企業(yè)信息化建設(shè)必須以企業(yè)戰(zhàn)略為核心，信息化建設(shè)過程應(yīng)該是一個(gè)在企業(yè)戰(zhàn)略指導(dǎo)下的持續(xù)改善的過程。如圖1所示，信息化建設(shè)主要分為三個(gè)階段：需求分析、選型采購(gòu)和系統(tǒng)實(shí)施。三個(gè)階段中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)的結(jié)果都會(huì)直接決定信息化建設(shè)的成敗。
需求分析階段的工作內(nèi)容包括：
1） 根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略確定系統(tǒng)建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)。
2） 確定系統(tǒng)建設(shè)的主體內(nèi)容、時(shí)間計(jì)劃、資金預(yù)算等整體框架。
3） 通過對(duì)管理組織流程的梳理，形成詳細(xì)的管理改善和需求分析文檔。
選型采購(gòu)階段的工作內(nèi)容包括：
1） 根據(jù)第一階段成果確定技術(shù)路線，確定選型供應(yīng)商。
2） 供應(yīng)商根據(jù)需求文檔提交項(xiàng)目建議書，并組織產(chǎn)品演示。
3） 通過評(píng)審或招標(biāo)等方式確定最終產(chǎn)品供應(yīng)商，并簽訂合同。
系統(tǒng)實(shí)施階段的工作內(nèi)容包括：
1） 結(jié)合需求文檔與實(shí)施提供方共同制訂實(shí)施方案。
2） 進(jìn)行相關(guān)人員培訓(xùn)、系統(tǒng)配置及試運(yùn)行。
3） 系統(tǒng)上線、后續(xù)維護(hù)及調(diào)整。
實(shí)踐表明，很多企業(yè)在規(guī)劃及選型階段和實(shí)施階段會(huì)選擇不同的咨詢合作伙伴，這種做法會(huì)導(dǎo)致在系統(tǒng)實(shí)施過程中，由于實(shí)施方對(duì)前期需求把握不準(zhǔn)確，造成實(shí)施與需求分析脫節(jié)，使實(shí)施偏離預(yù)先的目標(biāo)，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
在系統(tǒng)的實(shí)施階段應(yīng)該由前期完成需求分析的咨詢合作伙伴作為監(jiān)理，全程參與實(shí)施過程，這樣既可以保證將前期成果和知識(shí)順利轉(zhuǎn)移到實(shí)施階段，又可以保證企業(yè)控制實(shí)施方向與項(xiàng)目初期設(shè)定的建設(shè)目標(biāo)保持一致。
1. 需求分析階段
需求分析階段的目標(biāo)是通過管理咨詢的前期介入，幫助企業(yè)梳理當(dāng)前的組織、流程，并根據(jù)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，制訂信息化的整體方案，并通過深入的需求提煉，幫助企業(yè)定義信息化系統(tǒng)的需求文檔，作為后續(xù)信息化系統(tǒng)選型和實(shí)施的基礎(chǔ)。
第1步：成立項(xiàng)目組
企業(yè)高層管理人員對(duì)信息化建設(shè)的重視和投入程度在很大程度上決定了項(xiàng)目能否成功。信息化建設(shè)是管理與IT技術(shù)的結(jié)合，管理是核心和基礎(chǔ)，IT技術(shù)是工具和手段。在需求分析階段建立合理可行的項(xiàng)目目標(biāo)、范圍和需求，是項(xiàng)目成功的前提。
強(qiáng)有力的組織保障是信息化項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)成立兩個(gè)小組：領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組。
領(lǐng)導(dǎo)小組一般由有決策權(quán)的高層領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目各里程碑階段的評(píng)審、重要事項(xiàng)審批確認(rèn)，并提供決策層對(duì)于項(xiàng)目推動(dòng)過程中的各種管理支持。
工作小組一般由咨詢顧問、關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員和有經(jīng)驗(yàn)的IT管理人員組成，負(fù)責(zé)開展項(xiàng)目各階段具體的工作。
第2步：確定項(xiàng)目范圍及目標(biāo)
項(xiàng)目組成立之后的首要任務(wù)就是明確界定項(xiàng)目的目標(biāo)及其涉及的業(yè)務(wù)范圍。只有制定了明確可行的項(xiàng)目目標(biāo)和范圍，才能避免項(xiàng)目進(jìn)展過程的盲目性，避免造成浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)。
可以通過回答諸如下列的問題來設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)和范圍：
l 目標(biāo)信息系統(tǒng)如何跟企業(yè)現(xiàn)有的戰(zhàn)略相結(jié)合？
l 目標(biāo)信息系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有的IT戰(zhàn)略或整體規(guī)劃相結(jié)合？
l 目標(biāo)信息系統(tǒng)要解決哪些主要業(yè)務(wù)問題，能否定義一系列可以量化衡量的指標(biāo)來判定項(xiàng)目成功與否？
l 待解決的業(yè)務(wù)問題中，哪些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)及其相關(guān)的業(yè)務(wù)部門要參與到項(xiàng)目中來？
項(xiàng)目目標(biāo)和范圍的確定需要企業(yè)內(nèi)部從高層領(lǐng)導(dǎo)到中層管理人員以及基層業(yè)務(wù)人員反復(fù)溝通和協(xié)調(diào)。
第3步：現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研
通過現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研獲得必要的信息和數(shù)據(jù)資料，對(duì)企業(yè)有一個(gè)完整全面的理解和把握。
