因此，建議用人單位在制定規(guī)章制度時(shí)，可以由某個(gè)部門(mén)起草，但對(duì)外發(fā)布時(shí)，不要以某個(gè)部門(mén)的名義，而要以公司的名義對(duì)外發(fā)布。
(2)制定程序合法?！罢x不僅應(yīng)得到實(shí)現(xiàn)，而且要以人們看得見(jiàn)的方式加以實(shí)現(xiàn)”，而程序正義則被視為“看得見(jiàn)的正義”，因此程序比實(shí)體顯得還重要，規(guī)章制度必須要經(jīng)過(guò)民主程序制定。
《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第19條規(guī)定，通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。關(guān)于什么是民主程序，法律并沒(méi)有作明確的規(guī)定，既可以理解為經(jīng)過(guò)全體職工或者職工代表大會(huì)審議通過(guò)，也可以理解為征求全體職工或者職工代表大會(huì)的意見(jiàn)，因此，對(duì)用人單位制定規(guī)章制度的程序的規(guī)定彈性很大。
《勞動(dòng)合同法》第4條規(guī)定，用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見(jiàn)，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。
因此，根據(jù)《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定，用人單位制定規(guī)章制度和重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)該經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)程序。
①先民主程序。用人單位制定規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)當(dāng)將規(guī)章制度草案交由職工代表大會(huì)或者全體職工討論。如果用人單位有職工代表大會(huì)的，可以交職工代表大會(huì)討論，沒(méi)有職工代表大會(huì)的，交全體職工討論，職工代表或者職工可以提出意見(jiàn)和建議。這個(gè)過(guò)程，我們可以稱之為民主程序。
②后集中程序?？隙〞?huì)提出不少意見(jiàn)和建議，企業(yè)在聽(tīng)經(jīng)過(guò)職工代表大會(huì)或者職工的意見(jiàn)和建議后，應(yīng)與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。這個(gè)過(guò)程稱之為“集中程序”。需要強(qiáng)調(diào)的是。過(guò)去在大多數(shù)企業(yè)的觀念中，規(guī)章制度屬于用人單位單方面的權(quán)力，企業(yè)可以隨意意地制定規(guī)章制度，勞動(dòng)者只有遵守的義務(wù)，沒(méi)有參與的權(quán)利。而《勞動(dòng)合同法)關(guān)于規(guī)章制度制定的程序卻確定為“與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定”這就意味著企業(yè)規(guī)章制度制定權(quán)由企業(yè)單方面行使變成了企業(yè)與員工共同協(xié)商確定。
③規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定的異議程序。用人單位制定的規(guī)章制度，既要符合法律、法規(guī)的規(guī)定，也要符合社會(huì)道德。實(shí)踐中有些企業(yè)制定的規(guī)章制度非常不合理，比如限制員工一天只能 上幾次廁所，每次上廁所的時(shí)間不能超過(guò)多少分鐘，每頓飯必須在幾分鐘之內(nèi)吃完等。這些雖然沒(méi)有違反法律法規(guī)的規(guī)定，但由于制定得不合理，在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過(guò)程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過(guò)協(xié)商予以修改完善。
因此建議企業(yè)在制定規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)該召開(kāi)職工代表大會(huì)或者全體職工大會(huì)，與職工代表大會(huì)或者全體職工進(jìn)行討論、協(xié)商，企業(yè)應(yīng)該保存好開(kāi)會(huì)記錄，將開(kāi)會(huì)的決議結(jié)果由參加會(huì)議的代表簽字確認(rèn)。
典型案例:制定規(guī)章制度要符合相應(yīng)的法定程序
(3)規(guī)章制度中的內(nèi)容合法、合理，不得違反國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。
