在我的上一篇時(shí)間管理文章中，提到了時(shí)間管理就是目標(biāo)管理，并依次分析了如何保持節(jié)奏、借助工具、分析總結(jié)以及有良好狀態(tài)。

分析了幾本時(shí)間管理的書，總結(jié)出這5條提升效率和生活質(zhì)量的方法

這一篇我是從最近閱讀的幾本書中歸納出來的，是對前一篇文章的補(bǔ)充。這些書包括《時(shí)間管理》、《現(xiàn)在就干》、《如何管理你的時(shí)間和生活》、《吃掉那只青蛙》、《整理的藝術(shù)2：時(shí)間是整理出來的》等等。

一、時(shí)間管理考驗(yàn)選擇能力

《如何管理你的時(shí)間和生活》的作者艾倫·拉金建議：在每一天工作開始之前，思考要完成的項(xiàng)目時(shí)，要對每一個(gè)項(xiàng)目按照重要程度進(jìn)行ABC分級，其中A代表最重要，C代表相對不那么重要，B的重要程度在兩者之間。然后，先去完成A級項(xiàng)目，接著B級，最后C級。這種方法會(huì)時(shí)刻提醒你關(guān)注那些對長期發(fā)展有益的項(xiàng)目。由于時(shí)間有限，你有時(shí)可能無法顧及B級和C級項(xiàng)目，所以，必須確定優(yōu)先要做的事情，這樣減少了當(dāng)你把大部分項(xiàng)目都做完了，發(fā)現(xiàn)有效性卻很低的狀況。

另一位作家博恩·崔西在《吃掉那只青蛙》這本書的主要觀點(diǎn)是：在你決定要做什么，并對其進(jìn)行排序的時(shí)候，你首先要解決那些最難辦的項(xiàng)目。馬克吐溫曾經(jīng)說，如果你每天早上必須做的第一件事是吃掉一只活青蛙，那么，你這一整天都會(huì)感到滿足，因?yàn)槟阋呀?jīng)知道這可能是你這一天中即將發(fā)生的最糟糕的一件事情了。吃青蛙的原則是：如果你必須吃掉兩只青蛙，你要先吃較丑的那只。也就是說，如果你面前有兩項(xiàng)重要的任務(wù)要完成，你要先從那個(gè)最大、最困難而且最重要的任務(wù)開始做起。督促自己馬上開始，然后一直堅(jiān)持，直到任務(wù)完成，再去做其他的事情。

需要注意的是，“確定優(yōu)先次序”說起來容易做起來難。減少那些發(fā)出噪音來干擾你的注意力的任務(wù)。這里可以用“四象限法”，以“重要”和“緊急”兩個(gè)維度劃分，可以得出四個(gè)象限，分別是：重要緊急、重要不緊急、不重要不緊急、不重要緊急。判斷是否重要與個(gè)人的長遠(yuǎn)目標(biāo)和價(jià)值觀相關(guān)。判斷是否緊急，與事件的完成時(shí)限長短有關(guān)。我們常常忽略重要但不緊急的事情，做排序時(shí)要重點(diǎn)考慮它們。

一定要經(jīng)過深思熟慮，謹(jǐn)慎的決定哪些行為會(huì)使你更加接近你的目標(biāo)，并首先去做那些事情，有意識的在當(dāng)下滿足與長遠(yuǎn)滿足之間進(jìn)行選擇。如果你不主動(dòng)作出選擇，就只能任由其他力量主宰你的人生了。

二、多維分析并且量化目標(biāo)

在上一篇文章中我提到過“時(shí)間管理的本質(zhì)是目標(biāo)管理”，當(dāng)我們想把某個(gè)想法當(dāng)做目標(biāo)時(shí)，還需要做哪些準(zhǔn)備才能更快速啟動(dòng)、更高效執(zhí)行呢？

在執(zhí)行目標(biāo)之前，你可以進(jìn)行“SWOT分析”，這個(gè)工具原本是用來分析確定企業(yè)戰(zhàn)略的，后來也被用到個(gè)人管理領(lǐng)域。這個(gè)方法分別從四方面進(jìn)行分析，分別是優(yōu)勢S（strengths）、劣勢W（weaknesses）、機(jī)會(huì)O（opportunities）、挑戰(zhàn)T（threats）。依次思考并羅列出實(shí)現(xiàn)某個(gè)目標(biāo)的優(yōu)勢、劣勢、機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)。將來，對優(yōu)勢和機(jī)遇兩部分加大精力投入，對可能存在的風(fēng)險(xiǎn)提前制定應(yīng)對方案，對劣勢采取提升到基礎(chǔ)水平或是找他人合作的方式來彌補(bǔ)。

