接觸過很多中小企業(yè)，不客氣的說，很多企業(yè)領導不會開會。會場經(jīng)常是亂亂哄哄，大家雞一嘴鴨一嘴，各說合的道理，最后什么問題也沒解決。據(jù)我觀察：主題不清、離題跑調(diào)、議而不決、無人跟蹤是會議沒有效率的四大硬傷，這在很多管理不規(guī)范的中小企業(yè)是普遍存在的。那么，如何才能高效地開會呢？我認為，要從以下八個方面做起：
一，確定會議議題。會議要想開的有效果，切實解決問題，會議之前，要明確會議的時間、地點、議題、議程、主持人、與會人員、注意事項等內(nèi)容。
二，下發(fā)會議通知。如果不是緊急會議，應提前利用電子郵件、公告欄、電話、會議告知書等方式向與會人員下發(fā)會議通知。會議當天，最好再提醒一次，以確保與會者及時收到了會議通知。
三，準備會議資料。為確保會議取得實效，會議組織者應提前準備好與會議議題相關的背景資料，以供大家開會時參考。否則，稀里糊涂的開會，必然影響會議效率。
四，調(diào)試會議設備。會議當天，組織者要對投影儀、筆記本電腦、遙控器、錄音筆、激光筆、白板、記號筆等會議輔助設備、工具進行調(diào)試、檢查，以確保會議時能正常使用。
五，控制會議節(jié)奏。會議組織者/主持人要按照會議的議題和議程控制好會議節(jié)奏，一要避免大家糾纏雞毛蒜皮的小事，二是防止會議偏離主題，三是要掌握好會議的時間。
六，拍板解決問題。會議主持人或參會的最高領導，要隨時記錄與會人員所提出的問題和建議，能當場拍板的，馬上明確解決方案、負責人和時間進度要求。需要考慮一下的，在會議最后要明確牽頭人、配合人以及完成時間。
七，整理會議紀要。會議組織者要落實會議記錄人員，必要時請示領導后可錄音。會議結束后，組織者起草會議紀要，整理好后提交領導審閱修改，審核無誤后發(fā)給與會人員。必要時，會議紀要可附會議決議事項的責任表。
八，跟蹤會議決議。會議決議事項逐一落實到相關責任人，必要時經(jīng)當事人確認，形成書面?zhèn)渫?。然后，會議組織指定專人定期跟蹤各項任務完成的情況，并及時匯報給領導。
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