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http://office.microsoft.com/zh-cn/outlook-help/HA010242061.aspx?redir=0

隨著您不斷創(chuàng)建和接收項(xiàng)目（項(xiàng)目：項(xiàng)目是在 Outlook 中保存信息的基本元素（類似于其他程序中的文件）。項(xiàng)目包括電子郵件、約會(huì)、聯(lián)系人、任務(wù)、日記條目、便箋以及投遞的項(xiàng)目和文檔。），Microsoft Outlook 郵箱會(huì)逐漸增大。為使郵箱易于管理，您需要另一個(gè)位置來(lái)存儲(chǔ)（即存檔）具有重要意義但不經(jīng)常使用的舊項(xiàng)目。此外，您還需要設(shè)置一種途徑，以便將那些舊項(xiàng)目自動(dòng)移到存檔位置，同時(shí)丟棄那些內(nèi)容過(guò)期且不再有效的項(xiàng)目。自動(dòng)存檔可滿足您所有這些需要。

默認(rèn)情況下，自動(dòng)存檔處于啟用狀態(tài)。它會(huì)按照計(jì)劃的時(shí)間間隔自動(dòng)運(yùn)行，并從文件夾中清除舊項(xiàng)目和過(guò)期項(xiàng)目（齡期已結(jié)束的項(xiàng)目）。舊項(xiàng)目是指已達(dá)到指定的存檔期限的項(xiàng)目，其中可能包括已分配項(xiàng)目的原始電子郵件等內(nèi)容。過(guò)期項(xiàng)目是指內(nèi)容在某一日期后不再有效的郵件和會(huì)議項(xiàng)目，例如仍在日歷上顯示的四個(gè)月前的會(huì)議。雖然到期日期是可選的，但您可以在創(chuàng)建項(xiàng)目時(shí)或在創(chuàng)建之后為其定義到期日期。當(dāng)項(xiàng)目過(guò)期時(shí)，它將變?yōu)椴豢捎?，并?huì)顯示一條穿過(guò)自身的刪除線。

存檔也是在其他位置備份和保存 Outlook 項(xiàng)目的一個(gè)好方法。您可以使用自動(dòng)存檔，也可以手動(dòng)將項(xiàng)目存檔。

有關(guān)使用自動(dòng)存檔、手動(dòng)將項(xiàng)目存檔或查找和還原已存檔項(xiàng)目的詳細(xì)信息，請(qǐng)參閱本文末尾的鏈接列表。

• 自動(dòng)存檔會(huì)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行哪些操作
• 更改自動(dòng)存檔設(shè)置
• 用于對(duì)項(xiàng)目存檔的齡期和日期
• 有關(guān)對(duì) Outlook 項(xiàng)目存檔的相關(guān)文章

自動(dòng)存檔會(huì)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行哪些操作

當(dāng)項(xiàng)目到期（即項(xiàng)目超過(guò)其齡期）后，自動(dòng)存檔會(huì)將項(xiàng)目從其在 Outlook 中的原始位置移動(dòng)到存檔文件文件夾中。您也可以設(shè)置相應(yīng)選項(xiàng)，使系統(tǒng)在項(xiàng)目到期后將其刪除。存檔文件屬于一種特殊的數(shù)據(jù)文件。

要點(diǎn)    有關(guān)存儲(chǔ)和刪除項(xiàng)目的詳細(xì)信息

• 除非您更改了一個(gè)或多個(gè)自動(dòng)存檔設(shè)置，選擇在項(xiàng)目過(guò)期時(shí)刪除它們，否則項(xiàng)目會(huì)存儲(chǔ)在其存檔位置，而不會(huì)從項(xiàng)目存檔位置刪除。只能在將項(xiàng)目移動(dòng)到項(xiàng)目存檔位置之前自動(dòng)刪除項(xiàng)目，項(xiàng)目存檔后，只能手動(dòng)刪除這些項(xiàng)目
• 選擇永久刪除項(xiàng)目選項(xiàng)會(huì)在項(xiàng)目過(guò)期時(shí)自動(dòng)刪除項(xiàng)目，而不進(jìn)行存檔。例如，如果單擊“刪除過(guò)期項(xiàng)目(僅限電子郵件文件夾)”，則當(dāng)所有電子郵件文件夾（例如“收件箱”、“已發(fā)送”或“草稿”）中的郵件的齡期結(jié)束時(shí)，此選項(xiàng)會(huì)刪除所有這些郵件，而不進(jìn)行存檔。

