政協(xié)機關(guān)在公務(wù)活動中形成和使用的文書資料，記載了政協(xié)的工作活動和實踐經(jīng)驗，反映了政協(xié)歷史真實面貌及各項工作的客觀進(jìn)程，具有重要的查證和參考價值。整理和保存機關(guān)文書材料，做好立卷歸檔工作，是機關(guān)工作的一項重要任務(wù)。
一、立卷歸檔的范圍及重點
(一)范圍。政協(xié)機關(guān)立卷歸檔的范圍是政協(xié)辦公廳(室)
及各專門委員會及其它機構(gòu)在工作活動中所形成的有保存價值的檔案材料。其全宗應(yīng)包括；
1、重要的會議材料，如政協(xié)全委會、常委會、主席會議的通知、討論編組、議程安排、報告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型材料、會議簡報、會議記錄、錄音帶、錄像帶、照片等；
主席辦公會議、秘書長(主任)聯(lián)席會議、專門委員會會議的記錄、紀(jì)要以及有關(guān)重要材料；
2、重大活動材料。如重要的調(diào)查、咨詢、視察、考察和涉外活動形成的有關(guān)材料；大型經(jīng)驗交流會有關(guān)材料。
3、上級發(fā)文與政協(xié)工作有關(guān)的決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料；
4、政協(xié)對外正式發(fā)文及代上級機關(guān)擬制并被采用的重要文件定稿；
5、單位的請示與上級的批復(fù)；
6、政協(xié)的重要報告，總結(jié)、各種工作計劃、統(tǒng)計報表以及與有關(guān)單位協(xié)商工作的來往信函文書；
7、提案及其處理材料；
8、政協(xié)機關(guān)黨組、總支(支部)、團(tuán)委(支部)、工會的工作計劃、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、重要的統(tǒng)計材料及簡報；
9、政協(xié)機關(guān)干部的任免文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的材料；
10、政協(xié)機關(guān)職工工資、福利方面的材料；
11，政協(xié)機關(guān)機構(gòu)變動、啟用印章材料；
12、政協(xié)的歷史沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字以及各種編研成果；
13、政協(xié)機關(guān)檔案財產(chǎn)、物資和會計憑證及其交接手續(xù)(證)。
14、同級黨委、政府和非隸屬單位頒發(fā)的非政協(xié)主管業(yè)務(wù)但需要政協(xié)機關(guān)貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等文件；
15、重要信訪材料；
16、重要電報文稿。
(二)重點。政協(xié)機關(guān)立卷歸檔的重點是由機關(guān)本身制發(fā)的文件材料。因為他們直接地、系統(tǒng)地、全面地記錄了政協(xié)主要活動歷史，唯有政協(xié)自身才有條件將這些材料收集齊全。它是最可寶貴的、是任何其它單位的文件都不能取代的文件內(nèi)容，回此必須收集齊全，并按規(guī)定立卷歸檔。
(三)不歸檔資料。根據(jù)國家檔案局1983年發(fā)布的有關(guān)規(guī)定，政協(xié)機關(guān)不需要歸檔的文書材料有：
1、政協(xié)機關(guān)的文件材料：重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿，一般性文件除定稿外的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆改稿和負(fù)責(zé)人簽發(fā)的最后定稿以外的多次校對稿；無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；政協(xié)機關(guān)內(nèi)互相抄送的文件材料；政協(xié)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的文件材料；為參考目的從各方面搜集的資料。
2、同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料；參加非主管機關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行的無查考價值的文件材料；非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。
3、上級政協(xié)和下級政協(xié)機關(guān)參閱的文件、簡報、情況反映，以及征求意見未定稿和抄報備案的一般性文件。
二、檔案資料收集、管理
政協(xié)機關(guān)的檔案，由辦公廳(室)、委辦及其它部門的文件資料匯集在一起形成一個全宗。做好文件資料的收集，實行統(tǒng)一管理，才能維護(hù)檔案的完整與安全。
(一)檔案資料的管理
根據(jù)《檔案法》的有關(guān)精神，政協(xié)機關(guān)應(yīng)設(shè)綜合檔案室，統(tǒng)一負(fù)責(zé)檔案的管理工作。各部門設(shè)專職或兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的日常收集、整理工作，定期向綜合檔案室移交。
(二)檔案資料的收集
1、綜合部門資料的收集。政協(xié)辦公廳(室)是政協(xié)機關(guān)的綜合部門，它承擔(dān)政協(xié)委員會、辦公廳(室)對外和機關(guān)內(nèi)工作文件的撰制任務(wù)，這些文件的形成一般要經(jīng)過登記、編號。因此，征集資料主要是由秘書部門的文書工作人員，按文件登記簿逐一核實及時收集文件材料。
2、委辦資料的收集。專門委員會及政協(xié)的其他工作機構(gòu)，要明確一位內(nèi)勤工作人員負(fù)責(zé)收集本單位活動中形成的文件資料；特別是注意收集調(diào)查、視察、研討、論證等活動中形成的材料；因為這些活動，往往邀請同級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門，以及來自不同單位的委員參加，對于他們手中存放的材料應(yīng)該及時收回，保證完整無缺。
(三)收集文件材料應(yīng)注意的事項
1、加強日常文件資料收集。按歸檔范圍，把應(yīng)歸檔的文件，隨時收集；切勿采取事后算總帳的辦法。政協(xié)文件在發(fā)出之前文書人員要先留出兩份正本與底稿一起歸檔。機關(guān)的收文承辦完畢后及時清退。除平時結(jié)合催辦隨時收集已辦理完畢的文件外，文書工作人員還應(yīng)定期全面清退積存在承辦人員手中的那些已辦理完畢的文件。
注意收集那些不經(jīng)過收發(fā)文登記和用印等文書處理程序的文件。這些文件有些反映了政協(xié)機關(guān)的重要職能活動。
2、重大事件文件材料的收集。重要問題，尤其是重大事件的文件材料，形成比較快或比較突然，問題從產(chǎn)生到結(jié)束，過程較長。頭緒較亂，要特別注意加強收集、積累工作。在收集文件材料時，必須最大限度地保持一個問題、一個事件的歷史聯(lián)系，為嗣后研究和處理問題提供可靠依據(jù)。
3、重大活動材料的收集。規(guī)模比較大，持續(xù)時間比較長的活動形成的文件多，而且也是來自多方面的，加之往往由臨時機構(gòu)具體負(fù)責(zé)，在行文程序上不太健全，因此，收集工作尤其重要、在活動一開始(包括準(zhǔn)備階段〕，就要注意隨時收集，切勿采取事后一攬子算帳的辦法，不然很容易殘缺不全，許多主要文件就會被漏掉。
4、特殊活動材料的收集。有些活動，帶有一定的局限性。
如外國友人來訪，政協(xié)重要領(lǐng)導(dǎo)人視察等。這些活動，文書處理工作人員不少不能參加。但其形成的文件材料，包括活動日程安排，來訪者所提意見建議、會見會談情況、議定事項、談話記錄、紀(jì)要以及錄音、錄像、照片、題字題詞等，資料價值都非常寶貴，必須設(shè)法全面收集整理。其比較切實可行的辦法是在活動開始前，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確一位參與該項活動的同志兼管資料的收集、整理，待活動結(jié)束后，作為總結(jié)收尾工作的一部分，移交文書工作部門。
