三個教訓(xùn)我親歷的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型故事遠(yuǎn)離CEO“直覺決策”CIO如何把握時機(jī)？
專家認(rèn)為，強(qiáng)有力的風(fēng)險管理過程可以減少80%-90%的問題項目。我們知道，現(xiàn)有項目管理做法，首先需要有一個明確的范圍，投入適當(dāng)?shù)娜肆?，跟進(jìn)一個良好的變革管理過程，并保持開放的溝通渠道。然而隨著技術(shù)和風(fēng)險的可預(yù)判性，良好的風(fēng)險管理過程中需要明確并盡量減少令人意外的結(jié)果或意想不到的項目風(fēng)險，幫助企業(yè)在風(fēng)險發(fā)生時快速響應(yīng)。
確定“風(fēng)險”
要想走上風(fēng)險管理過程，必須明確風(fēng)險管理的相關(guān)定義。從項目管理協(xié)會的觀點看項目風(fēng)險定義是，位于核心的，未知的事件。這些事件可以是積極的或消極的，所以“風(fēng)險”一詞本身就是中性的。這就是說，大部分的時間和花費的重點是處理不良項目的風(fēng)險或“威脅”，而不是積極的項目風(fēng)險或“機(jī)會”。
通常，風(fēng)險管理公司將確定和管理五到十個容易識別的項目風(fēng)險(數(shù)字實際上應(yīng)該更高)。隨著大量的項目風(fēng)險在早期被發(fā)現(xiàn)，尋找項目風(fēng)險的意識也會加強(qiáng)，所以潛在的問題更早被發(fā)現(xiàn)，機(jī)會也更容易被接受。
另外，項目風(fēng)險不從項目的實際工作中剝離出來，就無法管理。因此，專家們結(jié)合實際經(jīng)驗，總結(jié)了廣泛適用的七步風(fēng)險管理過程。
風(fēng)險管理過程步驟
步驟一：風(fēng)險管理過程需要每個成員都參與在規(guī)劃過程中，每人列出有至少10項潛在風(fēng)險的清單。往往在這一步，團(tuán)隊成員將猜想某些項目風(fēng)險已經(jīng)知道，因此不必列出。例如，“范圍漸變”是多數(shù)項目的一個典型問題。然而，仍然要把它列出來，因為即使有最好的實踐管理過程，它仍有可能發(fā)生，并隨著時間的推移而引發(fā)問題。因此，它應(yīng)該注明，而不是置之不理。
步驟二：風(fēng)險管理過程需要收集并對列出的項目進(jìn)行匯總，刪除清單中重復(fù)的項目。
步驟三：評估匯總清單上每個風(fēng)險的概率(或可能性)、影響(或后果)及探測的難易程度。這可以通過給名單上每個項目指定一個評價數(shù)值來實現(xiàn)，如從1到4評價范圍或使用評價詞如高、中、低。探測度是可選參數(shù)，但它可以簡單評估出來。如果一個風(fēng)險是難以看到的，如范圍蠕變，則它是一個風(fēng)險更高的項目。如果是比較早能發(fā)現(xiàn)的，如管理支持的丟失或一個重要資源的丟失，那么它的風(fēng)險則較低。
步驟四：打破原計劃的團(tuán)隊將其分組并給予每個組一份匯總清單。然后，每個小組通過項目風(fēng)險的指定清單識別觸發(fā)器(警告標(biāo)志)。所有觸發(fā)器應(yīng)當(dāng)注明，即使是次要的。通常情況下每個風(fēng)險至少有三個觸發(fā)器。
步驟五：為那些相同的分組找出可能針對威脅的預(yù)防性行動，并增強(qiáng)機(jī)會的作用。
步驟六：為每個小組建立一個針對大多數(shù)風(fēng)險，但并非所有的項目風(fēng)險的應(yīng)急計劃。這個計劃包括如果觸發(fā)或風(fēng)險發(fā)生，組員所要采取的行動。風(fēng)險管理中會為所有風(fēng)險設(shè)立評分臨界點，這項計劃針對得分超過臨界點的那些風(fēng)險而建立。這確保了風(fēng)險管理過程是可行的。風(fēng)險管理過程如果出奇的費時就不能體現(xiàn)工作效率。
規(guī)劃的風(fēng)險管理過程的最后一步是責(zé)任到位。要確定責(zé)任人，即誰監(jiān)視觸發(fā)器，然后適當(dāng)?shù)刈鞒龌貞?yīng)。即便執(zhí)行了預(yù)先核準(zhǔn)的計劃和應(yīng)急計劃，觸發(fā)仍然發(fā)生了。通常，責(zé)任人是項目經(jīng)理。但對于所有組員來說，工作時隨時觀察觸發(fā)器是集體利益所在，而不是重新開始這個項目的操作，那樣又要建立一個名單，跳過第三步。接著，新增的具體項目風(fēng)險和觸發(fā)器評估的概率，影響，探測度等。從而節(jié)省了大量的時間，還能豐富你風(fēng)險管理的項目文化。
創(chuàng)建一個風(fēng)險簿或風(fēng)險矩陣
完成風(fēng)險管理過程后，主文件，即風(fēng)險簿或風(fēng)險矩陣，就創(chuàng)建了。該文件最有效的格式是一個表格，因為它可以方便多達(dá)數(shù)頁的資料的查閱。如果信息用普通段落顯示，就不方便人們讀取，從而失去效力。該表的欄目中可以包括風(fēng)險的描述，概率，影響，探測度，觸發(fā)器，預(yù)防性行動，以及應(yīng)急計劃。也可以適當(dāng)添加其他欄目，如定量的價值。
注意事項
通常情況下，這些步驟中，觸發(fā)器和預(yù)防性行動易被忽視。然而，它們是整個風(fēng)險管理過程至關(guān)重要的部分。小組完成這項工作后，組員們會更好地明白在操作項目的過程中，哪些是需要注意的。所以他們更積極主動地捕捉變化或問題。如果風(fēng)險管理過程中跳過這些步驟，組員們只能發(fā)現(xiàn)自己處于在不斷的反應(yīng)模式中，僅僅簡單地執(zhí)行應(yīng)急計劃，不斷為層出不窮的風(fēng)險感到吃驚。他們也可能忽略一個看似嚴(yán)重的項目風(fēng)險清單。這就是為什么把清單壓縮到只剩最重要的風(fēng)險，對于確保清單已被使用過是至關(guān)重要的。
一旦完成風(fēng)險登記，就便于維護(hù)。人們可以在定期審查的會議中對其進(jìn)行檢查，只要花15分鐘確定清單仍然是現(xiàn)行的。如果有任何風(fēng)險的增加或價值減少，有任何新的項目風(fēng)險增加，可決定是否關(guān)閉項目風(fēng)險(但不完全刪除)，這將確保清單會被長期視為與整個的項目的生命周期相關(guān)和有用。
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