引言

印章刻制、保管、使用等管理制度缺失，印章保管人員缺乏責(zé)任意識，會使公司處于多重風(fēng)險(xiǎn)之中。

公司需要建立健全印章刻制審批制度、印章分類管理和使用制度、印章保管制度、印章回收、銷毀制度以及印章交接等制度。

印章是公司在對外經(jīng)營活動和對內(nèi)管理工作中的基礎(chǔ)性工具，是公司意思表示的根本標(biāo)志，是公司最具權(quán)威和效力的資產(chǎn)和物件。

它對公司的重要性不言而喻。

實(shí)踐中，很多公司對印章的管理都沒有足夠重視，沒有印章管理制度，或者雖有制度但卻置之高閣，從而使公司處于一系列的風(fēng)險(xiǎn)之中，隨時(shí)可能導(dǎo)致公司遭受不必要的損失。

下文中，筆者將對公司因缺乏印章管理規(guī)定可能導(dǎo)致的各種問題和面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)予以簡單介紹，希望引起公司對印章管理規(guī)范和制度的足夠重視。

正文

（1）印章刻制制度缺失

印章刻制制度缺失或者業(yè)務(wù)流程設(shè)置不合理，導(dǎo)致有些公司領(lǐng)導(dǎo)或者部門只要有需要就隨便刻制印章。

結(jié)果導(dǎo)致公司無法對所有印章實(shí)施及時(shí)有效地監(jiān)管，甚至出現(xiàn)不知道自己公司有多少印章的情況。

印章刻制后，沒有下發(fā)正式啟用印章的文件，也沒有明確印章使用的范圍和使用的時(shí)間。

結(jié)果給一些圖謀不軌的人留下了可乘之機(jī)，利用職權(quán)或者其他便利條件竊取印章或者印鑒，簽訂非公司真實(shí)意思的合同和協(xié)議，或者在其他各種各樣的文件上留下了不該加蓋的印鑒。

印章不在公安部門指定的刻制單位刻制，刻制了也不備案，刻完直接就用，也必然會為以后發(fā)生的印章使用問題制造風(fēng)險(xiǎn)、埋下隱患。

一旦發(fā)生別人偽造本公司印章的情形，公司就有可能陷入說不清道不明、只有承擔(dān)責(zé)任的尷尬境地。

（2）印章保管制度缺失

印章保管制度缺失，將會導(dǎo)致在印章保管人的選擇、保管人的數(shù)量、保管人的責(zé)任、保管的方式等諸多方面存在問題。

有些公司的印章均個別人（如法定代表人、財(cái)務(wù)人員）保管，存在非常大的被盜、丟失、被亂用的隱患。

印章保管不好，使用上的問題就自然而然不可避免了。

保管環(huán)節(jié)是印章“生命”全流程中最主要的環(huán)節(jié)，保管制度的缺失潛在的風(fēng)險(xiǎn)巨大，對公司可能產(chǎn)生的不利后果無法衡量。

例如，在北京健奧偉業(yè)餐飲有限公司與王某偉勞動爭議（2021）京03民終4168號一案中，北京三中院經(jīng)審理認(rèn)為，根據(jù)王某偉于一審中提交的《關(guān)于結(jié)束合作的賠償協(xié)議》記載，健奧餐飲公司應(yīng)支付王某偉未簽勞動合同經(jīng)濟(jì)賠償。

健奧餐飲公司認(rèn)可賠償協(xié)議上的印章確系其公司印章加蓋形成，但稱加蓋印章并非公司真實(shí)意思表示，健奧餐飲公司就此主張既未提交充分證據(jù)予以佐證，亦未舉證證明其印章保管制度及印章使用流程，故對健奧餐飲公司的相關(guān)主張不予支持。

（3）印章使用管理制度缺失

公司印章主要分為公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人人名章、發(fā)票專用章、項(xiàng)目章等。

