掌握這6條口頭匯報(bào)技巧，讓領(lǐng)導(dǎo)放心的把工作交給你

2022.07.26 云南

心理學(xué)博士弗雷德里克·吉伯特（FrederickGibert）在《向上匯報(bào)》一書中提到：一場(chǎng)糟糕的匯報(bào)所耗費(fèi)的生產(chǎn)力成本是可以被換算成金錢的——很多的金錢。

我們?cè)谄髽I(yè)工作中經(jīng)常遇到這樣的情形，不管是多大規(guī)模的公司基本上都會(huì)每周開各種會(huì)議，比如計(jì)劃協(xié)調(diào)會(huì)、工作匯報(bào)會(huì)、整頓會(huì)，每一個(gè)人都滔滔不絕的匯報(bào)著自己的工作情況，開會(huì)的時(shí)間動(dòng)輒三四個(gè)小時(shí)。

現(xiàn)實(shí)情況是，卻起不到多大的作用！

這不是個(gè)例，基本上很多職場(chǎng)人都有這種困擾，明明自己很努力，老板總是不滿意。

實(shí)際上是沒有掌握匯報(bào)的技巧！

何為工作匯報(bào)？

工作匯報(bào)就是通過一定的形式將單位（個(gè)人）某一特定階段工作的開展情況向上級(jí)進(jìn)行反映和表述，以便上級(jí)指導(dǎo)或幫助解決問題的一種方法。工作匯報(bào)也是單位（個(gè)人）工作的高度概括和總結(jié)，是爭(zhēng)取上級(jí)支持和幫助的有效手段。

工作匯報(bào)的形式分很多種，常見的形式主要分為：口頭匯報(bào)、書面匯報(bào)和多媒體匯報(bào)（PPT）。

口頭匯報(bào)

口頭匯報(bào)是最靈活的匯報(bào)方式，可以第一時(shí)間通過自己的口語化表達(dá)，將事情的來龍去脈梳理清楚，使領(lǐng)導(dǎo)掌握事情的進(jìn)展。

書面匯報(bào)

書面匯報(bào)需要整理資料，雖然匯報(bào)的內(nèi)容已經(jīng)熟記于心，但是在呈文之前，還需要構(gòu)思興文脈絡(luò)、文章版式、文件組成等，需要耗費(fèi)一點(diǎn)的時(shí)間去準(zhǔn)備。

多媒體匯報(bào)

而多媒體匯報(bào)主要指的就是各大企業(yè)常用的PPT、視頻等，屬于最耗時(shí)的匯報(bào)形式，但是卻是最高大上的，在一些重要場(chǎng)合使用比較多，除了要考慮匯報(bào)內(nèi)容以外，還需要考慮受眾群體、主題構(gòu)思、整體風(fēng)格等要素。

其實(shí)在職場(chǎng)中，更多的人選擇口頭匯報(bào)的形式去進(jìn)行日常工作匯報(bào)，一方面節(jié)約時(shí)間成本，而且能保證匯報(bào)的時(shí)效性。

口頭匯報(bào)有哪些技巧呢？

以下是我總結(jié)的7點(diǎn)關(guān)于口頭匯報(bào)的技巧，只要在日常工作中掌握好、運(yùn)用好，能起到事半功倍的效果。

1、主動(dòng)一點(diǎn)，不要等老板問你的時(shí)候才想起來該匯報(bào)了

老板在交代你做某一項(xiàng)工作時(shí)，往往是出于對(duì)你的信任，但是老板并不是不關(guān)心工作的進(jìn)展。有的員工工作做得很好，但是一想起來總和老板匯報(bào)，從心里就產(chǎn)生了抵觸心理。

實(shí)際上老板掌握員工工作進(jìn)展的唯一渠道就是聽下屬的匯報(bào)，他每天有自己的事情要做，不可能總是盯著員工的工作，所以作為員工要及時(shí)的和老板進(jìn)行匯報(bào)。

當(dāng)老板從辦公室走出來，到你的面前，問你“工作有什么進(jìn)展，現(xiàn)在怎么樣了？”的時(shí)候，實(shí)際上你已經(jīng)錯(cuò)過了匯報(bào)的最佳時(shí)間。

所以在承擔(dān)某項(xiàng)任務(wù)時(shí)，就要梳理清楚如何向老板匯報(bào)的問題。

2、“中途匯報(bào)”是最好的匯報(bào)形式，讓老板實(shí)時(shí)掌握工作進(jìn)展

中途匯報(bào)是一件很好的匯報(bào)形式，在你接受任務(wù)時(shí)，一定要有計(jì)劃性的做好階段性劃分，把一個(gè)長(zhǎng)線工作劃分為不同的階段，在各個(gè)階段做好匯報(bào)工作。

曾經(jīng)看過這樣一個(gè)例子，一位主管把同樣工作量的兩份工作交給不同的員工處理，員工A的工作效率高，處理能力也強(qiáng)，員工B工作態(tài)度端正，但是技術(shù)能力偏低，但是員工A自從接受這份工作以來，這件事情基本上算是石沉大海，過了一段時(shí)間，他喜出望外的告訴我，任務(wù)圓滿完成；而員工B接收工作以后，每隔一周就發(fā)一封電子郵件像主管匯報(bào)工作進(jìn)展，雖然她的完成時(shí)間比員工A要慢幾天，但是漸漸的主管更加傾向于把工作交給員工B去做，原因就是他能及時(shí)的進(jìn)行匯報(bào)！

