很多人總是會把“做計劃”這件事放在生活和頭腦中最不起眼的角落里。他們認為做計劃會打斷和延遲工作。
計劃不足者
清晨，他們帶著匆匆完成的清單，一頭扎進一天的工作中，他們總是不記得去查看日歷上那些迫切的和不久要進行的活動。
面對混亂，他們是如此不堪一擊，他們被那些不是他們自己制定的時間表所困擾，時間到了，可他們還沒有準備好。
如果不開會，他們就會忘記自己該做什么，往往連那些預期事項都會忽視，更別提給突發(fā)事件留出余裕了。
他們是計劃不足者。
過渡計劃者
相反，還有些人花了過多時間做計劃，他們的清單過于復雜，無窮無盡。
他們期待每一天都盡善盡美，他們的日程里塞滿了一個接一個的預約以及要完成的任務。他們已經(jīng)列得夠多了，但還是拼命想塞進更多的東西。
他們每天都對自己不滿意，他們給自己創(chuàng)造了一種特別的混亂—自我施壓。
同樣，他們也沒有余裕來處理意外狀況。
他們是過度計劃者。
計劃不足者屈服于時間，過度計劃者則與時間作對并詛咒時間。
其實，我們真正需要的是面對時間和可完成的任務的誠實感——承認我們能做什么、不能做什么，正視屈服于時間或與時間作戰(zhàn)所帶來的后果。
我們需要的是對時間和可完成的任務的精益部署。
“精益工作”是近來比較火的工作理念，它包括三個要素：準備、實施和全身心投入。
知名記者、普利策新聞獎學金得主丹·查納斯的新書《精益工作法》寫到：
“精益工作能夠改變你的生活，個人的精益部署是一種韌性，如果你能掌握并有效利用它，它就會伴隨著你從一個工作到另一個工作，從一個機會到下一個機會。當我們在這些工作機會中穿梭時，精益部署會讓我們感到舒服自在，因為我們知道，我們的成功依賴于自我引導?！?/span>
采用精益工作法，為每一天安排好日程表，對可以完成的任務了然于心，對無法完成的任務也了解原因并有應對的方法，那就可以在很大程度上減少困惑，提高工作效率。
一、尋找你的平衡點
這里有一個為過度計劃者準備的練習。這個練習可以幫你找到你每日的平衡點—在開始超負荷工作之前，你可以在日程表上列出最佳行動數(shù)量，這也將成為你日常工作的標準。
讓我們來從每周一天的練習開始，找到你的平衡點會幫助你擺脫過度計劃的習慣。周五是做這個實驗的好日子，因為周五通常是對于過度計劃的我們來說壓力最小的一天。
1. 為這一天挑選最多3個行動
每一個行動可以大到需要5個小時來完成，也可以小到只需要5分鐘就能搞定。就像正常的每一天一樣，你需要在大小任務之間做好平衡。
2. 在你的日程表上給這些行動分配合適的時間；
3. 不要再為這一天計劃或安排其他的任務；
當然，只要你遵守你的時間表，你可以做計劃外的任務。
4. 遵守你的時間表；
履行你的預約和任務。如果發(fā)生緊急情況，使你不能遵守你的時間表，那么你最好換一天再來做這個練習。
5. 一天結(jié)束之后，記錄下這3個任務你完成了多少個；
6. 如果3個任務全完成了，那么在下個星期指定的這一天，你可以挑選 4個行動來安排；但如果這一次你沒有全部完成，那么下周你還需要保持在3個任務的水平；
7. 連續(xù)堅持3周，直到你無法再突破你列在單子上的任務數(shù)量。
舉例來說，如果有時候你能完成9個任務的清單，但完成不了10 個任務的清單，那么你的平衡點就是9。
一旦達到了你的平衡點，你就可以把其他工作日也添加到你的計劃之中了。以你的平衡點為指導來安排每一天你的最大任務量。
二、計劃待辦事項
“行動”就是計劃在每一天要做的所有事情。任何任務都是行動，每個預約也是行動。
在考慮日程計劃的時候，任務和約會沒有什么區(qū)別，因為它們都需要占用你的時間，也都需要你本人在場。
我們安排行動并且給它們排序（無論是任務還是預約）的主要原因是，我們想給自己最好的機會來完成它們。
作家彼得·布雷格曼寫道，“我們的日程表，是指導我們達成日常目標的完美工具?！?/span>
我們通過計劃自己的行動來幫助自己做出決定，同時把計劃作為一種手段來強迫我們實施。
日程表使我們可以誠實面對時間。
三、提前到達
問：提前多早？
答：15 分鐘。
問：為什么？
答：提前赴約能帶給你平靜，幫你抓住機會。
平靜地走進去，場面就在自己的掌控之下，你不需要給任何人道歉就能保持你的力量和尊嚴。
我們中的很多人總是在約定時間之后匆匆忙忙、跌跌撞撞地闖進房間，這樣的話，甚至還沒等我們坐下來就已經(jīng)失去了大部分精力。
四、培養(yǎng)對可完成項目的直覺
有意識地完成，始于有意識地開始。
