2022年已經(jīng)過去大半年了，很多公司已經(jīng)開始準(zhǔn)備迎接認(rèn)證審核了。一般來講，公司在迎接認(rèn)證審核之前都需要進(jìn)行管理評(píng)審。當(dāng)然，有的公司的管理評(píng)審是在年終或者第二年年初時(shí)進(jìn)行。特別是，有的公司在準(zhǔn)備年會(huì)的同時(shí)也會(huì)開展管理評(píng)審。管理評(píng)審是最高管理層根據(jù)組織的戰(zhàn)略方向開展的活動(dòng)，其目的在于評(píng)審有關(guān)管理體系績效的信息，以確定管理體系是否適宜、充分、有效，并與戰(zhàn)略方針一致。管理評(píng)審一般分為管理評(píng)審輸入、管理評(píng)審輸出和結(jié)論三部分內(nèi)容。這里簡單解釋一下什么是管理評(píng)審。管理評(píng)審是Management Review中文意思。對(duì)于Management Review有的人翻譯為管理評(píng)審，有的翻譯為管理回顧。常見的是管理評(píng)審。
管理評(píng)審輸入，其內(nèi)容一般包括六方面內(nèi)容。這六方面內(nèi)容包括：以前管理評(píng)審改進(jìn)措施完成情況；與管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化；有關(guān)管理體系績效和有效性的信息，包括其趨勢(shì)；資源的充分性；應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性，以及改進(jìn)的機(jī)會(huì)。管理評(píng)審的輸入是組織評(píng)審管理體系的適宜性、充分性、有效性的依據(jù)，充分的輸入信息，是實(shí)施有效的管理評(píng)審的基礎(chǔ)。因此，每次管理評(píng)審時(shí)，一定要策劃好管理評(píng)審輸入信息，盡可能越充分、越詳盡越好。
第一、以前管理評(píng)審改進(jìn)措施完成情況。就是本次管理評(píng)審之前的所有管理評(píng)審所輸出的改進(jìn)措施的完成情況。每次管理評(píng)審時(shí)，都會(huì)輸出改進(jìn)項(xiàng)目，以及這項(xiàng)改進(jìn)項(xiàng)目的改進(jìn)措施。有的改進(jìn)措施會(huì)按照計(jì)劃及時(shí)完成，有的改進(jìn)措施不能按照計(jì)劃及時(shí)完成。不管是及時(shí)完成了，還是未及時(shí)及時(shí)完成，后面的管理評(píng)審時(shí)，都要將以前的管理評(píng)審所確定的改進(jìn)項(xiàng)目及其改進(jìn)措施進(jìn)行評(píng)審，直至項(xiàng)目和采取完成，并且關(guān)閉。否則，每次管理評(píng)審時(shí)，都要進(jìn)行評(píng)審，并且要將其作為新的管理評(píng)審輸出，持續(xù)進(jìn)行下去。如果大家將管理評(píng)審理解為管理回顧時(shí)，就很好理解“以前管理評(píng)審改進(jìn)措施完成情況”了，即管理團(tuán)隊(duì)定期對(duì)管理工作進(jìn)行回顧。
第二、與管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化。就是評(píng)審自上次管理評(píng)審以來，與管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化。每次管理評(píng)審時(shí)，都要輸入與管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化，只是這些因素的變化，不但需要考慮自上次管理評(píng)審以來內(nèi)外部因素的變化（回顧歷史），還要考慮本次管理評(píng)審之后可預(yù)見的內(nèi)外部因素的變化（預(yù)測(cè)將來）。比如，鑒于新冠疫情的影響，進(jìn)口冷鏈產(chǎn)品還將受到一定影響等。不同的組織、不同的管理體系的內(nèi)外部因素不同。如果涉及到進(jìn)出口業(yè)務(wù)，就需要考慮進(jìn)出口法律法規(guī)要求、就需要考慮外匯變化等。如果只是質(zhì)量管理體系的管理評(píng)審，就只需要考慮與質(zhì)量有關(guān)的內(nèi)外部因素；如果不僅是質(zhì)量管理體系的管理評(píng)審，就需要考慮所涵蓋的所有管理體系的評(píng)審。比如，食品安全管理體系、職業(yè)健康安全管理體系、環(huán)境管理體系等。
第三、有關(guān)管理體系績效和有效性的信息，包括其趨勢(shì)。就是評(píng)審自上次管理評(píng)審以來，管理體系的績效和有效性，以及其趨勢(shì)。每次管理評(píng)審時(shí)，都要輸入與管理體系的績效和有效性，而且還需要輸入這些績效和有效性的趨勢(shì)。每個(gè)管理體系的績效和有效性信息可能有所不同。比如，質(zhì)量管理體系的績效和有效性需要輸入七方面內(nèi)容，即顧客滿意和有關(guān)相關(guān)方的反饋、質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度、過程績效以及產(chǎn)品和服務(wù)的合格情況、不合格及糾正措施、監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果、審核結(jié)果、外部供方的績效。其他管理體系可能有所不同。如果大家對(duì)此話題感興趣，請(qǐng)參考本微信公眾號(hào)曾經(jīng)發(fā)的《為什么要參加管理評(píng)審》。