現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研的方式通常采用一對(duì)一的訪談，咨詢顧問會(huì)制訂詳細(xì)的調(diào)研計(jì)劃和針對(duì)不同人員的訪談提綱，并提前將提綱發(fā)放給被訪談對(duì)象。
調(diào)研的內(nèi)容一般包括：
l 企業(yè)的基本情況。
l 戰(zhàn)略態(tài)勢(shì)。
l 企業(yè)文化。
l 組織結(jié)構(gòu)。
l 商業(yè)模式。
l 信息化建設(shè)現(xiàn)狀及已有規(guī)劃。
l 項(xiàng)目范圍內(nèi)的基本業(yè)務(wù)流程。
第4步： 分析、判斷制訂規(guī)劃
完成現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研之后，項(xiàng)目小組通過整理、分析、判斷，根據(jù)已掌握的企業(yè)基本情況，綜合考慮企業(yè)現(xiàn)狀、戰(zhàn)略及現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程中急需利用IT手段解決的重要業(yè)務(wù)問題，提出信息化建設(shè)的整體規(guī)劃方案。
規(guī)劃方案的主要內(nèi)容通常包括：
l 信息化的原則、范圍、目標(biāo)和具體內(nèi)容。
l 軟、硬件技術(shù)路線。
l 階段劃分和計(jì)劃安排。
l 初步費(fèi)用預(yù)算。
確定信息系統(tǒng)規(guī)劃方案通常需要幾輪的溝通過程。權(quán)衡近期與長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，投入與收益，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。
第5步： 深入調(diào)研
企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)該是一個(gè)以管理改善為先導(dǎo)的過程，根據(jù)自身需要量體裁衣，而不能一味地照搬所謂的“最佳實(shí)踐”。
（1）先進(jìn)理論只能指導(dǎo)而不能套用
毫無疑問，目前被廣泛鼓吹的管理軟件蘊(yùn)涵了先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理理論。但是，管理的發(fā)展是一個(gè)漸進(jìn)的過程，是一個(gè)逐漸改善的過程，如果企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作沒有做扎實(shí)，而強(qiáng)行將所謂的先進(jìn)管理理念引入企業(yè)，這種空中樓閣式的美景只會(huì)曇花一現(xiàn)，終將不能提升企業(yè)的管理水平。為什么許多企業(yè)在引入MRP/財(cái)務(wù)信息時(shí)，其中的計(jì)劃功能往往束之高閣？因?yàn)樗鼪]有積累，許多參數(shù)難以確定，經(jīng)濟(jì)批量采購(gòu)模型難以確定；它的管理不夠規(guī)范，生產(chǎn)計(jì)劃屢被打亂，生產(chǎn)訂單屢被調(diào)整，物料清單屢被修改。諸如此類的種種問題不著手解決，財(cái)務(wù)信息中的先進(jìn)管理思想無法注入企業(yè)“混亂的思維”。
企業(yè)信息化發(fā)展的歷史也表明，信息化是適應(yīng)企業(yè)管理發(fā)展的需求而產(chǎn)生的，企業(yè)發(fā)展所處的階段不同、行業(yè)不同、規(guī)模不同，決定了企業(yè)需要采取不同的管理模式，在此基礎(chǔ)上選擇合適的信息化方式，才是明智之舉。
（2）信息化對(duì)企業(yè)管理模式的改變不可避免
“信息化對(duì)企業(yè)管理是一場(chǎng)革命”并非是虛言，技術(shù)的應(yīng)用普遍地改變了人類的行為方式。正如引入了新的生產(chǎn)線，工作中心、小組分配、工藝流程等都得改變一樣，實(shí)現(xiàn)管理信息化也會(huì)對(duì)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、管理流程、人員素質(zhì)提出新的要求。畢竟，在管理中引入信息技術(shù)，并不是為了模擬手工的管理過程，否則就會(huì)使它的效果大打折扣。依據(jù)管理系統(tǒng)的互動(dòng)性原則，作為新加入管理系統(tǒng)中的活力元素，信息技術(shù)本身所蘊(yùn)涵的特質(zhì)勢(shì)必要激發(fā)系統(tǒng)中的其他元素作出相應(yīng)的改變，通過相互協(xié)調(diào)來促進(jìn)系統(tǒng)整體效能的提高。在手工管理階段，需要較多的專職數(shù)據(jù)收集、分類、匯總?cè)藛T，信息化以后，這類專職人員要減少，但需要加強(qiáng)直接操作人員的數(shù)據(jù)收集意識(shí)與技能；在手工階段，可能需要定期由不同的若干人員做成報(bào)表來匯報(bào)相關(guān)事項(xiàng)，信息化以后，只需要隨時(shí)去系統(tǒng)內(nèi)查詢即可。
顯然，企業(yè)在準(zhǔn)備信息化之前需要認(rèn)真考慮它對(duì)現(xiàn)有管理模式的改變或沖擊。企業(yè)需要對(duì)目前的管理狀況進(jìn)行評(píng)估，看看在哪些方面需要改善，改善是漸進(jìn)性的還是革命性的，企業(yè)對(duì)改善的承受力有多大，只有對(duì)自身的管理問題及改善目標(biāo)有了清楚的認(rèn)識(shí)，才能按照需求選擇合適的管理軟件。否則，沒有了解自身需求而盲目選擇一套所謂的先進(jìn)管理軟件，試圖以它為參照來提升企業(yè)的管理水平，其結(jié)果一定是事倍功半。
第6步： 需求提煉
經(jīng)過對(duì)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀的深入調(diào)研、分析，項(xiàng)目小組即可以進(jìn)入信息系統(tǒng)的用戶需求提煉階段。本階段形成系統(tǒng)的需求分析報(bào)告，需求分析報(bào)告的內(nèi)容通常包括：
l 系統(tǒng)需求概述。
l 功能需求描述。
l 非功能性需求描述（數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量、技術(shù)要求等）。
