xué)生未參加考試，又不希望在其存放名次的單元格內(nèi)顯示出錯信息(如：#VALUE！)，則可將公式修改為“＝IF(ISNUMBER(L4)，RANK(L4，$L$4:$L$53), ″″)”。
在計(jì)算的過程中我們需要注意兩點(diǎn)：首先當(dāng)RANK函數(shù)中的Number不是一個數(shù)時(shí)，其返回值為“#VALUE!”，影響美觀。另外，Excel有時(shí)將空白單元格當(dāng)成是數(shù)值“0”處理，造成所有成績空缺者都是最后一名，看上去也很不舒服。此時(shí)，可將上面的公式“=RANK(E2,$E$2:$E$50)”改為“=IF(ISNUMBER(E2),RANK(E2,$e$2:$E$50),"")”。其含義是先判斷E2單元格里面有沒有數(shù)值，如果有則計(jì)算名次，沒有則空白。其次當(dāng)使用RANK函數(shù)計(jì)算名次時(shí)，相同分?jǐn)?shù)算出的名次也相同，這會造成后續(xù)名次的空缺，但這并不影響我們的工作。同樣的道理，我們也可以算出一個學(xué)生的總分在年級內(nèi)的名次以及各科的班名次和年級名次，但是必須注意參與計(jì)算的數(shù)字單元格區(qū)域不一樣。
3. 學(xué)生個體等級評定成績的統(tǒng)計(jì)：
如學(xué)校采用等級評定考試成績，若標(biāo)準(zhǔn)為：考試各科平均分?jǐn)?shù)高于或等于85分為A等；考試分?jǐn)?shù)低于85分且高于或等于70分為B等；考試分?jǐn)?shù)低于70分且高于或等于60分為C等；考試分?jǐn)?shù)低于60分為D等；沒有參加考試的不劃等級。假設(shè)平均分?jǐn)?shù)存放在M列的M4:M53區(qū)域，計(jì)算結(jié)果存入O列O4:O53區(qū)域，則用Excel計(jì)算等第的公式如下：“＝IF(M4＞＝85，″A″，IF(M4＞＝70，″B″，IF(M4＞＝60，″C″，IF(ISNUMBER(M4)，″D″，IF(ISBLANK(M4)，″″)))))”，(公式中的等級代碼為大寫時(shí)顯示大寫,小寫時(shí)顯示小寫,其余字母不區(qū)分大小寫)這是一個IF函數(shù)嵌套公式，式中第二個IF語句是第一個IF語句的參數(shù)，第三個IF語句則是第二個IF語句的參數(shù)，以此類推。如果第一個邏輯判斷表達(dá)式M4＞＝85為TRUE(真)，則O4單元格式被填入“A”；如果為FALSE(假)，則計(jì)算第二個IF語句“IF(M4＞＝70”；以此類推直至計(jì)算結(jié)束。其中ISNUMBER函數(shù)在M4為空時(shí)返回FALSE(假)，接著執(zhí)行最后一個IF語句，否則在O4單元格中填入“D”。ISBLANK函數(shù)在M4為空時(shí)返回TRUE(真)，則在O4單元格中填入一個鑒定會格。使用ISNUMBER函數(shù)和ISBLANK函數(shù)，可防止某個學(xué)生沒有參加考試(即考試成績?yōu)榭?，但仍然給他評定為D等的情況發(fā)生。計(jì)算其他學(xué)生的成績等級時(shí)，選中O4,鼠標(biāo)指向選定框右下角的控制手柄并拖動到O53單元格將公式復(fù)制即可。
如果成績等級劃分標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了變化，只須改變邏輯判斷式中的值(85，70，60)即可，也可將等級代碼“A、B、C、D”分別換成“優(yōu)秀、良好、及格、不及格”等。
