【精讀君曰】
今日推送的是精讀君的第二篇微書。微書是精簡版的書籍，它能夠讓你短時間內(nèi)吸收高濃度的知識，幫你節(jié)省閱讀時間。
精讀君的第一篇微書為《自控力》，今天推送的是《金字塔原理》。本書29萬字，以每分鐘讀600字計，閱讀此書需480分鐘，即約8小時。精讀君的微書字數(shù)約7千字，閱讀耗時12分鐘，可幫您節(jié)省468分鐘。
“想清楚，說明白，知道說什么、怎么說”，是我們希望達到的境界。但我們在與人溝通或是寫作過程中，往往卻會因為文章或表述上的條理不清而被扣上“思維混亂”的帽子。
要避免思維混亂，保持一個理性的正確思考，就需要學(xué)習一種能夠能夠讓我們清晰展現(xiàn)思路的有效方法，而《金字塔原理》就提供了這樣一種方法。
【一】
什么是金字塔原理？
金字塔原理是麥肯錫公司的芭芭拉·明托所提出的一項層次性、結(jié)構(gòu)化的思考、寫作及溝通技術(shù)。用一句話說，金字塔原理就是，任何事情都可以歸納出一個中心論點，而此中心論點可由三至七個論據(jù)支持，這些一級論據(jù)本身也可以是個論點，被二級的三至七個論據(jù)支持，如此延伸，狀如金字塔，如下圖所示。
說得通俗一點，就是結(jié)論先行的原則。也就是說，先把整篇文章要表達的結(jié)論亮出來，再圍繞這個結(jié)論層層展開論述，而不是長篇大論之后再給出結(jié)論。比如，對于下面這個例子，多數(shù)人的寫法是屬于左邊框框的結(jié)構(gòu)，而使用金字塔原理后，就變成了右邊框框中的結(jié)構(gòu)。
結(jié)構(gòu)調(diào)整之后你會發(fā)現(xiàn)，整篇文章的邏輯一下子清晰起來，內(nèi)容一目了然，讓人一看就知道文章的中心思想是什么。
【二】
為什么要學(xué)習金字塔原理？
對于這個問題，再多理論都是一紙空話，直接舉一個例子，或許你就恍然大悟：
①未使用金字塔結(jié)構(gòu)組織的思想
小A來電話說他不能參加下午3點會議了。小B說他不介意晚一點開會，明天開也可以，但明天10:30以前不行。小C的秘書說，小C明天晚些時候才能從法蘭克福趕回來。會議室明天已經(jīng)有人預(yù)定了，但星期四還沒有人預(yù)定。會議時間定在星期四上午11點似乎比較合適。您看行嗎？
②用金字塔結(jié)構(gòu)組織的思想
今天的會議可以改在星期四上午11點開嗎？因為這樣對小A和小B都更方便，小C也能參加，并且本周只有這一天會議室還沒有被預(yù)定。
對于①②兩種表達，哪種表達更受人歡迎，是不是就一目了然了呢？
可見，運用了金字塔結(jié)構(gòu)，你的表達就能達到觀點鮮明、重點突出、邏輯清晰、層次分明的效果。下面，精讀君就從表達、思考、解決問題和演示這四個方面為大家闡述一下金字塔原理的運用。
【三】
表達的邏輯
理清表達思想的順序，是寫出條理清晰文章的最重要方式，而清晰的順序，就是先提出總結(jié)性思想，再提出被總結(jié)的具體思想。這也是所謂的自上而下，結(jié)論先行的表達法。
（1）如何用自上而下的方法構(gòu)建金字塔？
①畫出主題方框
在頂部方框中填入你要討論的主題，如果你還不知道自己要討論什么主題，請?zhí)讲襟E②；
②設(shè)想主要疑問
確定文章的讀者。你的文章將面對哪些對象？你希望文章能回答讀者頭腦中關(guān)于該主題的哪些疑問？如果你能確定讀者的主要疑問，請寫出來，否則跳到步驟④。
③寫出對該疑問的回答
如果你還不清楚答案，請注明你有能力回答該疑問。
