開(kāi)會(huì)時(shí)間已到，但大家仍然姍姍來(lái)遲？一開(kāi)會(huì)動(dòng)輒3?4個(gè)小時(shí)以上，最后卻沒(méi)有結(jié)論？時(shí)不時(shí)就召集會(huì)議，卻沒(méi)有重要的事情要討論？大家輪番上臺(tái)報(bào)告聽(tīng)到最后都無(wú)法集中注意力？如果你也有過(guò)上述的開(kāi)會(huì)經(jīng)驗(yàn)，不妨試試「時(shí)間限制」開(kāi)會(huì)法。
時(shí)間限制，顧名思義就是事先規(guī)范會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間，并且設(shè)定詳細(xì)的議程，嚴(yán)格地監(jiān)控會(huì)議的進(jìn)行?？刂茣r(shí)間的目的在于，擺脫無(wú)聊的會(huì)議，同時(shí)能夠重視「時(shí)間成本」的觀念。
計(jì)算成本的時(shí)候，我們很容易看到「外顯」的費(fèi)用，比方說(shuō)，花了多少錢、投入了多少原物料等，卻很容易忽略「時(shí)間」這項(xiàng)珍貴且不可逆的資源。當(dāng)我們選擇做某一件事時(shí)，也就意謂著無(wú)法在同一時(shí)間，去做另外一件事，就像當(dāng)我們選擇找許多人開(kāi)會(huì)，就沒(méi)辦法同時(shí)讓與會(huì)者外出跑業(yè)務(wù)、從事研究或靜下心來(lái)思考決策等。而大部分這些工作的報(bào)酬，幾乎都會(huì)大于「開(kāi)會(huì)」所帶來(lái)的成果。
常見(jiàn)的「時(shí)間限制」做法，包括減少開(kāi)會(huì)「次數(shù)」與「長(zhǎng)度」?？刂拼螖?shù)的多寡，可先自問(wèn)「是否一定要開(kāi)這個(gè)會(huì)？」若沒(méi)有適當(dāng)理由，那就沒(méi)有召開(kāi)的必要性。而會(huì)議長(zhǎng)度也可藉由「準(zhǔn)時(shí)」開(kāi)始和結(jié)束，以及事先設(shè)定每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，有效掌控。
對(duì)工作者來(lái)說(shuō)，在開(kāi)會(huì)中落實(shí)「時(shí)間限制」，并不見(jiàn)得一定需要使用特殊工具，才能將時(shí)間運(yùn)用在更高附加值的地方，更關(guān)鍵在于，是否能把「時(shí)間成本」的概念放在心上，從會(huì)議前的準(zhǔn)備、會(huì)議中的控制、以及會(huì)議后的收尾等每個(gè)流程，一方面減少時(shí)間，另一面提升每一次會(huì)議的效果，雙管齊下，就能更有效地改善工作效率。
DOs
1 每次開(kāi)會(huì)，都拿出表來(lái)計(jì)時(shí)，強(qiáng)制控制時(shí)間的進(jìn)行。
2 事先準(zhǔn)備愈充分，時(shí)間就愈能節(jié)省下來(lái)。
3 適合例行報(bào)告、工作進(jìn)度報(bào)告等會(huì)議。
DON'Ts
1 不要在過(guò)短的時(shí)間，塞進(jìn)過(guò)長(zhǎng)的議程，否則開(kāi)會(huì)沒(méi)有質(zhì)量。
2 就算時(shí)間要結(jié)束了，也不能略過(guò)「做結(jié)論」步驟，即使結(jié)論是「擇期再開(kāi)」。
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