其中，對(duì)功能需求的描述是工作量最大的一部分，也是最關(guān)鍵的部分之一。很多企業(yè)習(xí)慣于在這個(gè)階段只整理出大致的需求，而希望將細(xì)化的需求分析工作安排在系統(tǒng)選型確定后交由供應(yīng)商負(fù)責(zé)完成。其實(shí)，規(guī)范的做法應(yīng)該是：在需求提煉階段就應(yīng)盡可能將需求完整詳盡地整理出來。如果試圖將需求分析工作在系統(tǒng)實(shí)施階段后交由供應(yīng)商完成，簽署合同時(shí)項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)模糊，就有可能造成客戶的一些個(gè)性化需求被供應(yīng)商模糊處理，從而導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施偏離預(yù)定的目標(biāo)，甚至最終無法實(shí)現(xiàn)某些重要的需求。
系統(tǒng)功能描述應(yīng)該盡可能詳細(xì)地描述系統(tǒng)基本功能的要求、高級(jí)功能的要求、相互關(guān)聯(lián)的功能環(huán)節(jié)的協(xié)作方式等內(nèi)容。
需求分析報(bào)告通常是與企業(yè)的業(yè)務(wù)人員共同完成的，經(jīng)過相關(guān)的討論和審批后即可生成正式的版本，需求分析報(bào)告可以在后續(xù)的選型和實(shí)施過程中根據(jù)廠商產(chǎn)品的情況不斷進(jìn)行修訂，以使之更具有可操作性。
2. 選型采購(gòu)階段
需求分析階段確定了信息化建設(shè)的整體方案和具體需求后，系統(tǒng)的采購(gòu)選型階段解決如何從眾多的軟件供應(yīng)商中選擇能滿足企業(yè)需求，符合整體規(guī)劃方案要求的軟件系統(tǒng)的問題。
第1步：成立項(xiàng)目組
與需求分析階段相似，在系統(tǒng)的選型采購(gòu)階段，也需要成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組來開展相應(yīng)的工作。
第2步：確定系統(tǒng)預(yù)算
企業(yè)信息化項(xiàng)目常采用分階段實(shí)施方式建設(shè)，因此在系統(tǒng)選型階段需要根據(jù)當(dāng)前選型階段的需求情況確定項(xiàng)目預(yù)算。
確定項(xiàng)目預(yù)算時(shí)應(yīng)綜合考慮以下問題：
l 硬件。
l 操作系統(tǒng)。
l 數(shù)據(jù)庫(kù)許可使用費(fèi)。
l 核心軟件許可使用費(fèi)。
l 附加模塊許可使用費(fèi)。
l 第三方軟件許可使用費(fèi)。
l 第三方軟件的集成。
l 軟件客戶化。
l 系統(tǒng)上線的數(shù)據(jù)遷移。
l 項(xiàng)目管理。
l 實(shí)施費(fèi)。
l 培訓(xùn)。
l 生活和差旅開支。
l 系統(tǒng)升級(jí)。
通常采用行業(yè)慣例來進(jìn)行上述各項(xiàng)費(fèi)用的估計(jì)。有些成本項(xiàng)目可以通過近似準(zhǔn)確的估計(jì)得到，但是有些成本費(fèi)用項(xiàng)目是很難界定準(zhǔn)確數(shù)額的，例如實(shí)施費(fèi)。對(duì)于類似的成本項(xiàng)目，可以估算出該項(xiàng)成本的最高值、最低值以及預(yù)期值，以便給出一個(gè)合理的潛在的成本支出。
制訂預(yù)算時(shí)還應(yīng)該充分考慮到間接成本，主要是內(nèi)部成本，包括以下內(nèi)容：
l 項(xiàng)目相關(guān)員工因工時(shí)占用所發(fā)生的成本。
l 臨時(shí)代替項(xiàng)目人員的人工成本。
l 去外地培訓(xùn)的差旅費(fèi)成本。
l 內(nèi)部資源的成本，如管理和維護(hù)并提供內(nèi)部技術(shù)支持的IT部門所發(fā)生的成本。
第3步：確定采購(gòu)方案
根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)和預(yù)算，項(xiàng)目小組應(yīng)該制訂相應(yīng)的采購(gòu)方案，不同規(guī)模的系統(tǒng)通常也采用不同形式的采購(gòu)方式，不同規(guī)模的系統(tǒng)的采購(gòu)方式如圖4所示。通常小型系統(tǒng)由于費(fèi)用較低，實(shí)施相對(duì)簡(jiǎn)單，周期較短可以采用直接采購(gòu)的方式；中型系統(tǒng)或者個(gè)性需求很強(qiáng)的項(xiàng)目型系統(tǒng)，由于可選的供應(yīng)商很多，可以采用公開招標(biāo)的方式采購(gòu)；而能提供大型系統(tǒng)解決方案的供應(yīng)商數(shù)量很少，因此可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)的采購(gòu)方式。
第4步：供應(yīng)商初選
初選階段通常會(huì)有較多的供應(yīng)商名單，企業(yè)需要將候選供應(yīng)商的數(shù)量縮小到精力顧得過來的范圍之內(nèi)。一種有效的辦法，就是由客戶以發(fā)送基本需求信息的形式明確列出一系列供應(yīng)商必須滿足的基本要求（而非詳細(xì)需求），并以郵件或傳真等方式與候選供應(yīng)商進(jìn)行溝通。有些供應(yīng)商的解決方案因?yàn)椴荒芊峡蛻舻募夹g(shù)平臺(tái)要求或其功能明顯不能滿足客戶的需求而被剔除；還有些供應(yīng)商雖然能基本滿足客戶的要求，但與其他供應(yīng)商相比明顯處于劣勢(shì)，一般也會(huì)被從候選名單中剔除。此外，客戶在與供應(yīng)商的溝通過程中，還應(yīng)重視他們表現(xiàn)出來的職業(yè)品質(zhì)，比如公司誠(chéng)信、銷售行為的職業(yè)化程度，這些品質(zhì)實(shí)際上是公司實(shí)力與經(jīng)驗(yàn)的反映。有時(shí)候，供應(yīng)商的不恰當(dāng)?shù)匿N售方法也會(huì)成為客戶取消其候選資格的原因。
制定供應(yīng)商初選標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)綜合考慮軟件商規(guī)模、軟件專長(zhǎng)、案例、實(shí)施周期、體系結(jié)構(gòu)、運(yùn)行的軟硬件環(huán)境等眾多因素，從不同的角度設(shè)定軟件商的標(biāo)準(zhǔn)，參考標(biāo)準(zhǔn)如下。
