2020年是特別的一年，突如其來的疫情不僅改變了人們的生活方式，也改變了許多行業(yè)的運(yùn)行規(guī)則。如今步入了后疫情時代，相信大部分企業(yè)都會把降本增效作為重點(diǎn)——實(shí)質(zhì)上是企業(yè)通過對內(nèi)的一種數(shù)字化工具或方法，為企業(yè)帶來切實(shí)的利益。
在疫情期間我們就接觸過這樣的客戶，在疫情前企業(yè)將業(yè)務(wù)重點(diǎn)鋪在了市場對外擴(kuò)張，通過廣告投放獲得了大量的客戶，但隨之而來的運(yùn)營成本也開始明顯變高。因此企業(yè)就把視線轉(zhuǎn)向了內(nèi)部，保持成本不變甚至降低成本的同時，提升企業(yè)經(jīng)營效率，在大幅提升效率之后實(shí)現(xiàn)了存量客戶的優(yōu)化運(yùn)營，進(jìn)而找到了新的增長點(diǎn)。
一、打破信息孤島 效率翻倍
具體來說，比如企業(yè)中辦公文檔處理和流轉(zhuǎn)是最高頻使用的場景，其中隱藏著員工時間與精力的反復(fù)和浪費(fèi)，某種程度上來說是企業(yè)效率的慢性殺手?；谖覀兊漠a(chǎn)品和大量的使用實(shí)例，在這里與大家分享，如何能夠通過協(xié)作的方式，讓企業(yè)的效率得到提高，同時又保證安全可管控，這也是大部分企業(yè)關(guān)心的核心問題之一。
企業(yè)在進(jìn)行信息化建設(shè)時，往往產(chǎn)生大量的文檔，而大多數(shù)企業(yè)的文檔都是分散在不同的地域的，這導(dǎo)致了企業(yè)進(jìn)行項(xiàng)目管理時，在協(xié)作能力不強(qiáng)或協(xié)作方式不成熟的時候，效率會變得很低效，同時，溝通成本也會大大增加，信息的流失率、不對稱性，很多時候就成為了項(xiàng)目推進(jìn)頻頻受阻的頭號元兇。舉個很生動的例子：項(xiàng)目經(jīng)理A在微信上與項(xiàng)目組內(nèi)的成員傳達(dá)客戶需求，首先信息很容易被淹沒，組內(nèi)成員也無法實(shí)時對齊進(jìn)展，而這時候項(xiàng)目經(jīng)理A就需要逐一跟進(jìn)、落地、匯總。原本1個小時就可以落地的需求，往往需要1天或更久。
因此，傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)集中往往需要設(shè)定一個總負(fù)責(zé)人，然后通過多層級多地域的數(shù)據(jù)回收來完成整個流程。但如果通過協(xié)作文檔或者協(xié)作表格的方式來進(jìn)行，那么文檔就成為了一個項(xiàng)目管理的工具，由管理者列出所有相關(guān)地項(xiàng)目、進(jìn)度明細(xì)和對應(yīng)地負(fù)責(zé)人，所有項(xiàng)目參與者都可以實(shí)時看到每個環(huán)節(jié)的進(jìn)度更新，把所有信息和所有相關(guān)的人員分享，極大的減少了個體、部門之間的重復(fù)信息詢問，打破信息的孤島。
根據(jù)實(shí)際的測算評估，這種協(xié)作的方式基本上都能達(dá)到10倍以上的效率提升。我們的一家制造行業(yè)客戶，是廣東的一家上市公司，在每個季度對外發(fā)財(cái)報(bào)前都會感到非常的痛苦。外發(fā)財(cái)報(bào)需要財(cái)務(wù)的三大報(bào)表，而這三種類型的報(bào)表數(shù)據(jù)，需要從6家分公司各自的系統(tǒng)中導(dǎo)出約24份科目的余額表，再整合為1份附注表，最終進(jìn)行加工。整體流程需要10位工作人員共同工作10天來完成。
運(yùn)用云端解決方案之后，通過線上按照一定的規(guī)則自動合并6個分公司80多個sheet至10個報(bào)表之中，同時保證數(shù)據(jù)查詢使用的連貫性，按照財(cái)務(wù)的要求再計(jì)算為三大報(bào)表的最終結(jié)果數(shù)據(jù)。這樣公司的人力從10人縮減為1人，極大的提升了報(bào)表效率。
二、打造輕業(yè)務(wù)系統(tǒng) 便捷協(xié)作
另一方面，企業(yè)中常見的系統(tǒng)，包括OA、CRM等等，能夠完成企業(yè)大約30%-40%的流程管理，而其他60%以上都要以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的沉淀來完成，這往往會帶來一個問題，即如果通過一個傳統(tǒng)的系統(tǒng)來完成這60%的流程，不定性會非常大，系統(tǒng)的維護(hù)周期也會很長。完成一個新需求的搭建或者去進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化維護(hù)，也都需要耗費(fèi)一周，或者一個月的時間。特別是在一些中小微企業(yè)，很多業(yè)務(wù)都在摸索的過程中，是動態(tài)的，也就導(dǎo)致了系統(tǒng)的多變性。
拿電商行業(yè)來說，不同類型的活動層出不窮，產(chǎn)品組合以及相對應(yīng)的銷售流程要時常進(jìn)行不定式的變動，并且要在短期內(nèi)達(dá)到整個流程的適配，包括市場策略、訂單跟蹤、物流配送 、售后退換等等，非常需要在短期內(nèi)調(diào)整工作系統(tǒng)，完成業(yè)務(wù)的閉環(huán)。這種環(huán)環(huán)相扣的工作模式，不論對部門內(nèi)部協(xié)作還是跨部門協(xié)作，都提出了更高的要求。這種場景下如果企業(yè)運(yùn)用一個標(biāo)準(zhǔn)化的程序去管理，那么系統(tǒng)的迭代速度往往會跟不上業(yè)務(wù)的發(fā)展。
