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高校信息化項(xiàng)目管理之道

高校信息化經(jīng)過二十多年的發(fā)展,從規(guī)劃、實(shí)施、運(yùn)行維護(hù)到用戶服務(wù),各高?;疽呀?jīng)探索并形成了適合各自信息化發(fā)展的運(yùn)作規(guī)范和體系,其中很多高校建成了廣受師生喜愛的信息化成果,也制定了相應(yīng)的信息化工作體系、管理制度與技術(shù)規(guī)范。

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+教育”計(jì)劃的不斷實(shí)踐,得益于教育信息化合作伙伴的貢獻(xiàn),高校信息化迎來了更先進(jìn)、更開放、更智能的信息技術(shù)和信息化產(chǎn)品,也將高校信息化建設(shè)者重新放置到了新的發(fā)展環(huán)境。作為新一代高校信息化建設(shè)者,面對外部環(huán)境的變化,內(nèi)部的運(yùn)作規(guī)范和體系也需要做出適當(dāng)調(diào)整。

相比于高校信息化的規(guī)劃、信息化管理機(jī)制與服務(wù)體系,信息化項(xiàng)目是整個(gè)信息化執(zhí)行層面最重要的一個(gè)要素,是高校信息化推進(jìn)工作路徑中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),項(xiàng)目執(zhí)行的結(jié)果決定著信息化的成敗,影響著后續(xù)的服務(wù),印證著規(guī)劃的科學(xué),以及信息化管理機(jī)制的合理與否。為此,本文選取高校信息化項(xiàng)目管理作為研討對象,破析應(yīng)對之策,以提高項(xiàng)目執(zhí)行成功率。

項(xiàng)目管理流程

所謂項(xiàng)目管理,就是項(xiàng)目的管理者,在有限的資源約束下,運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論,對項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效管理。

項(xiàng)目管理發(fā)展史研究專家以20世紀(jì)80年代為界把項(xiàng)目管理劃分為兩個(gè)階段,人們通常認(rèn)為,項(xiàng)目管理是第二次世界大戰(zhàn)的產(chǎn)物(如曼哈頓計(jì)劃)。在1950年至1980年期間,認(rèn)為項(xiàng)目管理者的工作就是單純地完成既定任務(wù),應(yīng)用項(xiàng)目管理的主要是國防建設(shè)部門和建筑公司。

從本世紀(jì)八十年代開始,項(xiàng)目管理者不再被認(rèn)為僅僅是項(xiàng)目的執(zhí)行者,而是要求他們能勝任其他各個(gè)領(lǐng)域更為廣泛的工作,同時(shí)具有一定的經(jīng)營技巧,項(xiàng)目管理的應(yīng)用擴(kuò)展到其他工業(yè)領(lǐng)域(行業(yè)),如制藥行業(yè)、電信部門、軟件開發(fā)業(yè)等。

項(xiàng)目管理總體有五個(gè)過程啟動過程、計(jì)劃過程、實(shí)施過程、執(zhí)行過程、收尾過程等。

  • 項(xiàng)目的啟動過程就是一個(gè)新的項(xiàng)目識別與開始的過程。

  • 項(xiàng)目的計(jì)劃過程通過對項(xiàng)目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃,能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序開展。

    以前有一個(gè)錯誤的概念,認(rèn)為計(jì)劃應(yīng)該準(zhǔn)確,所謂準(zhǔn)確,就是實(shí)際進(jìn)展必須按計(jì)劃來進(jìn)行。實(shí)際并非如此,計(jì)劃是管理的一種手段,僅是通過這種方式,使項(xiàng)目的資源配置、時(shí)間分配更為科學(xué)合理而已,而計(jì)劃在實(shí)際執(zhí)行中是可以不斷修改的。

  • 項(xiàng)目的實(shí)施過程,一般指項(xiàng)目的主體內(nèi)容執(zhí)行過程,重要的內(nèi)容就是項(xiàng)目信息的溝通,即及時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)展信息。

  • 項(xiàng)目管理的過程控制,就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施,使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向。

  • 項(xiàng)目收尾包括對最終產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收,形成項(xiàng)目檔案,總結(jié)吸取的教訓(xùn)等。