軟件供應(yīng)商的初選標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)清單：
1.軟件公司規(guī)模
1.1.營(yíng)業(yè)額
1.1.1.上年?duì)I業(yè)額(明確設(shè)定營(yíng)業(yè)額金額)
1.1.2.上年合同額(明確設(shè)定合同額金額)
1.1.3.本年?duì)I業(yè)額(明確設(shè)定合同額金額)
1.2.人員規(guī)模
1.2.1.人員總數(shù)量(明確人員數(shù)量要求)
1.2.2.開發(fā)人員數(shù)量(明確人員數(shù)量要求)
1.2.3.咨詢和實(shí)施人員數(shù)量(明確人員數(shù)量要求)
1.2.4.資深咨詢與實(shí)施人員數(shù)量(明確人員數(shù)量要求)
1.2.5.技術(shù)支持人員數(shù)量(明確人員數(shù)量要求)
1.3.分支機(jī)構(gòu)
1.3.1.分支機(jī)構(gòu)數(shù)量(明確數(shù)量)
1.3.2.本企業(yè)當(dāng)?shù)胤种C(jī)構(gòu)人員數(shù)量(明確數(shù)量)
1.3.3.本企業(yè)當(dāng)?shù)刭Y深咨詢與實(shí)施人員數(shù)量(明確數(shù)量要求)
1.3.4.本企業(yè)當(dāng)?shù)丶夹g(shù)支持人員數(shù)量(明確數(shù)量要求)
2.軟件商產(chǎn)品的擴(kuò)展能力
2.1.1.提供客戶化(明確客戶化要求)
2.1.2.定制開發(fā)(明確定制開發(fā)要求)
3.軟件應(yīng)用案例
3.1.與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)案例數(shù)量
3.2.典型案例
3.2.1.客戶企業(yè)的營(yíng)業(yè)規(guī)模
3.2.2.客戶企業(yè)的人員數(shù)量
3.2.3.客戶企業(yè)的分支機(jī)構(gòu)
3.2.4.客戶企業(yè)原有管理系統(tǒng)情況
3.2.5.簽約時(shí)間
3.2.6.合同金額
3.2.7.實(shí)施人員數(shù)量
3.2.8.實(shí)施完成時(shí)間
4.軟件體系與運(yùn)行環(huán)境
4.1.網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)(C/S，B/S)
4.1.1.INTERNET(B/S結(jié)構(gòu))
4.1.2.局域網(wǎng)(C/S結(jié)構(gòu))
4.1.3.混合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境(B/S + C/S 混合結(jié)構(gòu))
4.2.網(wǎng)絡(luò)
操作系統(tǒng)4.3.開發(fā)環(huán)境
4.4.數(shù)據(jù)庫(kù)
需求文檔
經(jīng)初選認(rèn)定了具備競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，就可以向其發(fā)送具體的需求分析文檔，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2～4周的時(shí)間來根據(jù)需求文檔編寫信息系統(tǒng)方案。
評(píng)審
供應(yīng)商在正式提交方案建議書之前，項(xiàng)目組需要制定一個(gè)評(píng)估建議書的標(biāo)準(zhǔn)?？梢愿鶕?jù)需求文檔中的關(guān)鍵指標(biāo)建立一個(gè)評(píng)分表，各個(gè)指標(biāo)根據(jù)其對(duì)客戶的重要程度而指定不同的分值權(quán)重。
在方案評(píng)審階段，報(bào)價(jià)評(píng)估不宜占過大的權(quán)重，因?yàn)閮r(jià)格的靈活性比較大，在后期的商務(wù)談判過程中一般都會(huì)有所變動(dòng)。但報(bào)價(jià)必須在建議書里予以明示，因?yàn)檫@個(gè)報(bào)價(jià)將會(huì)成為未來進(jìn)行價(jià)格談判的參考依據(jù)，不至于供應(yīng)商毫無根據(jù)、漫無邊際地進(jìn)行價(jià)格調(diào)整。
項(xiàng)目組每一個(gè)成員都應(yīng)參與對(duì)供應(yīng)商方案的評(píng)估，而且最好是分別進(jìn)行，避免互相影響。項(xiàng)目組與供應(yīng)商的溝通接口應(yīng)該一致，評(píng)估中遇到的任何問題應(yīng)提交項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人或其他指定人員協(xié)調(diào)解決。項(xiàng)目組各成員在指定期間內(nèi)完成評(píng)估工作后，項(xiàng)目組就應(yīng)該以會(huì)議的形式將評(píng)估情況進(jìn)行總結(jié)與討論，并確定哪些供應(yīng)商可以進(jìn)入下一輪競(jìng)標(biāo)，并為這批幸運(yùn)的供應(yīng)商安排進(jìn)行系統(tǒng)演示的大致日程。無論是獲得進(jìn)一步機(jī)會(huì)的供應(yīng)商，還是被取消下一輪競(jìng)標(biāo)資格的供應(yīng)商，項(xiàng)目組都應(yīng)該正式通知對(duì)方，并要做好為那些失去機(jī)會(huì)的供應(yīng)商提供合理解釋的準(zhǔn)備。
軟件評(píng)審
進(jìn)行軟件評(píng)審的最直觀的方式就是安排供應(yīng)商進(jìn)行系統(tǒng)演示，系統(tǒng)演示同時(shí)也為客戶與供應(yīng)商創(chuàng)造了面對(duì)面溝通的機(jī)會(huì)。由于在系統(tǒng)演示過程中，供應(yīng)商都會(huì)準(zhǔn)備一套能充分展示其系統(tǒng)“完美的”功能特性的標(biāo)準(zhǔn)演示流程，客戶不應(yīng)為軟件所展現(xiàn)出來的“強(qiáng)大功能”迷惑，應(yīng)該跳出供應(yīng)商預(yù)設(shè)的目標(biāo)框架中，努力在演示過程中找出系統(tǒng)可能存在的種種缺陷或與功能不符之處。
如果有可能，在演示階段可以向供應(yīng)商提供一套演示用的接近企業(yè)實(shí)際情況的演示模型和數(shù)據(jù)，要求供應(yīng)商按照要求來準(zhǔn)備演示。
