很多人問(wèn)過(guò)我這個(gè)問(wèn)題，以下文字主要用來(lái)嘗試解答這個(gè)疑問(wèn)：
談到知識(shí)管理，很多人容易判斷為，知識(shí)管理其實(shí)就是文檔管理?？瓷先ミ@句話沒(méi)什么錯(cuò)兒，文檔管理也的確是知識(shí)管理的一個(gè)重要組成部分，但絕對(duì)不是知識(shí)管理的全部，而僅僅是人們最容易理解，最方便舉例子知識(shí)管理的一種情況。
文檔管理當(dāng)然是比較陳舊的學(xué)科理念，它的出現(xiàn)是源于組織內(nèi)部管理大量文檔的需要，需要對(duì)文檔進(jìn)行分類,編目,存儲(chǔ)和檢索。而文檔管理系統(tǒng)，則是用于實(shí)現(xiàn)文檔管理的軟件系統(tǒng)，對(duì)電子化的文檔進(jìn)行分類、編碼、存儲(chǔ)和檢索。
現(xiàn)如今的一些文檔管理系統(tǒng)，適當(dāng)?shù)囊肓酥R(shí)管理的概念和技術(shù)，比如文檔的權(quán)限、不同維度的設(shè)置、文檔與用戶之間的所屬關(guān)系、文檔的版本，甚至用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)對(duì)文檔進(jìn)行檢索，查找。但這并不說(shuō)明文檔管理就已經(jīng)接近知識(shí)管理了。
因?yàn)橹R(shí)管理的核心主張把知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩大類，顯性知識(shí)是指可以用正式語(yǔ)言清楚表達(dá)和傳播的知識(shí)，主要存在于企業(yè)文獻(xiàn)如圖書、情報(bào)、檔案之中，這只是顯性知識(shí)的一部分。隱性知識(shí)是指不易用語(yǔ)言表達(dá)的、隱藏在組織層次或個(gè)人頭腦中的知識(shí)，如企業(yè)的文化、思想，員工的技能、解決問(wèn)題的思路等。
文檔僅僅是存儲(chǔ)知識(shí)的一種方式，而往往我們最重要的知識(shí)并不是存在文檔中,而是在我們每個(gè)人的腦袋中。知識(shí)管理其中的一個(gè)目的就是把隱性的知識(shí)轉(zhuǎn)變成顯性的知識(shí),并發(fā)揮其價(jià)值。
除了對(duì)隱性知識(shí)的忽略以外，文檔管理系統(tǒng)在與知識(shí)管理的對(duì)比中，還缺失了對(duì)人的關(guān)注、對(duì)知識(shí)與組織關(guān)系的關(guān)注、對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)的忽略等，具體我們可以通過(guò)下表來(lái)進(jìn)行對(duì)比：
序號(hào)
對(duì)比項(xiàng)
知識(shí)管理
文檔管理
1
顯性知識(shí)
√
√，但是管理顯性知識(shí)中最書面的一部分。
2
隱性知識(shí)
√ 注重挖掘
× 完全忽略
3
非結(jié)構(gòu)化知識(shí)
√
√ 文檔屬非結(jié)構(gòu)化知識(shí)典型
4
結(jié)構(gòu)化知識(shí)
√可以進(jìn)行結(jié)構(gòu)化處理
×只能是文檔形式
5
與其他系統(tǒng)對(duì)接
√其他系統(tǒng)信息結(jié)果可轉(zhuǎn)化為知識(shí)
×無(wú)法轉(zhuǎn)化為文檔
6
崗位
√關(guān)注知識(shí)與崗位的關(guān)系，建立崗位知識(shí)庫(kù)
×
7
員工
√關(guān)注知識(shí)與人的關(guān)系，推出個(gè)人知識(shí)門戶，不單整理企業(yè)知識(shí)，也整理個(gè)人知識(shí)
8
知識(shí)結(jié)構(gòu)
√關(guān)注知識(shí)結(jié)構(gòu)的均衡和對(duì)企業(yè)有利影響，提供
知識(shí)地圖×
9
主要技術(shù)
知識(shí)發(fā)布、知識(shí)點(diǎn)評(píng)、知識(shí)訂閱、知識(shí)問(wèn)答、知識(shí)交流、知識(shí)評(píng)價(jià)和績(jī)效、知識(shí)共享、知識(shí)培訓(xùn)、知識(shí)安全、知識(shí)協(xié)作、即時(shí)通訊、數(shù)據(jù)挖掘、版本管理、知識(shí)追蹤
文檔庫(kù)、檢索
10
主動(dòng)應(yīng)用
√可建立知識(shí)積分、知識(shí)培訓(xùn)機(jī)制，促進(jìn)使用
×
