我們認(rèn)為，員工手冊不僅僅是規(guī)范員工行為的規(guī)章制度，而且對規(guī)范公司管理有良好的指導(dǎo)作用，即員工手冊中規(guī)范員工行為與引導(dǎo)管理人員的行為并重。即《員工手冊》可以引導(dǎo)人事專員在日常人事管理中如何取證，如何保存證據(jù)、如何具體操作等問題，因此，大多數(shù)問題人事專員都可以完全按照《員工手冊》的程序來處理員工問題。
一、員工入職前風(fēng)險規(guī)避制度
員工入職前，主要風(fēng)險在于員工的身份真?zhèn)?、學(xué)歷真?zhèn)巍⑸眢w健康情況、有無與原單位解除勞動關(guān)系、是否存在競業(yè)限制義務(wù)、是否存在保密義務(wù)等各種情況。
條款設(shè)定：
應(yīng)聘人員申請入職，必須填寫入職申請表，提供合法的入職證件，包括但不限于身份證明、學(xué)歷證明、資格證明、離職證明、健康證明等，應(yīng)聘人員應(yīng)保證或承諾其填寫的個人情況及提供資料的真實性、其受聘于公司不違反任何法定或約定的義務(wù)，如有違反上述保證或承諾，視同應(yīng)聘人員對公司采取欺詐手段，公司將有權(quán)依據(jù)《勞動合同法》的規(guī)定予以處分或解雇，不作任何補(bǔ)償，給公司造成損失的，公司有權(quán)向其追償。
應(yīng)聘人員須授權(quán)公司查詢其個人資料及相關(guān)證件，并承諾不因公司以此方式獲取應(yīng)聘人員個人信息資料而起訴，公司人力資源部將視情況需要核實應(yīng)聘人員的個人資料，
二、員工入職時勞動合同簽訂制度
《勞動合同法》雖然規(guī)定員工入職后一個月內(nèi)簽訂勞動合同，但對于用人單位而言，最妥善的方式是在入職前就簽訂合同，這樣可以避免員工入職后故意拖延或?qū)趧雍贤瑮l款有異議，導(dǎo)致一個月內(nèi)無法簽訂勞動合同，人事管理困擾或支付雙倍工資的風(fēng)險。
參考規(guī)定：
公司實行勞動合同管理制度，員工入職前必須與公司簽訂勞動合同。未能在入職前簽訂勞動合同的員工，必須在入職后一個月內(nèi)簽訂，員工拒絕簽訂的，公司可提前三日通知員工終止勞動關(guān)系，發(fā)放應(yīng)得工資，不作其他任何補(bǔ)償。
三、試用期制度
《勞動合同法》實施之前，在試用期，很多企業(yè)與員工簽訂試用期勞動合同或不簽訂勞動合同，且試用期一律為三個月，等試用期滿再簽訂正式的勞動合同。這一做法現(xiàn)在已經(jīng)面臨很大風(fēng)險，應(yīng)予糾正，同時，企業(yè)錄用員工時，應(yīng)向其書面發(fā)出錄用通知書，并在錄用通知書上載明錄用條件及不符合錄用條件的后果。
參考規(guī)定：
公司決定聘用應(yīng)聘人員時，將向員工發(fā)出書面錄用通知書。
新入職員工實行試用期制度，根據(jù)勞動合同期限的長短，試用期為一至六個月。
試用期內(nèi)，公司根據(jù)員工表現(xiàn)，根據(jù)《錄用通知書》及《公司績效考核辦法》考核是否符合錄用條件，經(jīng)考核符合錄用條件的，轉(zhuǎn)為正式員工，如員工被證明不符合錄用條件，公司將即時解除勞動合同，不作任何補(bǔ)償；試用期內(nèi)，員工離職需提前三日書面通知公司。
四、調(diào)整工作崗位制度
參考規(guī)定：
試用期滿合同未到期員工，公司需調(diào)整員工工作崗位的，原則上需與員工協(xié)商一致，但公司臨時調(diào)整員工工作崗位（不超過三個月）、公司組織架構(gòu)調(diào)整、產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)（pin）品結(jié)構(gòu)調(diào)整及工藝規(guī)程、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況發(fā)生變化以及員工不勝任工作崗位的情形除外。
公司將根據(jù)以下原則之一確定員工是否勝任本崗位工作：（需根據(jù)公司實際需要確定）
1.績效考核不合格；
2.身體、知識、技術(shù)、職業(yè)資格及管理水平等無法達(dá)到崗位要求；
3.三個月內(nèi)出現(xiàn)本崗位常規(guī)情況下不應(yīng)出現(xiàn)之情形達(dá)三次或以上。
4.其他不符合崗位要求的情形。
員工經(jīng)證實不勝任原工作崗位的，公司將根據(jù)公平、合理原則及員工實際，對員工進(jìn)行培訓(xùn)或調(diào)整員工工作崗位（包括降職、換崗等），員工調(diào)整工作崗位后，根據(jù)以崗定薪的原則確定其薪資水平（包括提升或降低）。員工應(yīng)按公司規(guī)定接受培訓(xùn)或到新崗位報到上班，不同意接受培訓(xùn)或調(diào)整工作崗位的，公司將根據(jù)《勞動合同法》及公司規(guī)章制度進(jìn)行處分直至解除勞動合同。
