新年快樂！這是查檔2021年的第一篇推送，新的一年，也要愛阿查呀~好嘞，各位觀眾大老爺們，接下來歡迎收看年度新生兒取名熱榜爭奪戰(zhàn)！現(xiàn)在向我們走來的是2020年方陣，領頭的是梓睿和梓晴，宇軒和梓軒緊隨其后，語桐和芷晴好像……在聊什么悄悄話，雨桐和梓軒在向我們揮手！快看吶，浩軒、俊杰和思穎搖起了手中的旗幟！近日，廣東佛山公安局公布了佛山2020年新生兒取名熱門名字。男孩榜排名前三的分別是“梓軒、宇軒、梓?！?，其中“梓睿”已經(jīng)連續(xù)2年占據(jù)榜首，女孩榜排名前三的分別是“梓晴、語桐、芷晴”，其中“梓晴”更是連續(xù)5年排名第一，成為女孩姓名最最最最最首選。當然，在新生兒還未到達戰(zhàn)場前，曾經(jīng)的爆款姓名還是屹立不倒。據(jù)統(tǒng)計，2020年佛山戶籍人口中人數(shù)最多的名字是“俊杰”，大約每1000人中就分布著1個俊杰。
除“俊杰”外，前十名其余的分別是“志強、麗華、嘉欣、麗娟、敏儀、偉強、敏、麗珍、麗芳”。姓氏方面，2020年佛山戶籍人口中數(shù)量雖多的姓氏為“陳”姓，每100人中有7人姓陳，排名2~10名的姓氏分別是“梁、李、黃、何、劉、張、吳、羅、周”。其實中國漢字博大精深，姓名雖然只是短短的組合，卻往往承載著父母對于子女最為質(zhì)樸的祝愿，歷史上好聽又有寓意的名字遍地可尋，如：扶蘇，秦始皇長子，其名來源于《山有扶蘇》，出于《詩經(jīng)》，香草佳木之意。劉過，字改之，南宋文學家，名字出自《易經(jīng)·益卦》：“君子以見善則遷，有過則改?！?/span>杜如晦，字克明，初唐名相，名字出自《詩》風雨篇：“風雨如晦，雞鳴不已?！?/span>納蘭成德，字容若，清朝詞人，君子有成人之美，亦有成己之愿，“成德”取成人成己之德，容者，盛大之狀，若者，香草之名，容若為“香草盛集”之意。除此之外，還有申時行、蕭望之、傅以漸、杜黃裳、藺相如、溫庭筠……不過！名字雖美，在檔案管理過程中，最怕也就是人名檔案目錄，為啥呢？其實啊，多年以來，檔案業(yè)內(nèi)對于人名檔案目錄，主要還是使用姓氏筆畫的順序來存放和編制，這種傳統(tǒng)的編制方法隨著檔案內(nèi)容的不斷擴充，以及查找頻率的不斷增加，給工作帶來了許多困擾和不便，包括：比如，查檔想找到名為“陳俊杰”的檔案，首先要數(shù)“陳”字的筆畫，定位到陳姓檔案，但是因為姓陳的人很多呀，就需要再數(shù)出“俊”字的筆畫，定位到“陳俊X”的檔案，以此類推，查找耗時很長，效率很低。歸檔時，管理人員同樣要通過數(shù)筆畫進行擺放，一旦等待歸檔的文件較多、或歸檔時間緊張，很容易出現(xiàn)錯漏，或者干脆就放在差不多的位置，長期下去，案卷的順序自然容易錯亂，給再次查找?guī)砺闊?/span>這種排序方式要求每個姓氏筆畫后都要預留足夠的空間，以備存放后續(xù)進來的同筆畫檔案。萬一某筆畫的預留空間不足，就要把排在后面的所有檔案依次后挪，加大了檔案管理的工作量。在這種排序方式的管理下，檔案很容易亂作一團，檢索工具更難成體系，對檔案查詢幾乎起不到指導作用。許多機構(gòu)到后來干脆放棄工具，直接去庫房查找，周而復始，形成惡性循環(huán)。針對此情況，許多蘭臺人紛紛出謀劃策，提出許多新穎的解決方案，查檔今天為大家介紹的，是來自郯城縣檔案館的禚寶艷提出的拼音對應數(shù)字法。把現(xiàn)有檔案依照阿拉伯數(shù)字順序連貫排練，給每個案卷貼上數(shù)字標簽，一個人名對應一個數(shù)字，找到人名就找到了編號，利用編號進行定位，從而提高查找和歸檔速度。為了應對停電或故障等突發(fā)情況，可通過EXCEL軟件的自動排序功能，把人名連同對應編號按照“A~Z”的順序進行排列后，編輯打印成冊，制作成臨時的手動檢索目錄工具。對于后期進入的檔案，承接原本的編號后繼續(xù)編號，同樣輸入電腦，更新排序及手動檢索工具，利用好電腦“一次輸入，多次輸出”的優(yōu)點，保證檔案檢索目錄的及時性及可靠性。以上就是針對人名檔案的拼音對應數(shù)字法，說出來好像挺簡單，但是其中也凝聚著檔案管理人員不斷創(chuàng)新、提高效率的智慧與精神。雖然現(xiàn)在許多大型檔案管理機構(gòu)都通過引進智慧檔案管理系統(tǒng)解決人名檔案的管理問題，但是對于小型的檔案館、檔案室而言，拼音對應數(shù)字法也不失為一種靈活可靠的管理方式呢。本文部分內(nèi)容摘抄自《淺談如何編制人名檔案的目錄》，作者禚寶艷。
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