當(dāng)自動(dòng)存檔首次運(yùn)行時(shí)，Outlook 會(huì)自動(dòng)在以下位置創(chuàng)建存檔文件。

• Windows Vista    

C:\Users\您的用戶名\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

• Windows XP    

C:\Documents and Settings\您的用戶名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

如果您看不到“Local Settings”或“Local”文件夾，則說(shuō)明它們可能處于隱藏狀態(tài)。

• Windows Vista    
  1. 在 Windows 中，單擊“開始”按鈕，然后單擊“控制面板”。
  2. 單擊“外觀和個(gè)性化”。

注釋    如果您使用的是“控制面板”的經(jīng)典視圖，請(qǐng)雙擊“文件夾選項(xiàng)”，然后繼續(xù)步驟 4。

3. 單擊“文件夾選項(xiàng)”。
4. 在“查看”選項(xiàng)卡上的“高級(jí)設(shè)置”下，滾動(dòng)至“文件和文件夾”下的“隱藏文件和文件夾”，然后選中其下的“顯示隱藏的文件和文件夾”。

• Microsoft Windows XP    

1. 單擊“開始”按鈕，然后單擊“控制面板”。
2. 單擊“文件夾選項(xiàng)”。

3. 單擊“查看”選項(xiàng)卡，然后單擊“顯示所有文件和文件夾”選項(xiàng)。

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當(dāng) Outlook 首次對(duì)項(xiàng)目存檔后，可以直接從 Outlook 文件夾列表 （文件夾列表：顯示郵箱中可用的文件夾。若要查看子文件夾，請(qǐng)單擊文件夾旁的加號(hào) (+)。如果看不到“文件夾列表”，請(qǐng)單擊“轉(zhuǎn)到”菜單上的“文件夾列表”。）（位于導(dǎo)航窗格 （導(dǎo)航窗格：一個(gè)用于組織信息的列，提供對(duì)文件夾的訪問(wèn)。單擊某個(gè)文件夾可以顯示其中包含的項(xiàng)目。導(dǎo)航窗格還包括“收藏夾”部分以及用于在“郵件”、“日歷”、“任務(wù)”和其他視圖之間進(jìn)行切換的按鈕。）中）中的“存檔文件夾”中訪問(wèn)文件中的項(xiàng)目。如有必要，還可以為各個(gè)文件夾創(chuàng)建單獨(dú)的存檔文件。

打開“存檔文件夾”時(shí)，您會(huì)發(fā)現(xiàn) Outlook 保留了現(xiàn)有的文件夾結(jié)構(gòu)。如果選擇存檔的文件夾擁有父文件夾，則也會(huì)在存檔文件中創(chuàng)建該父文件夾，但不會(huì)對(duì)該父文件夾中的項(xiàng)目存檔。這樣就使得存檔文件與郵箱具有相同的文件夾結(jié)構(gòu)。文件夾在存檔后仍留在原位，即使是空文件夾也不例外。您可以按照在主郵箱中處理項(xiàng)目的方式來(lái)處理這些項(xiàng)目。如果您決定將已存檔項(xiàng)目移回主郵箱，則可以將所有項(xiàng)目從存檔文件導(dǎo)入到其原始文件夾或您指定的其他文件夾中，也可以手動(dòng)移動(dòng)或復(fù)制各個(gè)項(xiàng)目。