從項(xiàng)目管理的發(fā)展歷程可以看出,項(xiàng)目管理除了通用的方法論之外,應(yīng)該還有一些跟應(yīng)用領(lǐng)域直接關(guān)聯(lián)的個(gè)性方法存在,而這些個(gè)性化的部分就是不同領(lǐng)域項(xiàng)目管理的差異性,也是專業(yè)性體現(xiàn)。

項(xiàng)目管理的五個(gè)過程,其價(jià)值在于把項(xiàng)目管理從時(shí)間維度進(jìn)行了階段劃分,有利于項(xiàng)目的進(jìn)度管理,從專業(yè)性角度而言,則對項(xiàng)目管理的專業(yè)性進(jìn)行了階段劃分。因此,在信息化項(xiàng)目管理中,每所高校都會從學(xué)校信息化的組織架構(gòu)、工作體系、采購、財(cái)務(wù)等實(shí)際情況出發(fā),制定出能在本校落地的項(xiàng)目管理流程。如何借助流程發(fā)揮質(zhì)量管理的作用是信息化建設(shè)與管理部門流程走通以后普遍關(guān)注的問題。

這個(gè)問題在形式上有很多種解法,而形式能否起到管理的應(yīng)有作用,是檢驗(yàn)形式是否有效的依據(jù)。項(xiàng)目質(zhì)量是項(xiàng)目的生命,為此從質(zhì)量管理的角度進(jìn)行項(xiàng)目管理流程的設(shè)計(jì)是較為直接有效的途徑之一。質(zhì)量管理涉及到角色、職責(zé)和任務(wù),下面以浙江大學(xué)為例,列出項(xiàng)目管理的流程設(shè)置情況。

浙江大學(xué)的信息化項(xiàng)目管理流程包括立項(xiàng)審批、采購招標(biāo)、項(xiàng)目驗(yàn)收三個(gè)管理節(jié)點(diǎn),每個(gè)管理節(jié)點(diǎn)設(shè)置一套辦事流程,辦事流程中明確參與者的職責(zé)和操作要求。圖1所示為立項(xiàng)審批流程。

圖1  立項(xiàng)審批流程

圖中的角色包括:

  • 擬立項(xiàng)部門,一般是指承擔(dān)信息化項(xiàng)目建設(shè)的相應(yīng)科室,在浙江大學(xué)信息技術(shù)中心組織體系里特指系統(tǒng)部、平臺部、教學(xué)支持部、數(shù)據(jù)資源部和用戶服務(wù)部;

  • 中心辦公會議是中心的最高決策機(jī)構(gòu),由中心主任主持會議;

  • 中心學(xué)術(shù)委員會是中心的虛擬組織,關(guān)注中心發(fā)展的議事機(jī)構(gòu),成員主要是中心的高級職稱員工,根據(jù)議事事項(xiàng)需要,可以外聘專家參與議事;

  • 規(guī)劃發(fā)展部承擔(dān)中心所有信息化項(xiàng)目的行政管理工作。

上述立項(xiàng)流程,對照到項(xiàng)目管理五個(gè)過程,覆蓋了啟動過程和規(guī)劃過程的任務(wù)要求。立項(xiàng)流程的中心辦公會議對項(xiàng)目的可行性進(jìn)行了確認(rèn),確保了項(xiàng)目的商業(yè)目標(biāo),明確了項(xiàng)目執(zhí)行的團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)。

經(jīng)過近一年的項(xiàng)目管理流程化實(shí)施,學(xué)校在三方面取得了較好的成效。

  • 其一,項(xiàng)目進(jìn)度情況變得清晰,項(xiàng)目執(zhí)行中各角色職責(zé)明確,尤其是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以通過一系列的項(xiàng)目管理模板快速完成相應(yīng)管理節(jié)點(diǎn)的任務(wù);

  • 其二,通過項(xiàng)目管理流程,新立的項(xiàng)目更符合學(xué)校信息化規(guī)劃的目標(biāo),項(xiàng)目層次普遍提高,項(xiàng)目定位從原來的科一級提高到校一級,同時(shí)也有效規(guī)避了有些隱蔽的功能在不同的項(xiàng)目里重復(fù)投入;

  • 其三,通過項(xiàng)目管理流程,擬立項(xiàng)部門獲得了充分的立項(xiàng)建議權(quán),極大促進(jìn)了優(yōu)質(zhì)信息化產(chǎn)品的選取,尤其是互聯(lián)網(wǎng)化產(chǎn)品的引入。