公章的使用范圍最廣，通?？梢杂糜诟鞣N文件，其他專門印章一般有專門的用途。

個別公司將各種印章混用，不加區(qū)分——當(dāng)然，法律對公司印章的混用并沒有限制——不過，混用產(chǎn)生的不利后果，需要根據(jù)具體情況具體判定。

個別公司未建立印章使用臺賬登記制度，印章隨時(shí)加蓋，可以不做任何登記和統(tǒng)計(jì)。

有些公司則根本就沒有印章使用的審批流程制度。

有些公司雖然有用印審批的制度和流程，但是不能嚴(yán)格執(zhí)行，在未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門全流程審批的情況下就可以用印。

也有很多公司缺少用印情況定期內(nèi)控核查制度，缺失了一個防范各類風(fēng)險(xiǎn)的有效措施。

上述情況太過常見，以至于一些公司時(shí)不時(shí)就會碰到因上述問題而導(dǎo)致的“惡果”。

例如，在中國華融資產(chǎn)管理股份有限公司河南省分公司與中國建設(shè)銀行股份有限公司珠海麗景支行票據(jù)回購糾紛、買賣合同糾紛（2017）最高法民終313號的案件中。

最高法經(jīng)審理認(rèn)為，麗景支行時(shí)任行長黃某良為吸收資金和謀取個人好處費(fèi)，伙同他人偽造印章、證件，與華信支行簽訂《回購合同》，華信支行依約交付1.3億元，而麗景支行未依約回購。

根據(jù)合同法第五十條關(guān)于“法人或者其他組織的法定代表人、負(fù)責(zé)人超越權(quán)限訂立的合同，除相對人知道或者應(yīng)當(dāng)知道其超越權(quán)限的以外，該代表行為有效”的規(guī)定。

以及最高法《關(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定》第三條關(guān)于“單位直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，以該單位的名義對外簽訂經(jīng)濟(jì)合同，將取得的財(cái)物部分或全部占為己有構(gòu)成犯罪的，除依法追究行為人的刑事責(zé)任外，該單位對行為人因簽訂、履行經(jīng)濟(jì)合同造成的后果，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)民事責(zé)任”的規(guī)定，追究黃某良的刑事責(zé)任并不能免除其單位即麗景支行依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的民事責(zé)任。

法院認(rèn)定本案所涉《回購合同》屬于無效合同。

根據(jù)合同法第五十八條關(guān)于“合同無效或者被撤銷后，因該合同取得的財(cái)產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)予以返還；不能返還或者沒有必要返還的，應(yīng)當(dāng)折價(jià)補(bǔ)償。有過錯的一方應(yīng)當(dāng)賠償對方因此所受到的損失，雙方都有過錯的，應(yīng)當(dāng)各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任”的規(guī)定。

最高法認(rèn)為雙方各有過錯，麗景支行的過錯主要在于用人不善、印章管理不規(guī)范，而黃某良的代表行為為信用程度本來較低的商業(yè)承兌匯票增加了銀行信用，為票據(jù)轉(zhuǎn)貼現(xiàn)提供了更高的信用基礎(chǔ)。

法院最終維持原判，讓原、被告平均分擔(dān)了損失后果。

（4）印章保管人員缺乏責(zé)任意識

印章出問題，追根究底是公司主要負(fù)責(zé)人的問題，但是，保管印章的人員在這其中也會起到非常大的作用，主要表現(xiàn)為：

（1）法律風(fēng)險(xiǎn)

構(gòu)成表見代理的風(fēng)險(xiǎn)

公司印章是公司對內(nèi)管理、對外交往的信物。

公司在某一特定的文件上加蓋公司印章，一般即可代表公司真實(shí)的意思表示。

因此，加蓋了公司合適印章的文件、合同、信函等，一般可推定為公司意志的體現(xiàn)。

印章管理制度缺失，從法律角度而言，會增加公司構(gòu)成表見代理中被代理人的可能性，公司可能會對不是自己作出真實(shí)意思表示的文件、合同承擔(dān)責(zé)任。