更改自動(dòng)存檔設(shè)置

有兩組自動(dòng)存檔設(shè)置：全局設(shè)置和每文件夾設(shè)置。全局設(shè)置又稱為默認(rèn)設(shè)置，它們決定了是否運(yùn)行自動(dòng)存檔，以及自動(dòng)存檔在默認(rèn)情況下會(huì)對(duì)任意 Outlook 文件夾（“聯(lián)系人”除外，它不受自動(dòng)存檔影響）中的項(xiàng)目執(zhí)行哪些操作。每文件夾設(shè)置會(huì)覆蓋默認(rèn)設(shè)置，從而可以按不同的方式對(duì)各個(gè)文件夾執(zhí)行自動(dòng)存檔。如果沒(méi)有為特定文件夾指定自動(dòng)存檔設(shè)置，則不會(huì)將該文件夾存檔。默認(rèn)設(shè)置和每文件夾設(shè)置只適用于當(dāng)前郵箱。如有必要，您也可以手動(dòng)將項(xiàng)目存檔。

自動(dòng)存檔時(shí)間間隔為 選擇所需的自動(dòng)存檔運(yùn)行頻率。同時(shí)存檔許多項(xiàng)目可能會(huì)降低計(jì)算機(jī)性能。因此，最好選擇一個(gè)能夠縮短自動(dòng)存檔過(guò)程的時(shí)間段?？紤]您在給定時(shí)間內(nèi)通常收到的項(xiàng)目數(shù)量，進(jìn)而相應(yīng)調(diào)整時(shí)間范圍。運(yùn)行自動(dòng)存檔前提示 如果希望 Outlook 在自動(dòng)存檔處理您的 Outlook 項(xiàng)目之前顯示提醒消息，請(qǐng)選擇此選項(xiàng)。當(dāng)您看到此消息時(shí)，可以單擊“否”取消該自動(dòng)存檔會(huì)話。
刪除過(guò)期項(xiàng)目(僅限電子郵件文件夾) 默認(rèn)情況下不選擇此選項(xiàng)。您可以選擇在超過(guò)電子郵件的齡期時(shí)刪除這些電子郵件。“草稿”和“收件箱”項(xiàng)目的默認(rèn)期限是六個(gè)月，“已發(fā)送郵件”的默認(rèn)期限是三個(gè)月，但可以使用“清除早于所示時(shí)間的項(xiàng)目”選項(xiàng)更改這些期限。
存檔或刪除舊項(xiàng)目 如果要讓自動(dòng)存檔在項(xiàng)目過(guò)期時(shí)刪除部分或所有項(xiàng)目，則必須選擇此選項(xiàng)。此選項(xiàng)會(huì)激活其他選項(xiàng)，使您能夠決定在項(xiàng)目的齡期結(jié)束時(shí)存檔哪些項(xiàng)目以及刪除哪些項(xiàng)目。隨后，請(qǐng)選擇應(yīng)用于存檔和刪除的其他設(shè)置。 注釋    在“自動(dòng)存檔”對(duì)話框中，“文件夾”是指 Outlook 主要的功能區(qū)域（例如“日歷”文件夾和“任務(wù)”文件夾）及各個(gè)電子郵件文件夾。這是因?yàn)?#8220;日歷”和“任務(wù)”項(xiàng)目存儲(chǔ)在各自的“日歷”和“任務(wù)”文件夾中。
在文件夾列表中顯示存檔文件夾 選擇使“存檔”文件夾與其他工作文件夾一起列在導(dǎo)航窗格中。在主“存檔”文件夾中，您可以打開各個(gè)子文件夾并查看已存檔的項(xiàng)目。在查看已存檔項(xiàng)目時(shí)，可以驗(yàn)證是否存檔了正確的項(xiàng)目，還可以將所需的任何項(xiàng)目拖回工作文件夾。
清除早于所示時(shí)間的項(xiàng)目 選擇項(xiàng)目存檔時(shí)間的默認(rèn)設(shè)置，以天、周或月為單位?？梢栽O(shè)置 1 天到 60 個(gè)月的期間。“清除”的意思是存檔（存儲(chǔ)）項(xiàng)目，而不是指“刪除”（除非您在其他地方為文件夾指定了該設(shè)置）。
將舊項(xiàng)目移至 對(duì)于運(yùn)行 Microsoft Windows Vista 和 Windows XP 操作系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)，此位置的默認(rèn)設(shè)置有所不同。 Windows Vista：C:\Users\用戶\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst。 Windows XP：C:\Documents and Settings\用戶 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst。 如果要為已存檔項(xiàng)目設(shè)置其他目標(biāo)，可以瀏覽到不同位置并設(shè)置該位置。項(xiàng)目會(huì)在其齡期結(jié)束后移動(dòng)到該位置。 注釋    除非您打開文件夾并手動(dòng)刪除自定義位置中的存檔項(xiàng)目，否則不會(huì)刪除它們。
永久刪除舊項(xiàng)目 選擇此選項(xiàng)會(huì)立即刪除過(guò)期項(xiàng)目，而不會(huì)將其移到默認(rèn)位置、指定的其他文件夾或“已刪除郵件”文件夾中。
立即將這些設(shè)置應(yīng)用到所有文件夾 此選項(xiàng)將自動(dòng)存檔設(shè)置（包括您的更改）應(yīng)用到所有文件夾。要為一個(gè)或多個(gè)文件夾指定不同設(shè)置，請(qǐng)不要選擇此選項(xiàng)，而是使用按鈕下面的說(shuō)明來(lái)為單個(gè)文件夾指定設(shè)置。下部分“更改單個(gè)文件夾的自動(dòng)存檔設(shè)置”中也包含有這些說(shuō)明。對(duì)特定文件夾的更改只適用于這些文件夾。
保留策略信息 在您的組織中，系統(tǒng)管理員可能設(shè)置保留策略來(lái)決定何時(shí)以及如何自動(dòng)存檔郵箱項(xiàng)目。您可以在此處查看策略，但如果沒(méi)有適當(dāng)權(quán)限，則無(wú)法對(duì)其進(jìn)行更改。