項(xiàng)目管理內(nèi)容

項(xiàng)目管理中,最重要的是質(zhì)量、工期與成本三要素,項(xiàng)目管理流程的設(shè)置和執(zhí)行,落實(shí)了項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度的“線”管理,規(guī)范了立項(xiàng)、采購、驗(yàn)收等流程“點(diǎn)”上的要求,對應(yīng)于項(xiàng)目工期的管控,由于對項(xiàng)目實(shí)施過程和執(zhí)行過程的管理相對缺少規(guī)范和措施,項(xiàng)目質(zhì)量的穩(wěn)定性難以控制,容易造成項(xiàng)目質(zhì)量參差不齊。

項(xiàng)目實(shí)施過程和執(zhí)行過程管理模式取決于所實(shí)施項(xiàng)目的性質(zhì),一般高校信息化項(xiàng)目分為兩類,即硬件和軟件,硬件包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、機(jī)房設(shè)施,軟件包括各類信息系統(tǒng)的定制開發(fā)和成熟軟件產(chǎn)品的采購,以及基于SaaS(軟件即服務(wù))的各類公有云應(yīng)用服務(wù)。

管理形式則可以分為定制開發(fā)和非定制開發(fā),非定制開發(fā)以硬件、公有云應(yīng)用服務(wù)、成熟軟件產(chǎn)品的采購為主,定制開發(fā)又分為完全定制和部分定制。實(shí)際情況上,高校信息化經(jīng)過20多年的發(fā)展,培育了一批致力于高校信息化發(fā)展的IT企業(yè),這些企業(yè)或多或少專注于高校的業(yè)務(wù)發(fā)展領(lǐng)域,具有一定的研發(fā)能力,也定制了很多通用的產(chǎn)品,由于高校業(yè)務(wù)的個(gè)性化和復(fù)雜性,一般還需要在IT企業(yè)的通用產(chǎn)品上開展部分定制才能滿足需求,因此部分定制開發(fā)市場占有比例較大。

項(xiàng)目實(shí)施過程和執(zhí)行過程管理主體是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要對項(xiàng)目進(jìn)行任務(wù)分解并分頭執(zhí)行,最終提交項(xiàng)目的成品,以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的商業(yè)價(jià)值,即學(xué)校滿意、師生用戶滿意、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)得到成長。在這個(gè)階段,任務(wù)管理是重點(diǎn),通過任務(wù)管理,可以找到項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵路徑,明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé),以及需要領(lǐng)導(dǎo)層面參與和投入的關(guān)鍵事項(xiàng),如召開協(xié)調(diào)會、向?qū)W校上層匯報(bào)以爭取資源等。

除了上述項(xiàng)目實(shí)施過程中的“軟”性管理,還有與項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容直接相關(guān)的技術(shù)內(nèi)容管理,包括項(xiàng)目實(shí)施功能點(diǎn)的梳理、產(chǎn)品調(diào)研與對比分析、實(shí)施方案制定。這個(gè)階段,如果缺乏足夠的項(xiàng)目管理能力及過硬的IT業(yè)務(wù)素質(zhì),容易引發(fā)需求調(diào)研、系統(tǒng)功能定位、項(xiàng)目設(shè)計(jì)等多方面問題,走入信息化實(shí)施層面彎路。

針對項(xiàng)目管理中的技術(shù)內(nèi)容管理,具體到每個(gè)信息化項(xiàng)目所涉及到的技術(shù)要素,往往個(gè)性化特征比較明顯,難以統(tǒng)一。然而,技術(shù)內(nèi)容的管理不等同于技術(shù)的管理,作為項(xiàng)目管理,管理的是技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值,因此并非不能管理。

針對業(yè)務(wù)需求調(diào)研不明確,以及項(xiàng)目之間相互孤立的現(xiàn)象,在項(xiàng)目前期,也許是描述和展現(xiàn)的問題、也許除項(xiàng)目組成員之外的人也不怎么關(guān)心,一般較難發(fā)現(xiàn)問題,往往到了項(xiàng)目實(shí)施即將結(jié)束,提交終端用戶使用時(shí)才暴露出來,這也是很多項(xiàng)目有好的理念和立項(xiàng)基礎(chǔ),但是達(dá)不到商業(yè)價(jià)值的重要原因。