①不違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定國(guó)家法律是指由國(guó)家最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，在我國(guó)是全國(guó)人民代表大會(huì)和全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)制定、頒布的規(guī)范性文件的總稱，如《勞動(dòng)法》《勞動(dòng)合同法》等。
行政法規(guī)是指國(guó)家最高行政機(jī)關(guān)，即國(guó)務(wù)院依據(jù)憲法和法律制定的規(guī)范性文件的總稱，如《職工帶薪年休假條例》。
政策規(guī)定既指國(guó)務(wù)院部門(mén)]制定的一些政策性規(guī)定 ，也包括地方性法規(guī)，還包括地方政府制定的一些政策。
企業(yè)規(guī)章制度的內(nèi)容不能與國(guó)家法律、行政法規(guī)和政策規(guī)定相沖突，如果相沖突的，沖突部分無(wú)效。
例如，《就業(yè)促進(jìn)法》中規(guī)定，用人單位招用人員，除國(guó)家規(guī)定的不適合婦女的工種或者崗位外，不得以性別為由拒絕錄用婦女或者提高對(duì)婦女的錄用標(biāo)準(zhǔn)。用人單位錄用女職工，不得在勞動(dòng)合同中規(guī)定限制女職工結(jié)婚、生育的內(nèi)容。用人單位招用人員，不得歧視殘疾人。用人單位招用人員，不得以是傳染病病原攜帶者為由拒絕錄用。但是，經(jīng)醫(yī)學(xué)鑒定傳染病病原攜帶者在治愈前或者排除傳染嫌疑前，不得從事法律、行政法規(guī)和國(guó)務(wù)院衛(wèi)生行政部門(mén)規(guī)定禁止從事的易使傳染病擴(kuò)散的工作。農(nóng)村勞動(dòng)者進(jìn)城就業(yè)享有與城鎮(zhèn)勞動(dòng)者平等的勞動(dòng)權(quán)利，不得對(duì)農(nóng)村勞動(dòng)者進(jìn)城就業(yè)設(shè)置歧視性限制。如果用人單位違反規(guī)定，在規(guī)章制度中實(shí)行歧視，那么該規(guī)定就是無(wú)效的。同樣，用人單位制定的規(guī)章制度中違反其他法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，其規(guī)章制度也是無(wú)效的。
典型案例:規(guī)章制度的內(nèi)容不得違反法律規(guī)定
②不得與勞動(dòng)合同和集體合同相沖突?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P(guān)于勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋(二))第16條規(guī)定，用人單位制定的內(nèi)部規(guī)章制度與集體合同或者勞動(dòng)合同約定的內(nèi)容不-致，勞動(dòng)者請(qǐng)求優(yōu)先適用合同約定的，人民法院應(yīng)予支持。最高人民法院的解釋解決了集體合同、勞動(dòng)合同與企業(yè)規(guī)章制度法律優(yōu)先權(quán)問(wèn)題。實(shí)踐中，企業(yè)總是通過(guò)單方面制定規(guī)章制度，單方面變更勞動(dòng)合同的設(shè)定，以增加勞動(dòng)者的義務(wù)。由于勞動(dòng)合同的效力高于規(guī)章制度，即使規(guī)章制度由職代會(huì)通過(guò)，如果與勞動(dòng)合同沖突或者不-致，除非勞動(dòng)者認(rèn)可，否則無(wú)效。
③不得違反公序良俗。公共秩序和善良風(fēng)俗是民法的一個(gè)基本原則，滲透到了所有法律中?！秳趧?dòng)合同法》也貫穿著“公序良俗”這個(gè)基本原則。如果用人單位規(guī)章制度違反公序良俗，職工可向勞動(dòng)行政部門(mén)主張?jiān)撘?guī)章制度無(wú)效。具體要法院根據(jù)實(shí)際情況來(lái)決定。
典型案例:規(guī)章制度不得違反公序良俗
(4)向勞動(dòng)者公示或者告知?jiǎng)趧?dòng)者，這是制定規(guī)章制度中最重要的一步。
《勞動(dòng)合同法》第4條第4款規(guī)定:“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。
公示原則是現(xiàn)代法律法規(guī)生效的一-個(gè)要件，作為企業(yè)的規(guī)章制度更應(yīng)對(duì)其適用的人群公示，未經(jīng)公示的企業(yè)規(guī)章制度，對(duì)職工不具有約束力。就像法律的生效樣，不能秘而不宣也不能言出法隨，更不可隨意通知一下讓公眾大概有一個(gè)了解，而必須依法定的方法和方式公開(kāi)。
至于公示或者告知的方式根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，一般可采取如下方法:
