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企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中會(huì)引進(jìn)、使用到各種數(shù)字化系統(tǒng)，今天老楊就來聊一聊施工企業(yè)在數(shù)字化建設(shè)過程中會(huì)應(yīng)用到的軟件系統(tǒng)，這些常用系統(tǒng)一般包含如下：OA系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、證件管理系統(tǒng)、物料驗(yàn)收系統(tǒng)、電子印章管理、智慧工地、勞務(wù)實(shí)名制、BIM、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等。

那么施工企業(yè)在選型、實(shí)施、使用這些系統(tǒng)的時(shí)候應(yīng)注意哪些問題？這些軟件可以解決哪些管理問題？老楊總結(jié)如下：

一、協(xié)同辦公

協(xié)同辦公，很好理解，OA系統(tǒng)的代名詞，其主要功能包含組織架構(gòu)管理、人員管理、流程管理、知識(shí)管理等，其主要解決的是企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同問題。根據(jù)其版本、購買價(jià)格的不同功能模塊也不盡相同，在選購OA系統(tǒng)時(shí)要注意：根據(jù)企業(yè)的發(fā)展規(guī)模，選擇單一組織版本還是集團(tuán)管控版本，二者的區(qū)別就是在于單一組織版本的OA不支持多組織的架構(gòu)，即只能設(shè)置一個(gè)公司架構(gòu)組織，僅供一個(gè)公司使用；而集團(tuán)管控的版本可支持一個(gè)企業(yè)集團(tuán)下多個(gè)公司組織架構(gòu)顯示與管理，有利于集團(tuán)旗下多個(gè)公司之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與流程協(xié)作；

OA系統(tǒng)的核心功能為流程處理，根據(jù)價(jià)格不同，其流程引擎的功能也不同，例如某些OA品牌低版本產(chǎn)品的流程處理功能非常簡(jiǎn)單，不支持任一環(huán)節(jié)退回操作，不支持會(huì)簽等，用戶的流程審批場(chǎng)景是多樣化的，這樣的低配流程處理功能降低了客戶體驗(yàn)，無法達(dá)到預(yù)期的應(yīng)用效果，最終使OA系統(tǒng)也無法推廣應(yīng)用起來。

在選購OA產(chǎn)品時(shí)，還要注意廠家提供的用戶收費(fèi)方案，是按并發(fā)用戶、還是按用戶數(shù)收費(fèi)。并發(fā)用戶，即在同一時(shí)間內(nèi)同時(shí)登錄OA系統(tǒng)用戶的數(shù)量，而按用戶數(shù)收費(fèi)模式即在系統(tǒng)內(nèi)只能開多少個(gè)賬號(hào)，例如某企業(yè)有500人，采用用戶數(shù)收費(fèi)模式，購買了100個(gè)用戶賬號(hào)，這樣的后果就是只能100個(gè)用戶使用，如果想增加用戶，只能再付費(fèi)另行購買。所以在選型時(shí)，無論是并發(fā)用戶模式還是用戶數(shù)模式一定要和OA供應(yīng)商在合同內(nèi)約定續(xù)購的收費(fèi)價(jià)格。

OA系統(tǒng)在實(shí)施時(shí)要注意以下：

1.1、梳理組織架構(gòu)、流程，線下問題百出的流程放到線上去運(yùn)行肯定走不通、跑不動(dòng)；

1.2、制定相關(guān)規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，特別是關(guān)于流程上線、修改、處理的；

1.3、定期反饋OA使用情況，特別是流程流轉(zhuǎn)的時(shí)效問題；

可參考老楊另一篇文章如何玩轉(zhuǎn)OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)審批流程.