第四、資源的充分性。就是評(píng)審自上次管理評(píng)審以來，與管理體系有關(guān)的資源的充分性。每次管理評(píng)審時(shí)，都要輸入與管理體系有關(guān)的資源。管理體系的資源，一般包括人員、基礎(chǔ)設(shè)施、過程運(yùn)行環(huán)境、監(jiān)視和測(cè)量資源、組織的知識(shí)等。我個(gè)人覺得很多組織最重要的資源有兩方面，就是人力資源和資金，特別是組織的現(xiàn)金流。如果識(shí)別出的改進(jìn)機(jī)會(huì)很多，但由于缺少資金（現(xiàn)金），很多機(jī)會(huì)都需要擱置。如果大家對(duì)此話題感興趣，請(qǐng)參考本微信公眾號(hào)昨天發(fā)的《內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)，不能及時(shí)關(guān)閉，怎么辦？》。
第五、應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性。就是評(píng)審自上次管理評(píng)審以來，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性。每次管理評(píng)審時(shí)，都要輸入與管理體系有關(guān)的應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性。不但需要考慮自上次管理評(píng)審以來所識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，還需要應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性。如果所有的措施都有效，就可繼續(xù)實(shí)施這些措施；如果經(jīng)評(píng)審，發(fā)現(xiàn)某些措施未達(dá)到預(yù)期結(jié)果，則需要改進(jìn)。這部分實(shí)際上包括四部分內(nèi)容。首先，確定組織的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇；其次，確定組織所確定的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的應(yīng)對(duì)措施；再次，確認(rèn)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性；最后，管理團(tuán)隊(duì)評(píng)審應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇所采取措施的有效性。
第六、改進(jìn)的機(jī)會(huì)。就是評(píng)審自上次管理評(píng)審以來，改進(jìn)的機(jī)會(huì)。每次管理評(píng)審時(shí)，都要輸入與管理體系有關(guān)的改進(jìn)的機(jī)會(huì)。改進(jìn)的機(jī)會(huì)包括改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)；糾正、預(yù)防或減少不利影響；以及改進(jìn)管理體系的績效和有效性。每個(gè)管理體系的改進(jìn)機(jī)會(huì)可能有所不同。比如，質(zhì)量管理體系改進(jìn)的機(jī)會(huì)，可能與產(chǎn)品、過程和環(huán)境等與產(chǎn)品質(zhì)量密切相關(guān)。食品安全管理體系的改進(jìn)機(jī)會(huì)，可能與供應(yīng)商管理、生產(chǎn)過程和相關(guān)的環(huán)境等與食品安全密切相關(guān)；環(huán)境管理體系的改進(jìn)機(jī)會(huì)，可能與環(huán)保密切相關(guān)。
管理評(píng)審輸出，其內(nèi)容一般包括三方面內(nèi)容：改進(jìn)的機(jī)會(huì)；質(zhì)量管理體系所需的變更和資源需求。
首先，改進(jìn)的機(jī)會(huì)。經(jīng)過管理評(píng)審，最高管理者會(huì)根據(jù)管理評(píng)審輸入，針對(duì)管理體系及其過程的運(yùn)行狀況和發(fā)展變化需求，可能會(huì)提出改進(jìn)組織現(xiàn)有的管理體系及其過程的有效性的決定和措施。例如，新產(chǎn)品開發(fā)；技術(shù)、設(shè)備或過程的改進(jìn)；老產(chǎn)品的更新?lián)Q代；產(chǎn)品某一特性的改進(jìn)；產(chǎn)能的擴(kuò)大或者縮減等等。對(duì)于如何確定改進(jìn)的機(jī)會(huì)，我將會(huì)在《管理評(píng)審》培訓(xùn)課堂上詳細(xì)進(jìn)行分享。
