建筑工程檔案資料管理的內(nèi)容十分繁雜，對(duì)于檔案管理能力提出了更高的要求。施工資料管理涉及很多環(huán)節(jié)的工作：進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)告報(bào)驗(yàn)、試驗(yàn)復(fù)試報(bào)告資料、檢驗(yàn)批資料以及工程進(jìn)度報(bào)審、分部分項(xiàng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。需要對(duì)整個(gè)工程當(dāng)中涉及的各種資料進(jìn)行整理和歸檔。而且這些工程檔案資料將作為后期發(fā)生各項(xiàng)情況都能提供必要的參考和指導(dǎo)；又可以當(dāng)做優(yōu)質(zhì)工程的借鑒資料，如項(xiàng)目管理人員在開展新的工程項(xiàng)目時(shí)，需要參考舊的工程施工資料，能夠顯著提升效率。
因此在開展建筑工程項(xiàng)目當(dāng)中需要加強(qiáng)對(duì)于施工資料地收集、編制、管理等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，從而更好地提高檔案管理質(zhì)量和效率。
當(dāng)前時(shí)代對(duì)于檔案管理提出了新的要求，需要不斷打破傳統(tǒng)檔案管理的方法，積極引進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞問題，提高檔案保存年限，加強(qiáng)檔案的保密限制。
大部分工程檔案資料都是十分重要的，比如：涉及項(xiàng)目實(shí)施地各階段內(nèi)容中，包括了項(xiàng)目各類審批表、項(xiàng)目進(jìn)度以及項(xiàng)目驗(yàn)收的各種表格、圖片以及文字資料，一旦出現(xiàn)丟失，就可能給建筑企業(yè)造成很大的損失。而且這些工程檔案是為公司后期的項(xiàng)目實(shí)施打下基礎(chǔ)，相關(guān)管理人員能夠查詢這些檔案資料，從而更好地開展公司項(xiàng)目工程管理。
通過這些企業(yè)檔案能夠顯著提升工程管理的質(zhì)量和效率。隨著信息時(shí)代的到來，各種數(shù)字化管理系統(tǒng)和技術(shù)被廣泛應(yīng)用到建筑工程檔案管理過程當(dāng)中。借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和管理軟件，能夠?qū)τ诮ㄖこ虣n案進(jìn)行更好地歸類和利用，這樣就能夠更加方便地給相關(guān)人員服務(wù)，從而提供建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
（一）管理制度和管理理念滯后
我國(guó)建筑企業(yè)在檔案管理理念還存在著一定的滯后性，雖然很多建筑企業(yè)在發(fā)展過程中已經(jīng)建立了完善的工程檔案管理體制，但是這種體制并沒有隨著時(shí)代的變換植入新的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案管理存在著一定的問題。例如隨著黑客技術(shù)的發(fā)展發(fā)展，新的病毒層出不窮，如果沒有升級(jí)安全防護(hù)系統(tǒng)，這樣使用舊的系統(tǒng)很容易發(fā)生信息泄漏，給建筑企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。另外很多建筑企業(yè)在開展檔案管理過程中只針對(duì)檔案管理人人員進(jìn)行培訓(xùn)及輔導(dǎo)，并沒有意識(shí)到在資料管理過程中施工資料管理人員的重要性，導(dǎo)致施工資料管理員沒有在后期檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用和功能。
（二）缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才
很多建筑企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度不夠。大多數(shù)檔案管理人員都是文員，在工作過程中缺乏一定的創(chuàng)新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多建筑企業(yè)在人事招聘方面也不會(huì)去招聘專業(yè)的信息管理人員，只是根據(jù)崗位的需求來對(duì)于錄取人員進(jìn)行隨機(jī)分配，在分配方面并沒有完全考慮到檔案管理人員的專業(yè)、綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)。這樣對(duì)于建筑企業(yè)開展信息化建設(shè)也是十分不利地。很多建筑企業(yè)在信息化管理培訓(xùn)方面的工作也存在著一定的問題，導(dǎo)致很多人員沒有得到系統(tǒng)的和專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們對(duì)于很多管理軟件不熟悉，導(dǎo)致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要舉措。
（三）信息管理體系不夠完善
檔案信息管理的建設(shè)和完善是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在開展信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合建筑企業(yè)實(shí)際規(guī)模以及檔案管理發(fā)展的情況來合理開展系統(tǒng)的建立和完善。在建設(shè)管理過程中要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將各種檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)字化和系統(tǒng)化，減少紙質(zhì)存儲(chǔ)所占的比例。但是很多建筑企業(yè)在推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏一定的指導(dǎo)，使得檔案管理效率不高，這樣對(duì)于建筑企業(yè)檔案管理是十分不利地。如何更好地更好地開展信息化系統(tǒng)建設(shè)也是建筑企業(yè)發(fā)展需要考慮的重要問題。
（四）檔案專員晉升水平有局限
對(duì)于檔案管理崗位專員的薪資水平較為平庸，居中下流水平，這對(duì)招聘專業(yè)崗位的人員較為困難，并且在晉升過程中，沒有較大的升職空間，很難將有綜合能力的人才保留在檔案管理層面。在綜合人才得到晉升的同時(shí)，檔案專員又將面臨注入新的血液，新的培訓(xùn)，反復(fù)以往，沒有固定的優(yōu)秀人員保留在基礎(chǔ)層面，難以將檔案管理進(jìn)行新的變革。
（一）著力加快“智慧檔案”體系建設(shè)步伐