④說明“背景”
你需要證明，現(xiàn)階段你能夠清晰論述該主要的疑問和答案：把要討論的主題與“背景”結(jié)合，作出關(guān)于該主題的第一個不會引起爭議的表述。
⑤指出“沖突”
當你開始與讀者進行疑問/回答式對話時，讀者如果點著頭說：“對，我知道這個情況，有什么問題嗎？”你就應(yīng)當考慮“背景”中發(fā)生哪些能使讀者產(chǎn)生疑問的“沖突”，例如，發(fā)生了某種意外，出現(xiàn)了某個問題，或出現(xiàn)了明顯的不應(yīng)當出現(xiàn)的變化。
⑥檢查“主要疑問”和“答案”
對“背景”中“沖突”的介紹，應(yīng)當直接導(dǎo)致讀者提出主要疑問（已在步驟②中列出）。否則，應(yīng)重新介紹“背景”中的“沖突”，使之可以直接導(dǎo)致讀者提出主要疑問。可能有時“背景”中的“沖突”與主要疑問對不上號，這就需要你重新構(gòu)思。
進行以上步驟的目的，是確保你了解自己將要回答哪些疑問。一旦確定了主要“疑問”，其他要素都很容易在金字塔結(jié)構(gòu)中各就各位。
案例
下面這個案例圖是從G.K.切斯特頓所寫的文章中摘出的一個幽默故事，但卻直觀地反映出了金字塔的結(jié)構(gòu)：
當看到切斯特頓回答完所有疑問時，雖然你可能不認同他的論述，但至少可以了解他論述的過程及其表述的原因。這種表述之所以清晰，是因為其思想的組織一直緊緊圍繞著回答由主題引發(fā)的讀者的疑問。
（2）自下而上法
有時候你會發(fā)現(xiàn)，你還沒想清楚，無法構(gòu)建金字塔結(jié)構(gòu)的頂部。譬如，有時候你無法準確確定要討論的主題，有時尚不清楚讀者頭腦中的疑問。遇到這些情況時，可向下移動一個層次，按照以下“三步走”的步驟自下而上地從關(guān)鍵句層次上組織你的思想。
①列出你想表達的所有思想要點；
②找出各要素之間的邏輯關(guān)系；
③得出結(jié)論。
如果仔細想一想你在寫作時的實際思考過程就會發(fā)現(xiàn)，你在總結(jié)主要思想時的確用了這種自下而上的方式。
比如，你不能將5個關(guān)于金融的句子和1個關(guān)于網(wǎng)球的句子組織在一起，因為它們之間的關(guān)系難以用一個概括性的句子表達。這時候，你就可以通過自下而上的方法將得出概括性句子的段落看做只包含一個思想，接著將3個段落組織成一個章節(jié)。
因此，當思路不夠清晰的時候，我們就可以進行自下而上的思考，進而自上而下地表達出來。
【四】
思考的邏輯
《金字塔原理》認為，我們應(yīng)該在進一步思考的過程中，保證每組中的各個思想之間確實存在某種內(nèi)在的邏輯關(guān)系，然后明確說明這種邏輯關(guān)系的隱含意義。如果不能認真審視自己的思想，就會出現(xiàn)下面的狀況。
某公司列舉出其存在的問題
原文：
客戶對銷售報告和庫存報告不滿意。
1、提交報告的周期不恰當。
2、庫存數(shù)據(jù)不可靠。
3、獲得庫存數(shù)據(jù)的時間太遲。
4、庫存數(shù)據(jù)與銷售數(shù)據(jù)不吻合。
5、客戶希望改進報告的格式。
6、客戶希望刪除無意義的數(shù)據(jù)。
7、客戶希望吐槽說明特殊情況。
8、客戶希望減少手工計算。
修改后：
銷售系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)生成的月度報告存在問題。
1、報告中含有不可靠的數(shù)據(jù)；