①公司網(wǎng)站公布:在公司網(wǎng)站或內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)布進(jìn)行公示。采取這種方式，一旦發(fā)生糾紛，舉證比較困難，用人單位雖然能夠舉證規(guī)章制度在網(wǎng)站上公布，但很難證明規(guī)章制度是什么時(shí)候上傳到網(wǎng)站上去的，而且勞動(dòng)者一旦否認(rèn)上過(guò)公司網(wǎng)站或者雖然上過(guò)公司網(wǎng)站，但沒(méi)有看見(jiàn)過(guò)規(guī)章制度，用人單位就會(huì)非常被動(dòng)。
②電子郵件通知:向員工發(fā)送電子郵件，通知員工閱讀規(guī)章制度并回復(fù)確認(rèn)。電子類證據(jù)取證非常困難，而且在司法實(shí)踐中，電子類證據(jù)能否作為證據(jù)被認(rèn)定，各個(gè)法院的做法也不一致。
③公告欄張貼:在公司內(nèi)部設(shè)置的公告欄、白板上張貼供員工閱讀。這種方式，一旦發(fā)生訴訟，用人單位舉證也將非常困難。
④員工手冊(cè)發(fā)放:將公司規(guī)章制度編印成冊(cè)，每個(gè)員工均發(fā)放一本，并且讓員工簽字確認(rèn)。這是一種比較好的告知的方式。
⑤規(guī)章制度培訓(xùn):公司人力資源管理部門(mén)組織公司全體員工進(jìn)行公司規(guī)章制度的培訓(xùn)，集中學(xué)習(xí)。
⑥規(guī)章制度考試:公司以規(guī)章制度內(nèi)容作為考試大綱，挑選重要條款設(shè)計(jì)試題，組織員工進(jìn)行開(kāi)卷或閉卷考試，加深員工對(duì)公司規(guī)章制度的理解。
⑦規(guī)章制度傳閱:可將規(guī)章制度交由員工傳閱。用人單位單純地將規(guī)章制度交由員工傳閱，可能并不能產(chǎn)生太好的效果，如果用人單位采取規(guī)章制度培訓(xùn)和考試的方式，不但可以使員工充分地了解本單位的規(guī)章制度，而且可以保存相關(guān)記錄，一旦發(fā)生糾紛，員工也無(wú)法否認(rèn)。
⑧作為勞動(dòng)合同的附件，在勞動(dòng)者與用人單位簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，讓勞動(dòng)者簽字確認(rèn)。但用人單位一旦采取這種方式，也會(huì)有法律風(fēng)險(xiǎn)，其風(fēng)險(xiǎn)就在于用人單位在修改規(guī)章制度的時(shí)候比較麻煩。企業(yè)一旦將規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的一部分， 規(guī)章制度就失去了獨(dú)立的法律效力，企業(yè)修改規(guī)章制度就意味著需要修改勞動(dòng)合同，而用人單位變更勞動(dòng)合同應(yīng)該與勞動(dòng)者協(xié)商，如果勞動(dòng)者不同意變更，用人單位必須按照原來(lái)的勞動(dòng)條款履行。如果企業(yè)不將規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的附件，那么勞動(dòng)合同和規(guī)章制度各自獨(dú)立，勞動(dòng)合同和規(guī)章制度的修改程序是不一樣的，規(guī)章制度的修改程序和要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)比勞動(dòng)合同的修改程序和要求復(fù)雜，用人單位只要按照法定程序修改規(guī)章制度，規(guī)章制度就發(fā)生效力。但如果用人單位將規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的附件，那么用人單位在制定新的規(guī)章制度時(shí)，部分勞動(dòng)者不同意修改，用人單位就只能是同一個(gè)單位實(shí)行兩種規(guī)章制度，同意的勞動(dòng)者按照新的規(guī)章制度執(zhí)行，不同意的勞動(dòng)者按照舊規(guī)章制度執(zhí)行，這樣會(huì)給用人單位的管理帶來(lái)極大的不便。
規(guī)章制度是否公示對(duì)勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的處理影響極大，直接關(guān)系到勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的勝敗。根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從便于用人單位舉證角度出發(fā)，規(guī)章制度的公示需注意以下操作細(xì)節(jié):發(fā)放員工手冊(cè)必須有員工簽收記錄，規(guī)章制度培訓(xùn)必須保留培訓(xùn)人員的簽到記錄，規(guī)章制度考試應(yīng)當(dāng)將試卷作為員工檔案資料保存。另外，還可在入職登記表或勞動(dòng)合同中約定:本人已經(jīng)充分閱讀公司規(guī)章制度，愿意遵照?qǐng)?zhí)行。推薦用人單位采用讓員工簽字確認(rèn)的方式，或者用人單位組織員工進(jìn)行規(guī)章制度培訓(xùn)及考試的方式。從舉證角度考慮，不推薦網(wǎng)站公布法、電子郵件通知法、公告欄張貼法，因?yàn)檫@三種公示方式都不易于舉證。
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