當(dāng)前很多大廠的OA系統(tǒng)，都具有集團(tuán)級(jí)信息平臺(tái)建設(shè)功能，可將OA系統(tǒng)作為企業(yè)信息平臺(tái)入口，集企業(yè)信息門戶、統(tǒng)一用戶管理、統(tǒng)一流程處理、數(shù)據(jù)集中展示平臺(tái)于一身，同時(shí)還具有低代碼開發(fā)能力，賦予OA平臺(tái)更多的數(shù)字化能力，因此企業(yè)在選型時(shí)需考慮當(dāng)前的數(shù)字化能力是否匹配，同時(shí)將各種數(shù)據(jù)接口預(yù)留，需要注意的是這些工作需要企業(yè)提前規(guī)劃，分步實(shí)施。

二、綜合項(xiàng)目管理

綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)是以項(xiàng)目管理為抓手，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)施工項(xiàng)目的精細(xì)化管理，建立高效的決策機(jī)制以面對(duì)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建基于數(shù)據(jù)的科學(xué)決策體系，使施工企業(yè)從經(jīng)驗(yàn)管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變，通過對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用向數(shù)據(jù)要管理，讓流程增加效益；同時(shí)建立規(guī)范的全面質(zhì)量管理，建立風(fēng)險(xiǎn)可控的意識(shí)。目前施工企業(yè)在項(xiàng)目管理上存在如下問題：

2.1、項(xiàng)目分散，公司與項(xiàng)目部之間溝通不暢，信息共享困難，造成信息孤島，反復(fù)溝通成本高；

2.2、企業(yè)決策層難以及時(shí)掌握、控制其下屬分子公司、項(xiàng)目部的成本消耗情況,只能粗放型管理，難以深化，造成項(xiàng)目建設(shè)成本高；

2.3、項(xiàng)目眾多，而上級(jí)部門需要匯總的數(shù)據(jù)量龐大, 而傳統(tǒng)手工模式難以勝任；

2.4、項(xiàng)目部之間的物資與人員的難以合理調(diào)配,造成大量浪費(fèi);

2.5、可供決策的信息不能及時(shí)提供，決策缺乏足夠的數(shù)據(jù)支撐相對(duì)滯后;

一個(gè)專業(yè)的綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)其功能涵蓋從項(xiàng)目招標(biāo)、合同簽訂、項(xiàng)目施工、成本管控至竣工管理的全過程，具有招標(biāo)管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理、成本管理、質(zhì)安管理、進(jìn)度管理等大大小小有幾十個(gè)功能模塊，具有很強(qiáng)精細(xì)化管理屬性，因此，施工企業(yè)在選購項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)一定要注意當(dāng)前企業(yè)的管理現(xiàn)狀、能力是否匹配，不一定要大而全，可采用“先易后難、分期推進(jìn)、分步實(shí)施”、“先公司后項(xiàng)目部”、“樣板試點(diǎn)先行”的模式與策略逐步推進(jìn)，根據(jù)老楊多年的經(jīng)驗(yàn)，不推薦施工企業(yè)在一期建設(shè)時(shí)就上成本管控，達(dá)到理想化的幾算對(duì)比，前期無完善的制度、管理標(biāo)準(zhǔn)，無及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的數(shù)據(jù)支撐，精細(xì)化的成本管控很難實(shí)現(xiàn)。例如，施工現(xiàn)場(chǎng)的人材機(jī)數(shù)據(jù)想實(shí)現(xiàn)100%的精確是非常困難的。

因此施工企業(yè)在實(shí)施項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)要注意：

第一，切忌貪大求全，對(duì)公司的管理盲目自信；

第二，選擇符合當(dāng)前公司管理模式的系統(tǒng)及實(shí)施步驟，分步走；

第三，各先關(guān)業(yè)務(wù)部門要積極參與，建議企業(yè)成立以各業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)骨干組成的內(nèi)訓(xùn)師團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的培訓(xùn)及推廣；

第四，注重系統(tǒng)推廣的方式與方法，推廣前期多獎(jiǎng)少罰；

關(guān)于綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施，老楊將在今后的文章中以專篇重點(diǎn)闡述，這里不做過多的描述。

三、HR系統(tǒng)