2、報告的格式混亂；
3、生成報告的時間太晚，無法采取有效措施。
如何才能從原文羅列的信息，整理出修改后羅列的結(jié)論呢？本小節(jié)將重點介紹有關(guān)的實用技巧：
（1）找出將這些思想聯(lián)系起來的邏輯框架，并確定其邏輯順序
《金字塔原理》認為，我們組織在一起的思想絕不是隨意堆放在一起，而是因為你看到了其中的某種邏輯關(guān)系，才將其“挑選”出來并組織在一起。例如：
●解決問題的3個步驟
●某公司成功的3個關(guān)鍵因素
●某公司存在的3個問題
為了發(fā)現(xiàn)以上3組思想的邏輯關(guān)系，你的大腦必須進行邏輯分析，而你選擇的邏輯順序應(yīng)當展現(xiàn)大腦在分組時所進行的分析活動。大腦的歸納分組活動只有以下3種：
以上三種邏輯順序，既可單獨使用，也可結(jié)合使用，但是每一組思想中必須存在一種邏輯順序。
案例
一名咨詢顧問建議某公司應(yīng)采取的提高生產(chǎn)效率的措施：
以上案例出現(xiàn)的問題之一就是沒有區(qū)分原因和結(jié)果，且由于過程步驟太多，讀者難以掌握，如果按照時間順序歸類分組成下圖所述的內(nèi)容，作者就更容易檢查出該過程中所包含的步驟是否適當、是否有遺漏。
（2）概括總結(jié)出各組思想的隱含意義
我們知道，位于金字塔結(jié)構(gòu)每一個層次上的思想，都必須是對其下面一個層次思想的提煉、概括。因為上一層次的思想實際上都是從下一層次思想衍生、提煉、總結(jié)出來的。因此，當我們對各組思想進行概括時要注意以下幾個要點：
①總結(jié)句避免使用“缺乏思想”的句子
如果我們只是將一些思想簡單地組合在一起，而沒有完成思考，就很容易寫出一些“缺乏思想”的句子，即這些句子并沒有概括其下一層次思想的精華，這種句子對讀者和作者來說都是枯燥無味、缺乏吸引力的。
案例
這個案例中，甲的總結(jié)句就是一個“缺乏思想”的句子（“有3個理由”），而沒有從對方獲得任何思想。當乙聽到“都來自貧困的斯塔福德縣”時就會假定，這就是對方的主要思想，于是對隨后兩個要點都聽不進去。但是，如果甲的總結(jié)句是下面這樣的，乙的回答就會更及時，更有針對性：
“約翰·韋恩說他是最適合寫塞繆爾·約翰遜傳記的人，因為他和約翰遜屬于同一類人?！?/p>
可見，多花些精力從思想組提煉出正確的概括性思想非常重要。
②總結(jié)句要使用明確的詞匯/語句
舉個簡單的例子，我們不能含糊地說：“我做這3件事是為了提高利潤?！币驗槔麧櫶岣?0個百分點和提高2個百分點都是提高，但是為此而采取的措施肯定不同，為了使讀者理解得更清楚，也為了便于自己檢查思路，你可以這樣表達：“我做這3件事是為了在明年1月15日以前將利潤提高10個百分點?！?/p>
案例
下面這個例子中，左邊框框的措辭就相當含糊，右邊則是根據(jù)作者的真實意圖作了適當修改。
一目了然的是，改后的句子比改前更容易理解，因為改后的句子能夠使大腦產(chǎn)生某種形象。
③區(qū)分行動步驟的層次
許多人在說明一些列行動步驟時，會把原因和結(jié)果都放在同一個層次上，這樣很難讓人看清某一過程的總體結(jié)構(gòu)，為了解決這一問題， 我們就要有意地區(qū)分其層次。
案例
如果你覺得上圖中的步驟不需要再做處理，那就錯了，因為當你將不同層次的行動區(qū)分開來后就會發(fā)現(xiàn)，以上所有的行動步驟并沒有那么多：
這樣一來，你不僅能迅速理解該方案的內(nèi)容，還能對是否有遺漏做出判斷，如：我們怎樣確定需要電信支持的主要業(yè)務(wù)？又怎樣建立公司管理框架？