5、及時補“遺”。有些請示，上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或有關(guān)部門雖然已經(jīng)同意，并付諸實施，但并沒有正式批復(fù)，容易造成“半拉子”檔案。當(dāng)事人都健在時尚可“對證”，時間一長，事情淡忘或有人員變動就會查無對質(zhì)，給檔案使用造成很大困難。遇有這種情況就要及時補“遺”，或找應(yīng)批復(fù)單位補上正式批復(fù)。
或索要議決的會議記錄(可要復(fù)印件)，或?qū)⑶闆r寫一說明附在檔案的“請示”之后。
三、立卷方法
立卷是把文件按一定的規(guī)律分類、組合、編目的過程。政協(xié)立卷的文件來自辦公廳(室)、各委辦和其它各組成部分，因此它決定了各有不同的特點。根據(jù)這些特點，按其規(guī)律分類組合，組成不同的案卷。
(一)按文件性質(zhì)組卷
1、按部門組卷。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分成若干類別。
部門名稱即是類別名稱。采用部門分類法，符合檔案形成的特點，簡便易行、歸類準(zhǔn)確，是政協(xié)機關(guān)常用的分類方法。
采用部門分類法，要注意以下問題：政協(xié)委員會文件的組卷，應(yīng)歸入辦公廳(室)類；各委辦直接承辦的收文，宜納入委辦類，辦公廳(室)承辦的文件盡管聽取、采納了委辦處理意見，分類時一般歸人辦公廳(室)類；專門委員會起草而以政協(xié)或政協(xié)辦公廳(室)名義的發(fā)文，一般也應(yīng)歸人辦公廳(室)類；如系兩個以上部門合辦的文件，應(yīng)歸入主辦的機構(gòu)類內(nèi)。如分不清主次，可歸入最后承辦的機構(gòu)。政協(xié)機關(guān)內(nèi)的黨組、黨委(總支、支部)及團(tuán)支部和工會等組織的檔案不能混雜在一起，應(yīng)單獨設(shè)類。
2，按問題組卷。按文件內(nèi)容所反映的問題組卷，就是反映同一事件、人物、任務(wù)和工作過程的文件組合在一起立卷。如政協(xié)的某項視察、一次調(diào)研、一次政協(xié)與黨派聯(lián)席會議等，可各自立案。這種方法能較好地反映文件在內(nèi)容上的聯(lián)系，便于從問題、專題角度檢索。
3、按級組卷。按制發(fā)者的地位和不同職能組卷，即把政協(xié)機關(guān)的公文分上、中、下二部分立卷，這可以適當(dāng)區(qū)分文件的重要程度和保存價值。如政協(xié)委員會卷、辦公廳(室)和委辦卷等。
需要注意的是上下級之間密不時分的文件如政協(xié)的請示，黨委的批復(fù)不能拆散，要將批復(fù)與請示作為一個整體立卷。
4、按保管理期組卷。按公文的保存價值立卷，分為永久、長期、定期(短期)三種。
永久卷。記載和反映政協(xié)機關(guān)職能活動，在改革開放，經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)研究工作中，有長遠(yuǎn)利用價值的公文，應(yīng)立永久卷。
長期卷。記載和反映政協(xié)機關(guān)工作活動，而在相當(dāng)長時期內(nèi)(15-20年)政協(xié)機關(guān)進(jìn)行工作、總結(jié)經(jīng)驗，需要查存的文件，可劃分為長期保存。
定期卷。除了上述兩種文件，只是在比較的時期內(nèi)(15年以下)政協(xié)機關(guān)需要查考的文件，作為定期保管。
按上述三種保管期限立卷，可以隨時對案卷進(jìn)行處理，同時為將來送檔案館提供了方便。
5、一事一卷。這種立卷方法符合當(dāng)前立小卷的要求。
一事：如XX礦井水利用的調(diào)查。
一人：XX政協(xié)委員的模范事跡、決定、報告……。
一項任務(wù)：如全國城運會捐資、服務(wù)及城市衛(wèi)生情況的視察報告等。
同一性質(zhì)的工作：如各委員會為改革開放制定的工作計劃。
(二)按形成時間組卷
按時間組卷就是將政協(xié)同一時間階段的文件組成一卷。但遇有跨年度的文件，要視文件內(nèi)容確定歸屬年代。
1、一般情況下文件應(yīng)放在其形成的那一年立卷。
2、文件形成的年度與文件內(nèi)容所針對的年度不一致的，應(yīng)以文件內(nèi)容什對的年度為準(zhǔn)。如政協(xié)1991年工作總結(jié)報告，一般是在92年初形成，但所寫的內(nèi)容是91年的，應(yīng)和91年的政協(xié)文件一起立卷。
3、某項工作跨年度，如90年12月XX政協(xié)組織海外聯(lián)誼書畫展，到1991年1月結(jié)束，可在工作任務(wù)完成時再組卷。
4、臨時機構(gòu)活動形成的文件，可在其活動的主要年份組卷。
5、跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，不能分開年度立卷歸檔；政協(xié)機關(guān)的請示在第二年年初立卷工作結(jié)束前收到批復(fù)的，要歸在上一年請示的年度歸檔，否則放入到批復(fù)的年度歸檔。
6、某些什對性較強的文件，如年度計劃總結(jié)、統(tǒng)計、財務(wù)預(yù)算、決算等，放到文件內(nèi)容針對的年度立卷歸檔，多年度的計劃放到計劃年度，多年度的總結(jié)放到總結(jié)年度立卷歸檔。
7、總結(jié)與計劃一般不是在一起，但有些情況總結(jié)里邊夾點計劃設(shè)想或計劃里邊加點總結(jié)，這種情況應(yīng)放在內(nèi)容為主的那年立卷歸檔。
8、為某項工作或某次會議準(zhǔn)備的材料，放在該項工作或該次會議舉行的年度立卷歸檔。以XX市政協(xié)1993年3月?lián)Q屆為例，92年就開始籌備，期間成立了換屆領(lǐng)導(dǎo)小組，物色委員人選，形成了很多材料，這些材料均應(yīng)放在93年召開換屆(X屆第一次全體委員會)會議的年度立卷歸檔。
9、轉(zhuǎn)發(fā)或批復(fù)的文件，按政協(xié)機關(guān)發(fā)文時間立卷歸檔。
10、跨年度舉行的會議，可以放在會議主要舉行的年度。
(三)立副卷
按有關(guān)規(guī)定，政協(xié)機關(guān)檔案室的正式檔案要交檔案局(館)，這就給今后使用造成不便。因此，要把準(zhǔn)備存檔的兩份主要文件，除立卷歸檔的以外，再立一個副卷，供機關(guān)使用。立副卷雖要求不太嚴(yán)格，但最好和主卷相對應(yīng)，或按問題特征，或按時間特征等通常本政協(xié)采用的立卷方法。這樣立副卷的好處是，由于有多年查找主卷的基礎(chǔ)，一旦主卷歸館，查找副卷一樣得心應(yīng)手。
(四)會議文件立卷
1、立卷方法。會議文件的立卷原則是用會議總名稱，一會一卷或一會多卷。具體做法可根據(jù)會議文件的形成規(guī)律和特點靈活掌握：(1)應(yīng)以文件名特征為主，即按文件種類分別立卷。
例如會議文件、會議簡報等。每一類文件都有一個自然順序號，按期次排列起來，根據(jù)文件的多少，組成一卷或若干卷。(2)卷內(nèi)文件目錄，除注明每份文件的期次外，還應(yīng)詳細(xì)登記文件標(biāo)題，不能只寫文件名稱，如“文件之一”、“簡報之二”等。
(3)會議的主要文件在形成過程中，常常會有多次稿本，組成一卷太厚時，可以分卷，在同一案卷標(biāo)題后的括號內(nèi)注上“之一”、“之二”、“正本”或“一稿”“二稿”的字樣，以示卷宗間的區(qū)別。(4)有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，應(yīng)當(dāng)在案卷封面的標(biāo)題后面注明，以引起注意。(5)照片應(yīng)插人相冊或貼在同文件一樣在紙上，單獨訂卷，錄音、錄像帶應(yīng)裝盒附卷。(6)保管期限的確定應(yīng)根據(jù)不同會議及不同會議文件區(qū)別對待。通常將會議的主要文件以及決議、紀(jì)要、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等劃為永久，機關(guān)黨委會、辦公室記錄等也應(yīng)劃為永久，其它文件材料可以酌情定為長期短期。(7)出于會議文件利用率較高，為了保護(hù)底稿，除歸一套帶底稿的正本外，還應(yīng)單獨歸一至二套完整副本，做為平時借閱使用。
