前言
小王是一名新老師，而且是一名新初一的班主任，在新初一入學(xué)前，她就下功夫了解了每個(gè)學(xué)生的學(xué)情，并且根據(jù)學(xué)生的學(xué)情和身高及視力情況進(jìn)行了座位安排，可是學(xué)生們不知道自己在哪個(gè)位置呀，她又一個(gè)一個(gè)的打出每個(gè)學(xué)生的姓名桌牌，50個(gè)學(xué)生，用了一個(gè)小時(shí)，才完成了這項(xiàng)工作。
過幾天，她又需要進(jìn)行家長(zhǎng)會(huì)了，還得準(zhǔn)備桌牌。她在想，是不是有更好的方法來批量處理這類工作？其實(shí)，這些工作可以用辦公應(yīng)用軟件WORD中的郵件合并功能快速地完成。
其實(shí)，郵件合并的應(yīng)用場(chǎng)景非常廣，錄取通知書； 面試通知書（帶面試者的照片）；會(huì)議通知書；優(yōu)秀獎(jiǎng)狀；工作牌。
本期，我們就來說一說，郵件合并的事。
一、什么是郵件合并？
“郵件合并”是將一組變化的信息逐條插入到一個(gè)包含模板內(nèi)容的WORD文檔中，從而批量生成需要的文檔，這樣可以大大提高工作效率。
二、郵件合并使用前的準(zhǔn)備。
在郵件合并過程中，需要準(zhǔn)備兩個(gè)文檔，分別是：包含模板內(nèi)容的主文檔，這個(gè)文檔在文字處理軟件WORD中創(chuàng)建，另一個(gè)，包含變化信息的數(shù)據(jù)源文件。通過郵件合并功能，把主文檔和數(shù)據(jù)源文件結(jié)合起來，自動(dòng)生成一份份的結(jié)果。
三、郵件合并的操作步驟
第一步，準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源，即變化的數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的文件，數(shù)據(jù)可以放在WORD中的表格里，也可以放在EXCEL文件中，還可以放在數(shù)據(jù)庫中；通常，數(shù)據(jù)源在電子表格中創(chuàng)建，每位報(bào)名者的信息作為一個(gè)記錄放在工作表的一行中，注意的是：第一，該工作表不能有表格標(biāo)題，只能有列標(biāo)題和對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)行（記錄）；第二，如果有照片，要注意照片的處理：每個(gè)人的照片放在一個(gè)JPG文件中，用姓名命名，把所有人照片文件集中放在一個(gè)文件夾中，例如，該文件夾命名為PHOTOS。
第二步，準(zhǔn)備主文檔，它具有固定不變的內(nèi)容和格式，這是一個(gè)WORD文檔；主文檔應(yīng)該在文字處理軟件WORD中創(chuàng)建。啟動(dòng)WORD2019，新建一個(gè)文檔，在該文檔中設(shè)計(jì)模板，即主文檔，注意要更換的文本必須要用文本框。
第三步，打開主文檔，按下列步驟進(jìn)行操作：
①設(shè)置文檔類型；
②選擇收件人；
③插入合并域或進(jìn)行其它設(shè)置；
④預(yù)覽合并效果；
⑤完成并合并，生成最后結(jié)果，最后保存結(jié)果。
第二步，準(zhǔn)備主文檔，它具有固定不變的內(nèi)容和格式，這是一個(gè)WORD文檔；
第三步，打開主文檔，按下列步驟進(jìn)行操作：
①設(shè)置文檔類型；
②選擇收件人；
③插入合并域或進(jìn)行其它設(shè)置；
④預(yù)覽合并效果；
⑤完成并合并，生成最后結(jié)果，最后保存結(jié)果。
四、批量制作桌牌
1、準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源和word文檔
2、點(diǎn)擊 郵件——開始郵件合并——普通word文檔
3、點(diǎn)擊 郵件——選擇收件人——使用現(xiàn)有列表
4、點(diǎn)擊 選擇收件人——現(xiàn)有數(shù)據(jù)源——找到準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)源文件并選中打開——確定
5、點(diǎn)擊 編輯收件人列表 ，可以在這里根據(jù)自己的需要，進(jìn)行一些編輯，（一般不需要）。
6、先刪除文本框中的文字，然后，把光標(biāo)分別放到兩個(gè)文本框中，點(diǎn)擊 插入合并域。如圖所示。
7、可以 預(yù)覽一下。點(diǎn)擊 預(yù)覽結(jié)果。
8、點(diǎn)擊 完成并合并——每個(gè)文檔。如圖所示，數(shù)據(jù)源所有的姓名，都制成了桌牌。
大功告成!
郵件合并功能是WORD文字處理軟件中的一項(xiàng)非常實(shí)用的功能，利用它可以大大地提高工作效率。你學(xué)會(huì)了嗎？
好了，本期分享到此結(jié)束了。我們下期再見！
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