很多做外貿(mào)的朋友都會碰到這樣的情況：
每天發(fā)多少郵件，報多少價格，發(fā)多少開發(fā)信出去，但往往幾個月下來，都沒有什么成效，于是很失望，很懷疑，覺得自己努力白費了……
類似這樣，每天工作很久，睡前還發(fā)郵件，凌晨還算好時差給很多客人發(fā)email，但就是效果甚微。感覺自己明明很努力了，為什么還是不見效果呢？在外貿(mào)圈，其實從來不缺乏努力，不缺乏拼命三郎，缺的是思考。
來一起看一下外貿(mào)業(yè)務(wù)員應(yīng)該如何提高工作效率?
每天查看匯率原材料價格等情況
匯率一般以中行或央行為參考，作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時了解匯率動向是很必要的工作。
另外，我一般還要看看國內(nèi)原材料的價格走向，頂多十分鐘就可以完成。
每天查看客戶跟進情況
瀏覽客戶跟蹤情況表、客戶跟進表，查看一下有哪些客戶已經(jīng)有一段時間沒有聯(lián)系。我一般是按照 2-3 個星期左右的周期給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對象會有所選擇。
郵件的內(nèi)容需要簡潔、輕描淡寫，千萬別寫太長，客戶沒時間看。有些業(yè)務(wù)員寫開發(fā)信的時候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何的內(nèi)容，這樣跟進的時候根本不需要再寫了，寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這一點在客戶準備更換供應(yīng)商的時候尤為重要，他會第一時間想到你。
持續(xù)地聯(lián)系會給客戶這樣一種感覺：你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當他之前的供應(yīng)商出問題的時候，他就會給你機會！下面是幾個維護客戶關(guān)系的參考郵件。
Example
Dear XXX,
How are you? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.
If so, please contact me without hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
和已經(jīng)成交客戶增進關(guān)系，展示服務(wù)！客戶都喜歡有跟進意識的服務(wù)人員。有些業(yè)務(wù)員認為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。
其實，實際情況告訴我們：每一次的售后跟進都可能是客戶決定返單的一個契機。這對加強客戶對你的印象和信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢?
Example
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods? How do you think?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
提醒老客戶考慮新的訂單計劃。老客戶收到后一般會很快回復你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。
查看每日工作計劃表
外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項具有連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。對于昨天沒完成的工作，要大致考慮好今天安排在哪個時間完成。
然后開始再計劃。有些人缺乏計劃性，想到什么做什么。每天忙得不可開交，但客戶卻丟著好幾個月沒有跟進。
每天先把要做的事情列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。
工作分類
重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做PI，準備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計劃；
重要不緊急：開發(fā)新客戶，跟進未成交客戶，研究目標市場，學習更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標，改進與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)）；
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做；
既不緊急也不重要：娛樂、上網(wǎng)、閑聊、消遣。
平時把主要時間和精力集中于前兩類事務(wù)，工作時才是真正有效率。
此外，以下這些技巧還能幫助你進一步成長：
每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶 say hello；
每天花半個小時時間閱讀一下國際站的英文新聞，對時事多了解一些，并且鍛煉閱讀能力，當有客戶來拜訪時，至少你就有很多當下熱點的話題；
每天用半小時至一小時用來回復老客戶的郵件，簡潔表達清楚即可，把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進和回復潛在客戶，力求建立起信任；
每天花半小時的時間來研究了解目標市場，對一個目標市場的了解起碼知道市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應(yīng)商和分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標市場上行業(yè)內(nèi)的標桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個supermarket等。
早上的這段時間，對大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內(nèi)適合做一些機械的、閑雜的工作，用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。（一般為半小時或一小時，控制在 10 點半之前結(jié)束）
當然有些人認為，應(yīng)該根據(jù)不同時區(qū)的客戶，選擇不同的時區(qū)去發(fā)開發(fā)信，這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。我認為，這個考慮是 OK 的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。比方說：郵件標題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級標簽等。
除了合理安排自己的工作計劃，掌握有效的外貿(mào)工具也是擺脫佛系外貿(mào)人的必備技巧。
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