例如，員工在合同上私蓋、偷蓋公司印章，就可能引發(fā)表見代理關(guān)系，雖然簽訂合同并非公司的真實(shí)意思表示，但是公司仍然要受到合同的拘束，由此就可能會給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失。

又如，公司的法定代表人在任職屆滿、被剝奪任職資格后，仍然拒不交還公司印章或者私自刻制公司印章。

對相對人而言，法定代表人是否使用私刻的印章簽訂合同不屬于相對人應(yīng)當(dāng)主動審查的范圍。

只要該法定代表人具有有權(quán)代表（代理）的表象，相對人就是善意的，該無權(quán)代表（代理）由于穿著有權(quán)代表（代理）的“外衣”，相應(yīng)的權(quán)利義務(wù)就應(yīng)當(dāng)由公司承擔(dān)。

雖然事后公司可以對這種無權(quán)代表（代理）行為追責(zé)，但造成的損失或許永遠(yuǎn)無法挽回了。

這類表見代理行為是印章管理糾紛案例當(dāng)中出現(xiàn)頻率很高的風(fēng)險(xiǎn)行為。

例如，在大理蘭林閣置業(yè)有限責(zé)任公司昆明分公司、大理蘭林閣置業(yè)有限責(zé)任公司與楊某杰民間借貸糾紛（2019）最高法民再236號一案中。

最高法經(jīng)再審認(rèn)為，首先，涉案借貸關(guān)系形成于楊某杰與楊某文之間，蘭林閣昆明分公司并非涉案借款的借款人。

其次，蘇某榮在2013年6月7日蘭林閣昆明分公司成立之日起至2015年6月15日期間一直擔(dān)任蘭林閣昆明分公司的負(fù)責(zé)人。

蘇某榮于2015年1月23日、2015年12月31日以蘭林閣昆明分公司負(fù)責(zé)人的身份向楊某杰出具借條，并加蓋了蘭林閣昆明分公司的印章。

作為蘭林閣昆明分公司負(fù)責(zé)人，蘇某榮以該分公司名義出具借條的行為，構(gòu)成債務(wù)加入。

再次，對于蘇某榮以蘭林閣昆明分公司的名義加入債務(wù)行為的效力，尚需進(jìn)一步予以具體分析。

對于蘇某榮以蘭林閣昆明分公司的名義而為債務(wù)加入行為是否構(gòu)成有權(quán)代表及相應(yīng)效力，法院參照適用擔(dān)保法的相關(guān)規(guī)定加以評判。

沒有任何證據(jù)證明蘭林閣公司授予蘇某榮可以以蘭林閣昆明分公司名義對外提供擔(dān)?；蛘呒尤爰却?zhèn)鶆?wù)的權(quán)限，故蘇某榮實(shí)施案涉行為顯然構(gòu)成越權(quán)。

另一方面，楊某杰并未向蘭林閣昆明分公司直接交付過借條記載款項(xiàng)。

無論從是否存在明確的授權(quán)委托，還是從相關(guān)當(dāng)事人的有關(guān)行為看，均無法得出蘭林閣公司授權(quán)蘇某榮以蘭林閣昆明分公司的名義為債務(wù)加入的結(jié)論，故該債務(wù)加入應(yīng)為無效。

最后，蘇某榮越權(quán)代表蘭林閣昆明分公司加入債務(wù)的行為雖然不能產(chǎn)生債務(wù)加入的法律效果，但蘭林閣昆明分公司是否可因此免于承擔(dān)民事責(zé)任，尚需進(jìn)一步分析。

就蘭林閣昆明分公司而言，如前所述，基于蘇某榮時(shí)任蘭林閣昆明分公司負(fù)責(zé)人的職務(wù)身份，蘇某榮出具借條行為的法律后果應(yīng)由蘭林閣昆明分公司承擔(dān)。

而蘭林閣昆明分公司乃至蘭林閣公司自身的經(jīng)營管理不規(guī)范顯然亦是導(dǎo)致蘇某榮越權(quán)出具借條并進(jìn)而使得債務(wù)加入無效的重要因素。

