Excel里數據就好比大樓的框架，框架搭好才有辦法進行裝修（處理分析），如果框架沒搭好，后面的裝修在牛也白搭，必須拆掉框架重新搭過。如果數據不規(guī)范，例如排序、篩選、數據透視表等功能都無法施展。
做不好這一點的話，就相當于給后面的數據分析處理挖了一個大坑，這個功能用不了，那個函數老出錯，半小時的工作量楞是忙活了一整天，還窩了一肚子火。
在我的視頻課程中，我給大家總結了如何規(guī)范表格：不能合并單元格，日期格式要規(guī)范、不能有空行、不亂加表頭、原始數據不用合計等等，掌握下面的技巧將有助于我們更好的把握這幾個原則。
【批量刪除空行】
我在視頻課里講數據規(guī)范的時候，提到表格里不能有空行，如果空行比較少，可以手動刪除。但是有個好學小伙子問：“如果空行很多，手動豈不是要累死！”
有沒有批量刪除空行的方法呢？
首先簡單解釋一下：在表格中如果存在空白行列，有時會對公式、篩選、排序等操作產生很大的影響，所以必須把它們刪掉，下面介紹一種簡單可行的方法。
以下面這張表格為例，這張表有300多行，存在著大量的空行，手動刪除費時費力還有可能遺漏：
空行少，可以右鍵刪除，或者用快捷鍵【Ctrl】+【-】。
空行多，用COUNTA這個函數就可以搞定了，COUNTA作用是統(tǒng)計非空單元格的個數，簡述步驟如下：
1. 把J列作為輔助列，在J3輸入=COUNTA(A3:I3)，下拉快速填充（此時有數據的行得到的結果就是某個數字，空行的統(tǒng)計結果是0）；
2. 篩選J列，篩選出單元格個數為0的行；
3. 選中這些行，一次性刪除，然后取消篩選即可。
1,2,3搞定，奉上GIF動圖（推薦使用微軟Office 2016版本哦）
【刪除重復值】
前兩天打開電腦里一個塵封很久文檔，驚奇的發(fā)現(xiàn)：由于某些不可預測的原因，文件中某些數據莫名其妙的重復了，就像是火影忍者里的影分身一樣，Excel你真是太不乖了。我在想，哪天我的錢包打開能這樣就好了。
如果重復的數據少可以手動刪除，如果重復的數據比較多，這么做顯然很沒有效率。
現(xiàn)在以下面這張分數表為例，介紹兩種刪除重復值的方法
1.高級篩選法
選中表格內任一單元格，點擊【數據】選項卡，【篩選】旁邊的【高級】按鈕，勾上“選擇不重復記錄”，點擊確定（此時就把所有重復的數據都隱藏了）
選中篩選后的表格區(qū)域，填充為黃色【篩選】一次，選出沒有填充黃色的區(qū)域，選中這些行刪除，取消篩選，取消黃色填充
奉上GIF動圖
2.直接刪除法
選中表格內任一單元格，點擊【數據】選項卡下的【刪除重復值】功能，點擊【取消全選】，只勾上“姓名”列（選取哪一列作為區(qū)分重復值的標準很重要），點擊【確定】就可以瞬間刪除所有重復項。
注意事項：以上兩種方法，原表格都要記得備份
此外，還可以用【條件格式】功能來標記重復值，要點是要先選中某一列，再進行操作。該法不適合用于刪除，但是可用來顯示某些特殊的不需要刪除的重復項。
具體操作如下：
【文本轉數字】
很多公司都有自己ERP、CRM軟件，從這些軟件導出來的數據并不一定按照Excel的套路來，比如說有些數字顯示的是文本格式，就像這樣：
不是說公司的技術很NB，系統(tǒng)高大上的嗎！
通常情況下，我們可以在右鍵【單元格格式】中把數字格式改成文本，但是有時候這種情況也會失靈
Excel老司機給大家三種辦法：
1.直接修改法：選中文本，點擊【錯誤追蹤按鈕】（就是旁邊的感嘆號），再點擊【轉換為數字】；
2.選擇性粘貼法：選中任一空單元格，【Ctrl+C】復制，再選中文本區(qū)域，【選擇性粘貼】，把【加】或【減】勾上，點擊【確定】完成；
