很多業(yè)務(wù)員朋友會告訴我自己有多努力，一天發(fā)多少郵件，報多少價格，搜多少郵箱，發(fā)多少開發(fā)信出去，但往往幾個月下來，都沒有什么成效，于是很失望，很懷疑，覺得自己努力也努力了。每天工作到半夜，睡前還發(fā)郵件，凌晨還算好時差給很多客人發(fā)email，但就是效果甚微。
你是不是也是這樣，明明每天工作時間都多加了那么多，為什么還是不見效果呢？在中國外貿(mào)圈，不缺乏努力，不缺乏拼命三郎，不缺乏斗志，但缺的是思考。
以下來自外貿(mào)大神 —— 料神 Sam 的分享，告訴大家外貿(mào)業(yè)務(wù)員到底如何提高工作效率？
一、先打開網(wǎng)頁查看一下匯率情況
一般以中行或央行為參考。作為一個外貿(mào)業(yè)務(wù)員，及時了解匯率動向是很必要的工作。另外，我一般還要看看國內(nèi)原材料的價格走向，頂多十分鐘就可以完成。
二、打開郵件客戶端查看客戶跟進(jìn)情況
瀏覽客戶跟蹤情況表、客戶跟進(jìn)表，查看一下有哪些客戶已經(jīng)有一段時間沒有聯(lián)系的。我一般是按照 2-3 個星期左右的周期給他們逐個發(fā)一些問候的郵件，郵件的內(nèi)容根據(jù)不同的對象選擇。
郵件的內(nèi)容簡潔、輕描淡寫，千萬別寫太長，客戶沒時間看。有些業(yè)務(wù)員寫開發(fā)信的時候已經(jīng)寫了一堆介紹公司優(yōu)勢如何的內(nèi)容，那跟進(jìn)的時候根本不需要再寫了，寫多了客戶會反感。大家雖然膚色不同，但人的心理還是有共性的。
和未成交客戶保持聯(lián)系，讓他始終記得你。這點在客戶準(zhǔn)備更換供應(yīng)商的時候尤為重要，他會第一時間想到你。
持續(xù)地聯(lián)系給未成交客戶一種感覺：你的服務(wù)很好并且有誠意跟他合作，那么當(dāng)他的老供應(yīng)商出問題的時候，他就會給你機會！
Example
Dear XXX,
How are you? I hope your everything is going well.
I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.
If so, please contact me without hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.
Best regards,
XXX
和已經(jīng)成交客戶增進(jìn)關(guān)系，展示服務(wù)！客戶都喜歡有跟進(jìn)意識的服務(wù)人員。有些業(yè)務(wù)員認(rèn)為出了貨，收了尾款這一單就結(jié)束了。其實，實際情況告訴我們：每一次的售后跟進(jìn)都可能是客戶決定返單的一個契機。這對加強客戶對你的印象甚至信任，都會起到潛移默化的作用。這樣隨手就能發(fā)的郵件，為什么不做呢？
Example
Dear XXX,
Hope this email finds you well.
Have you received the goods? How do you think?
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.
Best regards,
XXX
提醒老客戶考慮新的訂單計劃。老客戶收到后一般會很快回復(fù)你的郵件，而且有些客戶會告知你具體什么時候會有新的訂單。
三、查看每日工作計劃表，檢查未完成的工作
外貿(mào)業(yè)務(wù)是一項連續(xù)性的工作，比較辛苦，但貴在堅持。對于昨天沒完成的工作，大致考慮好今天安排在哪個時間完成。然后開始計劃今天的工作內(nèi)容。有些人工作根本沒有計劃性，想到什么做什么。每天忙得不可開交，但有些客戶卻丟著好幾個月沒有跟進(jìn)。
每天先把要做的事情列一下，然后添加到每日工作計劃表中。根據(jù)事情的性質(zhì)分為四類：重要且緊急，重要不緊急，緊急不重要，既不緊急也不重要。優(yōu)先處理重要且緊急和重要不緊急兩類。
工作分類
重要且緊急：跟客戶談判，催客戶尾款，給意向客戶報價，給客戶做 PI，準(zhǔn)備樣品（維持你現(xiàn)有的業(yè)績的事務(wù)），完成工作計劃；
重要不緊急：開發(fā)新客戶，跟進(jìn)未成交客戶，研究目標(biāo)市場，學(xué)習(xí)更多的產(chǎn)品知識，汲取更多業(yè)務(wù)經(jīng)驗，和客戶建立信任，制定銷售計劃和工作目標(biāo)，改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，鍛煉身體，好好吃一頓午飯，適當(dāng)休息等（一切對你未來業(yè)績提升有直接關(guān)系的事務(wù)）；
緊急不重要：其他部門要求你配合的工作，領(lǐng)導(dǎo)交待的非業(yè)務(wù)性工作。很多事情看似很“緊急”，實際上拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。學(xué)會委托或分配這些事務(wù)交給助理、跟單甚至新業(yè)務(wù)員去做；
既不緊急也不重要：娛樂、上網(wǎng)、閑聊、消遣。
平時把主要時間和精力集中于前兩類事務(wù)，工作時才是真正有效率。
此外，以下這些技巧還能幫助你進(jìn)一步成長：
· 每天固定花半個小時對一段時間未聯(lián)系的客戶 say hello；
· 每天花半個小時時間閱讀一下 Yahoo 國際站的英文新聞，對實事多了解一些，并且鍛煉閱讀能力，當(dāng)有客戶來拜訪時，在路上，至少你就有很多當(dāng)下熱點的話題；
· 每天用半小時至一小時用來回復(fù)老客戶的郵件，簡潔表達(dá)清楚即可，把更多的精力用來考慮和研究怎樣去跟進(jìn)和回復(fù)潛在客戶，力求建立起信任；
· 每天花半小時的時間來研究了解目標(biāo)市場，對一個目標(biāo)市場的了解起碼做到市場銷售價格、市場常見品牌、做這個品牌的供應(yīng)商和分銷商有哪些、銷售渠道有哪些、目標(biāo)市場上行業(yè)內(nèi)的標(biāo)桿客戶、主要規(guī)格類型、該國最大的幾個 supermarket、最主要的一兩個 B2B 網(wǎng)站等等。