2、會議文件立卷應(yīng)注意的幾個問題：(1)針對會議文件時間性強、人員變化大的特點，收集一定要及時，特別是政協(xié)全委會議的工作人員，由于政協(xié)機關(guān)人手不夠，常常從不同單位臨時抽調(diào)，會務(wù)工作是臨時性組織形式，會散人走，時過境遷，過后再找人或找文件就很困難了。所以在會議結(jié)束之前，必須把文件材料收集齊全。(2)要根據(jù)不同會議的特點，對會議文件的立卷歸檔采取不同的辦法。從數(shù)量上看，政協(xié)全委會、常委會文件比較多，可立若干卷，主席會議(主席辦公會議)文件少可立一卷，但不是一個會議的文件不宜并卷；從時間上看，對臨時性會議文件的整理是突出性的，時間性較強；應(yīng)當(dāng)抓緊，而對經(jīng)常性的會議，就應(yīng)隨時注意歸檔；從來源看，本單位召開的會議的文件應(yīng)完整地歸檔，而對其它機關(guān)發(fā)的不成套會議文件，可按問題與有關(guān)文件合并立卷。如果是比較完整的整套文件，也可以單獨立卷。(3)對于像全委會、常委會較大型的文件多的會議，文書處理部門應(yīng)派人參加會務(wù)工作。一邊為會議服務(wù)，一邊進(jìn)行文件的收集整理。這樣便于掌握情況，了解文件的形成過程，以利于會議文件的整理歸檔。還有的采取直接歸檔的辦法，即會議一結(jié)束，應(yīng)歸檔的文件不再交業(yè)務(wù)部門，而由檔案部門直接接收，這樣既簡化了手續(xù)，又方便了工作，更主要的是有利于提高案卷的質(zhì)量。
(五)提案立卷
多年來有些單位對提案立卷歸檔沒有形成制度，多是在提案委員會或兼管部門存放。為了確保機關(guān)檔案的完整和使用方便，將提案整理加工，納入檔案綜合管理是十分必要的。
1、范圍：立案的全部提案及辦理的有關(guān)情況資料。
2、方法：提案立案和文書立卷一樣，要做好立卷前的準(zhǔn)備工作。一是按提案順序號檢查提案件是否齊全；二是檢查有無處理報告；三是核對提案與處理報告是否吻合。
立卷分類：遵循提案形成和辦理規(guī)律，以每召開一次全體委員會為一個階段，可選擇以下分類法：一種是提案順序號排列立卷，這種方法適宜提案數(shù)較少的政協(xié)機關(guān)；第二種是按提案內(nèi)容分類，對內(nèi)容相同或基本相同的提案組一個卷。如民族政策、宗教政策、僑務(wù)政策、知識分子政策可歸一個卷，經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面的可歸一個卷；第三種是按機構(gòu)分卷。即按承辦單位、省、市、縣(區(qū))、部、委、辦、局等分別組卷。如 XX區(qū)5件提案組一個卷；第四是按人立卷。如XX委員一人寫的23件提案組一個卷(或一人多卷)。
3、保管期限劃分。根據(jù)提案的保存價值劃分保管期限。永久：被列為重要提案范圍的提案，如有關(guān)路線、方針、政策的意見和建議，圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)，有明顯的經(jīng)濟(jì)和社會效益的提案；群眾最關(guān)心的“熱點”問題；高新技術(shù)建議等提案。長期：涉及城建、環(huán)保、交通、教育、文化、勞動人事等方面較重要提案。定期：一般性意見、建議。
4、提案立卷應(yīng)注意的問題。一是提案答復(fù)及辦理情況要集中存檔；二是當(dāng)年沒有處理結(jié)果的提案要在有了處理結(jié)果的時候存檔；三是同一問題的多份提案，可同處理情況及答復(fù)一起存檔或備注說明。
(六)會計檔案
會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是政協(xié)機關(guān)重要檔案之一，因此一定要把記錄和反映政協(xié)機關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)立卷歸檔工作做好。
1、整理及保存。政協(xié)機關(guān)所形成的會計檔案，應(yīng)由財務(wù)會計按歸檔的要求整理立卷。當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可在會計室保管二年，期滿之后，由會計室編制案卷目錄，一式三份，會計室留一份，其余兩份，同檔案一并交檔案室。
2、立卷范圍。立卷范圍包括會計憑證、會計帳簿、會計報表等會計核算專業(yè)材料。政協(xié)機關(guān)為召開各種會議所作的預(yù)算、計劃以及會計制度和財政部門的批復(fù)、銀行對機關(guān)決算等文件不屬于會計歸檔范圍，應(yīng)按照文書檔案管理辦法執(zhí)行。政協(xié)機關(guān)的年度決算存入會計檔案。
3、立卷方法。報表按年度、季度、月份，分別組卷，帳簿按本組卷；憑證按時間和原始憑證號順序組卷(視其厚度，一月一卷或數(shù)卷〕。
4、注意事項。(1)原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝；(2)在憑證、帳簿、報表組成案卷后，會計室應(yīng)將封面和卷脊上的項目填寫清楚；(3)為使會計檔案和其它文書檔案一樣規(guī)范化，將那些規(guī)格不統(tǒng)一的憑證、帳簿、報表裝盒存放，以達(dá)到形式統(tǒng)一。
(七)音像檔案
音像資料是政協(xié)活動客觀的真實記載。是政協(xié)工作歷史再現(xiàn)的如實反映，一般包括照片、錄音帶和錄像帶等。隨著科技的發(fā)展，音像資料越來越多，把這些資料保存和管理好，可以作為政協(xié)發(fā)展的見證，是研究政協(xié)工作不可多得的寶貴史料。
1、照片立卷。照片立卷主要包括：原版底片、照片以及文字說明材料等。
原底片。原底片是照片在形成過程中最初產(chǎn)生的底片。它是照片的最原始材料，也是照片檔案中的重要部分。
翻版底片。即復(fù)制底片。為了保護(hù)原底片，一般使用復(fù)制底片。彩色底片不易保存，有條件的政協(xié)也可以把彩色底片復(fù)制成黑白底片。
照片。通過底片洗印的照片。立卷時一定要使每張底片附有一張照片。
文字說明。照片的標(biāo)題和文字說明，是整個照片檔案的有機組成部分。它們之間是相輔相成、互不可缺、密不可分的整體。每張照片表現(xiàn)的形象都要用文字加以說明。文字說明要簡潔、明了，有利用和保存價值。
2、錄音(像)帶立卷。目前錄音(像)帶的主要制成材料是磁性帶。它把聲音或形象記錄在磁性材料上，然后通過錄音機或放像機把聲音和形象放出來。磁性錄音載體材料以磁帶質(zhì)量最好，是政協(xié)舉辦大型活動和召開會議常用的一種記錄方法。
錄音(像)帶錄制的各種材料，要經(jīng)過編輯加工，與節(jié)目錄音(像)登記單、節(jié)目審查登記表一起送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。在送審時要提出該錄音(像)材料的使用范圍和保存利用價值(包括可否交換與出口)。編輯在送審時還要說明節(jié)目來源、節(jié)目內(nèi)容、錄音(像)地點、原錄日期、復(fù)制日期、效果、機速、時間以及過去消磁情況等等。經(jīng)過審批后的錄音(像)材料才能移交檔案室歸檔。
四、實施
(一)立卷準(zhǔn)備
政協(xié)機關(guān)每年發(fā)的和收到的文件很多，立卷準(zhǔn)備工作要從平時做起，注意加以整理。如會議材料，從發(fā)通知開始，會議的報告、簡報、發(fā)言材料等，直到會后會刊，文件材料可隨會議進(jìn)行隨時征集，待會議結(jié)束后，也形成了完整的會議資料。這樣做保證了文件材料的完整，免去了年底再征集造成的麻煩。
1、編制歸卷類目。一是以整個政協(xié)機關(guān)為單位編制綜合的歸卷類目，二是以部門為單位各自編制自己的歸卷類目。
歸卷類目的編制，一是以年度為單位歸類，根據(jù)政協(xié)工作的特點五年為一屆，可先把文件以屆分段，然后再分年度或其它方法分類。二是以組織機構(gòu)歸類，即按政協(xié)機關(guān)設(shè)的組織機構(gòu)分類，這能客觀地反映立檔單位工作活動的面貌和狀況，并能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系。如政協(xié)XXX委員會采用組織機構(gòu)分類法：黨務(wù)類：黨組、黨總支、黨支部、人事處……
業(yè)務(wù)類：辦公廳(室)類、提案委員會類、學(xué)習(xí)委員會類、經(jīng)濟(jì)建設(shè)科技類、文教衛(wèi)生類……。三是以問題歸類，這能較好地保持文件之間的聯(lián)系，能使相同性質(zhì)的文件得到集中，便于查找和利用。如提案、三胞聯(lián)誼、調(diào)查報告、學(xué)習(xí)、各種會議等分為若干類。四是以文件名稱歸類，如全委會、常委會、主席會議、專門委員會各分為類、分別立卷。政協(xié)以辦公廳(室)、委辦部門分別編制為宜，并由其文書工作人員和內(nèi)勤負(fù)責(zé)，在檔案室的指導(dǎo)下，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定稿。