用于對(duì)項(xiàng)目存檔的齡期和日期

注釋    除了自動(dòng)存檔設(shè)置外，郵箱中的項(xiàng)目還會(huì)受約于公司實(shí)施的保留策略。保留策略鼓勵(lì)用戶僅在公司策略規(guī)定的固定時(shí)間段內(nèi)保留文檔和項(xiàng)目。這些策略的優(yōu)先級(jí)高于自動(dòng)存檔設(shè)置。

各個(gè)文件夾的默認(rèn)齡期如下：

• “收件箱”、“日歷”、“任務(wù)”、“便箋”、“日記”、“草稿”：6 個(gè)月
• “已發(fā)送郵件”、“已刪除郵件”：2 個(gè)月
• “發(fā)件箱”：3 個(gè)月

注釋    如果您創(chuàng)建的文件夾與“收件箱”、“日歷”、“任務(wù)”、“便箋”或“日記”包含相同的項(xiàng)目類型，則也適用 6 個(gè)月的齡期。

項(xiàng)目類型不同，Microsoft Outlook 確定項(xiàng)目齡期的方式也不相同。

電子郵件     接收日期或上次修改日期/時(shí)間，兩者中取最晚時(shí)間。

日歷項(xiàng)目     約會(huì)、事件或會(huì)議的創(chuàng)建日期或上次修改日期/時(shí)間，兩者中取最晚時(shí)間。定期項(xiàng)目不會(huì)被自動(dòng)存檔。

任務(wù)     完成日期或上次修改日期/時(shí)間。未標(biāo)記完成的任務(wù)不會(huì)被自動(dòng)存檔。分配給他人的任務(wù)只有在標(biāo)記為完成后才能存檔。

便箋     上次修改日期/時(shí)間。

日記條目     日記條目的創(chuàng)建時(shí)間或上次修改日期/時(shí)間。

聯(lián)系人     不存檔。

有關(guān)對(duì) Outlook 項(xiàng)目存檔的相關(guān)文章

• 使用自動(dòng)存檔備份或刪除項(xiàng)目
• 手動(dòng)將項(xiàng)目存檔
• 查找已存檔的項(xiàng)目
• 還原已存檔的項(xiàng)目
• 打開或關(guān)閉自動(dòng)存檔
• 使用 Microsoft Outlook 個(gè)人文件夾備份工具