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董秘、董助與董事長(zhǎng)秘書(shū)區(qū)別?“三董”如何提高工作效率?

董秘是董事長(zhǎng)秘書(shū)嗎?

董事長(zhǎng)助理和董事長(zhǎng)秘書(shū)負(fù)責(zé)的工作一樣嗎?

可以將董事長(zhǎng)助理稱(chēng)作董事長(zhǎng)秘書(shū)嗎?

董秘、董助、董事長(zhǎng)秘書(shū)傻傻分不清楚……

這篇文章能夠很好的回答大家的疑問(wèn)。帶你來(lái)區(qū)分董秘、董助及董事長(zhǎng)秘書(shū)三個(gè)完全不同的概念。

董秘

上市公司董秘并不是董事長(zhǎng)秘書(shū),其全稱(chēng)是'董事會(huì)秘書(shū)',是上市公司高級(jí)管理人員,由董事會(huì)聘任并對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé),是上市公司與證券交易所之間的指定聯(lián)絡(luò)人,接受當(dāng)?shù)刈C券監(jiān)管部門(mén)的雙重領(lǐng)導(dǎo)。其對(duì)外負(fù)責(zé)公司信息披露、投資者關(guān)系管理;對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)股權(quán)事務(wù)管理、公司治理、股權(quán)投資、籌備董事會(huì)和股東大會(huì),保障公司規(guī)范化運(yùn)作等事宜。

01

董秘類(lèi)別

IPO董秘

關(guān)注證監(jiān)會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)是什么?如何才能符合標(biāo)準(zhǔn)?資本市場(chǎng)的標(biāo)準(zhǔn)是什么?相同的股權(quán)如何多融錢(qián)?對(duì)公司戰(zhàn)略的解讀和推進(jìn)。

并購(gòu)董秘

關(guān)注的基本問(wèn)題是公司潛在買(mǎi)家是誰(shuí)?公司價(jià)值何在?如何最大化被并購(gòu)價(jià)值?等等。

上市公司董秘

除了做好信息披露的工作外,通過(guò)資本運(yùn)作、戰(zhàn)略規(guī)劃等等實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值成長(zhǎng)。

02

董秘三大職責(zé)

一是負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備、文件保管,保管股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議文件和會(huì)議記錄等。

二是負(fù)責(zé)公司股東資料的管理,如股東名冊(cè)等資料的管理。

三是負(fù)責(zé)辦理信息披露事務(wù)。如督促公司制定并執(zhí)行信息披露管理制度和重大信息的內(nèi)部報(bào)告制度,促使公司和相關(guān)當(dāng)事人依法履行信息披露義務(wù),負(fù)責(zé)與公司信息披露有關(guān)的保密工作等。

在瞬息萬(wàn)變的資本市場(chǎng)上,董秘需要時(shí)刻保持敏銳的洞察力和判斷力,具備超強(qiáng)的輿情和危機(jī)應(yīng)對(duì)能力。此外,董秘更要將深度參與公司內(nèi)部控制與管理時(shí)刻放在心上,落在實(shí)處,在公司快速發(fā)展的過(guò)程中把控風(fēng)險(xiǎn),對(duì)公司的重大決策給與合理的意見(jiàn),為公司的可持續(xù)發(fā)展和合規(guī)之路助力。


董助

董助即'董事長(zhǎng)助理',顧名思義,董助是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作,為領(lǐng)導(dǎo)提供工作便利的。作為董事長(zhǎng)的事務(wù)性“主管”,董助既聯(lián)系上下,又協(xié)調(diào)左右,既是政務(wù)的參謀,又是領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)轉(zhuǎn)中樞的“首腦”。屬公司的高級(jí)管理人員,具備相當(dāng)于副總經(jīng)理級(jí)別的工作素養(yǎng)、職業(yè)操守與敬業(yè)精神。

董助主要職責(zé):
一般來(lái)說(shuō),董事長(zhǎng)助理的工作范圍,主要是董事長(zhǎng)各項(xiàng)具體工作的前期準(zhǔn)備工作和具體落實(shí)工作,側(cè)重點(diǎn)是協(xié)助董事長(zhǎng)開(kāi)展工作。
1.協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)公司運(yùn)作及各職能部門(mén)進(jìn)行管理,協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系;
2.協(xié)助董事長(zhǎng)處理對(duì)外聯(lián)絡(luò)及外部公共關(guān)系維護(hù);
3.及時(shí)傳達(dá)董事長(zhǎng)各項(xiàng)指示,起草董事長(zhǎng)信函、演講稿、報(bào)告等各類(lèi)文件;
4.負(fù)責(zé)會(huì)議決定事項(xiàng)的跟進(jìn)并確認(rèn)進(jìn)展情況,向董事長(zhǎng)匯報(bào)各項(xiàng)工作進(jìn)度;
5.負(fù)責(zé)安排董事長(zhǎng)各項(xiàng)會(huì)議,負(fù)責(zé)會(huì)議內(nèi)容的記錄與整理;
6.協(xié)助董事長(zhǎng)調(diào)查研究、了解公司經(jīng)營(yíng)管理狀況并提出意見(jiàn)或建議,供董事長(zhǎng)決策;

