在線協(xié)作辦公，節(jié)奏有快有慢，較難匹配。這對于企業(yè)管理者提出了更高的要求。
難點(diǎn)一：之前春年假期與居家隔離，讓員工們的狀態(tài)普遍都較為松散。
難點(diǎn)二：網(wǎng)絡(luò)溝通不如當(dāng)面溝通效率高，管理效力也隨之下降。
難點(diǎn)三：遠(yuǎn)程辦公，難以監(jiān)管，對于員工自律性的要求極高。
不論難點(diǎn)是什么，作為企業(yè)管理者，共同的目標(biāo)就是：提升員工工作效率，保質(zhì)保量的完成工作。
那么在管理技術(shù)上，我們有哪些技巧或注意要點(diǎn)呢？
一、任務(wù)要更細(xì)分，布置明確到個(gè)體
在正常辦公期間，管理者只要布置給部門主管任務(wù)，主管會下發(fā)執(zhí)行。但在這個(gè)特殊的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有的員工可能連在家辦公的條件都不具備。還包括有網(wǎng)絡(luò)不暢，家中有突發(fā)事件等。
所以很容易就會產(chǎn)生信息疏漏或缺失，哪怕你電話或是已經(jīng)在微信工作群中@某人留言。
即使沒有這些個(gè)別情況，在微信群中布置任務(wù)，也很容易出現(xiàn)任務(wù)分工不明確，任務(wù)認(rèn)領(lǐng)消極的情況。
原因就是：圍觀者效應(yīng)。
當(dāng)你在微信群中布置任務(wù)時(shí)，在線的員工都會是圍觀者的身份。如果你的任務(wù)布置不夠細(xì)分到人，那么大家都會持續(xù)處于圍觀者的身份，等待他人先做反應(yīng)。
心理學(xué)家曾經(jīng)做過一個(gè)實(shí)現(xiàn)，也是通過在線會議的方式進(jìn)行的。
志愿者會扮演會議發(fā)言者，在與參會者網(wǎng)絡(luò)對話的過程中，會假裝突然犯病，向?qū)Ψ角笾骸斑?。。。我覺得很暈。。。透不過氣來了（氣喘聲）。。。我需要幫助。。?！?/p>
一VS一的情況：由于是一對一交流，對方在志愿者還沒有說完時(shí)，就撥打了求助電話，試圖去幫助對方。
一VS多人的情況：多人會議上，大家都會先等待（平均52秒）。然后開始有人發(fā)言，在經(jīng)歷了三分鐘的你一言我一語之后，才有人撥打求助電話。
這并不是因?yàn)閰⑴c實(shí)驗(yàn)的人，有的更冷漠，有的更善良，而是因?yàn)槎嗳嗽诰€是發(fā)生了圍觀者效應(yīng)，大家都認(rèn)為任務(wù)應(yīng)該由別人分?jǐn)?，?zé)任感就被分散了。這樣就容易讓人把危機(jī)事件，當(dāng)做是一件尋常事件。
所以你在布置任務(wù)的時(shí)候，要比往常節(jié)點(diǎn)分得更細(xì)，然后布置到人，標(biāo)記交付時(shí)間點(diǎn)。
其次，交付物提交的時(shí)間點(diǎn)盡量設(shè)置一個(gè)規(guī)律。可以是統(tǒng)一的交付時(shí)間點(diǎn)，便于你收集信息。
或是有利于記憶的周期點(diǎn)，例如：每周三。這樣能讓員工更容易的記住提交成果的時(shí)間，減少你催繳的時(shí)間和精力。
二、提前設(shè)置規(guī)則，讓你的會議更高效
如果你的管理職級較高，那么這件事可以交給助理或副手去做。因?yàn)檫@是從細(xì)節(jié)上提升員工的協(xié)作同步。
首先，你需要選擇一款適合在線辦公的軟件。
強(qiáng)調(diào)高效工作的企業(yè)，大多會選擇即時(shí)溝通、日歷、音視頻會議、在線文檔、云盤、工作臺等功能于一體。
那么在選定了在線辦公軟件后，你需要通知全體員工提前做好工作準(zhǔn)備。像是下載安裝軟件、查看軟件使用說明，這樣能夠在協(xié)同辦公時(shí)保持步伐一致。
不至于有人還在微信群里面問：“那里開視頻會議啊？我怎么點(diǎn)不進(jìn)去等等”。如果有員工再這么問，那一定是他沒有做好事前的準(zhǔn)備工作。
然后，你需要明確開會時(shí)的操作細(xì)節(jié)：
員工需要提前準(zhǔn)備好電腦，相關(guān)相關(guān)文檔，確認(rèn)網(wǎng)絡(luò)通暢，配置通話設(shè)備。當(dāng)一人發(fā)言時(shí)，其他人先靜音。這樣就能保持會議的節(jié)奏不受干擾。
雖然這點(diǎn)看上去很細(xì)節(jié)，但在人員管理上是很有必要的。
因?yàn)樵诩疫h(yuǎn)程辦公的員工，是缺乏人際監(jiān)督的。所以，員工平時(shí)在工作上的不滿情緒，很容易被一些小事件觸動(dòng)，被放大。
例如：網(wǎng)絡(luò)通話質(zhì)量低下，員工覺得聽不清楚。這時(shí)她就會產(chǎn)生開會都是沒有必要的想法。平時(shí)開會也是陳詞濫調(diào)，沒點(diǎn)質(zhì)量，更沒效率。
那么在這種情緒的帶動(dòng)下，你很難指望她能夠在家很好的遠(yuǎn)程辦公。
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