2、平時歸卷。內(nèi)勤人員平時存放文件，不要把有所有的文件堆在一起，對其制發(fā)或收到的文件要分類保管，既保持文件的完整件，又便于查找、清理，不至于丟失。同時也減輕了年底的工作量。
3、妥善處理傳真電報歸檔。一是書寫傳真電報文，一定要用鋼筆。因用圓珠筆芯書寫的字跡保存時間短，容易浸蝕；二是目前使用的傳真電報機形成的宇跡耐久性差或過期則自動消失。對這部分材料，除了短期辦完不需留存者外，一般都應(yīng)立即復(fù)印存檔，以免字跡消失。
(二)文件的檢查調(diào)整
正式立卷之前要進(jìn)行認(rèn)真地檢查，發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行必要的調(diào)整。注意四個問題：
1、文件的齊全與完整?？唇栝單募栈貨]有，檢查借閱登記表，收回借出的文件，對照機關(guān)的收發(fā)文登記表檢查文件的清退情況，把所有應(yīng)歸檔的文件收集齊全，避免文件裝訂成卷后又發(fā)現(xiàn)了應(yīng)當(dāng)立卷的文件而再拆卷。
2、是否符合歸檔范圍的要求，剔除重份文件，對其它不符合歸檔的也要剔除另作處理。
3、是否保持了文件間的歷史聯(lián)系。歸入各個卷夾內(nèi)的文件，凡與本卷特征不符合的要加以調(diào)整或轉(zhuǎn)入其它有關(guān)卷內(nèi)或另立新卷，避免因立卷不當(dāng)而造成的案卷界限不清、各卷間文件內(nèi)容重復(fù)、交叉等現(xiàn)象。
4、卷內(nèi)文件的保存價值要盡量統(tǒng)一。永久、長期、短期三種，文件歸卷時強調(diào)了適當(dāng)照顧文件的保存價值，立卷時要再一次檢查斟酌，文件基本固定之后，要根據(jù)卷內(nèi)文件的全面情況初步擬定本卷的保管期限。
(三)案卷標(biāo)題
案卷標(biāo)題的作用在于準(zhǔn)確地揭示案卷的內(nèi)容，為查找文件提供可資檢索的渠道。因而，案卷標(biāo)題擬定要準(zhǔn)確。
擬好案卷標(biāo)題，一要仔細(xì)研究案卷內(nèi)容，分析、掌握案卷的重要問題；二要有一定的概括能力，把卷內(nèi)的文件內(nèi)容通過簡潔的文字清楚地表達(dá)出來。
對大多數(shù)案卷來說，尤其是用一事一卷的辦法立的卷，其標(biāo)題的抄寫可以采用：作者+問題+名稱的模式，如XX政協(xié)關(guān)于接待工作、經(jīng)費、陪餐等有關(guān)問題的通知。
(四)卷內(nèi)文件排列
1、排列。組合在一個卷內(nèi)的文件要系統(tǒng)排列，保持文件間的歷史先后順序。
按照以問題為主，一事一卷的辦法組成的卷，同一任務(wù)，同一活動，同一事件的文件，要按照文件形成的時間組卷，這樣，可以清楚地展現(xiàn)出事物發(fā)生、發(fā)展到最后結(jié)束的全過程；屬同一類性質(zhì)文件，先把問題相同的文件集中在一起，然后再按時間順序依次排列；一般說，按時間特征組卷的文件以文件形成先后排列，作者、問題、名稱特征組卷的分別以重要程度為序進(jìn)行排列，如中央、省、市、區(qū)、鄉(xiāng)。
2、卷內(nèi)文件的編號。有3種辦法：一是頁順序號，文件紙張正、反兩面都編上號，正面一個號背后一個號；二是文件每張一個號，號碼寫在每張紙的正面。案卷編號多采取后一種形式，因多數(shù)文件背面沒有字；三是兩種辦法結(jié)合，凡有文字的面就編號，統(tǒng)稱面號，編號要細(xì)致、準(zhǔn)確、避免錯號、漏號、重號。在左側(cè)釘卷的號碼要編在每頁的右上角，防止翻時磨損。
(五)卷內(nèi)目錄
1、順序號——一份文件一個號，表明卷內(nèi)文件的份數(shù)。
2、作者——寫成文件的機關(guān)、部門、個人，全稱過長的寫簡稱，但一定要確切。兩個以上的作者，一般都要標(biāo)上，如過多，可標(biāo)上主要的機關(guān)、單位名稱，其余寫“等”字。文件作者應(yīng)是原作者，不是編者。如：某卷內(nèi)一份XX政協(xié)辦公廳《情況簡報》登載的是XX政協(xié)辦公廳行政處住房的報告，那么作者應(yīng)是辦公廳行政處，而不是XX政協(xié)辦公廳。
3、文件字號——文件原發(fā)文機關(guān)編制的文件字號。卷內(nèi)目錄標(biāo)明文件字號，對接待那些掌握文件字號的查閱者十分方便，可以大大提高檢索速度。多個作者，多個文件字號的文件，如果作者全都標(biāo)出，字號也要全部標(biāo)出，如果只標(biāo)出部分作者，那么字號也只標(biāo)出相應(yīng)的部分。
4、文件日期——應(yīng)填寫文件落款的日期，如果個別文件沒有落款，可填寫發(fā)文日期，完全沒有日期的文件，要在備注欄內(nèi)注明。文件日期應(yīng)注明年、月、日。
5、文件內(nèi)容——文件內(nèi)容是卷內(nèi)目錄的主要組成部分，在文件的標(biāo)題可以概括文件內(nèi)容的時候，可以寫文件標(biāo)題，但在實際工作中有以下情況不能照抄原文標(biāo)題：
(1)原文件無標(biāo)題，如人民來信等，要根據(jù)內(nèi)容擬標(biāo)題。
(2)有的文件以文種名稱充當(dāng)標(biāo)題，如通知、通告、公告等，這樣的文件，要根據(jù)內(nèi)容擬標(biāo)題。
(3)文件標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容，如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX號文件的通知等、應(yīng)在標(biāo)題后加括號注明。
(4)題目反映不出文件內(nèi)容與立卷機關(guān)；如XX政協(xié)委員會關(guān)于劉暢等四同志任副主任科員的批復(fù)。除標(biāo)題已有的劉暢外，其他二人立卷時應(yīng)加括號注明，如XX政協(xié)委員會關(guān)于劉暢(XXX、XXX、XXX)任副主任科員的批復(fù)。
(5)文件所在頁號——除卷內(nèi)最后一份要標(biāo)明起止頁號外，其余文件均可只標(biāo)明開始的張?zhí)枴?br> (六)案卷封皮
封皮應(yīng)填寫：機關(guān)名稱——填全稱；案卷標(biāo)題——應(yīng)用毛筆書寫，字跡要清楚、工整、字體要稍大一些，排列整齊；年度日期——只一年，可只填年度，跨年度的要注明文件的起止日期；全宗號、目錄號、案卷號歸檔后由檔案室編排填寫。。
案卷裝訂：要拆除文件上的曲別針、大頭針、訂書釘?shù)热拷饘傥锲?，以防銹蝕。文件過小的或左邊宇跡很滿的要用紙托上。文件紙張大小要整齊劃一，大張要折起來。裝訂時避免文件倒置、漏訂。
(七)案卷排列
一個年度內(nèi)的案卷，在裝訂時要進(jìn)行系統(tǒng)排列，使作者、問題等特征相關(guān)的案卷保持彼此間的聯(lián)系。案卷的排列首先要把本機關(guān)或本部門的案卷按永久、長期、短期保存的案卷分別排列，保管期限相同的，要按作者、問題重要程度加以區(qū)別，體現(xiàn)一定的條理性。一般可按這樣的順序：綜合性文件的案卷、重要會議案卷、上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)來文卷、本機關(guān)重要文件卷、各部門業(yè)務(wù)性文件卷。其它單位來文卷。
(八)案卷目錄
把本年度經(jīng)過系統(tǒng)排列后確定了先后順序的案卷逐一編號、登記、造冊，就形成了本年度的案卷目錄。
案卷目錄可按年度、保管期限或按機關(guān)內(nèi)的部門分開編制。
按年度——同一年內(nèi)各個部門的案卷合編一本；其中分永久，長期、短期。
按保管期——同一年度的按永久、長期、短期各編一本目錄。
按組織機構(gòu)——一部門一本，然后分永久、長期、短期。
三種方法的共同點是把不同保管期分開，這是因為：省以上檔案館只接收永久案卷，地、市、縣館接收永久、長期案卷，短期案卷只在本單位保存。
五、案卷保管
檔案在存放期間，因受人為的或自然的因素的作用，總是處于不斷的損壞之中。為了最大限度地防止和減少檔案的損壞、延長檔案的壽命、維護(hù)檔案的安全。在保管過程中以防為主，防治結(jié)合，防患于未然，其有效方法除思想上重視外，要把先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備運用到檔案保管工作中來。