其次，管理體系所需的變更。經(jīng)過管理評(píng)審，最高管理者會(huì)根據(jù)管理評(píng)審輸入，確定管理體系需要的變更。例如，對(duì)方針和目標(biāo)做出調(diào)整；對(duì)組織架構(gòu)、職責(zé)、權(quán)限、管理體系文件的更改；認(rèn)證范圍的擴(kuò)大或者縮小等等。如果管理體系需要變更，請(qǐng)大家一定要參考《QMS-變更的策劃》。
再次，資源需求。經(jīng)過管理評(píng)審，最高管理者根據(jù)管理評(píng)審輸入，針對(duì)當(dāng)前的資源狀況進(jìn)行評(píng)審，并充分考慮內(nèi)外部環(huán)境、條件和要求的變化而對(duì)資源產(chǎn)生新的需求，可能做出調(diào)整、補(bǔ)充和改進(jìn)資源需求方面的決定和措施，為管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性提供資源保證。例如，對(duì)人力資源補(bǔ)充或者縮減做出要求；購置新的設(shè)備或擴(kuò)建新的設(shè)施；對(duì)過程環(huán)境的改造等，特別是對(duì)資金的需求。一個(gè)組織對(duì)資金的需求要進(jìn)行分解，比如每個(gè)月哪天發(fā)工資，需要大額資金；哪天需要付供應(yīng)商的貨款，需要大額資金；哪個(gè)月需要對(duì)設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行檢修，需要大額資金等等。
最后，結(jié)論。就是最高管理者根據(jù)管理評(píng)審輸入的信息，結(jié)合組織的現(xiàn)狀，確定其管理體系是否適宜、充分、有效，并與戰(zhàn)略方針一致。如果是，則繼續(xù)保持；如果不是，則需要采取措施進(jìn)行改進(jìn)。結(jié)論，不是管理評(píng)審輸出的要求，但是管理評(píng)審會(huì)議的輸出要求。管理評(píng)審不管是以何種方式進(jìn)行的，但都要形成結(jié)論。結(jié)論要確定組織的管理體系是否適宜、充分、有效，并與其戰(zhàn)略方針一致。
管理評(píng)審就是組織的最高管理者支持，最高管理層參加的確定其管理體系是否適宜、充分、有效，并與戰(zhàn)略方針一致的活動(dòng)。如果管理評(píng)審做得好，就會(huì)輸出一系列項(xiàng)目和措施。這些項(xiàng)目和措施將成為接下來工作的重點(diǎn)。
首先，如果經(jīng)評(píng)審，公司需要開發(fā)新產(chǎn)品，那么這些新產(chǎn)品就是技術(shù)部門接下來的工作核心與重點(diǎn)。而且，管理評(píng)審還會(huì)對(duì)新產(chǎn)品開發(fā)的優(yōu)先順序做出要求，就成為技術(shù)部門將來工作計(jì)劃的基礎(chǔ)。
其次，如果經(jīng)評(píng)審，公司管理體系需要改進(jìn)，那么管理體系負(fù)責(zé)部門就要策劃管理體系的變更。這就需要考慮變更的目的及其潛在的后果；管理體系的完整性；資源的可獲得性以及職責(zé)和權(quán)限的分配或者再分配。
最后，如果經(jīng)評(píng)審，公司需要擴(kuò)充人力資源，那么需要招聘的人員就是人力資源部門接下來工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一，且必須按照既定時(shí)間招聘到位。同理，如果經(jīng)評(píng)審，需要其他的資源，相關(guān)部門都必須按照既定時(shí)間提供到位。
總之，如果管理評(píng)審做得好，各職能部門和業(yè)務(wù)歸口都會(huì)結(jié)合評(píng)審輸出制定或者更新其工作計(jì)劃，形成切實(shí)可行的工作計(jì)劃，并付諸實(shí)施。管理評(píng)審實(shí)際上最高管理者支持下，管理團(tuán)隊(duì)對(duì)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的一次PDCA。
對(duì)于《內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)，不能及時(shí)關(guān)閉，怎么辦？》中的“如果通過內(nèi)部審核，識(shí)別出要新建兩個(gè)設(shè)施，如果不能同時(shí)完成，這么辦？”這個(gè)問題回答如下。如果對(duì)于已識(shí)別出的要新建兩個(gè)設(shè)施，因?yàn)楦鞣N原因確定不能同時(shí)完成，可通過優(yōu)先分級(jí)，確定新建一個(gè)設(shè)施，將另一個(gè)設(shè)施留在來年再啟動(dòng)。也可以將兩個(gè)都識(shí)別出的新建設(shè)施，按照相關(guān)要求進(jìn)行管理，待下次管理評(píng)審時(shí)，說明第二個(gè)沒有完成的原因，同樣轉(zhuǎn)入到來年管理評(píng)審時(shí)再跟蹤。
聯(lián)系客服