四、合理高效地運用工具開發(fā)客戶及回復(fù)客戶郵件
完成每日計劃應(yīng)該在 9 點或 9 點半左右。早上的這段時間，對大多數(shù)人來說，都屬于效率不高的一段時間。這段時間內(nèi)適合做一些機械的、閑雜的工作，用來發(fā)開發(fā)信，是再合適不過了。（一般為半小時或一小時，控制在 10 點半之前結(jié)束）
當(dāng)然有些人認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)不同時區(qū)的客戶，選擇不同的時區(qū)去發(fā)開發(fā)信，這樣確保開發(fā)信能夠出現(xiàn)在客戶郵件列表的最上部。 我認(rèn)為，這個考慮是 OK 的。但是我可以同樣用別的方法去吸引客戶的注意力來彌補。 比方說：郵件標(biāo)題的寫法、設(shè)置郵件高優(yōu)先級標(biāo)簽等。
除了合理安排自己的工作計劃，掌握有效的外貿(mào)工具也是擺脫佛系外貿(mào)人的必備技巧。
外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之一：郵件客戶端的使用
充分利用郵件的標(biāo)簽設(shè)置功能，你可以先創(chuàng)建好多種標(biāo)簽，比如：“新客戶詢價，速回”，然后報完價格后，標(biāo)上另一個標(biāo)簽“已報價，注意跟進(jìn)”。下面簡單展示一下部分內(nèi)容，算是拋磚引玉。
出差 —— 不方便及時查看郵件
Dear Mr / Ms,
I will be out of office for a business trip during Jun 15th - 25th 2017.
With very limited access to email and voicemail, I can not check or reply your email in time.
If you have urgent matter to discuss with me, please call me at 86-XXX XXXX XXXX.
If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or 86-XXX XXXX XXXX.
If you have a question regarding documents of shipment, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or 86-XXX XXXX XXXX.
Thank you and have a nice day!
婉拒客戶目標(biāo)價
Thanks for your email.
We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.
Please note that the material cost is rising about 5% per ton. The exchange rate floats from 6.34 to 6.20 during last two months.
We would like to work with you and we believe we can be good partners, but we really need a good start of cooperation and keep that long-term.
Hope to get your understanding and support.
一般回復(fù)客戶的郵件控制在一小時內(nèi)。
外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之二：即時帖
每天把要做的任務(wù)寫下來，用序號標(biāo)明先后順序，貼在顯示器下角或任何你可以看得要的地方。完成之后把它取下，貼在一個專門的軟抄的筆記本上。每完成一個，取下，貼到筆記本上。沒有完成的時候，你會看到顯示器下面飄著好幾張黃色的小貼，像符紙一樣刺激著你。
隨著你筆記本上的即時貼越來越多，筆記本越來越厚，你會感覺到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能堅持，你的拖拉、慢性子都會得到改變。
外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之三：文件夾和筆記本
文件夾是建立客戶資料和訂單情況必不可少的。文件夾我喜歡點選一下地址欄 D：/上方的 “文件夾” 按鈕，使之保持左邊顯示樹狀結(jié)構(gòu)，避免很多返回上級等操作。
另外我的 E 盤清空的很干凈，完全當(dāng)做客戶資料盤。
i. 根據(jù)不同市場建立 5 個根文件夾：北美、南美、中東、歐洲和亞洲；
ii. 在“北美”里面再建立一個公司名稱的文件夾，如 “AAA GROUP”；
iii. 根據(jù)訂單的年期分為 2014、2015、2016、2017。進(jìn)入 2017 后，逐個建立“包裝資料”、“客戶 PO”、“PI”、“采購合同”、“大貨照片及驗貨情況”、“裝船通知”、“報關(guān)單據(jù)”和“結(jié)匯單據(jù)”；
iv. 建立兩個 TXT 文本，一個是“到款記錄”，一個是“快遞單號記錄”。
這樣雖然前期工作量比較大，不過大家可以復(fù)制操作，并且熟練后一切都一目了然。
關(guān)于筆記本，沒有太多好說的。一般就是寫上客戶的需求信息和要點。我的建議是多準(zhǔn)備一個小筆記本，只用來寫下客戶的詢問，因為研究客戶的詢問很重要，可以了解客戶的心理。
外貿(mào)業(yè)務(wù)工具之四：方便快捷的報價利潤核算表
對于那些每天會收到 N 多個要求報價郵件的業(yè)務(wù)員，如果每個報價單都一個個去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之還會產(chǎn)生疲勞感，失去激情。因此需要高效、快捷的報價利潤核算來幫助我們簡化報價前的工作。最好填上采購價、退稅率、匯率等一些基本的數(shù)值，就能很快給出參考報價。
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