(一)七防
政協(xié)機關(guān)要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置所需的專門檔案庫房和一定數(shù)量的保險柜，并做到七防。
1、防腐、防霉。要保持庫房相對穩(wěn)定的溫、濕度。最適合保存檔案的溫度是14°C-24°C，相對濕度是45-60% 。采取的方法一是人工通風(fēng)，打開庫房的通風(fēng)口，促進(jìn)室內(nèi)外空氣的交流，從而達(dá)到調(diào)節(jié)溫濕度的目的；二是利用吸水劑和電扇、空調(diào)等科技設(shè)備控制溫、濕度。
2、防蟲蛀。庫房要安裝必要的紗窗，檔案柜內(nèi)要投放防蟲藥劑樟腦和萘等，防止害蟲的進(jìn)入或蟲蛀。
3、防火。加強檢查，消除一切發(fā)生火災(zāi)的可能性。做好滅火準(zhǔn)備，凡有條件的地方，可以安裝自動滅火設(shè)備或消防栓，一般應(yīng)準(zhǔn)備滅火器、沙箱和充足的水源，并且制訂切實可行的防火方案。
4、防鼠咬。其方法是投放滅鼠藥，案卷櫥最好用鐵皮制作。
5、防盜。庫房的門窗要牢固，要安裝鐵欄桿，要建立健全巡邏保衛(wèi)制度，有條件的，可安裝防盜警報系統(tǒng)。
6、防塵。保持庫房清潔，隨時清掃，定期用吸塵器清理落在保險柜內(nèi)卷宗上的灰塵。
7、防日曬、庫房要設(shè)在通風(fēng)、避塵的地方，檔案柜不能直接在陽光下曝曬。
案卷在保管中，要注意經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取有效措施。
(二)錄音帶的保管
1、需要保存的磁帶，一定要裝在紙盒內(nèi)保存。需要長期保存的磁帶，最好不要快速收盤，避免磁帶過緊過松。
2、磁帶應(yīng)保存在相對濕度40-60％的環(huán)境里。不要濕度過高，以免變質(zhì)。
3、錄制好的錄音帶受外界強磁場的作用，會損壞已錄好的信息。因此在電動機、發(fā)電機、變壓器甚至電視機、收音機、揚聲器的附近不能存放磁帶。為防磁化，最好用金屬箱柜屏蔽保存。
4、長期存放的磁帶，要把帶盤底側(cè)面堵住兩個方孔的塑料小片(防抹窗)用螺絲刀起掉，以防抹音。
5、長期保存的磁帶要半年左右重繞一次，釋放磁帶內(nèi)部壓力，避免磁帶轉(zhuǎn)印對磁帶已記錄好的信號的破壞。
6、剪接磁帶時使用銅質(zhì)剪刀或未磁化的剪刀，否則會使接頭處磁化而出現(xiàn)噪音。
7、磁帶存放一段時間(兩個月左右)就要換一次上下位，以免受壓。一般情況下，只要保管得當(dāng)，現(xiàn)在生產(chǎn)的錄音帶可保存20—30年，而記錄的信息不會損失。
(三)錄像帶保管
1、磁帶存放要遠(yuǎn)離磁場。
2、避免用手接觸磁帶。使用時要用手拿磁帶盒的外側(cè)中間。
不要輕易打開錄像帶盒，更不能隨意將磁帶拉出。
3、磁帶用后要將磁帶全部倒入供帶盤上，然后裝人盒內(nèi)；直立放在柜里。因為磁帶盒內(nèi)有襯套支架，立放可增加磁帶的接觸面，以免磁帶變形。
4，使用一般錄像機磁帶插入機內(nèi)，就不能試用手工將帶艙彈起。因為這時磁帶已拉出，如用手工使帶艙彈起會造成磁帶折皺。
(四)照片、底片的保管
1、摸拿底片要戴手套，以免指印、汗液沾污，腐蝕底片。
2、避免摩擦。
3、底片沖好晾于后，要剪斷平放，不要長久地卷放。
4、底片要裝在底片袋內(nèi)。不要放在書本里，或放在口袋里，每個底片袋只放一張底片，不要幾張疊在一起。
5、底片存放場所要通風(fēng)干燥，溫度和濕度不能高。
6、要經(jīng)常檢查、通風(fēng)。一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即處理。
六，檔案管理升級
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及《國家檔案工作規(guī)章制度》要求，許多地區(qū)試行了檔案工作上等升級制度，為檔案管理上升到一個新的高度提出了要求。不少政協(xié)檔案部門，也根據(jù)有關(guān)精神開展了這項工作，并收到了一定成效。但從一些單位的情況看，有些問題需要注意。
(一)充分認(rèn)識上等升級的意義
檔案管理上等升級，是為了提高機關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，更好地開發(fā)檔案信息資源，為兩個文明建設(shè)服務(wù)。采取升級這一措施，一方面是為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化提供了理論指導(dǎo)和科學(xué)依據(jù)，另一方面也是對檔案管理工作的很好檢驗。其意義是：
1、貫徹落實檔案法，實現(xiàn)檔案工作規(guī)章制度要求，使其逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化軌道；
2、推動檔案管理工作上位，列入政協(xié)機關(guān)工作的議事日程，解決工作中存在的問題，確保工作的順利開展；
3、提高檔案工作質(zhì)量和效率、節(jié)約人力物力。工作中目標(biāo)明確，使檔案工作領(lǐng)域內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重要事務(wù)達(dá)到協(xié)調(diào)統(tǒng)一，以獲得最佳的效益和良好的工作秩序；
4、檢查、評比檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化程度，為實現(xiàn)升級不斷總結(jié)經(jīng)驗，找出差距，及時改進(jìn)；同時也提高了工作人員的業(yè)務(wù)水平；
5、評優(yōu)和獎勵工作優(yōu)秀的單位和個人，給予充分肯定，可以調(diào)動其積極性、主動性，進(jìn)一步推動工作的開展。
(二)做好準(zhǔn)備
主要是做好現(xiàn)有檔案的清理、調(diào)整和整理加工工作。檔案升級一般分二個標(biāo)準(zhǔn)，不管那個等級標(biāo)準(zhǔn)，其要求都是比較嚴(yán)格的，因此，在爭取達(dá)標(biāo)過程中，必須一絲不茍地做好各項工作，特別是對現(xiàn)有檔案的整理，更要力爭達(dá)到無一遺漏的水平。
1、全面系統(tǒng)地清理現(xiàn)有檔案，做到五查：查檔案原件是否完整；查分卷是否得當(dāng)；查卷內(nèi)文件排列是否合適；查案卷諸項填寫是否齊全；查案卷標(biāo)題是否準(zhǔn)確。對不符合標(biāo)準(zhǔn)要求的，要采取補救措施。
2、對不符合要求的案卷進(jìn)行調(diào)整。檔案工作是千秋大業(yè)，案卷本身不可能三天兩頭改動，必須借升級的機會，對原來存在的問題，進(jìn)行一次相對徹底的手術(shù)，不可將就湊合。有的可在本卷內(nèi)調(diào)整，如有必要也可跨卷調(diào)整，直到完全合適為止。
3、做好調(diào)整后檔案的整理加工工作。包括重新編頁、裝訂、擬寫案卷標(biāo)題等；都要按高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。
(二)撰寫好文字材料
1、全宗介紹：以文字?jǐn)⑹龅男问浇榻B政協(xié)機關(guān)全宗檔案內(nèi)容、成分和價值的檢索工具。全宗介紹一般由兩部分組成：一是寫明政協(xié)的性質(zhì)和任務(wù)，以及簡要歷史；二是檔案的主要內(nèi)容、成分和價值。兩部分的介紹要重點突出、詳略結(jié)合，即對反映政協(xié)職能活動、有長遠(yuǎn)查考利用價值的案卷做詳細(xì)介紹，對一般反映政協(xié)機關(guān)工作的案卷做大致概括(附樣18-1)。
[附樣18-l]
XX市政協(xié)檔案全宗介紹
簡要歷史
1949年9月25日，召開首屆XX市各界人民代表會議協(xié)商委員會，這個會議先后共召開3屆。它實際上是政協(xié)的前身。
1955年2月24日，召開了中國人民政治協(xié)商會議XX省XX市第一屆委員會第一次會議，選舉XXX為主席，XXX、XXX、XXX、XXX、XXX5人為副主席。XXX為秘書長，XXX等18人為常務(wù)委員會委員。
1957年4月8日，召開了中國人民政治協(xié)商會議XX省XX市第二屆委員會第一次會議。
文革期間(1966年7月至1979年5月)政協(xié)XX市委員會被迫伴止活動。
1979年5月9日中國人民政治協(xié)商會議XX省XX市第三屆委員會常務(wù)委員會舉行第三次常委(擴大)會議，宣布恢復(fù)活動。