對于目標(biāo)的具體設(shè)置和分解，《時(shí)間管理》這本書中提到了著名的“SMART原則”：S具體的（specific）、M可衡量的（measurable）、A可實(shí)現(xiàn)的（attainable）、R相關(guān)的（relevant）、T有時(shí)限的（time-bound）。舉個(gè)例子，“我想堅(jiān)持跑步”這個(gè)目標(biāo)按照以上原則轉(zhuǎn)變?yōu)椤伴_始每天先跑2公里，循序漸進(jìn)，累計(jì)100公里以上，2個(gè)月后在半小時(shí)內(nèi)跑完5公里?！毖芯勘砻鳎瑢⒛繕?biāo)越清晰越合理，我們的大腦越接受它，就越有實(shí)現(xiàn)的可能。

另外，為了高效利用時(shí)間，還可以對任務(wù)進(jìn)行合并。我們的時(shí)間是十分有限的，如果有些目標(biāo)能合并到一起完成，可以達(dá)到一箭雙雕的效果，相當(dāng)于把時(shí)間變出來2倍。比如，你有一個(gè)跑步的目標(biāo)，另外還有陪伴侶的目標(biāo)，如果你們平時(shí)都喜歡健身，就可以嘗試和另一半一起健身。

三、讓好習(xí)慣成為固定旋律

習(xí)慣是導(dǎo)入大腦的程序，我們的行動(dòng)一多半是由習(xí)慣決定的。習(xí)慣有個(gè)“暗示——行動(dòng)——獎(jiǎng)賞”式的循環(huán)鏈條，最早由心理學(xué)家斯金納開始研究的。比如，你想養(yǎng)成每天早起閱讀半小時(shí)的習(xí)慣。你可以把書放在床頭觸手可及的地方。這暗示你啟動(dòng)后面的閱讀行為，當(dāng)你閱讀堅(jiān)持多少天之后可以獎(jiǎng)勵(lì)自己一個(gè)小禮物。在這個(gè)循環(huán)中，習(xí)慣沒形成一定是某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題了，要記住“暗示要明確，行動(dòng)要量化，獎(jiǎng)賞要及時(shí)?！?/p>

習(xí)慣主要分為三種：行為習(xí)慣，比如閱讀、寫作、學(xué)習(xí)等；身體習(xí)慣，比如早睡早起、運(yùn)動(dòng)飲食等；第三種是思維習(xí)慣。其中，思維習(xí)慣是最難養(yǎng)成的，需要通過前兩種的積累而慢慢改變。

剛開始培養(yǎng)習(xí)慣時(shí)，嘗試找出所有想要養(yǎng)成習(xí)慣中的核心習(xí)慣，核心習(xí)慣就是能帶動(dòng)其他多個(gè)習(xí)慣的那一個(gè)。比如，你平時(shí)白天工作忙，晚上還需要照顧孩子，很少有自己的獨(dú)處時(shí)間，而早上精力比較充沛，那就可以將“早起”設(shè)置為你的核心習(xí)慣。一旦早起習(xí)慣形成了，你就有整段時(shí)間做想做的事情，或是閱讀或是寫作或是運(yùn)動(dòng)……讓每一天從開始就很充實(shí)。

建立習(xí)慣還需要對自己有耐心，一次兩次不行，還有三次四次……為了更好的進(jìn)行自我監(jiān)督，可以做一個(gè)“新習(xí)慣登記表”記錄新習(xí)慣的動(dòng)力來源、需要工具、具體程序、例外應(yīng)對等等，方便及時(shí)調(diào)整，能看到點(diǎn)滴進(jìn)步也是自我激勵(lì)。

不重視瞬間，就等于否定了由這些瞬間積累而成的一生。我們要將習(xí)慣執(zhí)行下去，努力將中長期目標(biāo)變成習(xí)慣，讓慣性像風(fēng)那樣，成為推動(dòng)我們向前的力量。

對于碎片化的空閑時(shí)間，可以根據(jù)自己的中長期目標(biāo)列一份“邊角料清單”，用“何時(shí)……做什么……”的形式，讓自己形成“如果……就……”的條件反射。

你還可以繼續(xù)細(xì)分，《現(xiàn)在就干》的作者將空閑時(shí)間分為幾分鐘左右的“零碎閑散時(shí)間”以及半小時(shí)左右的“小塊體力時(shí)間”。前者可以用于視覺學(xué)習(xí)，如看一篇文章，或是做做眼保健操、縱縱肩膀這些小活動(dòng)等等；后者可以用于聽覺學(xué)習(xí)，比如有聲書或是音頻課，也可以構(gòu)思一下文章的框架等等。

四、日計(jì)劃使生活有節(jié)奏感

《整理的藝術(shù)2：時(shí)間是整理出來的》中有個(gè)觀點(diǎn)：生活需要節(jié)奏感——如果每天是一個(gè)音符，每周是一小節(jié)，每月是一段，每年就是一首歌；季節(jié)也可以呈現(xiàn)節(jié)奏性——春天向外探索，夏天專注耕耘，秋天驗(yàn)證收獲，冬天總結(jié)展望。

節(jié)奏感是每一天累積的結(jié)果，而高效的一天是“固定旋律”和“個(gè)性旋律”的完美融合。固定旋律就是你養(yǎng)成的習(xí)慣所組成的規(guī)律化生活，包括作息、運(yùn)動(dòng)、儀式等等；個(gè)性旋律就是每天做好幾件對自己很重要的事情。