文檔在這里可以很好的支撐起業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)，快速解決問題。當(dāng)文件由個體創(chuàng)建并且完成編輯，沒有和其他團(tuán)隊(duì)成員或者其他事物發(fā)生關(guān)系的時候，那么這份文件就只是一份簡單的數(shù)據(jù)沉淀。但當(dāng)一個文檔能夠?qū)⒏鞣綀F(tuán)隊(duì)人員串聯(lián)起來，能夠反映組織分工，那么一個文件就是一個靈活的輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)，除了單次的項(xiàng)目管理，也可以復(fù)用并且在動態(tài)中進(jìn)行沉淀數(shù)據(jù)。
因此，協(xié)同文檔工具雖然能夠很大程度上解決實(shí)際工作場景中的問題，但在工具的背后，也需要管理者系統(tǒng)性的思考和不斷完善的管理流程。畢竟對于一家企業(yè)來說，一支高效的團(tuán)隊(duì)和有效的經(jīng)營方法才是不斷為企業(yè)創(chuàng)造價值的核心。
三、身份即密匙 安全溯源顧慮少
同時，數(shù)據(jù)資產(chǎn)對于企業(yè)來說，也是一種真實(shí)的資產(chǎn)。許多企業(yè)在資產(chǎn)上云的過程中往往對于安全性有顧慮，這也是做云服務(wù)的產(chǎn)商與客戶必聊的話題之一。
其實(shí)企業(yè)的數(shù)據(jù)上云就像是將資產(chǎn)放在銀行中一樣，客戶面臨的情況可以類比為把錢放在自己手中打理更好，還是放在銀行中打理更好？
在企業(yè)的數(shù)據(jù)管控中，作為云服務(wù)的廠商，有一個基本的出發(fā)點(diǎn)，就是企業(yè)所有的數(shù)據(jù)資產(chǎn)是歸企業(yè)主所有的，企業(yè)主有高級的管理權(quán)限以及相對應(yīng)的操作權(quán)限。在WPS+的產(chǎn)品中，我們會將用戶的個人從屬數(shù)據(jù)資產(chǎn)與企業(yè)從屬的數(shù)據(jù)資產(chǎn)進(jìn)行分離，企業(yè)主所對應(yīng)的管理權(quán)限在企業(yè)從屬數(shù)據(jù)之中，擁有企業(yè)數(shù)據(jù)完整的管理權(quán)限。
我們從文檔的創(chuàng)建、到流轉(zhuǎn)，再到追溯能夠完全的串聯(lián)起來，而市面上同類產(chǎn)品一般會把存儲安全與文檔編輯相分離。我們認(rèn)為能夠讓用戶真正感受到快捷方便，并且在編輯中無縫體驗(yàn)安全、儲存、管理等，那么產(chǎn)品一定要能夠覆蓋整個生命周期。從文檔創(chuàng)建的那一刻開始，就能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行加密，以及初始的權(quán)限設(shè)置。這樣在文檔進(jìn)行流轉(zhuǎn)的過程中也能夠?qū)?quán)限很好的利用起來，并且進(jìn)一步去豐富操作權(quán)限和保護(hù)權(quán)限。一旦文檔面臨著一些安全性的事故，也能夠追溯到一個文檔所有的操作記錄來理清所有的步驟。
一個很典型的場景是員工離職后，核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的交接問題，有兩個方面，一是離職材料交接不完整，另一個是核心文件的對外泄露問題。我們了解到，在員工離職交接的過程中，大多數(shù)情況下都是不徹底的交接，很多資產(chǎn)有折損。在這樣的情況下，WPS+的企業(yè)主或超級管理員可以在后臺，將離職員工在企業(yè)所創(chuàng)建的所有文檔一鍵移交給新的員工，很順暢的進(jìn)行完整的交接。
另一種情況則是企業(yè)有很深顧慮的一種，經(jīng)常有客戶帶著問題來向我們尋求解決方案，那就是核心員工離職以后文件面臨著泄密的風(fēng)險(xiǎn)該怎么辦？其實(shí)數(shù)據(jù)上云就可以解決這個問題，第一我們會把身份和文件進(jìn)行綁定，對一份加密文件來說，解密的方式就是通過身份賬號來解密；另外就是權(quán)限的設(shè)定，企業(yè)主可以在員工離職之后完全收回文件的權(quán)限，哪怕員工真的把文件帶走了，后續(xù)也無法打開文件。
在安全保證的情況下，文檔依舊要保持流轉(zhuǎn)的便利。雖然在常識上來說，管理的安全性和便利性往往是矛盾的兩面，一般的管控中，越是要保證安全，文檔的受限就越多。而WPS+在安全、編輯、文檔這三方面的解決方案實(shí)際上是一體的，并且都是自然產(chǎn)生和互通的產(chǎn)品，所以已經(jīng)在文檔的建立之初也保護(hù)了文檔的便利。
相信在云成為趨勢，文檔承載了更多的數(shù)據(jù)、人員、業(yè)務(wù)關(guān)系之后，企業(yè)中慢慢會形成多個動態(tài)的輕業(yè)務(wù)系統(tǒng)，用高效的協(xié)作辦公方式帶來實(shí)際的業(yè)務(wù)增長。
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