五、工資結(jié)構(gòu)調(diào)整制度
很多企業(yè)在工資支付制度上存在不合理性，有些是給員工一個固定的工資，而并未有具體的項目，有些雖然分解成幾個項目，但這些項目都是固定的，無法變動，這樣就使工資支付僵化，無法靈活調(diào)整員工工資，導(dǎo)致只能調(diào)高而不能降低員工工資。我們認(rèn)為應(yīng)對工資結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，引入績效獎金一欄，對其工資根據(jù)員工績效進(jìn)行浮動，以貫徹多勞多得的原則，提高員工的積極性，并將降低員工工資的主動權(quán)掌握在用人單位手中，同時，企業(yè)可以根據(jù)自身實際，制定合法合理的并具操作性的績效考核辦法，定期對員工的工作績效進(jìn)行考核，并據(jù)此調(diào)整員工工資、崗位，《績效考核辦法》可作為《員工手冊》的附件發(fā)給員工。
參考規(guī)定：
員工的工資結(jié)構(gòu)由標(biāo)準(zhǔn)工資、加班工資、崗位工資（津貼）、（技術(shù)津貼）、績效獎金等構(gòu)成，崗位工資根據(jù)工種及職級確定，績效獎金將根據(jù)員工本人績效、本部門效益等予以浮動。
公司所稱的標(biāo)準(zhǔn)工資，是為員工每月周一至周五每天八小時出勤的工資，該工資不低于東莞市最低工資標(biāo)準(zhǔn)，計算加班工資以其為基數(shù)。
月薪制工資人員，其工資實行包干制，即加班工資實行預(yù)付制，月薪工資中津貼一項包含約定的平時及雙休例行加班時間的加班工資，超出約定的加班時間或者預(yù)付之加班工資不足以及法定節(jié)假日加班的，另行以標(biāo)準(zhǔn)工資按《勞動法》規(guī)定計算加班工資，具體見員工工資目錄。
六、加班、考勤記錄及工資支付數(shù)額異議制度
根據(jù)廣東省高院及省仲裁委發(fā)布的指導(dǎo)意見，電子考勤記錄須員工本人簽名才能作為計算加班工資的依據(jù)。因此，員工手冊可以在這方面予以規(guī)定。如果是紙質(zhì)考勤卡，則每月結(jié)束后應(yīng)由員工在紙質(zhì)卡上簽名確認(rèn)，如電子考勤，有條件的企業(yè)可以每月將電子考勤記錄打印出來，由員工確認(rèn)簽名，如認(rèn)為這樣成本過高，應(yīng)在員工手冊上作相應(yīng)特殊規(guī)定，以確定電子打卡記錄的有效性。
參考規(guī)定：
公司每月向員工發(fā)放工資時，將書面記錄支付員工姓名、工資數(shù)額、工作時間（含加班時數(shù)）、領(lǐng)取者的姓名以及簽字、支付時間以及支付項目和金額、加班工資金額、應(yīng)發(fā)金額、扣除項目和金額、實發(fā)金額等事項。員工領(lǐng)取工資時對工資臺帳記載的工作時間、工資數(shù)額等確認(rèn)無誤后簽名予以確認(rèn)，如在簽名后發(fā)現(xiàn)有誤差，應(yīng)在工資發(fā)放后七日內(nèi)書面向公司人力資源部（財務(wù)部）提出，逾期則視為沒有異議，公司將不再受理。
七、離職的有關(guān)規(guī)定
參考規(guī)定：
試用期員工離職，須提前三日以《辭職申請書》書面形式向人力資源部提出；試用期滿后的正式員工離職，應(yīng)提前三十日以《辭職申請書》書面形式向人力資源部提出。提前通知期不足，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)予賠償。特殊情況下員工確需提前離職的，須人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。
員工未按照勞動合同及公司的規(guī)定履行工作交接義務(wù)的，公司有權(quán)暫時不予支付員工經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，超過三日仍拒不辦理工作交接手續(xù)或不辭而別造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任，公司有權(quán)從員工工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償中予以扣除，工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償尚不足以彌補(bǔ)損失的，員工仍需賠償損失。
員工不辭而別導(dǎo)致公司無法為其辦理離職手續(xù)的（包括但不限于退保、出具解除勞動合同的書面證明等），由此產(chǎn)生的一切法律后果由員工自行承擔(dān)。
