總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下，什么是任務？什么是結果？通知到所有參會的人員，想要的結果是什么呢？下面是一至九段秘書的不同做法：
一段秘書的做法：發(fā)通知——用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準備相關會議用品，并參加會議；
二段秘書的做法：抓落實——發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到；
三段秘書的做法：重檢查——發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間；
四段秘書的做法：勤準備——發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議；
五段秘書的做法：細準備——發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還先了解這個會議的性質是什么？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過與這個議題相關的資料，供他們參考（領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）；
六段秘書的做法：做記錄——發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）；
七段秘書的做法：發(fā)記錄——會后整理好會議記錄（錄音）給總經理，然后請求總經理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員；
八段秘書的做法：定責任——將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然后經當事人確認后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經理與當事人一人一份，并定期跟蹤各項任務的完成情況，并及時匯報總經理；
九段秘書的做法：做流程——把上述過程整理成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務體系！