3.分列法：選中文本那一列（只能一列列來），點擊【數據】選項卡下的【分列】，一直下一步，點點點，OK，搞定。
以上三種方法可以結合具體情況來使用。
【規(guī)范日期時間】
亂七八糟的日期格式是Excel最常見的問題之一，我們知道像“2020-1-1”或者“2020/1/1”這兩種日期格式是可以被Excel識別的（即Excel知道它是個日期），除此之外可識別的日期格式還有“2020年1月1日,2020年1月，1-Jan”這樣的格式，只不過這幾種使用率不高。
如果Excel看到以下幾種日期格式則會一臉懵逼：“2020.1.1,、20200101、2020\1\1” 。
這三種格式經常出現(xiàn)在中國人的文檔中，也包括我（老外也許也這么干），所以大家久不可避免的會把這種習慣帶到了Excel中。下面介紹兩種糾錯方法：
1.查找替換法（快鍵Ctrl+H）：原理就是用“/”或者“-”把“.”、“\”這些字符替換掉，詳細操作見動圖：
2.但是像“20200101”這種格式無法使用查找替換法來修改，這時可以使用分列法：分列真的是一個非常百搭的功能，修改數據格式可以實現(xiàn)秒殺。
操作如下：選中要修改的區(qū)域，點擊【數據】選項卡的【分列】，點擊【下一步】，再【下一步】，到第三步的時候選擇【日期（YMD）】，點擊右下角【完成】，幾乎是一氣呵成。
詳細操作見動圖：
【巧用數據驗證】
傳說中魏文王問扁鵲：“你們三兄弟誰的醫(yī)術最好呢？”扁鵲回：“大哥的醫(yī)術最好！”魏文王很詫異：“為何你大哥默默無名？”為扁鵲答：“我大哥治病，是治病于病情發(fā)作之前，由于一般人不知道他能事先鏟除病因，反而覺得他的治療沒什么明顯的效果，所以他的名氣無法傳出去，只有我們家的人才知道他是最厲害的。”
我想說的是，其實前面介紹的修改數據的方法都屬于事后補救，事前預防才是制勝的最高境界。我們可以讓自己養(yǎng)成科學的Excel輸入習慣，這樣可以大大減少修修補補的工作量，但是別人我們管不住啊，一堆不合規(guī)的表格到最后又是寶寶來填坑，咋辦？
下面介紹一個可以治愈強迫癥的功能給大家
我剛進公司那會，HR發(fā)一個表格給我填，輸入性別的時候旁邊有個下拉按鈕，點開可以直接選男或女，填別的都不行。
當時我就覺得：好神奇啊！Excel還能這么做呀！
說破了很簡單，就是【數據驗證】功能，早期的版本也叫作【數據有效性】。
這個功能有什么特別之處呢？它可以限制填入內容的格式，你們填寫的日期格式五花八門是吧，對不起，我就給你設限，就只能按照我的要求來填。
例如填寫“出生日期”，操作如下：
選中該列，點擊【數據】選項卡，點開【數據驗證】，在【允許】里選擇【日期】，【數據】選擇【介于】（可根據實際情況選擇小于、介于等），【開始日期】里輸入“1900/1/1”，【結束日期】里輸入“=TODAY()”點擊確定（函數Today()可以自動獲取當天的日期）。
此時只能輸入規(guī)范的日期格式：例如輸入1991.1.1會提示“此值與單元格定義的數據驗證限制不匹配”，只有輸入1991-1-1這樣的規(guī)范格式才會被接納。
如果填寫者不知道自己錯在哪，也可能給制表人帶來很多麻煩。所以我們可以在【數據驗證】的【輸入信息】設置提示：日期正確格式“19XX/X/X或者19XX-X-X”，這樣點擊單元格的時候就會自動彈出提示了。
除了可以限制單元格格式，【數據驗證】還可以限制文本長度（例如身份證號嗎、銀行卡號）、限制輸入的內容（例如性別）等等。
好啦，關于規(guī)范表格的一些技巧就先介紹到這邊，歡迎大家繼續(xù)關注大毛哦！
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