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規(guī)章制度既是用人單位規(guī)范勞動關(guān)系的重要依據(jù)，也是用人單位行使用工自主權(quán)的重要依據(jù)，因此用人單位在用工領(lǐng)域合規(guī)發(fā)展的第一步就應(yīng)從制定一套合法合規(guī)的規(guī)章制度開始（詳見前文《指引：如何制定一份“完美”的勞動規(guī)章制度》）。但實踐中因《勞動合同法》對用人單位在制定、修改規(guī)章制度有較高的程序要求，因此造成了很多用人單位雖制定了規(guī)章制度，但該制度卻因程序不合法等原因而不具有合法性，無法產(chǎn)生相應(yīng)的法律效力。因此本文依照相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合典型勞動法案例和用工實踐，闡明規(guī)章制度相關(guān)內(nèi)容從制定、公示到生效過程中的一系列法律問題，以資參考。
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文｜劉俊清 譚夢婷 許佳萌 海蜂法務(wù)科技
本文由作者向新則
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規(guī)章制度的民主制定程序
《勞動合同法》第四條關(guān)于規(guī)章制度的民主制定程序的規(guī)定為：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓(xùn)、勞動紀(jì)律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。我們將有關(guān)民主制定程序的規(guī)定梳理分析如下：
（1）“討論”：用人單位在起草規(guī)章制度后，應(yīng)當(dāng)就草案的內(nèi)容在職工代表大會中討論或與公司全體職工討論。
此時需要注意區(qū)分的是：除國有企業(yè)必須建立職工代表大會外，其他用人單位可以選擇建立職工代表大會，但鑒于建立職工代表大會相關(guān)制度較為繁瑣，實踐中多數(shù)企業(yè)并未建立職工代表大會制度。對于未有職工代表大會機構(gòu)的用人單位則應(yīng)與“全體職工”討論。
（2）“提出方案和意見”：實踐之中，“討論”與“提出方案和意見”往往是緊密相連的。用人單位可以通過召開全體職工大會（或職工代表大會）的方法來征詢勞動者意見，充分聽取職工的意見。
不過，此時仍面臨一個問題，即盡管規(guī)章制度規(guī)章制度需要與全體職工討論，但是否需要全體職工的同意或半數(shù)以上員工的表決同意，制度方可生效？對此我們認(rèn)為并不需要：因《勞動合同法》第四條只提及了“協(xié)商確定”，并未采用“表決通過”等相關(guān)表述，這也就表明規(guī)章制度無需參照公司法的表決制度，嚴(yán)格按照表決比例進行通過生效。
但當(dāng)勞動者提出合理合法的修改意見時，用人單位也應(yīng)當(dāng)充分予以考量，避免不具有合法性、合理性的相關(guān)規(guī)定出現(xiàn)在規(guī)章制度中（詳見前文《指引：如何制定一份“完美”的勞動規(guī)章制度》）。
（3）“工會或職工代表協(xié)商確定”：此處的“協(xié)商確定”指經(jīng)過全體職工大會（或職工代表大會）后的第二次協(xié)商。工會在規(guī)章制度制定和執(zhí)行過程中起到監(jiān)督的作用，工會或勞動者如認(rèn)為規(guī)章制度內(nèi)容不適當(dāng)?shù)?，有?quán)用人單位有權(quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
如同“職工代表大會制度”一樣，考慮到實踐中并非所有企業(yè)都建立了工會制度，對于未建立工會制度的企業(yè)，此時只需與職工代表協(xié)商二次協(xié)商即可（不再需與全體職工協(xié)商）。
完成以上三步，規(guī)章制度即完成了民主制定程序，規(guī)章制度產(chǎn)生法律效力，對勞動者產(chǎn)生約束力，相關(guān)典型案例如下：
名稱：周某某與重慶某物流有限公司勞動合同糾紛案
來源：重慶市高級人民法院發(fā)布第九批勞動爭議十大典型案例之案例七
裁判要旨：《某集團反腐敗條例》規(guī)定，違反禁止利益沖突相關(guān)規(guī)章制度，屬于嚴(yán)重違紀(jì)行為，公司將給予辭退。本案中，周某某簽署了“員工遵守《某集團反腐敗條例》承諾書”，知曉用人單位關(guān)于禁止利益沖突的規(guī)定，其理應(yīng)遵守某物流公司的規(guī)章制度。周某某通過其全額出資設(shè)立的公司與某物流公司開展快遞合作業(yè)務(wù)，利用折扣優(yōu)惠賺取差價，且未進行報備，嚴(yán)重違反了公司規(guī)章制度和誠實信用原則，某物流公司據(jù)此解除雙方勞動關(guān)系不違反法律規(guī)定，人民法院遂判決某物流公司無需向周某某支付違法解除勞動合同賠償金。
反之對于未完成民主制定程序的規(guī)章制度，并不產(chǎn)生法律效力，對勞動者不產(chǎn)生約束力，相關(guān)典型案例如下：
名稱：李某訴某物業(yè)公司勞動爭議案
來源：2017年度成都法院勞動爭議十大典型案例之典型案例六
裁判要旨：該案中，物業(yè)公司雖向法院提交了單方解除與李某勞動關(guān)系所依據(jù)的《人事基礎(chǔ)管理操作規(guī)范》，但未提交能證明上述規(guī)章制度系經(jīng)法定程序制定并曾向李某告知、對李某處理系按照法定程序作出的證據(jù)。也即，物業(yè)公司未提交證據(jù)證明單方解除與李某勞動合同的合法性。故物業(yè)公司單方解除與李某勞動合同系違法解除勞動合同，依法應(yīng)當(dāng)支付李某經(jīng)濟賠償金。
