采購管理是整個施工項(xiàng)目管理的重要組成部分。材料的采購管理是項(xiàng)目采購管理的重要組成部分，也是耗用資金最多的一個環(huán)節(jié)，它同時也是目前建筑項(xiàng)目成本管理中普遍失控的環(huán)節(jié)，也是參與人員損公利己腐敗產(chǎn)生的環(huán)節(jié)；材料采購管理的優(yōu)與劣關(guān)系到了整個項(xiàng)目成本管理的成敗，它已成為建筑施工業(yè)對施工項(xiàng)目管理重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域；怎樣做好材料采購管理，成為我們需要正視并亟需解決的問題。
做好采購管理，應(yīng)該從兩個層面著手，分別是從技術(shù)層面提高業(yè)務(wù)的執(zhí)行能力和從系統(tǒng)建設(shè)方面創(chuàng)建采購的環(huán)境，并不斷從這兩個方面持續(xù)改進(jìn)，最終一定會收到良好的效益。
規(guī)范采購行為，在技術(shù)層面上提升業(yè)務(wù)能力
材料采購管理是從采購計(jì)劃開始，到采購詢價、采購合同簽定，一直到采購材料進(jìn)場為止的過程管理；這個過程中我們要重點(diǎn)關(guān)注經(jīng)濟(jì)采購量的概念是如何在實(shí)際操作應(yīng)用的。
一、采購計(jì)劃
編制材料需用計(jì)劃。材料的需用計(jì)劃一般由項(xiàng)目的技術(shù)人員編制，其主要依據(jù)是圖示量和施工方案的選擇等具體要求，編制好的材料需用計(jì)劃是物資部門確定經(jīng)濟(jì)采購量和編制材料采購計(jì)劃的主要依據(jù)，物資部門再依據(jù)采購計(jì)劃確定訂貨點(diǎn)，繼而簽定采購合同以及進(jìn)行后期的存貨管理。
確定經(jīng)濟(jì)采購量。經(jīng)濟(jì)采購量就是項(xiàng)目一定期間材料存貨相關(guān)總成本達(dá)到最低的一批采購數(shù)量；與存貨相關(guān)的成本，是指為形成和維持材料采購管理而引起的各項(xiàng)費(fèi)用支出，其總額隨材料數(shù)量、價格等屬性的變化而增減，主要由訂貨成本、購買成本、儲存成本和缺貨成本四部分構(gòu)成。確定經(jīng)濟(jì)采購量的目的，就是使與材料有關(guān)的上述四項(xiàng)成本總和達(dá)到最低；根據(jù)施工項(xiàng)目的一般情況，由于訂貨成本和儲存成本相對較小，重點(diǎn)要考慮購買成本和缺貨成本之和的最小化，最終得出一定期間的經(jīng)濟(jì)采購量。
編制采購計(jì)劃。根據(jù)材料的需用計(jì)劃和采購經(jīng)濟(jì)采購量的分析結(jié)果以及將要選擇的合同類型編制采購計(jì)劃，說明如何對采購過程進(jìn)行管理；具體包括合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標(biāo)準(zhǔn)等采購計(jì)劃一般由項(xiàng)目物資部門制定；根據(jù)項(xiàng)目需要，采購管理計(jì)劃可以是正式、詳細(xì)的，也可以是非正式、概括的，關(guān)鍵強(qiáng)調(diào)其正確性、及時性和可執(zhí)行性。
二、采購詢價
采購詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格、誰能最低成本完成材料采購計(jì)劃中的供應(yīng)任務(wù)，確定供應(yīng)商的范圍，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資格確認(rèn)，獲取信息的渠道有招標(biāo)公告、行業(yè)刊物、專業(yè)建筑網(wǎng)站等媒體。
做好采購詢價管理，現(xiàn)在需要充分利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，快速地瀏覽和獲取需要的信息，從而保障采購詢價管理、得到詢價結(jié)果的高效率。
三、供應(yīng)商確認(rèn)和采購合同簽定
選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購詢價環(huán)節(jié)的評價結(jié)果，當(dāng)然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)，如供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)等。比如具體確定商品混凝土的供應(yīng)商是一家還是多家，一般都要考慮不少于兩家供應(yīng)商，以防供應(yīng)不及時導(dǎo)致停工風(fēng)險的發(fā)生，這里就需要考慮到混凝土澆注本身需要連續(xù)性等要求。
采購合同就是在確定了供應(yīng)商后，項(xiàng)目與供應(yīng)商之間簽定的確保雙方履行約定的一份法律文件；在簽定之前，需要對合同類型進(jìn)行選擇，因?yàn)椴煌暮贤愋蜎Q定了風(fēng)險在買方和賣方之間分配；項(xiàng)目的目標(biāo)是把最大的實(shí)施風(fēng)險放在供應(yīng)商，同時維護(hù)對項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)、高效執(zhí)行的獎勵；供應(yīng)商的目標(biāo)是把風(fēng)險降到最低，同時使利潤最大化。
常見的合同可分為以下三種：① 成本加獎勵費(fèi)合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗(yàn)要求多的合同；② 固定價格加獎勵費(fèi)用合同：長期的高價值合同；③固定總價合同：項(xiàng)目易于控制總成本，風(fēng)險最??；供應(yīng)商風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。
遏制采購腐敗，在系統(tǒng)建設(shè)上全面完善