……

董事長(zhǎng)秘書(shū)

董事長(zhǎng)秘書(shū)是協(xié)助董事長(zhǎng)處理各項(xiàng)事務(wù)的行政人員。我國(guó)國(guó)家勞動(dòng)和社會(huì)保障部在2003年修訂的《秘書(shū)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)秘書(shū)作了明確界定:秘書(shū)是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)的人員。該定義應(yīng)視為目前國(guó)內(nèi)唯一的秘書(shū)定義。

董事長(zhǎng)秘書(shū)主要職責(zé):
A. 日常事務(wù)性工作:處理信件、接聽(tīng)電話(huà)、檔案管理、收發(fā)公文、回復(fù)電子郵件、接待訪(fǎng)客、籌備會(huì)議并參會(huì)做記錄、差旅安排等。
B. 管理性工作:辦公室管理、督查工作、操作電腦、設(shè)備采購(gòu)等。
C. 溝通協(xié)調(diào)性工作:客戶(hù)服務(wù)、籌辦公司大型活動(dòng)、參加應(yīng)酬、外勤工作、其他主管臨時(shí)交辦的事項(xiàng)等。

董助與董事長(zhǎng)秘書(shū)的區(qū)別在于,董助真正的在工作是出謀劃策,可以給董事長(zhǎng)提工作上的建議等,在行政級(jí)別上要比董事長(zhǎng)秘書(shū)高。

“三董”如何提高工作效率
無(wú)論董秘、董助,還是董事長(zhǎng)秘書(shū),在履行其工作職責(zé)時(shí),因工作內(nèi)容的重要性及復(fù)雜性,需要盡可能考慮更高效的工作機(jī)制。于是需要使用一些操作簡(jiǎn)單、靈活、安全的數(shù)字化工具來(lái)簡(jiǎn)化其工作流程。

由于三董工作職責(zé)都包括公司會(huì)議的籌備:董秘籌備股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議等;董助和董事長(zhǎng)秘書(shū)需要籌備高管會(huì)議等日常會(huì)議,而會(huì)議籌備過(guò)程卻總會(huì)遇到各式問(wèn)題,如紙質(zhì)會(huì)議材料打印,數(shù)量多,耗時(shí)長(zhǎng)且裝訂費(fèi)力,如若材料有修改,要重新打印重新裝訂,讓人頭疼。因此擁有一款能夠幫助進(jìn)行會(huì)議管理的軟件尤為重要。

會(huì)前會(huì)后?(Azeus Convene?)是一款助力企業(yè)更高效管理的數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng),公司總部位于中國(guó)香港,在新加坡主板上市交易。作為一款功能強(qiáng)大的會(huì)議管理工具,會(huì)前會(huì)后數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)涵蓋了會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全流程的會(huì)議管理與服務(wù),為企業(yè)提供一站式會(huì)議解決方案,以其靈活性、易用性及端到端的安全性備受好評(píng)。

應(yīng)用會(huì)前會(huì)后,董秘/董助/董事長(zhǎng)秘書(shū) 在籌備會(huì)議過(guò)程中:

01

無(wú)需打印,在后臺(tái)一鍵上傳電子會(huì)議材料。如材料有修改,可以重新上傳,實(shí)時(shí)更新到參會(huì)人員設(shè)備端。節(jié)約紙張成本,省時(shí)又省力。

02

后臺(tái)一鍵發(fā)送會(huì)議通知,多重措施提醒參會(huì)。參會(huì)人員可隨時(shí)登錄軟件查看會(huì)議通知和材料,也可以查看過(guò)往會(huì)議和會(huì)議材料。

03

無(wú)需親自動(dòng)筆做會(huì)議記錄,會(huì)前會(huì)后在會(huì)議結(jié)束后可立即生成和分發(fā)會(huì)議記錄與電子文件包。

04

無(wú)需操心文件泄密風(fēng)險(xiǎn),會(huì)前會(huì)后可以為會(huì)議材料設(shè)置瀏覽及下載權(quán)限、自動(dòng)生成文件水印,全方位保護(hù)資料安全。

05

無(wú)需因?yàn)閰?huì)人員出差中或者居家隔離憂(yōu)心,會(huì)前會(huì)后提供開(kāi)展線(xiàn)上會(huì)議支持,也可以進(jìn)行線(xiàn)上 線(xiàn)下混合會(huì)議。

06

會(huì)前會(huì)后提供包括會(huì)議通知、投票表決、項(xiàng)目跟進(jìn)等全流程會(huì)議支持,投票可進(jìn)行記名或不記名投票,項(xiàng)目跟進(jìn)全權(quán)落實(shí)到人,功能完善成熟。

發(fā)展至今,會(huì)前會(huì)后數(shù)字化會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)成為各行各業(yè)董秘/董助/董事長(zhǎng)秘書(shū)籌辦會(huì)議中不可多得的好助手,在全球100多個(gè)國(guó)家備受信賴(lài),遍布?xì)W洲、亞太地區(qū)、美洲、非洲和中東地區(qū)??蛻?hù)包括各國(guó)政府、富時(shí)100強(qiáng)公司、財(cái)富500強(qiáng)公司、教育行業(yè)、金融機(jī)構(gòu)、非盈利組織等。

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