對(duì)于老板來說，中途匯報(bào)的好處就是把風(fēng)險(xiǎn)提前預(yù)知，大大減少了局面不可挽回的情況發(fā)生，試想一下，如果分10次匯報(bào)工作，中途匯報(bào)每次規(guī)避10%的不可完成風(fēng)險(xiǎn)，最終即使工作無法完成只留下了10%的遺憾，但是如果只在工作完成時(shí)進(jìn)行一次匯報(bào)，那有可能將是100%的風(fēng)險(xiǎn)，甚至于這個(gè)項(xiàng)目完全偏離老板的意圖。

3、不要報(bào)喜不報(bào)憂，不管是好消息還是壞消息都要第一時(shí)間告知老板

作為員工，我們?yōu)榱梭w現(xiàn)自己工作的優(yōu)質(zhì)性，從而往往對(duì)老板“撒謊”。但是老板可不這么想，從公司的組織架構(gòu)上來看，員工有責(zé)任，主管需要負(fù)責(zé)人，而公司有損失，老板是主要負(fù)責(zé)人。

所以老板并不希望你對(duì)他說假話，否則當(dāng)你發(fā)現(xiàn)事情已經(jīng)發(fā)展到很嚴(yán)重的程度，再和老板匯報(bào)，老板已經(jīng)處于被動(dòng)局面，很難采取補(bǔ)救措施。

“墨菲定律”有四條經(jīng)典理論：

a、任何事都沒有表面看起來那么簡(jiǎn)單；
b、所有的事都會(huì)比你預(yù)計(jì)的時(shí)間長(zhǎng)；
c、會(huì)出錯(cuò)的事總會(huì)出錯(cuò)；
d、如果你擔(dān)心某種情況發(fā)生，那么它就更有可能發(fā)生。

由此可見，當(dāng)你越怕壞消息被老板知道的時(shí)候，往往越容易引起他的懷疑，這樣對(duì)你的工作開展也會(huì)產(chǎn)生負(fù)面效應(yīng)。

把好消息及時(shí)與老板分享，把壞消息及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)知情，這樣才能把工作做得及時(shí)高效。

4、對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不要自己輕易下決策

我們?cè)趨R報(bào)工作的時(shí)候都遇到過這種現(xiàn)象，比如“不要什么小事都來找我，自己處理就好了”，也有“這么重要的事為什么自己擅做主張！”，所以，善于把握工作重點(diǎn)是一個(gè)關(guān)鍵。

任何工作都有關(guān)鍵環(huán)節(jié)，關(guān)鍵環(huán)節(jié)處理不好往往對(duì)整個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生很大的影響，這個(gè)時(shí)候，作為員工我們要充分的認(rèn)識(shí)到，必須征得老板的同意！

所以在處理工作的時(shí)候，要培養(yǎng)自己處理問題的能力，更要與領(lǐng)導(dǎo)保持良好的溝通，及時(shí)匯報(bào)就是最好的途徑。

把自己的處理措施告知老板，老板會(huì)給出你參考意見，如果可行，自然就按你說的辦，如果不可行，也能第一時(shí)間給出你指導(dǎo)意見，從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

這才是最正確的處理方式。

5、匯報(bào)工作要先將重點(diǎn)，老板也是很忙的

職場(chǎng)中，經(jīng)常遇到只會(huì)做事不會(huì)匯報(bào)的員工，在和老板匯報(bào)工作時(shí)，想到哪說到哪，老板聽完你的匯報(bào)，往往一頭霧水，摸不到重點(diǎn)。

口頭匯報(bào)的大忌就是毫無邏輯、沒有重點(diǎn)。

在匯報(bào)工作之前，梳理出一個(gè)脈絡(luò)大綱，把重點(diǎn)先梳理清楚，利用簡(jiǎn)短、高效的匯報(bào)把問題說清楚。同時(shí)，匯報(bào)工作一定要有實(shí)質(zhì)內(nèi)容，員工及時(shí)匯報(bào)是好事，但是如果只流于表面，每個(gè)三小時(shí)匯報(bào)一次也沒有意義。

真正的匯報(bào)要言之有物、言之有理。

6、匯報(bào)工作講實(shí)話，不要夸大，更不能弄虛作假

前文說到，不管是好消息還是壞消息都要和老板及時(shí)匯報(bào)，同樣，在匯報(bào)工作時(shí)不管是好消息還是壞消息都要實(shí)事求是的講出來，萬萬不可夸大其詞、弄虛作假。

職場(chǎng)中，特別是員工，往往為了表現(xiàn)自己的工作價(jià)值，匯報(bào)工作時(shí)先給自己“邀功”。而有問題的時(shí)候，第一時(shí)間又會(huì)先把自己“摘清”，這樣的話，老板很難最初正確的判斷，有的時(shí)候還會(huì)做出錯(cuò)誤的決定。

所以說，在職場(chǎng)中，在認(rèn)清楚問題輕重緩急的情況下，盡量和老板說實(shí)話。

以前看電影《救火英雄》時(shí)，火場(chǎng)情況緊急，必須立即關(guān)閉輸油管道的手動(dòng)閥門，但是油罐區(qū)領(lǐng)導(dǎo)刻意隱瞞需要關(guān)閉8000轉(zhuǎn)的事實(shí)，導(dǎo)致指揮部做出的決定不能有效實(shí)施，最終造成嚴(yán)重的后果。

所以，正確的做法是，有一說一的描述當(dāng)前的工作情況。