【五】
解決問題的邏輯
對于解決問題的邏輯，下圖展示的便是一個理想的流程：
提高寫咨詢報告效率的秘訣則是：
1、界定問題
2、有條理地搜集和分析數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)換為金字塔的形式
換句話說，如果在流程的前兩個階段組織好方法，就能很容易地進入第三或第四階段。下面我們就詳細闡釋一下這兩個關(guān)鍵階段。
①界定問題
判斷問題是否存在，通常要看經(jīng)過努力得到的結(jié)果（現(xiàn)狀），與希望得到的結(jié)果（目標）之間是否有差距。由某一特定背景導(dǎo)致的某一特定結(jié)果，稱為非期望結(jié)果（R1，即現(xiàn)狀，Undesired Result）。
“問題”是指你不喜歡某一結(jié)果（比如銷售額降低），想得到其他結(jié)果（比如銷售額增長），稱為期望結(jié)果（R2，即目標，Desired Result）。解決方案則是指如何從現(xiàn)狀R1到目標R2，如下圖。
以上界定問題的方法稱為連續(xù)分析，是一種有效解決問題的技巧。
案例
假如你有一家公司，30年來一直用一種屢試不爽的方法銷售有巨大需求的工業(yè)不動產(chǎn)，即先由銷售人員列出潛在客戶的名單，寫好針對潛在客戶的推銷信，然后郵寄給所有的潛在客戶。
公司一直做得很出色，銷售額每年增長約10%。但到了今年第四季度，種種跡象表明銷售將減少10%，而不是增加10%。面對這突如其來的消息，公司希望盡快采取措施，使銷售恢復(fù)正常。
假設(shè)問題是由背景產(chǎn)生的，如下圖，背景由切入點或序幕組成，包括現(xiàn)有的結(jié)構(gòu)和流程（即常規(guī)的銷售方法）。該流程導(dǎo)致或者可能導(dǎo)致R2，即保持10%增長率。但背景中發(fā)生了某些事件或采取了某一行動（即預(yù)測銷售額），有可能導(dǎo)致R1，即銷售增長低于預(yù)期。
寄信后的結(jié)果與預(yù)期結(jié)果存在差距，這種差距就是問題，為了解決問題，必須找出出現(xiàn)差距的原因及縮小差距的措施。原因通?？蓮男蚰幻枋龅幕顒又姓业健Ｒ虼?，回答了下述3個問題后，就界定了需要解決的問題：
●發(fā)生了什么事？（背景）
●我們不喜歡它什么？（R1）
●我們想要什么？（R2）
②結(jié)構(gòu)化分析問題
分析問題較為有效的流程應(yīng)該是：
如何才能找出產(chǎn)生問題的可能原因呢？你必須認真研究問題所在領(lǐng)域的結(jié)構(gòu)，即界定問題框架中的序幕或切入點，此時，你需要采用合適的診斷框架。
案例
你頭痛但不知道原因，所以無法醫(yī)治，這時候，你第一步就應(yīng)該設(shè)想造成頭痛的可能原因，如下圖所示。
通過逐項展開，就可以按排除的難易程度對所有可能的原因進行篩選。換句話說，如果你的頭痛是天氣原因造成的，就沒有必要檢查腦瘤。
得出解決問題的方案還有一個比較好的方法，是使用邏輯樹。
案例
為了作出客戶應(yīng)如何削減直接人工成本的決策，咨詢顧問使用邏輯樹，根據(jù)“相互獨立，完全窮盡”的原則，對各種可能性作了一個系統(tǒng)的邏輯的細分，下圖展示的則是邏輯樹的一部分：
將各種可能性從邏輯上加以展開后，咨詢顧問就可以計算相關(guān)收益和評估每種行動方案的風險，以便確定一套最終行動方案。