為了規(guī)避類似問題,學(xué)校在立項(xiàng)之后采購之前,要求每個(gè)項(xiàng)目組按照項(xiàng)目建設(shè)方案模板闡述項(xiàng)目情況,并提交中心學(xué)術(shù)委員會進(jìn)行項(xiàng)目的建設(shè)方案論證,論證通過才能進(jìn)入采購,學(xué)術(shù)委員會提高項(xiàng)目組評審方案的全面性、合理性、技術(shù)可行性,也會對項(xiàng)目實(shí)施范圍和行動路線進(jìn)行研討,幫助項(xiàng)目組完善項(xiàng)目計(jì)劃。

在這個(gè)環(huán)節(jié),為了輔助項(xiàng)目組聚焦在說清楚項(xiàng)目的業(yè)務(wù)需求和設(shè)計(jì),方案模板從九個(gè)方面對項(xiàng)目組提出了要求,包括項(xiàng)目背景、建設(shè)目標(biāo)、總體技術(shù)設(shè)計(jì)、功能模塊、安全體系、性能指標(biāo)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、進(jìn)度安排、工作體系和運(yùn)行服務(wù)體系。圖2是功能模塊的模板,通過這個(gè)模板能快速發(fā)現(xiàn)不同項(xiàng)目之間的建設(shè)內(nèi)容是否重復(fù)。

圖2  功能模塊定義模板

高校信息化曾經(jīng)經(jīng)歷過“信息孤島”的困擾,通過統(tǒng)一身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)交換中心、門戶等系統(tǒng)的建設(shè),以及高校開始重視信息化規(guī)劃和管理的規(guī)范化,“信息孤島”已一度不再是主要問題。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+教育”行動的不斷深入,很多高校為了讓師生享用優(yōu)質(zhì)的服務(wù),同時(shí)降低項(xiàng)目的管理和建設(shè)成本,通過采購公有云、搭建混合云等應(yīng)用服務(wù),又重新建立起了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的信息孤島。

針對這類情況,學(xué)校結(jié)合原來的信息化公共支撐平臺(為信息化應(yīng)用項(xiàng)目提供開放能力的信息系統(tǒng),如統(tǒng)一身份認(rèn)證、校園卡身份識別等),制定了校級《浙江大學(xué)信息化項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范》,每個(gè)項(xiàng)目必須遵照執(zhí)行。該規(guī)范從信息數(shù)據(jù)管理、教學(xué)數(shù)字資源管理、信息化公共平臺接入、信息系統(tǒng)部署、信息安全管理、用戶服務(wù)及項(xiàng)目文檔管理等六個(gè)方面給出了具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求,從而規(guī)避信息孤島的再次出現(xiàn)。

項(xiàng)目管理形式

任何管理的規(guī)范化在帶來效益的同時(shí),都會增加相關(guān)環(huán)節(jié)的工作量,也容易引起干系人的反感。采用何種形式進(jìn)行管理,同時(shí)避免走形式,是項(xiàng)目管理能否落地見效的重要因素。

項(xiàng)目管理流程和項(xiàng)目管理內(nèi)容從單個(gè)信息化項(xiàng)目的角度進(jìn)行了規(guī)范,最大程度確保信息化項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的工作成效。

有調(diào)研數(shù)據(jù)表明,2016年高校信息化總體投入平均水平達(dá)到600萬左右,最高的學(xué)校達(dá)到3000萬以上,千萬以上的學(xué)校達(dá)到70家,占23.6%,因此每所高校每年需要承擔(dān)諸多信息化項(xiàng)目的建設(shè)應(yīng)屬普遍狀況。如何對項(xiàng)目之間的相互關(guān)聯(lián)關(guān)系進(jìn)行管理、對項(xiàng)目績效進(jìn)行評估分析等“面”上的問題都需要通過有效的形式推進(jìn)。