加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化發(fā)展需要考慮的重要問題。在建設(shè)過程中需要加大對(duì)于軟硬件的投入力度。尤其是需要加強(qiáng)新技術(shù)的應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等。通過建立虛擬云，將所有的生產(chǎn)檔案資料全部上傳到這個(gè)虛擬云當(dāng)中，通過權(quán)限控制技術(shù)能夠使得不同層級(jí)的人員具有不同的讀寫權(quán)限。
另外通過引進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)，工作人員只需要把自己負(fù)責(zé)的那部分內(nèi)容傳到區(qū)塊鏈里實(shí)現(xiàn)信息共享，在過程中將資料進(jìn)行復(fù)核、修改、重新上傳。需要注意的是是除去技術(shù)質(zhì)量?jī)?nèi)業(yè)資料，施工過程資料也需專人進(jìn)行上傳，如隱蔽驗(yàn)收、分部分項(xiàng)驗(yàn)收、地基驗(yàn)槽等專項(xiàng)驗(yàn)收都將及時(shí)進(jìn)行上傳，并安排專員將各項(xiàng)目資料進(jìn)行收集，如出現(xiàn)工期與資料不符的情況，軟件將自動(dòng)提醒，公司將督促項(xiàng)目人員進(jìn)行補(bǔ)充，從而將資料在各階段得到控制，排除了因各項(xiàng)原因造成的資料不閉合，不及時(shí)現(xiàn)象。
（二）加強(qiáng)人力資源制度在檔案管理過程中的應(yīng)用
人力資源在檔案管理和利用過程中發(fā)揮著積極地促進(jìn)作用。建筑企業(yè)可將人力資源管理制度有效地應(yīng)用到檔案保密工作的管理和建設(shè)當(dāng)中。因此要積極制定相關(guān)的福利政策來吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)、掌握工程管理專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才。為了加強(qiáng)人資資源管理制度在生產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，首先需要不斷完善制度建設(shè)。根據(jù)建筑企業(yè)實(shí)際情況，不斷制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)責(zé)任制度，明確各個(gè)崗位的責(zé)任以及負(fù)責(zé)內(nèi)容，哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要追究相關(guān)人員的責(zé)任。施工檔案的管理中，除去資料管理人員還有過程中技術(shù)員、施工員、質(zhì)檢員、試驗(yàn)員等人員的配合，想要各類資料的完善，還需以上人員工作的完整度。
目前施工資料大部分質(zhì)保資料需要現(xiàn)場(chǎng)的試驗(yàn)員、質(zhì)檢員進(jìn)行把關(guān)，提高試驗(yàn)員的管理能力也是對(duì)施工資料質(zhì)量要求的必要發(fā)展方向。針對(duì)項(xiàng)目底層的八大員，看似是基礎(chǔ)的人員，實(shí)則發(fā)揮著重要的作用，如何更好的調(diào)動(dòng)基層人員的工作動(dòng)力，薪資水平與發(fā)展空間尤為重要的。一般情況，項(xiàng)目增薪都是按崗位晉升的情況，對(duì)于專職人員就出現(xiàn)弊端，技術(shù)員質(zhì)檢員等人員升職到最終是項(xiàng)目總工程師，這樣就會(huì)出現(xiàn)不斷注入新鮮血液，底層人員永遠(yuǎn)水平一般，對(duì)后期檔案管理得不到總體的提升，如果將各專業(yè)人員分等級(jí)進(jìn)行設(shè)崗，1-2年資料員為初級(jí)資料員，2-4年為中級(jí)，以此類推，工作的崗位不換，人員的水平也會(huì)得到提升，工資的薪酬也按照等級(jí)劃分，這樣，普通崗位也有了競(jìng)爭(zhēng)性，工作能力自然得到上升。
（三）檔案的紙質(zhì)類資料管理
在除去一些線上管理外，紙質(zhì)版資料管理顯得尤為重要。一些重要的資料，按照業(yè)主合同要求都應(yīng)為4套以上原件資料，不能出現(xiàn)復(fù)印件摻雜的情況，更不能出現(xiàn)丟失的情況，這就需要規(guī)范過程中檔案管理的具體環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案的歸檔和借閱環(huán)節(jié)，嚴(yán)禁任何人利用職責(zé)借閱檔案，避免過程檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者損毀。如非必要借閱紙質(zhì)資料，盡量提供掃描件進(jìn)行借閱，以保證資料的完整性。如果項(xiàng)目為保密工程，要設(shè)立保密檔案室，任何資料都不可隨意借出，都要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的層層審批，切實(shí)發(fā)揮檔案管理在項(xiàng)目的實(shí)際作用，提高工程的管理水平。
（四）注意信息管理人才的培養(yǎng)
在進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中各個(gè)建筑企業(yè)要一定要認(rèn)識(shí)到高素質(zhì)人才在促進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用方面發(fā)揮重要的作用，因此要積極制定相關(guān)的福利政策來吸引具有扎實(shí)信息技術(shù)、掌握工程管理專業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才。
需要注意以下幾點(diǎn)。建筑企業(yè)為了可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)地需要，需要積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)能力，同時(shí)還需要有很強(qiáng)的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統(tǒng)地使用，同時(shí)還能夠?qū)τ谙嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和處理，從而更好勝任檔案管理檔案管理系統(tǒng)和科學(xué)化建設(shè)地需要。加強(qiáng)在職管理者信息技術(shù)培訓(xùn)。
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