印章管理是企業(yè)內(nèi)控管理的重要內(nèi)容，《深圳證券交易所上市公司自律監(jiān)管指引第1號——主板上市公司規(guī)范運作》、《深圳證券交易所上市公司自律監(jiān)管指引第2 號——創(chuàng)業(yè)板上市公司規(guī)范運作》等規(guī)章指引均明確要求“公司應當建立健全印章管理制度，明確印章的保管職責和使用審批權(quán)限，并指定專人保管印章和登記使用情況?！?/p>
內(nèi)控審計思路：查看印章刻制、銷毀簽呈，關(guān)注該銷毀的印章是否全部銷毀，比如企業(yè)名稱變更前的印章是否銷毀，因為變更名稱前蓋章的文件，企業(yè)仍負有相應的法律責任?？讨?、銷毀是否提報相關(guān)層級審批。印章的啟用是否下發(fā)正式啟用文件，或者印章是否備案，留有印模；查看用印臺賬，抽查用印申請簽呈，關(guān)注用印申請是否審批至相關(guān)層級，用印臺賬是否登記完整；查看印章盤點記錄，關(guān)注部門章是否納入盤點，盤點部門及人員，是否存在盤虧盤盈等情況。
印章管理常見的內(nèi)控問題：
1. 未制定印章管理相關(guān)的制度文件。
2. 未明確印章刻制的審批程序。
3. 印章的刻制未由印章的管理部門負責，而是由印章申請部門負責刻制，且未到印章管理部門備案。
4. 印章刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件，未明確印章使用范圍和使用時間。
5. 用印申請未經(jīng)過相關(guān)層級審批。
6. 未啟用印章使用登記臺賬，未完整記錄用印事項及用印人。
7. 未設(shè)專人保管印章，未明確印章管理人的崗位職責?；蛘哂蓪ν庳撠熶N售或者采購的人員進行公章管理，導致對用章的正當性或合理性存在一定的監(jiān)控空白。
8. 未定期盤點印章，印章丟失或被盜后無法及時發(fā)現(xiàn)，存在潛在的用印風險。
9. 不重視管理部門印章，部門印章管理不規(guī)范，未設(shè)定部門印章的使用范圍和使用審批程序，及印章使用臺賬，造成部門印章管理的空白。
針對公司印章管理，提出以下幾點管控建議：
(一) 制定印章相關(guān)管理制度，明確印章歸口管理部門，明晰印章刻制、使用的業(yè)務(wù)流程，印章保管部門、人員，做到有規(guī)可依、有章可循。
(二) 明確印章管理崗位的崗位職責，加強風險防范的教育，提升印章管理專員對印章管理的重視程度。
(三) 印章的刻制申請由印章需求部門提出，填制印章刻制申請表，應經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查，報公司主要領(lǐng)導審批。經(jīng)批準后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機關(guān)指定的單位刻制并備案。
(四) 印章管理部門在印章交付使用前，應下發(fā)印章啟用文件，明確印章使用范圍和使用時間。
(五) 企業(yè)應當建立統(tǒng)一的印章使用臺賬。各部門申請用印應按印章管理制度履行相應的審批程序，并在印章使用臺賬完整登記用印內(nèi)容、用印人等信息。企業(yè)印章管理人員應對用印文件認真審查，審核相關(guān)文件與申請用印內(nèi)容是否一致，審核一致才可用印。對于用印較急，需先用印再走用印申請審批的，必須有主要領(lǐng)導的口頭或書面應允。印章管理人員應對用印文件拍照留底，后續(xù)需關(guān)注用印申請簽呈是否補充完整，并比照用印申請文件與蓋章文件是否一致。
(六)嚴禁印章管理人員在空白介紹信、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須經(jīng)總經(jīng)理/董事長同意，而且公章使用人應在印章使用登記臺賬上寫明文件份數(shù)，在文件內(nèi)容實施后，應再次進行核準登記。對于不再使用預先蓋章的空白文件、資料時，印章使用人應及時將其退回印章管理部門，辦理登記手續(xù)。
(七)定期組織印章管理人員、法務(wù)人員、審計人員進行印章盤點，形成印章盤點報告。若發(fā)現(xiàn)印章遺失或有印章造假的情況，應及時報告。
(八)若印章發(fā)生毀損，需重新刻制，印章管理人員應將毀損印章收回留底。
(九)企業(yè)所屬分公司或所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳全部印章及用印記錄。企業(yè)印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。
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