傳統(tǒng)的項(xiàng)目組織形式一般以職能部門劃分,即信息化項(xiàng)目從立項(xiàng)開始就歸到了某個(gè)業(yè)務(wù)科室,如網(wǎng)絡(luò)設(shè)施類歸到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程部門、軟件開發(fā)類歸到信息系統(tǒng)建設(shè)部門,這種形式最大的問題是協(xié)同性不足,尤其在資源不充沛的情況下容易造成實(shí)施周期延長,極端情況如軟件已經(jīng)開發(fā)測試完成,還沒有服務(wù)器可以部署,因?yàn)榉?wù)器建設(shè)項(xiàng)目還在采購中;另一個(gè)情況是業(yè)務(wù)科室的業(yè)務(wù)邊界往往不一定非常明晰,容易引發(fā)重復(fù)立項(xiàng)的問題;最大的弊端是所立的項(xiàng)目被職能劃分所限制,條塊分割突出,降低用戶體驗(yàn)滿意度。

因此,項(xiàng)目組織形式需要突破職能部門體系,以適應(yīng)從頂層設(shè)計(jì)對項(xiàng)目建設(shè)的需要,浙江大學(xué)在近幾年的實(shí)踐中推行了新的矩陣式項(xiàng)目組織形式,該組織形式結(jié)合職能部門和項(xiàng)目管理,矩陣結(jié)構(gòu)就是由縱橫兩套管理系統(tǒng)組成的矩形組織結(jié)構(gòu),一套是縱向的部門職能系統(tǒng),另一套是由項(xiàng)目組成的橫向項(xiàng)目系統(tǒng),將橫向項(xiàng)目系統(tǒng)在運(yùn)行中與縱向部門職能系統(tǒng)兩者交叉重疊起來,就組成一個(gè)矩陣。

項(xiàng)目成員不是固定在某個(gè)職能部門,是根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì),由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人從各個(gè)職能部門選擇合適人選,項(xiàng)目責(zé)任掛在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所在部門,并且對項(xiàng)目實(shí)行考核,相應(yīng)的管理規(guī)范通過文件形式公布。經(jīng)過近一年的實(shí)踐,矩陣式項(xiàng)目組織形式已經(jīng)形成共識,項(xiàng)目執(zhí)行效率明顯提高,職能部門間相互支持脫節(jié)問題明顯降低。

項(xiàng)目的不確定因素多,有很多新技術(shù)、新情況和新問題需要不斷研究解決;而且,項(xiàng)目實(shí)施中涉及部門和單位較多,需要相互配合、協(xié)同攻關(guān)。項(xiàng)目組不僅需要相互間協(xié)作,還必須得到領(lǐng)導(dǎo)層的及時(shí)支持,而領(lǐng)導(dǎo)又不可能深入到每一個(gè)項(xiàng)目中,為此需要有一種形式來最大程度讓領(lǐng)導(dǎo)了解項(xiàng)目并能獲取領(lǐng)導(dǎo)的資源協(xié)調(diào)投入。

針對這個(gè)問題,浙江大學(xué)建立了項(xiàng)目匯報(bào)例會制度,所有在建信息化項(xiàng)目每雙周集中匯報(bào)進(jìn)度,讓每個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人向領(lǐng)導(dǎo)層和其他項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)項(xiàng)目情況,包括與其他項(xiàng)目組相關(guān)的工作、需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或解決的問題,如協(xié)調(diào)校級領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)學(xué)校里的兄弟部門領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)合作公司等。會后,由項(xiàng)目管理的專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會議紀(jì)要和任務(wù)跟蹤清單。

高校信息化經(jīng)過20多年的發(fā)展,信息化建設(shè)的內(nèi)容越來越豐富,信息化建設(shè)體系更為完善,信息化人才隊(duì)伍的技能水平更高,為更先進(jìn)的高校信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。信息化建設(shè)是一項(xiàng)持續(xù)更新迭代的系統(tǒng)工程,在建設(shè)和應(yīng)用過程中,需要進(jìn)行科學(xué)全面的績效評價(jià),深入分析其中的原因,并據(jù)此進(jìn)行優(yōu)化。如何對項(xiàng)目進(jìn)行績效評價(jià),從目前的建設(shè)指標(biāo)評價(jià)法,升級轉(zhuǎn)換成商業(yè)價(jià)值(即從師生、學(xué)校、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)角度進(jìn)行評價(jià))相關(guān)的評價(jià)法,是后續(xù)需要進(jìn)一步研討的問題。

來源:《中國教育網(wǎng)絡(luò)》雜志(10月刊)

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