1982年10月7日，召開了中國人民政治協(xié)商會議XX省XX市第四屆委員會第一次會議，選舉XXX為主席……
檔 案 情 況
截止到1989年底，政協(xié)XX市委員會共形成正式文書檔案130卷，其中永久86卷，長期94卷，短期10卷，會計檔案(截止到1988年)26卷。
一、檔案來源
根據(jù)公文立卷的有關(guān)規(guī)定，其主要來源是：
1、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主要業(yè)務(wù)并要求執(zhí)行的決議、決定、指示、條例、規(guī)定、通知、通報、批復(fù)等。
2，本機關(guān)在工作活動中形成的決議、決定、條例、規(guī)定、會議紀(jì)要、通知、通報、請示、報告、計劃、總結(jié)、會刊、工作通訊等。
3、本機關(guān)召開的各種會議的文件、資料，參加上級機關(guān)召開的會議帶回的文件、資料，本單位領(lǐng)導(dǎo)在正式會議上的講話稿等。
4、同級或不相隸屬單位發(fā)來的需要辦理、起依據(jù)作用的文件。
5、本單位形成的財會檔案。
6、會議或大型活動形成的音像檔案。
二、時限
市政協(xié)現(xiàn)存的檔案，主要是從1982年籌備并召開政協(xié)XX市委員會四屆一次會議以來的文件材料。
三、完整程度
按照歸檔要求，除堅持平時收集、整理有關(guān)文件材料外，每年一季度將上年機關(guān)各部門形成并辦理完畢的文件及重要資料全部收集齊全，依據(jù)內(nèi)容及重要程度分別立卷歸檔。從機關(guān)恢復(fù)活動至今，沒有遺漏或積存。
四、案卷主要內(nèi)容
1、永久卷。根據(jù)政協(xié)機關(guān)的職能、任務(wù)，被立為永久卷的是：以政協(xié)黨組、委員會名義發(fā)的重要文件；黨組會議、常委會議、主席會議、主席辦公會議記錄、紀(jì)要；歷次全會及常委會議的重要文件、資料；市政協(xié)各種重大活動形成的文件、資料以及以政協(xié)名義向上級有關(guān)部門的請示、報告等。
1981年永久卷1本(卷號1)，主要內(nèi)容是文革后市政協(xié)恢復(fù)活動啟用印章、機構(gòu)編制、辦公用房等請示、報告。
1982年永久卷11本(卷號2-12)，主要內(nèi)容是：市政協(xié)黨組會議記錄(2、3卷)；市政協(xié)四屆一次會議請示、報告、通知、開幕詞、閉幕詞、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、委員登記表、會議簡報等(4-6卷)；XX市各界人士為四化建設(shè)服務(wù)經(jīng)驗交流會請示、通知、參加人員名單、開幕詞、發(fā)言(摘要)、領(lǐng)導(dǎo)講話等(7卷)；市政協(xié)一至四屆委員會委員名單、登記表、第四屆委員登記表(9-12卷)。
1983年永久卷l2本(卷號13-24)，主要內(nèi)容是：……
1989年永久卷12本(卷號75-86)，主要內(nèi)容是：黨組會議記錄(75卷)；市政協(xié)六屆二次會議通知、日程、議程、開幕詞、閉幕詞、常委會工作報告、提案工作報告、決議、簡報等(81、82卷)；市政協(xié)黨組關(guān)于貫徹中共十三屆四中全會，召開六屆二次會議、發(fā)揮專門委員會作用請示、報告(76卷)；市政協(xié)六屆四次、六至八次常委會通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況報告等(77-79卷)；市政協(xié)關(guān)于縣區(qū)政協(xié)換屆、暫行規(guī)定、招干、增編、赴外學(xué)習(xí)、糧食調(diào)研、民族宗教工作、增強市屬大中型企業(yè)活力、搞活科研機構(gòu)、菜籃子工程等請示、匯報、調(diào)查報告、建議(80、83-86卷)。
2、長期卷。立為長期卷的主要是市政協(xié)舉辦各種講座、報告會記錄、錄音整理、大型活動、經(jīng)驗交流會等的發(fā)言稿；本機關(guān)編印的《內(nèi)參》、《情況反映》、《工作簡報》、《情況與建議》；市政協(xié)赴外學(xué)習(xí)、專題調(diào)查、各種紀(jì)念活動等請示、報告、情況匯報等。
1980年長期卷1本，為市政協(xié)《情況反映》。
1981年長期卷2本(卷號2-3)，主要內(nèi)容是：XX市各界人士為四化建設(shè)服務(wù)經(jīng)驗交流會通知、領(lǐng)導(dǎo)講話、簡報等。
……
1989年長期卷2本(卷號33、34)，主要內(nèi)容是：關(guān)于土地復(fù)墾、教師住房等報告(33卷)；開展視察、聯(lián)誼活動、了群委員等通知、報告(34卷)。
3、短期卷。1980至1989年共立短期卷10本，主要內(nèi)容是：中共中央、國務(wù)院、XX省委、XX市委、市政府有關(guān)統(tǒng)戰(zhàn)、政協(xié)政策及工資、獎金等與本單位有關(guān)，需要貫徹執(zhí)行的意見、規(guī)定等。
4、會計檔案。會計檔案主要是各種帳簿、憑證和報表。根據(jù)財會管理的有關(guān)規(guī)定，保管期限為25年的主要是經(jīng)費和其它現(xiàn)金帳；保管期限為15年的主要是記帳憑證、現(xiàn)金收據(jù)總帳及其它明細(xì)帳；保管期限為10年的主要是銀行對帳單及統(tǒng)計、工資、預(yù)算支出等各種報表。 2、大事記。政協(xié)大事記是記錄政協(xié)從成立至今發(fā)生的重大事件的書面材料。它用簡明的文字。系統(tǒng)扼要地記錄和反映政協(xié)機構(gòu)的重要活動和發(fā)展變化的歷史情況。
編寫原則。按照歷史唯物主義的觀點，堅持實事求是的原則，尊重歷史、尊重事實，維護(hù)事物的本來面目，客觀的加以記述。
編寫要求。不描寫、不議論、不評論、不評價，堅持秉呈直書，直陳其事，采用記述體。做到有根有據(jù)，不加作者本人的觀點。
選載標(biāo)準(zhǔn)。大事、要事、新事。
大事：即規(guī)模大、范圍大、影響大的事。如政協(xié)全委會、常委會、重大節(jié)日慶祝等。
要事：具有關(guān)鍵性、轉(zhuǎn)折性、重要性的事。如大型的研討活動、經(jīng)驗交流會、調(diào)查項目、召開民主黨派座談會、三胞眷屬聯(lián)誼活動以及政協(xié)機構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)班子變動等。
新事：首次出現(xiàn)、帶有萌芽性質(zhì)的新鮮事。
體例。一般是一事一記，對隔日、隔幾日的事，采取記事體，做綜合記述。
內(nèi)涵。一般包括時間、地點、人物、情節(jié)、原因、結(jié)果六要素，有的只含四、五要素。
注意事項：時間記載要確切，即X年X月X日。有的甚至還要確切的時、分、秒；記事要簡潔、言簡意賅，用簡短的篇幅概括豐富的內(nèi)容。
3、組織沿革。組織沿革是記載政協(xié)委員會及其機構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種參考資料。隨著政協(xié)換屆，委員編制、常委、主席等班子指數(shù)，經(jīng)常發(fā)生變化。政協(xié)機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、人事任免也會相應(yīng)變動，將這些紛亂龐雜的材料內(nèi)容，比較清楚系統(tǒng)地表達(dá)出來，為指導(dǎo)今后政協(xié)工作提供了方便。
內(nèi)容：政協(xié)委員會成立的時間、歷屆委員會召開的時間、主席、秘書長、常委的人員構(gòu)成(包括歷屆第一次全委會主席團(tuán))、領(lǐng)導(dǎo)任免、委員人數(shù)變化和政協(xié)機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置和人員變化情況。
編寫形式：政協(xié)的組織沿革主要采取階段法編寫。即從政協(xié)委員會成立開始，每屆委員會任期(五年或三年)劃分為若干階段( 如每召開一次委員會議為一階段)，在每個階段內(nèi)劃分為若干系列進(jìn)行編寫。這種體例，符合政協(xié)工作的特點。既體現(xiàn)在發(fā)展上呈現(xiàn)出一定的階段性，在該階段內(nèi)又保持相對穩(wěn)定的特點。這樣就可以比較完整地反映政協(xié)委員會及其機關(guān)沿襲變遷等的變動歷史線索。組織沿革可采取文字記述與表格兩者有機結(jié)合的形式。有的內(nèi)容，如歷史沿革概述、主要職能任務(wù)，用文字記述容易交待清楚。有些內(nèi)容，如每次換屆時間、領(lǐng)導(dǎo)干部任免、常委、委員編制等情況，使用表格形式便于反映出內(nèi)在聯(lián)系，既能減少篇幅，條理又清楚，便于查閱。