對(duì)供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評(píng)估主要基于兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：方案評(píng)審階段的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)以及對(duì)供應(yīng)商預(yù)先提供的演示用例的滿足程度。多數(shù)時(shí)候，供應(yīng)商在客戶面前所表現(xiàn)出來的職業(yè)素質(zhì)也會(huì)成為影響評(píng)估結(jié)果的一種重要的非量化因素。
在與保留下來的供應(yīng)商進(jìn)一步接觸之前，項(xiàng)目組應(yīng)該從這些供應(yīng)商所提供的客戶名單中挑選典型客戶進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪問，到現(xiàn)場(chǎng)去感受那些典型客戶的實(shí)際應(yīng)用情況。感受客戶的企業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)模式是否真正具有可比性，并通過實(shí)際用戶對(duì)正在運(yùn)行著的系統(tǒng)的介紹，來進(jìn)一步判斷該系統(tǒng)的功能特性是否滿足或接近自己的需要。項(xiàng)目組還可以就該供應(yīng)商的實(shí)施、售后服務(wù)等問題與該客戶再次進(jìn)行確認(rèn)。拜訪供應(yīng)商及其典型客戶無疑會(huì)額外增加選型的成本，但卻是十分必要的環(huán)節(jié)，尤其是對(duì)于預(yù)算較大的項(xiàng)目，它能進(jìn)一步降低選型的風(fēng)險(xiǎn)。
最終評(píng)審
上述選型環(huán)節(jié)結(jié)束后，即可對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合排名。如果排名第一的供應(yīng)商明顯優(yōu)于其他幾家，則可以邀請(qǐng)?jiān)摴?yīng)商進(jìn)行合同談判。但這并不代表其他幾家供應(yīng)商完全喪失了機(jī)會(huì)，在前面的合同談判不順利時(shí)，其他幾家供應(yīng)商就有了新的機(jī)會(huì)，因此沒有正式簽署合同之前，不要將機(jī)會(huì)的大門對(duì)其他供應(yīng)商關(guān)閉。
3. 系統(tǒng)實(shí)施階段
結(jié)束了選型采購(gòu)階段，只代表整個(gè)信息化建設(shè)項(xiàng)目向成功邁出了第一步，更大的挑戰(zhàn)還在于后續(xù)的系統(tǒng)實(shí)施過程。在實(shí)施階段，如何將需求分析階段的成果順利轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商的實(shí)施顧問，使系統(tǒng)實(shí)施方案與前期成果保持較高的一致性是決定實(shí)施能否成功的非常重要的因素。
監(jiān)理信息化的實(shí)施過程，主要是在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和控制。其具體內(nèi)容有：監(jiān)理項(xiàng)目階段計(jì)劃，監(jiān)督階段計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，并指導(dǎo)進(jìn)行合理調(diào)整；監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際投入，保證投入的合理性，保證后續(xù)階段的可持續(xù)性；監(jiān)督項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果，保證階段結(jié)果與階段進(jìn)程計(jì)劃相同或相符；監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項(xiàng)目的重大停頓或中止；監(jiān)督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項(xiàng)目進(jìn)程的順利進(jìn)行。幫助企業(yè)控制實(shí)施進(jìn)程與前期規(guī)劃和企業(yè)需求保持一致，必要時(shí)幫助企業(yè)對(duì)前期的方案進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。
通常系統(tǒng)實(shí)施監(jiān)理應(yīng)該具備下列條件：
l 項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方應(yīng)該對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)、系統(tǒng)實(shí)施有較深的認(rèn)識(shí)。
l 項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理方應(yīng)該是有經(jīng)驗(yàn)、比較公正和負(fù)責(zé)任的機(jī)構(gòu)組織和人員。
l 實(shí)施監(jiān)理方對(duì)參與項(xiàng)目實(shí)施的各方面的力量都有比較清晰的認(rèn)識(shí)，并且要求監(jiān)理方組織機(jī)構(gòu)的成員善于溝通與交流。
l 項(xiàng)目監(jiān)理方與企業(yè)的利益不能太對(duì)立也不能太無關(guān)。
前期需求分析咨詢商恰好是能夠滿足這些要求的合適人選。
第1步：成立項(xiàng)目組
實(shí)施是整個(gè)信息化建設(shè)過程中難度最大的一個(gè)階段，為了保證實(shí)施成功，企業(yè)必須建立強(qiáng)有力的實(shí)施組織。實(shí)施過程中的組織一般可以按以下模式運(yùn)行：項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目實(shí)施的全面工作，項(xiàng)目經(jīng)理向由決策層領(lǐng)導(dǎo)組成的領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審查進(jìn)度，解決任何涉及分工、資源或政策的爭(zhēng)議。領(lǐng)導(dǎo)小組向企業(yè)的總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)。