因此，本案各方當(dāng)事人均存在一定過錯，基于上述，最高法認(rèn)為，蘭林閣昆明分公司應(yīng)當(dāng)對未償還借款本金及利息的三分之一承擔(dān)民事責(zé)任。

遂再審改判蘭林閣分公司支付楊某杰借款本金23604747元及利息，蘭林閣公司就分公司承擔(dān)不足部分承擔(dān)還款責(zé)任。

本案就涉及到企業(yè)分支機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人在無授權(quán)的情況下，超越職權(quán)范圍對外加入債務(wù)的問題。

最高法對本案再審改判，明確了分支機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人如未獲得法人授權(quán)的，債務(wù)加入屬于無效。

但即使是債務(wù)加入無效，當(dāng)事人各有責(zé)任，該法人仍承擔(dān)了債務(wù)金額三分之一的過錯責(zé)任。

因此，本案尤其警示了設(shè)立分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)法人應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)印章管理，對法人分支機(jī)構(gòu)印章管理的重要性并不亞于對企業(yè)法人的印章管理。

構(gòu)成侵權(quán)責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)

一般來說，除了工作人員故意的情形外，因公司印章保管不當(dāng)而導(dǎo)致的第三人權(quán)益損害，實(shí)際上屬于公司工作人員的職務(wù)行為導(dǎo)致公司對外承擔(dān)法律責(zé)任的問題。

民法典第一千一百九十一條規(guī)定：“用人單位的工作人員因執(zhí)行工作任務(wù)造成他人損害的，由用人單位承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任。用人單位承擔(dān)侵權(quán)責(zé)任后，可以向有故意或者重大過失的工作人員追償?！?/span>

印章保管人基于崗位職責(zé)，對印章負(fù)有保管義務(wù)。

因印章保管人保管不當(dāng)致使公司印章被非法使用，從而導(dǎo)致第三人權(quán)益受到損害，本質(zhì)上仍然屬于公司印章管理不當(dāng)?shù)膯栴}，因此，公司作為印章的使用單位應(yīng)當(dāng)對第三人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

至于公司能否向印章保管人要求承擔(dān)賠償責(zé)任，進(jìn)行追償，就是另外一個問題了。

根據(jù)民法典和勞動法的相關(guān)規(guī)定，公司的這種主張獲得支持的實(shí)際效果通常并不理想。

例如，在北京中泰通科技發(fā)展有限公司與張某偉、王某嶺侵權(quán)責(zé)任糾紛（2016）京01民終字3869號一案中。

王某嶺、張某偉以侵害實(shí)用新型專利權(quán)糾紛為由，將北分公司、中泰通公司訴至法院，要求北分公司、中泰通公司承擔(dān)侵犯專利權(quán)的侵權(quán)責(zé)任。

中泰通公司認(rèn)為王某嶺、張某偉偽造其公司公章，但其用于支持其訴訟主張的證據(jù)，僅是在知識產(chǎn)權(quán)訴訟中取得的、由王某嶺和張某偉作為證據(jù)提交的涉訴合同。

雖然涉訴合同上確有另行加蓋的中泰通公司公章，但結(jié)合本案中，北京一中院在審查訴訟手續(xù)過程中發(fā)現(xiàn)的中泰通公司公章使用和管理情況，加之中泰通公司向法院就公章使用不一致所做的書面說明，使得法院有理由相信，中泰通公司對其公章使用情況并不清楚，且確實(shí)存在多種類型的公章同時(shí)使用的情形。

同時(shí)，根據(jù)上海公安局工作人員向法院提交的合同復(fù)印件可以確認(rèn)，涉訴合同的原始合同確實(shí)存在。

而中泰通公司作為該合同的一方當(dāng)事人，經(jīng)法院詢問，卻對于原始合同落款處自身公章的真實(shí)性亦不能作出明確說明，更進(jìn)一步證實(shí)該公司自身管理方面的混亂。