HR系統(tǒng)，顧名思義，人力資源管理系統(tǒng)；雖然一些大廠的OA系統(tǒng)也具有人力資源管理模塊，可實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的人員信息管理、入轉(zhuǎn)調(diào)離管理、薪資管理等，但因其并不是專業(yè)的HR系統(tǒng)，有功能的廣度，但缺乏HR管理的深度，當(dāng)企業(yè)規(guī)模達(dá)到一定，HR管理場(chǎng)景深度越來越復(fù)雜的時(shí)候就要選擇專業(yè)的HR系統(tǒng)了；當(dāng)前施工企業(yè)，特別是大的集團(tuán)化企業(yè)在人力資源管理上存在以下問題：

3.1、集團(tuán)機(jī)構(gòu)組織龐大、地域分布廣、信息分散，不能實(shí)時(shí)掌握集團(tuán)人力信息全貌，分子公司的人員數(shù)量和結(jié)構(gòu)都不能真實(shí)掌握，集團(tuán)化管理成為空談；

3.2、集團(tuán)薪酬總額等人力成本的控制較弱，集團(tuán)總部根本無法及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行人力成本的計(jì)算；有時(shí)員工離職后該員工的薪資卻一直照發(fā)不誤，給集團(tuán)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失；

3.3、各個(gè)企業(yè)應(yīng)用不同的管理系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部必要的人力資源信息數(shù)據(jù)共享，無法實(shí)施整體的人力資源優(yōu)化計(jì)劃；

3.4、不同地域、不同單位的人力資源從業(yè)者管理水平參差不齊，沒有統(tǒng)一的共享平臺(tái)進(jìn)行溝通與交流，彼此借鑒以及協(xié)同管理；

3.5、集團(tuán)總部如果制定“一刀切”的統(tǒng)一人力資源管理體系，缺乏針對(duì)子公司的差異性，子公司缺乏動(dòng)力、活力，無法適應(yīng)快速發(fā)展的業(yè)務(wù)和市場(chǎng)，造成“一統(tǒng)就死”。

3.6、集團(tuán)如果過分強(qiáng)調(diào)子公司的差異性，任由子公司“自由發(fā)揮”，結(jié)果造成集團(tuán)總部很難實(shí)現(xiàn)人力資源有效的調(diào)配和規(guī)模效應(yīng)，造成“一放就亂”。

所以，企業(yè)要利用利用HR系統(tǒng)建立涵蓋整個(gè)企業(yè)的薪酬、績(jī)效、培訓(xùn)、招聘等業(yè)務(wù)的全面人力資源管理體系。實(shí)現(xiàn)企業(yè)“信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、流程優(yōu)化、決策支持”的人力資源管理信息化目標(biāo)。

HR系統(tǒng)在應(yīng)用時(shí)最大的問題是多系統(tǒng)的對(duì)接、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性，直接影響系統(tǒng)的應(yīng)用效果，特別是在系統(tǒng)對(duì)接方面企業(yè)應(yīng)考慮：

3.7、考勤數(shù)據(jù)對(duì)接：目前施工企業(yè)在公司、項(xiàng)目部多采用人臉識(shí)別，但缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，品牌型號(hào)各不相同，造成考勤數(shù)據(jù)難以直接接入HR系統(tǒng)，無法第一時(shí)間獲取人員考勤數(shù)據(jù)，自然會(huì)加大薪資核算的工作量；

3.8、與OA系統(tǒng)的對(duì)接：與OA系統(tǒng)的對(duì)接除了包括組織架構(gòu)、用戶名這些最基礎(chǔ)的信息，還包括流程的對(duì)接，例如人員入轉(zhuǎn)調(diào)離、請(qǐng)假流程的對(duì)接等；

3.9、與各大人才網(wǎng)站的對(duì)接：包括招聘信息的發(fā)布與應(yīng)聘信息的收集；

3.10、與社保、個(gè)稅系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接；

四、檔案系統(tǒng)

項(xiàng)目在建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生各種需要存檔的資料，例如圖紙、合同、驗(yàn)收資料等，目前施工企業(yè)在管理管理上存在如下問題：