若我們在開始時就問自己“什么是可完成的？”，我們成功的概率就會增加。
我們可以通過兩個參數(shù)來判斷一個項目是否可完成：難度和期望值。
難度指的是時間加精力—我們完成一個項目需要多長時間？在這段時間里，我們需要花費多少精力？
期望值指的是截止期限以及利益相關人—誰在等我們的產(chǎn)品？他們期望何時得到它？
高期望值和低難度的任務是可完成的；
低期望值和高難度的任務是可延緩的；
低期望值和低難度的任務是令人分心的；
高期望值和高難度的任務是復雜的，最需要妥善安排。
有些我們必須做而且有益的事情是很難完成的，但我們必須將它們與那些易完成的事項等量齊觀。
針對你一天的工作，嘗試思考練習，把你當日清單中的每項任務都用上述“完成”矩陣中的某一個類別加以標記，然后根據(jù)實際和人際利益的最佳組合，選擇要完成哪些任務。
在可完成任務（高期望值 / 低難度）和復雜任務（高期望值 / 高難度）之間找到平衡，這種平衡也是我們在當代職場生存的秘訣。
五、找到失敗的原因
行動未完成的問題實際上在于不能繼續(xù)。我們失敗的原因各式各樣，不同問題需要不同的解決方案。
1. 疲勞
面對一大堆工作，我們會身心俱疲。疲勞的解決方案是休息。
工作到精疲力竭不能當作一種可持續(xù)策略。硬撐到底，作為一種“完成”策略，只能是偶爾的或暫時的。如果額外的辛勞是一個周期性的負擔，那么額外的休息就是你應得的周期性補償。
首先，學會辨別恐懼與疲勞。
恐懼經(jīng)常被人誤認為是疲勞，它們會讓人有相似的生理反應——眼皮沉重、肌肉酸痛，甚至打瞌睡。
真正的疲勞應得到尊重，而與恐懼相關的疲勞則通常需要一杯咖啡、一番鼓勵的談話，或是一點點批評和引導。
其次，要去計算暫停工作的代價。
暫停工作后，你的工作效率會高很多嗎？
再次啟動所需的時間也能補回來嗎？
還是現(xiàn)在距離任務完成只有幾分鐘或幾小時，停下來會給你在之后招來更多的工作？
現(xiàn)在硬撐下去的心理能讓你在完成之后休息得更輕松嗎？
還是工作到筋疲力盡只會帶來更多的挫敗感和糟糕的工作成果？
在無法完成的所有原因中，疲勞是最合情合理的。我們需要了解疲勞的原因并思考應對它的方法。
2. 恐懼、憤怒和絕望
有時，我們會失去對完成項目的自信。有時，對周圍環(huán)境的憤怒或絕望也會耗盡我們的精力，并驅(qū)使我們放棄工作。
無論我們懷疑的是自己的技能還是意志，面對恐懼、憤怒或絕望的解決方案其實都是一樣的：小步前進，請將一只腳放在另一只腳前面，或移動你的手臂并保持手指移動。
動作一定要慢。你需要一點兒時間來辨別這些感覺是否合理，或者這些恐懼是否值得我們更改工作進程。
無論如何，沒有動作你就無法更改你的工作進程，所以要繼續(xù)行動。
3. 野心驅(qū)使
野心就是我們內(nèi)心深處那個瘋狂的執(zhí)行者。
如果我們第一件事還沒完成，我們內(nèi)心的執(zhí)行者就開始命令我們?nèi)プ鼋酉聛韮杉?，那么，我們可以先給自己暫時“降級”一下—這位執(zhí)行者需要冷靜一下。
讓自己調(diào)整到員工而不是老板的心態(tài)：在我的項目完成之前，我是流水線工人，而不是執(zhí)行官。我不應該去做其他事情。
4. 精力分散
任務未完成，通常是因為我們沒有優(yōu)先考慮重要的事情。
別人有了危機來找我們——但那是他們的危機，確實不是我們的，我們放下自己的工作去幫助他們，從而縮短了我們本該用來完成自己任務的時間。
我們忽然想到，我們可以延遲某項任務，但最終等待著我們的還是我們最開始打算完成的那個任務。又或者，我們對我們的項目生出一點兒靈感，我們因此感到頭暈目眩，陷入興奮中而不能靜坐下來去執(zhí)行。
對困擾的解決方案是全神貫注：
當你感到精力分散時，保持你的眼睛實實在在地盯在你的工作上。把你的身體穩(wěn)定下來。保持雙腳固定。盡可能地阻止或避免外部刺激。
5. 過度自信
有時候，我們會陷入某種“神奇”的思維狀態(tài)當中，高估我們的個人能力而低估時間和空間的法則。
過度自信會使我們相信自己不必估計完成某個項目需要多少時間，也不必刻意留出時間來進行這個項目，過度自信會讓我們在最后一刻才去開始一個項目。
例如，寫一封電子郵件時留下最后幾句話或細節(jié)待日后完成；兩天后，那封電子郵件仍然留在電腦桌面上，未完成也未發(fā)送。
過度自信會讓我們總是遺忘，一旦我們暫停了一個項目，我們只有花費時間才能重新啟動它。
對過度自信的解決方案是誠實對待時間，認識到我們都是受物理定律制約的。
