'采購有風險,操作需謹慎'
這句話要送給所有的職業(yè)采購者們,不管你做哪一類采購,都有可能因此攤上“大事' ,踩到地雷。尤其是新品采購,相比于下單型和比較型產品,由于初次與供應商合作,產品又初次使用,其中不確定因素更多,風險系數更大。
例如,你買的配件或產品,供應商可能沒有及時交貨,耽誤了公司的生產或銷售,造成公司巨大的財務損失!
又如,即便你買的只是幾毛錢一個的電路保險管,因為供應商的質量問題,可能導致公司幾千萬的設備因此著火報廢,甚至有員工被燒傷,造成重大的安全事故!
亦或者,你買的是個幾千萬元的大家伙,結果交了一半的定金后,供應商來了個'卷包會' ,公司注銷、人去樓空。
這個時候,你怎么辦?合同是你簽的,廠家是你找的,你要承擔多少責任?如果老板說了,便宜點算,算你1%的責任吧!你能接受嗎?你的薪水夠賠嗎？
更有甚者,一些不正規(guī)的公司,在財務制度上規(guī)定,對于沒有把握而又緊急需求的物資,如果來不及辦理財務付款(往往是財務付款流程冗長造成的來不及辦理) ,則要求采購員自己從公司借款,然后去墊付貨款,直到物資到貨、驗收通過,才能給采購員核銷借款,這種借款可能多達幾十萬元。這種采購工作,你敢做嗎?
采購員的薪酬,往往只有幾千元,在一個公司內部,算是接近最低檔的了,而且?guī)缀鯖]有獎金,因為他們的業(yè)績貢獻很難測算,不像銷售那么明顯。
實際上,銷售人員對企業(yè)的貢獻往往被老板高估了,決定企業(yè)興衰的關鍵,不是銷售能力,而是成本控制能力,當然主要是采購成本的控制。成本壓下來了,售價才能有競爭力,銷售才有充足的利潤空間。
采購人員的收入與他們承擔的風險更不匹配,除了上面提到的采購業(yè)務中的直接風險,那些因銷售人員失職賣不出去的積壓庫存,因內部客戶使用不當造成的索賠糾紛,因財務資金配置不當造成合同違約等問題,最后都可能轉移到采購人員身上,如果處理不好,就成了采購的問題。
在這種大環(huán)境下,我們在學習如何做事情之前,先要學會如何進行自我保護,才能讓自己變得“穩(wěn)定' ,否則,可能你會比那些短命的供應商和產品更快地離開這個供應鏈。
自我保護第一招:
采購“公司”
企業(yè)招聘員工,可以看作是一種“人力資源的采購' 。
員工應聘就職于一家企業(yè)也是一種采購,它支付的是時間和精力,換來的是薪酬和平臺。這是一種雙向的采購。
采購風險在任何企業(yè)都會存在,但如果全都推給采購員來承擔,這樣的企業(yè)對于采購員來說就是不“穩(wěn)定'的,應該盡量遠離。
如果不幸正深陷其中,或者沒有其他選擇,那么我們可以暫時隱忍,同時,要鍥而不舍地尋找下一個工作目標,不斷嘗試跳槽,爭取早日遠離危險的根源。
所謂“良禽擇木而棲' ,此時的跳槽不是背叛,而是明智之舉,是對社會價值觀的貢獻,可以讓優(yōu)秀的采購人員流向優(yōu)秀的企業(yè),促進企業(yè)的優(yōu)勝劣汰。
自我保護第二招：
懂法、用法、守法
即便我們身處在一家“不負責任”的公司之中,難以自拔,只要我們懂法、用法、守法,照章辦事,光明磊落,我們也無需害怕。
舉一個簡單的例子,如果車庫里存放的一輛價值千萬元的賓利被偷了,車主會找誰賠錢?看車的老大爺嗎?他能賠得起嗎?找物業(yè)公司或停車場管理公司?哪個公司有這個實力?
很顯然,車主只能找保險公司理賠--如果他上了防盜險的話,否則,他只能寄希望于公安部門去偵破此案,挽回損失。
只要那個看車的老大爺不是幫兇,沒有在上班時間開小差,而是本分地在那里收停車費,那這就不關他什么事,充其量追究其一個失職的責任,連辭退的理由都不夠。
這個例子說明了什么?
不管你采購的物資出了多大的問題,只要你沒有違法受賄行為,按規(guī)矩做了采購前的審核工作,執(zhí)行了公司的合同審批流程,那就跟你沒太大關系。
如果你是供應鏈的總負責人,公司授權你去終審采購合同,而合同出了問題,同樣地,只要你沒有私相授受,那么也不用擔心,你最多承擔一個失職或能力不夠的責任,不可能因此承擔連帶責任。
公司既然授權你做合同審批,那么你的所作所為就是代表公司的行為,是公司這個組織機構的行為,而不是某個自然人的行為(個體戶除外) ,合同出了問題應該算是公司法人的問題,造成的損失應該由公司承擔。
如果你服務的公司上級是個法盲,或者昧著良心跟你糾纏,那也不用擔心,大膽拿起法律武器,跟他們斗爭到底。
當然,如果你跟供應商之間不是干干凈凈的工作關系,確實有些見不得人的勾當,那么你也會涉嫌商業(yè)欺詐,可能有牢獄之災。
自我保護第三招：
憑證意識
采購的風險無處不在,防不勝防,一旦出現問題,犯錯的一方往往會推卸責任。
此時,如果沒有充分的證據,采購員很可能為別人背黑鍋。
因此,采購中的各種憑證對采購者的自我保護非常關鍵。
《需求申請表》 《采購評審表》 《供應商調查表》 《產品測試報告》 《采購合同》 《采購談判紀要》 《采購付款申請》 這些憑證既是對采購者的約束又是對他們最好的保護。
除了這些標準的業(yè)務采購憑證,在轉移交接重要物資時,也要留心做好風險控制,保留簽收的憑證,否則,可能因此吃大虧。例如,建立《物資或憑證交接臺賬》,每次都讓接收人簽字,以確保憑證留存。
設想一下,如果一批總值超過五百萬元的原始憑證經過你手轉移給了公司內部的財務,而幾周后,財務又過來找你要這些憑證,這對任何采購者來說,聽起來都相當恐怖。
因此,采購作為一種高危職業(yè),必須要有憑證意識,任何重要的信息傳遞、重要的憑證轉移、物資轉移、責任確定,都要有憑證。不僅要有憑證,還要清晰規(guī)范,必要時還得具有法律效力。這些憑證雖然有點麻煩,但它能讓人踏實,讓你睡個安穩(wěn)覺。
來源：網絡
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