項(xiàng)目小組成員由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、IT人員、實(shí)施方咨詢顧問、需求分析咨詢商的咨詢顧問共同組成，實(shí)施階段的不同人員的角色和職責(zé)如表1所示。
表1系統(tǒng)實(shí)施階段的人員組織
角 色
職 責(zé)
實(shí)施指導(dǎo)委員會(huì)
確保提供一個(gè)良好的項(xiàng)目實(shí)施環(huán)境
設(shè)定項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)
審核項(xiàng)目實(shí)施的范圍、預(yù)算、組織計(jì)劃和節(jié)奏安排
確保項(xiàng)目實(shí)施所需的資源到位
監(jiān)控項(xiàng)目按照計(jì)劃進(jìn)行推進(jìn)
解決上報(bào)的相關(guān)爭(zhēng)議問題
對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的預(yù)期利益負(fù)責(zé)
項(xiàng)目經(jīng)理
向指導(dǎo)委員會(huì)匯報(bào)工作
領(lǐng)導(dǎo)并指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施工作的開展
控制項(xiàng)目實(shí)施的范圍
建立和管理項(xiàng)目計(jì)劃，確保項(xiàng)目的推進(jìn)
建立、開發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
監(jiān)控和尋求資源問題的解決方案
解決項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)難以解決的問題或向指導(dǎo)委員會(huì)尋求解決方案
促進(jìn)系統(tǒng)實(shí)施所引起的變化
控制軟件的修改
溝通
管理供應(yīng)商
項(xiàng)目組成員
理解軟件的運(yùn)行功能
交付流程
編制相關(guān)文檔資料
培訓(xùn)終端用戶
IT經(jīng)理
管理硬件、網(wǎng)絡(luò)和軟件的技術(shù)需求
實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理
對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施管理提出建議
協(xié)調(diào)供應(yīng)商資源與第三方活動(dòng)之間的關(guān)系
解決供應(yīng)商的相關(guān)問題作為首要任務(wù)，然后視其必要性解決其他問題
建議和協(xié)調(diào)培訓(xùn)需求
實(shí)施咨詢顧問
負(fù)責(zé)提供軟件功能方面的建議和最佳實(shí)踐方面的培訓(xùn)
協(xié)助企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)的客戶化配置
需求分析階段咨詢商顧問
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理將需求分析階段的成果、知識(shí)轉(zhuǎn)移給實(shí)施方
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)實(shí)施方案、系統(tǒng)流程進(jìn)行評(píng)審
協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)試運(yùn)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)審
第2步：確定實(shí)施目標(biāo)
實(shí)施目標(biāo)應(yīng)該結(jié)合系統(tǒng)規(guī)劃階段的目標(biāo)，進(jìn)行具體的細(xì)化。實(shí)施階段的目標(biāo)應(yīng)該更加量化，以便于評(píng)價(jià)系統(tǒng)實(shí)施效果。
第3步：前期培訓(xùn)
項(xiàng)目實(shí)施的前期培訓(xùn)實(shí)質(zhì)上是一個(gè)雙向培訓(xùn)的過程，項(xiàng)目實(shí)施方為項(xiàng)目小組的核心成員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，同時(shí)項(xiàng)目小組也要對(duì)實(shí)施方的顧問進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)狀及前期需求分析成果的培訓(xùn)。
這種雙向培訓(xùn)可以讓各方充分溝通，互相理解，達(dá)到知識(shí)轉(zhuǎn)移的目的。軟件培訓(xùn)可以讓實(shí)施項(xiàng)目小組的核心人員盡快進(jìn)入實(shí)施角色，學(xué)會(huì)從軟件功能架構(gòu)的角度思考企業(yè)需求的實(shí)現(xiàn)。而通過需求知識(shí)轉(zhuǎn)移可以讓實(shí)施方快速進(jìn)入角色，繼承前期規(guī)劃成果，理解企業(yè)需求，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)模式和流程，從而更好的進(jìn)行系統(tǒng)的客戶化配置，減少由于對(duì)需求的誤解或者理解不到位而造成的實(shí)施成本增加。
前期軟件培訓(xùn)主要針對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和系統(tǒng)管理員。培訓(xùn)的重點(diǎn)是加強(qiáng)項(xiàng)目組成員對(duì)軟件功能的理解。供應(yīng)商可以提供這樣的培訓(xùn)主題：最佳實(shí)踐、流程的圖形化管理、文檔編制等。供應(yīng)商對(duì)系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)重點(diǎn)是系統(tǒng)安裝、維護(hù)、報(bào)告撰寫以及其他技術(shù)問題。