最后需要補充的是，當(dāng)勞動者入職前用人單位已經(jīng)制定了規(guī)章制度，此時就不必再要求用人單位為該勞動者而重新進行規(guī)章制度的民主程序，只需對其公示相關(guān)制度即可。若勞動者不愿接受用人單位的規(guī)章制度，用人單位可選擇不與其訂立勞動關(guān)系。
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規(guī)章制度的公示程序
合法制定的規(guī)章制度，如果沒有向勞動者進行公示告知，該制度對勞動者同樣不發(fā)生效力。
名稱：株洲某精密刀具有限公司與何某勞動爭議案
案號：湖南省株洲市中級人民法院（2023）湘02民終206號
裁判要旨：上訴人以被上訴人違反公司制定的《員工手冊》所規(guī)定的規(guī)章制度為由，對被上訴人給予開除除名處理，但未能提供《員工手冊》已向被上訴人公示、學(xué)習(xí)的相關(guān)證據(jù)，應(yīng)承擔(dān)舉證不能的責(zé)任。故本院依法認(rèn)定上訴人對被上訴人作出開除除名決定、解除與被上訴人的勞動關(guān)系缺乏依據(jù)，系違法解除勞動合同。
規(guī)章制度的公示的方法：
司法實踐中勞動爭議領(lǐng)域用人單位有較多的舉證責(zé)任，對于規(guī)章制度制定、公示的舉證責(zé)任亦不例外。因此，用人單位制定的規(guī)章制度不僅應(yīng)當(dāng)告知勞動者，更應(yīng)當(dāng)對告知程序留痕。從證據(jù)留存的角度出發(fā)，我們建議用人單位可以采取以下方式進行公示：
（1）通過辦公軟件、公告欄等方式直接公告。可以將規(guī)章制度發(fā)布在辦公軟件上（如釘釘、飛書等）或直接張貼在公司等宣傳公示欄，但直接線下張貼不容易取證，因此不建議用人單位采取該方式。
（2）組織學(xué)習(xí)。通過部門會議或全體職工會議，讓員工學(xué)習(xí)規(guī)章制度的相關(guān)內(nèi)容，保留好培訓(xùn)記錄、簽到表。也可以通過開卷考試的方式，讓員工填寫關(guān)于規(guī)章制度的學(xué)習(xí)記錄。
（3）直接簽收。也即，在規(guī)章制度之外制定專門的簽收表，讓全體員工在簽收表上簽字。且若勞動者在制度生效后才入職，用人單位可以在勞動合同中約定有效的制度簽收條款，在與員工簽署《勞動合同》時，直接將現(xiàn)有的規(guī)章制度或《員工手冊》一并簽收。
同時，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，我們更建議企業(yè)通過電子數(shù)據(jù)的方式對規(guī)章制度進行公示。
依據(jù)最新修訂的《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》，電子數(shù)據(jù)包括下列信息、電子文件:
（一）網(wǎng)頁、博客、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布的信息應(yīng)用；
（二）手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網(wǎng)絡(luò) 應(yīng)用服務(wù)的通信信息；
（三）用戶注冊信息、身份認(rèn)證信息、電子交易記錄、通 信記錄、登錄日志等信息；
（四）文檔、圖片、音頻、視頻、數(shù)字證書、計算機程序等電子文件；
（五）其他以數(shù)字化形式存儲、處理、傳輸?shù)哪軌蜃C明案 件事實的信息。
實踐中，用人單位即可通過企業(yè)微信、釘釘、OA系統(tǒng)與人力蜂等智能辦公軟件對規(guī)章制度進行公示并保留相關(guān)證據(jù)。
同前文，經(jīng)過公示程序的規(guī)章制度合法有效，對勞動者產(chǎn)生拘束力，用人單位可依此進行用工管理，相關(guān)典型案例如下：
名稱：李某與成都某科技股份有限公司仲裁裁決案
來源：成都法院勞動爭議十大典型案例（2019年）之案例九
裁判要旨： 本案中的用人單位顯然已經(jīng)制定了規(guī)章制度約束員工從事第二職業(yè)的行為。根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(一)》第十九條規(guī)定：“用人單位根據(jù)《中華人民共和國勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的（通過郵箱發(fā)送），可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。”某科技公司通過民主程序制定的《集團內(nèi)控基本法》沒有違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示，可以作為審理勞動爭議的依據(jù)。李某明確知曉《集團內(nèi)控基本法》相關(guān)規(guī)定，知曉上班期間從事“微商”工作屬于被申請人《集團內(nèi)控基本法》規(guī)定的紅線行為及重大違規(guī)行為，并在其上司告誡之后，仍然售賣減肥產(chǎn)品，違反單位規(guī)章制度，應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
法條鏈接
《中華人民共和國勞動合同法》(上文簡稱《勞動合同法》)
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