有時候我們可以在一天內(nèi)搞定需要一周才能完成的工作，或者靈感突發(fā)，簡化或改變了我們的某項任務，似乎我們的意志折服了時間和空間。
但不要總指望那些超現(xiàn)實的時刻。只有那些對自己領域的專業(yè)知識達到一定掌握程度的人才能經(jīng)常做到那種事。
時間和空間確實會折服于人的意志，但它們只會折服于全身心投入的人，而非漫不經(jīng)心的人。
六、把任務收束起來
有時，我們無法完成任務，因為我們確實遇到了真正緊急的情況，或者只是我們沒有時間了。
當我們知道自己將要留下散亂的結(jié)尾無法完成時，我們要設法將它們收束起來，保證重新啟動時所需的時間最短。
以下是一些策略：
恢復工作之前把項目的所有資料匯集起來，并保存在特定的位置。
把你想要記住的最重要的想法寫下來。
把恢復工作的日程安排好，或現(xiàn)在先設置一項對日后安排的提醒。
把你的進度告訴合作伙伴或利益相關者，評估還剩下哪些工作要做，以及當下或恢復工作時能否得到幫助。
“正如你需要在開始時就想到完成或中止，你也需要在完成時想到開始或恢復。”作家歐內(nèi)斯特·海明威習慣在每寫完一個段落時，就把接下來打算寫的那一部分的第一個句子寫下來。
他說：“最好的辦法就是，總在你進展順利的時候，或在你知道接下來會發(fā)生什么的時候停下來?！?/span>
這個方法不僅適用于寫作，也適用于其他類型的項目，它可以幫助你在下一個階段啟動時減短熱身時間，保持你的工作勢頭，確保不會產(chǎn)生“孤兒任務”。
七、不斷排除障礙
我們應該不斷為那些卡住的項目排除障礙，以便能夠完成它們。
對于每個重要的目標、項目或任務，我們都應該問自己一個問題：到底是什么在阻礙我前進？又是什么阻礙了這個程序？
有時候，外部程序（例如，等待批準）會阻礙我們，讓我們不得不停下來。但是，如果我們能夠排除這一障礙，就可以讓這一項目再次運行起來。
當我們保持一種“完成”心態(tài)時，我們會培養(yǎng)出對潛在外部障礙的直覺，并盡力去避免障礙。
如果我們無法避免這些障礙，如果我們必須放棄繼續(xù)項目，我們就要努力配合這些外部程序，盡可能多地排除或避免那些阻礙我們前進的障礙。
比如我們每天都要使用公共交通上下班，當我們乘坐地鐵和公共汽車時，會面臨一系列阻礙，如要排隊和候車。
通過這些障礙后，我們?nèi)匀粫艿降罔F或公共汽車停留間隔的支配。因此，我們在任何停留點的目標是：最大限度地減少等待的時間。
八、抵制完美主義
完美主義有兩種情感來源：對失敗的恐懼，或是對失敗即將到來的絕望。
完美主義者也分兩類：放棄項目的人和仍在完成項目的人。
兩種人都心懷恐懼，但前者通過放棄工作來應對，而后者則通過無限期地工作來應對。
要記?。?/span>“追求完美”和“完美主義”并不是一回事。
追求完美者和完美主義者都在追求一個理想。但是，前者知道卓越不是要創(chuàng)造某種最高質(zhì)量的東西，而是要高質(zhì)量完成某種產(chǎn)品，而這種完成是受到各種限制的—截止時間、期望值、意外事件和反饋。
沒有完成，就沒有反饋，也就沒有創(chuàng)造卓越的改進循環(huán)。高質(zhì)量的完成才是卓越。
不要讓完美主義害你錯過一些重要的東西。
九、將時間分成小塊
嘗試將大型項目分解為若干小模塊，分配相應的時間去完成它們并設定若干標準。
例如，如果你可以在 1~2 小時內(nèi)寫出 500 字，那么你可以將你的寫作項目分解成同樣大小的模塊，并盡量不讓分配的任務超過這個量，這樣你就能真正完成已經(jīng)開始的工作。
較小的目標可以振奮精神，因為我們更容易看到結(jié)果。
總結(jié)起來：
1. 弄清楚如何將項目分解為各個部分；
2. 有目的地設立你的節(jié)點；
3. 專心地根據(jù)這些節(jié)點工作。
在現(xiàn)代生活中，沒有什么比清理工作更讓我們害怕了，雖然清理本身相對容易，揮一下手或按一下鼠標就可以完成。
建立一個系統(tǒng)也不難——各種清單、各種顏色編碼的日程表、空的文件夾、記號筆，以及良好的意圖。
最難的是維護這個系統(tǒng)，真正做到精益工作——空間、時間、資源和人。
每一個練習精益部署的人都知道，你必須是那個做決定的人，你必須是那個采取行動并一步一步腳踏實地去實現(xiàn)目標的人。
奇跡就在于你自己。
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