4.1、在檔案資料收集層面：項(xiàng)目過程中的各類檔案收集困難、在OA系統(tǒng)中蓋章審批完成后的檔案也無法及時(shí)進(jìn)行歸檔；

同時(shí)檔案采集機(jī)制不健全，缺乏有效的信息工具支撐，依靠檔案人員催交檔案，效率低收集不及時(shí)。

4.2、在檔案管理層面：檔案管理采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)眼不上業(yè)務(wù)發(fā)展要求，缺乏對(duì)檔案的全生命周期管理;

檔案的安全性難以保障，散落在各個(gè)項(xiàng)目上、存在泄密風(fēng)險(xiǎn);人員變化可能導(dǎo)致核心資料丟失；

紙質(zhì)檔案歸檔難，檔案的完整性無法保證;各類檔案散落在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，如OA、ERP、HR系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)離散準(zhǔn)以滿足共享和交互的需求。

4.3、檔案應(yīng)用層面∶日常通過excle表格進(jìn)行管理，查詢、鑒定、利用、分析等功能薄弱，無法快速查詢到檔案，造成檔案利用率整體低下；

檔案借閱只能線下進(jìn)行，造成借閱困難，實(shí)物和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，借閱后監(jiān)管困難。

所以施工企業(yè)在檔案管理上應(yīng)加強(qiáng)收集能力、管理能力、應(yīng)用能力。一些大廠的OA產(chǎn)品，雖然也自稱有檔案管理功能，但只能進(jìn)行OA內(nèi)部簡(jiǎn)單的文檔歸檔功能，缺乏檔案管理的專業(yè)深度。那么施工企業(yè)如何進(jìn)行專業(yè)的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，老楊建議如下：

第一，企業(yè)首先得有一個(gè)專業(yè)的檔案管理場(chǎng)地，目前大部分施工企業(yè)檔案管理工作歸辦公室，相關(guān)檔案就存放在辦公鐵皮柜內(nèi)，由于場(chǎng)地狹小資源有限，缺乏統(tǒng)一的命名規(guī)范及固定的存放位置，在沒有專業(yè)固定的檔案存放場(chǎng)地的情況下引進(jìn)檔案系統(tǒng)并進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作，最后導(dǎo)致的結(jié)果就是隨著業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，檔案的增多，檔案存放位置會(huì)頻繁變動(dòng)，導(dǎo)致檔案系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，同時(shí)增加數(shù)據(jù)重復(fù)修改及錄入的工作量；

第二，專業(yè)的檔案管理工作分為如下幾個(gè)步驟：①檔案系統(tǒng)初始化，安裝與調(diào)試檔案系統(tǒng)；②紙質(zhì)檔案整理，也稱為檔案電子化，也就是將各種紙質(zhì)檔案重新掃描、裝盒、入庫；品牌大廠一般都提供此專業(yè)服務(wù)，但需額外收費(fèi)；收費(fèi)模式為：掃描按頁收費(fèi)、整理檔案按盒收費(fèi)；③將電子化的檔案資料錄入（導(dǎo)入）檔案系統(tǒng)；

第三，檔案系統(tǒng)也要考慮與其他系統(tǒng)的對(duì)接問題，如OA系統(tǒng)，各種內(nèi)外部文件通過審批后直接在檔案系統(tǒng)內(nèi)入庫，省去了重復(fù)錄入的環(huán)節(jié)；

第四，考慮到檔案系統(tǒng)的特殊性、安全性，建議不要開發(fā)外網(wǎng)訪問功能，僅供局域網(wǎng)內(nèi)部訪問；

好了由于時(shí)間關(guān)系，今天老楊就講到這里，在下一期老楊將繼續(xù)講解:證件管理系統(tǒng)、物料驗(yàn)收系統(tǒng)、電子印章管理、智慧工地、勞務(wù)實(shí)名制、BIM、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的功能及常見問題。希望老楊的文章能幫到處于數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)型期的企業(yè)。

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