4、基礎(chǔ)數(shù)字匯集。以數(shù)字的形式反映政協(xié)基本情況的參考資料。
內(nèi)容：根據(jù)政協(xié)工作性質(zhì)和特點，基礎(chǔ)數(shù)字匯集包括兩項內(nèi)容：一是各屆委員會主席、副主席、秘書長、常委、委員及其性別、黨派、團(tuán)體、委員界別等有關(guān)數(shù)字；二是政協(xié)機關(guān)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)、干部、工人編制以及固定資產(chǎn)、經(jīng)費等有關(guān)數(shù)字。
要求：數(shù)字材料必須準(zhǔn)確可靠，各種資料要經(jīng)過調(diào)查核實后編寫，以保各種數(shù)字的真實準(zhǔn)確。
(四)編制檢索工具
檢索工具是檔案管理使用的重要手段。檢索工具是否齊全，編制質(zhì)量好壞，對于方便查閱使用至關(guān)重要，因此，要注意抓好這項工作。檢索的主要工具有：
1、全宗介紹；
2、案卷目錄；
3、文件字號；
4、全引目錄。
(五)寫一個好的自檢報告
自檢報告是政協(xié)機關(guān)檔案升級的重要依據(jù)，也是檔案管理升級的考核評定的參考文件。其主要內(nèi)容有：機關(guān)基本情況，檔案升級的有關(guān)情況；檔案工作的基本情況，主要有機構(gòu)人員、列入機關(guān)管理和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)情況；檔案信息開發(fā)利用情況，要有利用效益的數(shù)據(jù)統(tǒng)計或?qū)嶋H事例；說明利用率、完整率和準(zhǔn)確率等(附樣18-2)。
[附樣18-2]
政協(xié)XX市委員會辦公室
關(guān)于檔案工作達(dá)到省三級標(biāo)準(zhǔn)的自檢報告
我單位的檔案管理工作，在市檔案局的關(guān)懷指導(dǎo)及具體幫助下，由于領(lǐng)導(dǎo)重視，機關(guān)各科室的大力支持，秘書處全體同志的勤奮努力，在實現(xiàn)綜合管理的基礎(chǔ)上，使檔案管理趨于制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。最近，我們按照《XX省機關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作等級標(biāo)準(zhǔn)》逐項進(jìn)行檢查對照，自認(rèn)已符合省三級標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)報告如下，請予評審。
一、本機關(guān)概況
1、機關(guān)概況
1949年9月召開第一屆XX市各屆人民協(xié)商委員會，此會即是政協(xié)的前身。1952年2月，召開中國人民政治協(xié)商會議XX省XX市第一屆委員會。至文革期間停止活動，共召開5屆。1979年5月重新恢復(fù)活動，至今已是第六屆委員會?，F(xiàn)在機關(guān)內(nèi)設(shè)7辦4科，即：提案委員會辦公室、學(xué)習(xí)委員會辦公室、文史資料委員會辦公室、經(jīng)濟(jì)建設(shè)科技委員會辦公室、文教衛(wèi)體委員會辦公室、祖國統(tǒng)一聯(lián)誼委員會辦公室、行政辦公室和秘書科、綜合科、行政科、人事科。編制65人，現(xiàn)實有55人。
市政協(xié)的性質(zhì)、任務(wù)是：……
2、檔案工作情況
政協(xié)XX市委員會自1949年9月25日召開第一屆人民協(xié)商委員會到1966年7月文革前，基本沒有檔案材料。1966年7月至1979年5月，政協(xié)停止一切活動。從1979年5月9日政協(xié)XX市第三屆委員會常務(wù)委員會舉行第三次常委(擴大)會議宣布恢復(fù)活動至1982年10月7日召開政協(xié)XX市第四屆委員會(第X次會議？)，只是進(jìn)行一般的活動，沒有有保存價值的資料。所以，政協(xié)現(xiàn)存比較完整的檔案，全部是四屆委員會以后的。
1989年4月以來，我們按市檔案局的要求，學(xué)習(xí)了《XX省機關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作上升等級標(biāo)準(zhǔn)》，主席辦公會議進(jìn)行了研究，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，辦公室副主任任組長，秘書科長任副組長，專兼職檔案員為成員，研究部署了本機關(guān)檔案工作上升等級規(guī)劃，下發(fā)了關(guān)于檔案工作五項規(guī)章制度的正式文件，并對各科室兼職檔案員進(jìn)行了培訓(xùn)，我們于1990年將檔案室案卷重新進(jìn)行了整理，共裝訂檔案251卷。其中文書檔案130卷。會計檔案121卷。在文書檔案中，永久86卷，長期31卷，短期10卷；在會計檔案中，保管期25年的11卷，保管期15年的104卷，保管期10年的6卷。通過這些措施，使檔案工作步入制度化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。
二、檔案工作升級自評情況
(一)檔案工作的利用與效益
1、檢索工具比較齊全，便于提供利用，共編制四種檢索工具(13本)。
(1)全宗介紹(1本)。
(2)案者目錄(7本〕。
(3)文件字號(1本)。
(4)全引目錄(4本)。
2、編研成果7項
(1)大事記。1949年至1989年逐年編纂。
(2)組織沿革。從政協(xié)第一屆委員會至第六屆委員會的組織人員構(gòu)成詳細(xì)做了記載。
(3)基礎(chǔ)數(shù)字匯編。1949年至l989年一至六屆委員會基本情況用數(shù)字做了詳細(xì)統(tǒng)計，并匯集成冊。
(4)《學(xué)習(xí)參考資料》。
(5)《XX政協(xié)會刊》。
(6)《XX政協(xié)報》。
(7)《XX市文史資料選輯》。
3、檔案利用取得的社會效益
在檔案提供利用中注意效果登記，到目前為止共利用檔案110卷，接待查閱人員200余人次，取得了較好的社會效益。為領(lǐng)導(dǎo)決策和為老干部落實政策、調(diào)整工資等提供了依據(jù)和資料。本機關(guān)寫史志、組織沿革、大事記等基本上全部是由我們現(xiàn)存檔案提供的依據(jù)，有力地促進(jìn)了政協(xié)的建設(shè)，為開創(chuàng)人民政協(xié)工作的新局面，鞏固和發(fā)展愛國統(tǒng)一戰(zhàn)線，提高本職業(yè)務(wù)創(chuàng)造了條件。
(二)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作基本上達(dá)到了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化
1、為使檔案材料齊全、完整，我們依照《檔案法》和國檔發(fā)[1987]27號文《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，具體制定了《文書立卷程序》、《歸檔和不歸檔范圍》，對原積存的文件進(jìn)行了認(rèn)真清理，逐件逐份地進(jìn)行鑒定，以保證案卷質(zhì)量和文件歸檔的齊全完整。
2、檔案的分類、編目、排列規(guī)范化。按年度——保存年限——類別進(jìn)行分類，按文書檔案卷格式，編寫案卷標(biāo)題，編制目錄。按國家檔案局《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中關(guān)于保管期限的規(guī)定，根據(jù)不同的保管期限按流水號進(jìn)行了排列。順序以年限由長到短，自上而下排列，固定案卷位置，檔案的目錄號不重，目錄內(nèi)的案卷號不重，保持檢索標(biāo)識的單一性。