現(xiàn)職某建筑項(xiàng)目采購的管理人員坦言：“采購腐敗是防不勝防的，我做了這么多年項(xiàng)目，大多數(shù)項(xiàng)目都繞不過這道坎……”“采購腐敗可謂觸目驚心，在許多項(xiàng)目，只要你和采購粘上邊，一個項(xiàng)目下來，幾萬、幾十萬是常有的事情，這里的名堂太多了！”這就是現(xiàn)實(shí)。為尋求對這類問題的解決方案，我們需要在以下多個方面來著手去采取措施：崗位建設(shè)、人員選擇、員工培訓(xùn)、員工績效考核、薪酬分配制度建設(shè)和利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)督等等。
崗位建設(shè)
針對采購環(huán)節(jié)，需要設(shè)置不同的崗位，是為了解決采購權(quán)力不要過分集中，需要互相制約和監(jiān)督，同時又不要影響各崗位人員工作積極性。
一般來說，項(xiàng)目需要設(shè)置采購總負(fù)責(zé)人、詢價員、合同員、采購員和庫管員等五個崗位；采購總負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)材料的采購管理，依據(jù)材料需用計(jì)劃和崗位目標(biāo)責(zé)任成本的管理規(guī)定等，制定并執(zhí)行采購計(jì)劃，協(xié)調(diào)并充分利用內(nèi)部資源，最終高效低成本地采購到所需要物資；詢價員主要負(fù)責(zé)按計(jì)劃探詢市場中定向物資的信息，書面提供給采購負(fù)責(zé)人和采購員，同時進(jìn)行文檔的存檔管理；合同員的職責(zé)就是管理合同文件，隨時監(jiān)督合同執(zhí)行情況；采購員的職責(zé)更多的是具體按合同，以指定的價格和數(shù)量執(zhí)行采購任務(wù)；庫管員的主要職責(zé)是按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收材料入庫，材料進(jìn)場后，合理規(guī)劃存放和使用，盡可能的減少儲存成本，做好庫房的管理。
崗位設(shè)置的多少也不是一概而論，要以項(xiàng)目的大小和施工時間的跨度等實(shí)際情況而定，最終目的就是把事情做好，建立好內(nèi)部崗位間的權(quán)利制約機(jī)制。
人員選擇
采購管理各崗位人員的選擇標(biāo)準(zhǔn)，需要具備以下綜合素質(zhì)：具備一定的專業(yè)能力和溝通能力、具有法律意識、清廉等，還要盡量避免項(xiàng)目最高管理者如項(xiàng)目經(jīng)理的直系親屬擔(dān)當(dāng)采購總負(fù)責(zé)人。專業(yè)能力不僅包括對所負(fù)責(zé)的材料屬性有一定的認(rèn)識，還要對材料管理的流程有一個清晰的思路；清廉的素質(zhì)，對經(jīng)常與花錢打交道的采購人員來說尤其重要，雖然在內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)上采取了種種措施，但對一線的采購人員來說，還是不可避免地遇到供應(yīng)商主動提供的種種誘惑，怎樣防止誘惑背后的陷阱設(shè)置，就需要采購人員本身要具備清廉的素養(yǎng)和法律意識等等。
員工培訓(xùn)
對采購各崗位人員的培訓(xùn)包括：業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律常識培訓(xùn)、公司制度培訓(xùn)等等。業(yè)務(wù)培訓(xùn)重在提高業(yè)務(wù)能力，比如采購的流程管理、采購經(jīng)濟(jì)采購量的確定方法、如何在新形勢下做好采購詢價等等；而法律常識培訓(xùn)和公司制度培訓(xùn)則重在在環(huán)境上約束非正常行為，清楚和明確采購腐敗的風(fēng)險成本。
績效考核和薪酬分配制度建設(shè)
公司對各崗位成績進(jìn)行考評，引進(jìn)和制定科學(xué)的管理方法即績效考核的標(biāo)準(zhǔn)是非常重要的，它可以不斷促進(jìn)采購管理的各環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)，對有效的工作給予肯定和鼓勵，對其他一些非增效工作就給予客觀性的評定；目前在施工企業(yè)項(xiàng)目管理中這方面的差距普遍存在，可以說是一項(xiàng)空白。
成本管理的過程包含了六個環(huán)節(jié)的管理，分別是成本策劃、成本計(jì)劃、成本控制、成本核算、成本分析和成本考核；策劃和計(jì)劃階段可有針對性地將采購各崗位目標(biāo)責(zé)任確定下來，再通過強(qiáng)調(diào)崗位目標(biāo)責(zé)任制，考核成本降低率等手段，對做好其他環(huán)節(jié)的管理如成本控制、成本核算和成本分析都會收到明顯的效果。目前在上海的某知名施工企業(yè)已經(jīng)成立了成本策劃部，其實(shí)質(zhì)意義也是重在前期確定成本責(zé)任目標(biāo)，以便為后期做科學(xué)的績效考核提供依據(jù)、奠定基礎(chǔ)。
利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，加強(qiáng)監(jiān)督
作為成本管理中心的項(xiàng)目部與作為利潤控制中心的公司空間距離往往相差較遠(yuǎn)，若沿襲過去每月呈交報表來匯報和反饋項(xiàng)目運(yùn)營狀況，公司又不可能隨時到現(xiàn)場跟蹤項(xiàng)目運(yùn)營，對于目前需要及時獲取信息即時做出決策的環(huán)境來說，不充分借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是很難達(dá)到上述要求的；而采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，進(jìn)行過程的監(jiān)督控制，而非僅對結(jié)果關(guān)注，對公司而言也可以隨時關(guān)注和監(jiān)督整個項(xiàng)目的運(yùn)行狀況。
（井振威）