培訓(xùn)目標(biāo)是將有關(guān)系統(tǒng)應(yīng)用、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和最佳實(shí)踐的知識(shí)和技能從外部培訓(xùn)者轉(zhuǎn)移至公司內(nèi)部指定的員工。通常情況下，這種知識(shí)的轉(zhuǎn)移絕大部分是以正式的方式進(jìn)行的，而有關(guān)軟件功能方面的知識(shí)轉(zhuǎn)移一般是以相對(duì)非正式的方式進(jìn)行的。然而，由于有關(guān)軟件功能方面的知識(shí)轉(zhuǎn)移不太有效，所以，這方面的培訓(xùn)效果值得關(guān)注。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)應(yīng)用功能的理解程度對(duì)于系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)十分關(guān)鍵。如果不能深入理解軟件的應(yīng)用功能，就不可能完成好系統(tǒng)的配置工作。
通常，在選型采購(gòu)階段所作的演示和案例實(shí)證將盡可能演示軟件功能上的優(yōu)點(diǎn)，而對(duì)于軟件的弱點(diǎn)盡可能回避。只有當(dāng)必須使用軟件的功能進(jìn)行業(yè)務(wù)操作的時(shí)候，軟件的功能才得以真正的顯露。對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，為了開發(fā)能充分利用該軟件業(yè)務(wù)流程，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)過培訓(xùn)后至少應(yīng)該具有下面的能力：
l 能按照一定的流程進(jìn)行軟件操作；
l 了解軟件功能的運(yùn)行細(xì)節(jié)。
第4步：確定實(shí)施方案
實(shí)施方案應(yīng)該詳盡地描述系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)、范圍、人員的組織、實(shí)施的方式、詳細(xì)項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)施過程中里程碑。
實(shí)施方案中要對(duì)于項(xiàng)目的“人員、內(nèi)容、原因、地點(diǎn)、時(shí)間、方式”進(jìn)行描述。它是與相關(guān)人員討論后確定的結(jié)果，并且涉及資源談判、時(shí)間安排、成本以及這些因素之間的協(xié)調(diào)。
項(xiàng)目計(jì)劃安排應(yīng)該現(xiàn)實(shí)。否則，如果時(shí)間太短，計(jì)劃可能會(huì)中斷；如果時(shí)間太長(zhǎng)，項(xiàng)目就會(huì)失去推動(dòng)力。項(xiàng)目計(jì)劃為項(xiàng)目的實(shí)施提供指導(dǎo)，并且用于對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控。項(xiàng)目計(jì)劃使項(xiàng)目實(shí)施人員能夠以相互協(xié)調(diào)配合的方式共同完成一系列相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)。計(jì)劃中應(yīng)該突出可能遇到的困難，并且制定相關(guān)的補(bǔ)救行動(dòng)，必要時(shí)計(jì)劃的日期需要重新制定。更重要的是，計(jì)劃能夠使所有需要了解項(xiàng)目的人員能夠得到信息的溝通，使他們了解項(xiàng)目的進(jìn)展以及出現(xiàn)的變化。
實(shí)施方案中還應(yīng)該對(duì)實(shí)施過程可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并針對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的控制風(fēng)險(xiǎn)的解決措施。
實(shí)施方案應(yīng)經(jīng)過充分評(píng)估，以確保其可行性。
第5步：設(shè)計(jì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)藍(lán)圖
在本階段實(shí)施小組應(yīng)按照實(shí)施方案的項(xiàng)目進(jìn)度安排，根據(jù)前期規(guī)劃的需求分析文檔，結(jié)合軟件系統(tǒng)的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)企業(yè)未來在軟件系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程。本階段結(jié)束后將形成系統(tǒng)試運(yùn)行方案這一階段性成果。
系統(tǒng)試運(yùn)行方案應(yīng)包括系統(tǒng)的各業(yè)務(wù)流程的軟件實(shí)現(xiàn)方式，及進(jìn)行試運(yùn)行應(yīng)用的完整的測(cè)試用例。
軟件測(cè)試運(yùn)行的質(zhì)量將受到流程測(cè)試數(shù)據(jù)的質(zhì)量的影響。測(cè)試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作包括：確保系統(tǒng)中有足夠的數(shù)據(jù)，檢查缺少哪些數(shù)據(jù)，并輸入數(shù)據(jù)，以填補(bǔ)這些數(shù)據(jù)缺口。應(yīng)當(dāng)注意的是，如果一個(gè)數(shù)據(jù)集存在錯(cuò)誤，那么每當(dāng)有人輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，這將會(huì)影響測(cè)試運(yùn)行的有效性，因?yàn)檫@些錯(cuò)誤或許會(huì)使系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)混淆出錯(cuò)。所以，試運(yùn)行一定要認(rèn)真準(zhǔn)備數(shù)據(jù)集。
第6步：系統(tǒng)試運(yùn)行
在試運(yùn)行階段主要依據(jù)系統(tǒng)試運(yùn)行方案，完成下述工作：
l 基本系統(tǒng)配置及確認(rèn)。
l 系統(tǒng)管理。
l 最終系統(tǒng)配置及確認(rèn)。
l 開發(fā)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序。