八、公司書面文件送達(dá)制度
公司的有關(guān)書面文件（如處分通知、解雇通知書等），在無法直接送達(dá)給員工時（如員工拒簽、下落不明），公司應(yīng)采取一定的措施，并在員工手冊中予以規(guī)定。
參考規(guī)定：
公司發(fā)送給員工的書面文件（包括但不限于處分通知、解除勞動合同通知），員工應(yīng)配合簽收，如書面文件無法直接送達(dá)至員工時（包括但不限于拒絕簽收、下落不明），公司可以通過以下任一方式送達(dá)：
1.留置送達(dá)。員工拒絕承認(rèn)錯誤的，由員工同事及上級主管簽名確認(rèn)拒絕簽收的情形，或由工會予以確認(rèn)備案，將書面文件留置于員工辦公桌或其工作位置，該書面文件同時將在公司公告欄予以公告，此方式視為送達(dá)。
2.郵寄送達(dá)。將有關(guān)書面文件郵寄至員工的戶籍地址或通訊地址，該書面郵寄文件一旦發(fā)出即視為送達(dá)。
3.公告送達(dá)。將在公司注冊地地級市（含）以上報紙刊登書面公告或通知，刊登之日即視為送達(dá)之日。
書面文件一經(jīng)送達(dá)，即發(fā)生法律效力。
九、違紀(jì)處分證據(jù)搜集制度
對于員工違紀(jì)處分，應(yīng)根據(jù)公司實際列明相關(guān)行為，從輕微違紀(jì)到中度違紀(jì)再到嚴(yán)重違紀(jì)行為，一一列明相應(yīng)的處罰措施，并制定屢次加重處罰行為或采取違紀(jì)累計記分制度。如第二次警告為記過或第二次警告為嚴(yán)重警告，一年內(nèi)記大過三次的予以解雇處分等等。在對員工進(jìn)行警告、記過、記大過處分時，可以同時予以罰款處分，如警告罰款20元、記過罰款50元等，如果不罰款，則可以采取扣績效獎金的方式，如規(guī)定員工有違紀(jì)行為，視為績效不良，所有處分行為作為績效考核評估的依據(jù)。人事專員在處理員工違紀(jì)問題時，注意證據(jù)的搜集工作，如員工違紀(jì)的，要其書寫書面檢討，承認(rèn)錯誤，并將處分通知送達(dá)給員工簽名確認(rèn)，記入人事檔案，在員工拒絕書寫檢討、或檢討不符合事實時、或拒絕簽名確認(rèn)時，人事專員也可以采取邀請部門主管、組長、工會人員與員工談話，并書面記錄的方式進(jìn)行證據(jù)固定工作（即通稱的談話筆錄），最后由全體參加此次會談的人員簽名確認(rèn)談話內(nèi)容，或者采用錄用方式等。
十、民主程序問題
《勞動合同法》第四條規(guī)定，涉及員工切身利益的企業(yè)規(guī)章制度，需全體員工或職工代表大會通過，才能有效作為企業(yè)管理行為的依據(jù)。對此，在《員工手冊》的制定或修改過程中，有條件的企業(yè)，可以采取由工會主持，每個部門選派一定代表，采取座談方式，由專門人員記錄座談代表對《員工手冊》相應(yīng)條款發(fā)表的意見或建議，然后由所有與會人員簽名。
十一、公示問題
《員工手冊》作為企業(yè)管理的依據(jù)，必須符合三個條件，民主性、公示性、合法性。合法性由律師審核，但民主性和公示性需要企業(yè)自行操作，律師僅提供具體操作建議。公示性，即企業(yè)規(guī)章制度必須向員工公示，以讓員工知曉其內(nèi)容。很多企業(yè)采取在公告欄公告的方式，單純的此種方式不甚妥當(dāng)，企業(yè)很難證明該規(guī)章制度是何時公示的。我們認(rèn)為可以采取以下幾種方式對其進(jìn)行補(bǔ)強(qiáng)證據(jù)：
1、采取培訓(xùn)的方式。對于新員工，可以采取入職培訓(xùn)，受訓(xùn)人員并在培訓(xùn)會議上簽名，簽名簿上記載培訓(xùn)內(nèi)容（如《員工手冊》），這樣就達(dá)到了公示效果；對于老員工，很多企業(yè)擔(dān)心新制定的規(guī)章制度不方便向老員工公示，我們認(rèn)為，老員工亦可以采取培訓(xùn)的方式，如在不加班的時候或生產(chǎn)比較閑的時候，要求員工培訓(xùn)，程序如前所述。
2、公告拍照。在張貼公告的當(dāng)天，用數(shù)碼相機(jī)將公告內(nèi)容拍下，照片上記載拍照時間。
3、勞動局備案的方式。合法合理的規(guī)章制度，可以在勞動局備案，以證明規(guī)章制度的民主性、合法性及公示性，勞動局會出具證明以證實公示的時間。
4、將印刷成冊的《員工手冊》發(fā)給每一位員工，并讓員工簽收，此種方式對于老員工可能存在一定的操作障礙，如果有障礙可以對新員工采取此種方式。
備注：以上參考規(guī)定僅為初步意見，不作為最終進(jìn)入《員工手冊》的具體規(guī)定，具體的條款規(guī)定及文字表達(dá)需根據(jù)各個公司《員工手冊》的語言表達(dá)習(xí)慣、篇章排版和公司實際管理模式而進(jìn)行變更和完善。