“日計(jì)劃”是將固定旋律和個(gè)性旋律呈現(xiàn)出來的時(shí)間管理工具。日計(jì)劃的制定主要分為五個(gè)步驟，首先是“收集”，就是把所有的想法都寫下來，隨時(shí)收集，記錄時(shí)只記關(guān)鍵詞即可。在這一步，為了便于整理，記錄工具不要太分散。第二步“孵化”，就是把那些不成熟的想法轉(zhuǎn)化為能夠盡快推進(jìn)的具體任務(wù)。這樣做有三個(gè)目的：一是防止浪費(fèi)了好想法，之前的收集箱變成垃圾箱；二是在把復(fù)雜的任務(wù)進(jìn)行分解，模糊的想法會(huì)變成清晰的指令；三是預(yù)估每件事情所要花費(fèi)的時(shí)間，初步評估事情的優(yōu)先級，是為了把有限的時(shí)間資源投入到最重要的領(lǐng)域。第三步是“確定”，就是做出日計(jì)劃清單。做法是將當(dāng)天必做的事情先寫到時(shí)間表里，再從前面評估優(yōu)先級的事情中，選幾件優(yōu)先級高的項(xiàng)目，補(bǔ)充進(jìn)那些空閑時(shí)間?？梢再I有時(shí)間軸的日計(jì)劃本，記錄很方便。需要注意的是，總時(shí)間要給自己多留出一兩個(gè)小時(shí)，作為每件事情之間的休息和轉(zhuǎn)換時(shí)間。第四步就是執(zhí)行日計(jì)劃了。需要經(jīng)常提醒自己兩個(gè)問題：“這件事應(yīng)該做嗎？我這么做高效嗎？”執(zhí)行時(shí)盡量專注，減少任務(wù)之間的切換，利用好邊角料時(shí)間。最后一步是“回顧”。你需要檢查整個(gè)系統(tǒng)，每個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間分配，每個(gè)任務(wù)的進(jìn)度，未完成的原因以及如何再安排。除了每日回顧外，還要有周回顧，看看自己是否偏離總目標(biāo)，并把這些加入個(gè)人經(jīng)驗(yàn)庫，讓成長看得見才更容易堅(jiān)持下去。

五、要把拖延扼殺在萌芽中

很多時(shí)候我們之所以拖延不是因?yàn)椴幌胱?，而是不知道如何下手，?dǎo)致越想越焦慮。這就是日計(jì)劃中“孵化”的重要性。越是不清晰的目標(biāo)，大腦默認(rèn)越不想做。所以一定要把復(fù)雜的任務(wù)和大的項(xiàng)目拆解成“立即能做的每一步”，用SMART原則對目標(biāo)進(jìn)行具體化，少動(dòng)大腦才更容易開始。

其實(shí)，很多任務(wù)被拖延都是有跡可循的。或是因?yàn)闆]有強(qiáng)烈的內(nèi)在動(dòng)力，或是重要程度判斷有偏差，或是目標(biāo)不清晰，也可能是其他短期欲望影響。識別你的拖延是哪種，在它每次即將出現(xiàn)時(shí)，感受它的提示，將提醒當(dāng)做行為矯正的工具。比如，在小卡片上寫下自己的目標(biāo)或是能激發(fā)你的語句，放在常用的包或者衣服口袋里；也可以將手機(jī)背景設(shè)置成某個(gè)夢想的圖片，這樣每次點(diǎn)開手機(jī)就提醒你一次。

還有一個(gè)好方法，為了高效完成任務(wù)，我們可以把事情按照不同的時(shí)間、地點(diǎn)或者完成方式進(jìn)行分類，再對于同一個(gè)情境集中起來處理。這樣可以節(jié)約很多轉(zhuǎn)換時(shí)間和重復(fù)精力。舉個(gè)例子，比如需要用手機(jī)完成的任務(wù)、需要用電腦完成的任務(wù)、需要和人溝通的任務(wù)，分組進(jìn)行。而且，同樣的情景就像一種儀式感，會(huì)讓人精力更加集中。

付諸實(shí)踐比追求完美重要的多。只有在行動(dòng)中才能根據(jù)反饋有效調(diào)整。

比起對的事情，大多數(shù)人更傾向于選擇快樂的事。但越是認(rèn)真的人，越喜歡做對的事。積極心理學(xué)書籍《真實(shí)的幸?！分袑懙馈熬拖衩篮玫纳顣?huì)超越愉悅的生活一樣，有意義的生活則會(huì)超越美好的生活?！奔词鼓壳澳闾幵谙缕侣?，也不要放棄，不要忘了這一路走來，你積累的所有經(jīng)驗(yàn)都是寶貴的財(cái)富。愿你回頭看看曾經(jīng)收獲，再轉(zhuǎn)過頭堅(jiān)定的走下去！