3、案卷質(zhì)量符合規(guī)范要求。我們遵循歸檔要求，將1982年至1989年的檔案進(jìn)行重新整理、裝訂，依據(jù)文件材料形成的規(guī)律和特點，區(qū)分不同保存價值，對卷內(nèi)文件材料重新進(jìn)行了檢查。對歸卷不合適的文件進(jìn)行了調(diào)整，卷內(nèi)文件材料編號采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，頁號位置在每頁材料正面的右上角。案卷標(biāo)題一律用楷體黑字書寫。案卷裝訂使用卷宗皮，對卷皮上的每項要求，采用紅體鉛字印制，做到整齊、統(tǒng)一、美觀。
4、檔案室與閱覽室分設(shè)。在辦公用房緊張的情況下，騰出了檔案庫房(一間〕，閱覽室(2間)。庫房有較好的“七防”設(shè)施，裝具充足，符合保管檔案要求。庫房有鐵皮五節(jié)柜5套，吸塵器、滅火器、裝訂機、干濕度表、寒暑表各一個。
5、檔案的鑒定、銷毀、移交手續(xù)健全。對需要銷毀的文件材料已逐件寫了銷文清冊，對移交檔案(會計檔案等)履行了移交手續(xù)。
(三)檔案管理規(guī)章制度健全
1、根據(jù)檔案工作不斷發(fā)展的需要，制訂了5項比較切合實際的制度：檔案保密制度、檔案安全保管制度、檔案利用統(tǒng)計制度、立卷歸檔制度、會計檔案管理制度。
2、制定了切實可行的保證措施，將文件材料的形成、積累和立卷納入了機關(guān)工作制度。同時也列為有關(guān)工作人員的崗位責(zé)任制以及評選的條件之一。
(四)健全檔案管理體制
1、建立了檔案管理機構(gòu)。綜合檔案室受行政辦公室的領(lǐng)導(dǎo)。辦公室副主任XXX牽頭，秘書科長XXX具體負(fù)責(zé)，XXX為專職檔案員，各委辦、科設(shè)立了兼職檔案員，文件收發(fā)員XXX為檔案監(jiān)督員，形成了層層負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
2、本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作列入重要議事日程，狠抓檔案管理工作。
(1)領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)《檔案法》。1988年1月1日《檔案法》頒布后，領(lǐng)導(dǎo)小組首先組織了全體成員認(rèn)真學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)大家一致認(rèn)為加強檔案管理工作是機關(guān)工作科學(xué)化管理的需要，從而增強了檔案意識，為搞好檔案工作奠定了思想基礎(chǔ)。
(2)領(lǐng)導(dǎo)親自抓檔案工作。為貫徹落實《檔案法》和省、市檔案工作會議要點，自去年以來，領(lǐng)導(dǎo)多次召開會議研究檔案工作，制定了檔案工作上等級規(guī)劃，研究部署了達(dá)省三級標(biāo)準(zhǔn)的工作任務(wù)。明確了由辦公室副主任XXX主抓。會后，他帶頭清理文件，親手寫檔案全宗介紹，修改各種規(guī)章制度。由于領(lǐng)導(dǎo)以身作則，調(diào)動了秘書科同志們的積極性。從今年4月份以來，大家齊動手，共同努力，奮戰(zhàn)幾個月，完成了案卷的分類組卷，裝訂和大量的編目、排列等整理任務(wù)。
(3)為搞好檔案工作提供必要的條件。在機關(guān)辦公用房和財政經(jīng)費緊張的情況下，設(shè)了專用庫房，增添了五節(jié)柜、保密柜、吸塵器、四通打字機、電動速印機以及各種檔案用品。在原來檔案設(shè)備基礎(chǔ)上，又投資了近4萬元的裝具。
3、配備了專職檔案員
綜合檔案室現(xiàn)有1名專職人員，該同志在部隊從事機要工作17年，轉(zhuǎn)業(yè)到政協(xié)機關(guān)后從事檔案工作。有較高的政治業(yè)務(wù)素質(zhì)，中共黨員，中專文化水平，并在1989年參加了市檔案局組織的專業(yè)課培訓(xùn)。
我們的檔案工作，雖然取得了一定成績，但有些工作還需要完善，如在標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理上還需要繼續(xù)努力。這次即使通過了省三級標(biāo)準(zhǔn)驗收，還要向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，繼續(xù)向省二、一級標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)，把我會檔案工作搞得更好。 (六)查遺補漏鞏固提高
檔案經(jīng)申請檢查驗收升級，初步實現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，為檔案更好地利用創(chuàng)造了條件。檔案管理達(dá)標(biāo)后，還要不斷提高管理水平，向更高的目標(biāo)前進(jìn)。
1、根據(jù)檢查驗收中提出的問題，要進(jìn)一步采取相應(yīng)措施查遺補漏，充實完善。
2、按照檔案管理的要求，經(jīng)常進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
3、不斷學(xué)習(xí)吸收兄弟單位檔案管理的好經(jīng)驗，好方法。
七、材料清銷
按規(guī)定對文件進(jìn)行清退銷毀，既是公文處理的要求，也是黨和國家安全保密工作的需要。要做好文件清銷工作，需切實注意以下幾個環(huán)節(jié)：
(一)清銷范圍
檔案經(jīng)過鑒定，確實沒有保存價值的；已過保管期限并確無繼續(xù)保存價值的案卷；歸檔時剩余和屬不歸檔文件材料。
(二)清銷手續(xù)
1、清文通知。政協(xié)機關(guān)清文應(yīng)由檔案室具體負(fù)責(zé)。按有關(guān)規(guī)定起草銷文通知，將需要清退銷毀的文件，按委辦和各位主席、秘書長等逐一詳細(xì)列在《文件清退單》上(附樣18-3)，具體工作事宜由內(nèi)勤人員辦理，各位領(lǐng)導(dǎo)的文件清退由辦公廳(室)文書工作人員協(xié)助辦理。清退時一定要按通知要求和注意事項按時認(rèn)真清理，并如期上繳。
對丟失文件的，一定要嚴(yán)肅對待，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要檢查了解情況，找出文件丟失的原因和主要責(zé)任者及應(yīng)吸取的教訓(xùn)和改進(jìn)措施，并形成文字材料，交上級文書部門。造成損失嚴(yán)重的要進(jìn)行必要的處理。
2、銷文登記。清理經(jīng)過確定確需銷毀的文件，要撰寫銷毀檔案的書面請示，并編制銷文登記冊。銷毀檔案請示，應(yīng)說明擬銷毀檔案的數(shù)量、所屬年代和大致內(nèi)容，說明鑒定情況和銷毀理由。銷文登記表(附樣18-4)的封面或底頁，要注明審批單位政協(xié)辦公廳及負(fù)責(zé)人和銷文單位及經(jīng)手人和銷毀時間。如有些部門或人員要求留一些需要清理的文件，在一定的時間內(nèi)參考使用，這也是允許的；但要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，而且對留下的部分要經(jīng)檔案室當(dāng)面清點無誤，并履行必要的手續(xù)。
(三)監(jiān)銷
文件清銷是件嚴(yán)肅的工作，必須認(rèn)真組織。銷毀文件要直送造紙廠，運輸途中必須有保險措施。并有兩人押送和監(jiān)銷。文件清銷完畢要將監(jiān)銷情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全面匯報。銷毀檔案的請示和《銷文登記表》一并由檔案室存檔。
[附樣18-3]
文 件 清 退 單
清退單位： 時間：┌────┬───┬───┬───┬───┐│制發(fā)單位│文 號│份 數(shù)│密 級│備 注│├────┼───┼───┼───┼───┤│ │ │ │ │ │├────┼───┼───┼───┼───┤│ │ │ │ │ │├────┼───┼───┼───┼───┤│ │ │ │ │ │└────┴───┴───┴───┴───┘
[附樣18-3]
銷 文 登 記 表┌───┬────┬───┬────┬───┬───┬────┬───┐│順序號│成文單位│字 號 │文件標(biāo)題│年 代│份 數(shù)│銷毀理由│備 注 │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │├───┼────┼───┼────┼───┼───┼────┼───┤│ │ │ │ │ │ │ │ │└───┴────┴───┴────┴───┴───┴────┴───┘
審批時間： 審批人： 銷毀時間： 銷毀人：
