原文：做好基層行政事業(yè)單位會議記錄的思考
來源：宿遷審計局 佘桂杭
會議記錄就是把當(dāng)場開會的報告內(nèi)容、討論的問題、與會者的發(fā)言、通過的決議等如實、準確地記錄下來的書面材料，它是最原始的，最客觀的，最真實的工作記錄，也是會議后期需要形成文件、貫徹執(zhí)行會議精神、落實會議決定、檢查工作和審計查證重大經(jīng)濟決策過程是否民主,決策事項是否科學(xué)可行等的重要依據(jù)。
一、做好基層行政事業(yè)單位會議記錄對審計工作作用。
一是審計評價作用。查閱被審計單位會議記錄,了解貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)經(jīng)濟方針政策、履行本部門(系統(tǒng))、單位有關(guān)職責(zé)，推動本部門(系統(tǒng))、單位事業(yè)科學(xué)發(fā)展、遵守有關(guān)法律法規(guī)和財經(jīng)紀律等形成的決定和決議情況,判斷審計對象主體責(zé)任范圍，分清是集體決策還是個人決策,厘清應(yīng)承擔(dān)的是直接責(zé)任、主管責(zé)任還是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，避免一概而論，便于準確開展審計評價。二是查找問題作用，查閱被審計單位會議記錄,了解重大經(jīng)濟事項會議討論決策意見，跟蹤其出臺政策措施，查證分析決策中存在的問題和不足,提高審計質(zhì)量,降低審計風(fēng)險。三是審計證據(jù)的作用，會議記錄記載了各種性質(zhì)、形式、內(nèi)容的會議，反映了一個單位，一個部門，一個組織的歷史活動情況，特別是經(jīng)濟責(zé)任審計,大多數(shù)都是離任后審計。因此,會議記錄是審計取證的重要證據(jù)之一。
二 . 基層行政事業(yè)單位會議記錄存在的問題。
近年來，筆者在經(jīng)濟責(zé)任審計中發(fā)現(xiàn)，基層行政事業(yè)單位會議記錄內(nèi)容不詳細、不完整、結(jié)論不明確，特別是重大經(jīng)濟事項的決策、重要項目的安排雖然經(jīng)集體研究、集體決策，但是會議記錄的不規(guī)范，給審計查證、取得可靠性依據(jù)和分析評價領(lǐng)導(dǎo)干部決策責(zé)任帶來一定困難。主要體現(xiàn)在：一是有關(guān)重大經(jīng)濟事項研究決定會議記錄不全或者根本無會議記錄，缺乏公開機制；二是會議記錄內(nèi)容不完整，未能準確表達發(fā)言者的意見，最終沒有形成決定性研究意見，或者反映決策事項沒有與會者意見，要點不清晰，決策事項與會者意見籠筒；三是重大經(jīng)濟決策會議無專人記錄，有些記錄字跡潦草，很難辨認；四是重要會議記錄沒有表決過程，會后也沒有要求與會人員核實簽名，事后難以分清責(zé)任；五是個別單位會議記錄無會議時間、無參加人員等必備要素，且會議記錄不能按時歸檔。
三.如何做好基層行政事業(yè)單位會議記錄的建議。
基層行政事業(yè)單位會議記錄是領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論決策議事程序的載體，是對領(lǐng)導(dǎo)干部決策責(zé)任做出客觀評價的重要依據(jù)，做好會議記錄有利于增強領(lǐng)導(dǎo)班子成員的政治責(zé)任感；有利于加強對領(lǐng)導(dǎo)班子執(zhí)行民主集中制情況的監(jiān)督，有利于事后查證檢驗工作正確與否等。作為基層審計人員,根據(jù)審計工作要求,認為對基層行政事業(yè)單位會議記錄要做好以下幾點：
一是領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)充分認識會議記錄的重要性，特別對重大經(jīng)濟決策事項、重大經(jīng)濟開支等的會議記錄和會議紀要均要明確、清晰，具有可操作性。
二是會議形成的重大經(jīng)濟事項決策、決議，要如實記錄與會人員的意見、會議討論情況和會議決定，對不同意見應(yīng)予以載明，真實反映決策程序、決策結(jié)論，做到有據(jù)可查，特別對有保留意見和不同意見的內(nèi)容與會人員更應(yīng)核實簽名。
三是記錄人員應(yīng)當(dāng)有相對文化素質(zhì)和政治素養(yǎng)，內(nèi)容必須真實、完整，實事求是、準確記錄與會人的意見，不能對文辭修飾，不能記流水賬，不能以個人的喜好、觀點而增刪內(nèi)容，更不能加入記錄人自己的觀點。
四是會議記錄要字跡規(guī)范、清晰、工整，不準隨意涂改，不得使用容易褪色的鉛筆、圓珠筆等,并要及時歸檔，便于今后查閱。
五是會議記錄格式、程序要規(guī)范，時間、地點、會議主題、參加人員、主持人、記錄人等要素必須齊全，要區(qū)分一般事項與重大事項，對不同事項分別記錄、分別保管。同時建議相關(guān)部門可組織基層行政事業(yè)單位秘書和辦公室主任等有關(guān)人員短期培訓(xùn)或編寫一本各種會議記錄范文，使之規(guī)范紀錄程序,掌握紀錄要領(lǐng)，準確表達發(fā)言者的意圖,按組織原則,詳細記錄最終形成的決定意見,確保真實、完整、可靠。
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