摘要：中職教務管理事務繁雜，存在大量重復性工作，譬如每學期各種獎勵證書的打印、學籍管理中學生信息的核對單打印等等。這些工作量大、格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，且每條記錄單獨成文、單獨填寫，文件如果一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數(shù)據(jù)，但一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖隆?/span>我們可以充分利用了Office中的郵件合并功能來解決這一問題。本文介紹了郵件合并的功能、操作方法和高級應用。
關鍵字：郵件合并 中職教務管理
中職教務管理事務繁雜，存在大量重復性工作，譬如每學期各種獎勵證書的打印、學籍管理中學生信息的核對單打印等等，這些工作量大、格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，且每條記錄單獨成文、單獨填寫，文件如果一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數(shù)據(jù)，但一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖隆．斎晃覀円部梢粤舫隹諆簛?，打印完成后手工填寫，只不過這樣就顯得有失水準了。那么，有什么辦法既可以減少枯燥無味的重復性工作，又能顯現(xiàn)高超的文件編輯水平使得工作效率提高呢？我們可以充分利用了Office中的郵件合并功能。
一、Office中郵件合并功能的介紹
從名字上看郵件合并，好像發(fā)郵件才用得著，其實不然，它的主要作用在于文件合并，就是先建立一個包含所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個包含變化信息的數(shù)據(jù)庫，然后使用這個功能在主文檔中插入變化的信息，形成一個合并的新文件。合成后的文件你可以保存，也可以打印，當然也可以以郵件形式發(fā)出去，這就要看個人的使用需求了。
在Office中，先建立兩個文檔：一個Word包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（比如未填寫的獎狀等）和一個包括變化信息的數(shù)據(jù)源Excel（學生的獲獎姓名、班級、獎學金等級等），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來，也可以以郵件形式發(fā)出去。
郵件合并的應用領域有：
1．批量打印信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來；
2．批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱呼，信件內(nèi)容基本固定不變；
3．批量打印請柬：同上2；
4．批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)；
5．批量打印個人簡歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁，對應不同信息；
6．批量打印學生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，并設置評語字段，編寫不同評語；
7．批量打印各類獲獎證書：在電子表格中設置姓名、獲獎名稱和等級，在WORD中設置打印格式，可以打印眾多證書；
8．批量打印準考證、班級課表、明信片、信封等個人報表。
總之，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格、數(shù)據(jù)庫）等，只要是一個標準的二維數(shù)表，就可以很方便地按一個記錄一頁的方式從Word中用郵件合并功能打印出來！
二、教務管理中郵件合并的應用舉例
利用Office郵件合并功能完成教務管理中經(jīng)常使用的打印Excel數(shù)據(jù)，制作大量獎證、獎狀、準考證、成績單、明信片、信封、班級課表等，現(xiàn)在以學生獲獎證書為例介紹Office中郵件合并的操作方法。
第一步：建立數(shù)據(jù)源。
這個數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫。一言蔽之：只要能夠被SQL語句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。因為郵件合并說白了就是一個數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。這里，我以Excel為例。
下圖是一個Excel工作薄文件“獎學金名單．xls”，里面有一個工作表“獲獎名單”，工作表里面有二十八條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務就是把這二十八條記錄按照指定的模板打印成獎狀。
圖一
第二步：建立主文檔。
在Word中建立一個主文檔，就是獎狀文件。只要我們在每份獎狀需要填寫班級、姓名、獎學金等級的地方留出空格就可以了（如圖二）。
下圖是一個主文檔文件“獎學金獎狀．doc”，就是獎狀的大致樣子。
圖二
第三步：郵件合并
打開模板文件“獎學金獎狀．doc”，從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”>> “顯示郵件合并工具欄”，完畢之后工具欄上會多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖三所示。
圖三
下面，我們一步步進行操作。
1．設置數(shù)據(jù)源
點擊郵件合并工具欄上“設置數(shù)據(jù)源”的按鈕（圖三中第二個），選擇“獎學金名單．xls”文件，單擊打開，然后會再彈出一個“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個工作表，選擇工作表“獲獎名單”，直接點擊確定，完成數(shù)據(jù)源設置。
2．插入數(shù)據(jù)域
這里，以插入班級為例。
?。?span>1）將光標定位到要插入數(shù)據(jù)的地方（這里插入班級，就放在文檔開頭“班”之前）。
（2）點擊郵件合并工具欄上“插入域”的按鈕（圖三中第六個），在彈出的窗口中選擇“班級”，然后單擊“插入”，如圖四：
圖四
?。?span>3）單擊關閉（Word中不能一次插入多個域，插入完畢不自動關閉彈出的窗口）。
重復上述操作數(shù)次，依次插入其他元素（姓名、獎學金等級等）。全部完成之后，模板是這個樣子的（為強調(diào)哪些數(shù)據(jù)是動態(tài)插入的，我將插入的數(shù)據(jù)域都用紅色表示）：
圖五
3．查看合并數(shù)據(jù)
單擊郵件合并工具欄上“查看合并數(shù)據(jù)”的按鈕（圖三中“插入Word域”右邊那個按鈕），即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)，工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。
4. 完成合并
到此，郵件合并的工作就基本結束了，可以直接打印了，你可以選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇“合并到打印機”（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來。
下面是合并到新文檔之后，新文檔的打印預覽效果圖：
圖六
三、教務管理中郵件合并的高級應用
1．一次合并出內(nèi)容不同的郵件
有時我們需要制作內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的大批文檔。如制作發(fā)給學生的“學生成績報告單”，它根據(jù)學生總分不同，在不同的報告單中寫上不同的內(nèi)容，總分超過540分的學生，在報告單的最后寫上“學習成績優(yōu)秀”。而對其它的學生，報告單中則沒有這一句。怎樣用同一個主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else（I）…”。以“學生成績報告單”為例，具體做法是將插入點定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級菜單中的“if…then…else（I）…”，在出現(xiàn)的對話框中填入，單擊“確定”按鈕。
有時可根據(jù)需要在兩個文字框中寫入不同的語句。這樣就可以用一個主文檔和一個數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來。
2．共享各種數(shù)據(jù)源
郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫、Query文件、Foxpro文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復勞動，提高辦公效率。
3．篩選與排序
用郵件合并幫助器中的“查詢選項”，可以篩選記錄有選擇地進行合并，也可以在合并的同時對記錄進行某種排序。
啟示：
中職教務管理工作是一項對準確度要求很高，卻又非常繁瑣的工作。按照傳統(tǒng)的管理模式，用手工來完成所有的工作等已經(jīng)明顯不能滿足教學要求。今天我們利用Office中一個小小的功能──郵件合并，就解決了工作中的一項繁雜的工作。在今后的工作中，我們要充分利用計算機的一些功能輔助我們的工作，提高工作的效率，減輕工作負擔，減少不必要的差錯，開展科學高效的管理教務工作。
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