l 開發(fā)應(yīng)用接口程序。
l 開發(fā)外掛或擴(kuò)展程序。
l 單據(jù)、報(bào)表定義。
l 格式定義。
l 權(quán)限定義及管理。
并按照試運(yùn)行方案的測(cè)試計(jì)劃和用例對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。
系統(tǒng)試運(yùn)行是一個(gè)需要反復(fù)進(jìn)行調(diào)整的過程，在本過程中必須有規(guī)范的質(zhì)量控制程序，確保所有需求、配置、流程等事項(xiàng)的變更均有相應(yīng)的控制流程，并保留詳細(xì)的變更控制文檔。
測(cè)試運(yùn)行是通過盡可能接近實(shí)施情況的模擬，為最終準(zhǔn)備實(shí)施的流程提供一次測(cè)試的機(jī)會(huì)。測(cè)試運(yùn)行是一次真實(shí)的模擬，其目的是，在正式實(shí)施前，測(cè)試流程的完整性，并了解其存在的弱點(diǎn)。測(cè)試運(yùn)行提供了一次處理相關(guān)問題的機(jī)會(huì)，以便能夠在系統(tǒng)正式上線之前解決這些問題。
測(cè)試環(huán)境應(yīng)該在具有網(wǎng)絡(luò)的工作室進(jìn)行，以使執(zhí)行測(cè)試運(yùn)行的人能夠在一起工作。應(yīng)該為每一個(gè)參與測(cè)試運(yùn)行工作的人準(zhǔn)備一本測(cè)試運(yùn)行的工作手冊(cè)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該在試運(yùn)行過程中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，確保推動(dòng)工作，使這項(xiàng)工作的時(shí)間不要拖延得太長(zhǎng)，確保試運(yùn)行過程中的相關(guān)的問題能夠記錄下來。將所有的問題記錄下來，最終產(chǎn)生的測(cè)試問題記錄將成為安排后續(xù)工作的依據(jù)。
為了完成所有必要的測(cè)試，需要有足夠的時(shí)間。每一步測(cè)試工作的推進(jìn)都必須要建立在前一步所有必要的測(cè)試工作完成的基礎(chǔ)之上。利用這種方法，要將每一步所產(chǎn)生的影響隔離開來，避免其與其他步驟所產(chǎn)生的影響發(fā)生混淆，按照這種要求進(jìn)行測(cè)試運(yùn)行工作，會(huì)導(dǎo)致工作開展得比較緩慢。但是，這是測(cè)試系統(tǒng)是否完成了其應(yīng)該完成的工作的最佳方法。
如果通過測(cè)試運(yùn)行，可以發(fā)現(xiàn)流程的問題，那么，這將提供一次在系統(tǒng)上線前，對(duì)流程中的問題進(jìn)行改進(jìn)的機(jī)會(huì)。
試運(yùn)行也使系統(tǒng)管理員可以初步了解影響系統(tǒng)效率的因素，如磁盤空間、對(duì)其他系統(tǒng)的影響、網(wǎng)絡(luò)堵塞等，并有助于了解軟件是否存在技術(shù)問題。
第7步：系統(tǒng)上線培訓(xùn)
由于上線前的最終用戶培訓(xùn)通常安排在實(shí)施的后期，當(dāng)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施成本超過預(yù)算或時(shí)間進(jìn)度無法滿足時(shí)，培訓(xùn)通常會(huì)被壓縮。而實(shí)際上培訓(xùn)在項(xiàng)目實(shí)施過程中是非常重要的。通過有效的上線前培訓(xùn)，可以保證每個(gè)使用人員對(duì)系統(tǒng)的功能和流程充分理解，降低因?yàn)椴僮鲉栴}帶來的系統(tǒng)上線切換成本。
培訓(xùn)過程可分為六個(gè)階段：
1） 定義培訓(xùn)目標(biāo)——通過培訓(xùn)，被培訓(xùn)者能學(xué)會(huì)什么？
2） 確定培訓(xùn)內(nèi)容——開發(fā)哪些技能和知識(shí)？
3） 計(jì)劃——何時(shí)開始培訓(xùn)？用什么方式進(jìn)行培訓(xùn)？需要哪些資源、材料、設(shè)施？如何講授培訓(xùn)內(nèi)容？
4） 具體培訓(xùn)——學(xué)員接受培訓(xùn)的過程
5） 考核學(xué)員——學(xué)員達(dá)到培訓(xùn)目標(biāo)了嗎？
6） 總結(jié)培訓(xùn)效果——哪些地方錯(cuò)了？哪些地方可以做得更好？
接受培訓(xùn)的人員首先是項(xiàng)目組成員和系統(tǒng)管理員（見前期培訓(xùn)環(huán)節(jié)），其次是最終用戶和管理人員，或許還有其他人員。每一類培訓(xùn)對(duì)象都有不同的需求。所以，培訓(xùn)的性質(zhì)對(duì)于不同的培訓(xùn)對(duì)象來說可能是不同的。
利用培訓(xùn)涉及的六階段法，可以為每一類培訓(xùn)對(duì)象設(shè)計(jì)相應(yīng)的培訓(xùn)方案。
第8步：系統(tǒng)上線
系統(tǒng)試運(yùn)行通過評(píng)審后，即可進(jìn)入正式上線運(yùn)行。正式上線運(yùn)行前應(yīng)做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，并完成數(shù)據(jù)的輸入或遷移。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段要注意核對(duì)初始化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，以免輸入錯(cuò)誤的初始化數(shù)據(jù)，導(dǎo)致“垃圾效應(yīng)”。
系統(tǒng)上線最初的一段時(shí)間應(yīng)該建立明確的故障應(yīng)急處理機(jī)制，以保證正式運(yùn)行初期出現(xiàn)的問題能及時(shí)得到記錄并得以解決。最初的幾個(gè)運(yùn)行周期的期末應(yīng)該對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，已確保系統(tǒng)配置正確。
系統(tǒng)正式上線運(yùn)行并通過最終的驗(yàn)收標(biāo)志著實(shí)施階段的結(jié)束。信息化建設(shè)工作也隨著進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)周期。