【六】
演示的邏輯
當我們在紙面上或屏幕上展示自己的思想時，無論采取何種形式，在視覺上，我們都需要確保所展示內(nèi)容之間的邏輯性。因為讀者或觀眾總是先看到邏輯關(guān)系的存在，然后才能理解它。由于PPT演示文稿是我們常用又最容易出問題的一種演示方式，精讀君就挑選《金字塔原理》中的這一部分與大家重點分享。
為了吸引受眾的注意力，在制作PPT時應(yīng)該遵循以下最基本的規(guī)則：
●文字幻燈片應(yīng)只包含最重要的、經(jīng)過適當分組和總結(jié)的思想（觀點、論據(jù)、建議等），敘述時應(yīng)盡量簡潔；
●演示文稿應(yīng)圖文并茂，使用各種圖表（圖、表或示意圖）相配合；
●演示文稿應(yīng)呈現(xiàn)經(jīng)過深思熟慮后的故事梗概和劇本。
演示文稿包括兩類幻燈片——文字和圖表，理想的比例是圖表占90%，文字占10%。
（1）設(shè)計文字PPT幻燈片
文字幻燈片應(yīng)該盡可能直接簡單地傳遞信息，不把文字浪費在那些可以通過口頭表達的轉(zhuǎn)折性或介紹性語言上。這就要弄清講義和文字幻燈片的區(qū)別。
案例
上圖就是一個實際的講稿，即講義的呈現(xiàn)形式，而文字幻燈片應(yīng)該使用下圖中的方式來呈現(xiàn)：
因此，決定一張幻燈片的內(nèi)容，應(yīng)牢記以下6個指導(dǎo)性原則：
①每次只演示和說明一個論點；
②論點應(yīng)使用完整的陳述句，而不是標題性語言；
③文字應(yīng)盡量簡短；
④使用簡單的詞匯和數(shù)字；
⑤字號應(yīng)足夠大；
⑥用逐級展開呈現(xiàn)，提高趣味性
（2）設(shè)計圖表PPT幻燈片
圖表幻燈片通常用餅圖、條形圖、柱狀圖、曲線圖或散點圖，表示某一結(jié)構(gòu)或流程的組成部分，或形象地顯示數(shù)據(jù)。圖表回答的問題一般分為5類：
①有哪些組成部分？
②數(shù)量如何比較？
-與總數(shù)比較？
-相互之間比較？
-隨時間變化？
③有何變化？/如何變化？
④各項如何分布？
⑤各項之間的相關(guān)性？
制作圖表幻燈片的訣竅是：確定你想用圖表回答的問題，把答案作為圖表的標題，然后選擇最適合表現(xiàn)論點的圖表樣式。圖表的標題一定要直接傳遞信息，要么用一個完整的句子，要么用一個含有動詞的短語，才能保證圖表給觀眾的視覺印象和所要傳達的信息一致，如下圖中的2個案例：
案例1
案例2
了解了文字和圖表幻燈片的要求后，就可以開始制作整個演示文稿了。
總結(jié)回顧
本微書主要介紹了能夠使我們在思考、溝通和解決問題時做到邏輯清晰、條理分明的金字塔原理，并詳細闡述了金字塔原理在表達、思考、解決問題和演示四個方面的應(yīng)用，下圖是這篇微書的整體脈絡(luò)：
無論是表達、思考，還是解決問題和演示，運用金字塔原理都必須遵循以下原則：
結(jié)論先行，以上統(tǒng)下，歸類分組，邏輯遞進。
先重要后次要，先總結(jié)后具體，先框架后細節(jié)，先結(jié)論后原因，先結(jié)果后過程，先論點后論據(jù)。
根據(jù)這個原則構(gòu)建金字塔的過程也就是下圖所呈現(xiàn)的：金字塔搭建步驟（自上而下）。
參照以上脈絡(luò)圖，回顧本篇微書的內(nèi)容，并吃透上圖的金字塔搭建步驟，金字塔原理也就差不多學(xué)會了。
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