在王某嶺、張某偉對于涉訴合同的來源、用途、原始文件保存等情況可以作出合理說明的同時(shí)，中泰通公司并無其他證據(jù)證明王某嶺、張某偉有偽造或者另行使用中泰通公司公章的行為。

故中泰通公司提出的全部訴訟請求，因缺乏事實(shí)和法律依據(jù)，依法不予支持。

導(dǎo)致業(yè)務(wù)失敗的風(fēng)險(xiǎn)

很多公司在業(yè)務(wù)交易過程中，違規(guī)用章、錯誤用章、使用假章，往往造成合同的無效、可撤銷等情況，最終導(dǎo)致交易失敗。

除了需要承擔(dān)違約責(zé)任或者侵權(quán)責(zé)任之外，還隱藏著巨大的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，產(chǎn)生程度不同的經(jīng)濟(jì)損失。

同時(shí)，如果這種業(yè)務(wù)屬于行政監(jiān)管范圍內(nèi)的特殊業(yè)務(wù)，還可能會受到監(jiān)管部門的行政處罰，導(dǎo)致該項(xiàng)業(yè)務(wù)暫停甚至終止經(jīng)營。

損害公司聲譽(yù)的風(fēng)險(xiǎn)

聲譽(yù)對于任何公司的生存和發(fā)展都至關(guān)重要。

公司如果因?yàn)橛≌鹿芾沓霈F(xiàn)問題，會給客戶和公眾造成一種內(nèi)部管理混亂、管理層管理素質(zhì)低、缺乏誠信和責(zé)任感等不良印象。

導(dǎo)致公眾尤其是客戶對公司的信任度降低，不看好公司的發(fā)展前景，因此會給公司信用造成不利影響，從而影響公司對外經(jīng)濟(jì)活動和獲得經(jīng)濟(jì)利益。

（1）建立健全印章刻制審批制度

公司印章一經(jīng)刻制后，即可以加蓋印章的方式表示本公司的意志。

雖然我國明令禁止公司私刻印章的行為，但私刻印章仍然屢見不鮮，究其根本原因可能還是在于相關(guān)法律制度不夠完善。

既然大環(huán)境“過于寬松”，公司就應(yīng)該關(guān)注和營造相對有利的小生態(tài)環(huán)境。

公司應(yīng)當(dāng)建立健全印章刻制審批制度，從印章的“出生”就開始加強(qiáng)管理，從源頭抓起，防微杜漸，防止日后因印章刻制的問題給公司帶來不必要的麻煩和損失。

印章刻制審批制度應(yīng)當(dāng)有明確的審批指引，有責(zé)任到人的規(guī)范，并且應(yīng)當(dāng)能夠方便實(shí)施。

（2）建立健全印章日常分類管理和使用制度

總有公司出現(xiàn)混用、錯用印章的情況，還有的公司沒有規(guī)范的印章使用審批流程，導(dǎo)致印章被偷蓋在空白的紙張上。

為了防止類似情況出現(xiàn)，公司有必要建立印章日常分類管理和使用制度。

例如，公司應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表；申請使用印章的部門和個人必須按印章管理規(guī)定履行申請和審批程序，經(jīng)過有權(quán)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能用印。

印章使用人應(yīng)填寫統(tǒng)一的用印登記表，印章管理人員應(yīng)當(dāng)對用印文件認(rèn)真審查，審核與用印申請的內(nèi)容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關(guān)文件上用印。

用印時(shí)必須由印章管理人員親自用印，不能讓他人代為用印，也不能讓印章離開印章保管人員的視線。

（3）建立健全印章保管制度

公司因管理的需要可能存在多枚同類型印章，為了防止在日常管理過程中因印章保管人的問題而給公司帶來不必要的損失，公司有必要建立印章保管制度。

如印章必須由專門保管人妥善保管，不得擅自委托他人代管，并應(yīng)在印章保管人崗位職責(zé)中予以明確。

公司印章最好能采取分級保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管。

在用印時(shí)，保管人對文件和印章使用單簽署情況予以嚴(yán)格審核，同意的用印，否決的退回。

印章保管室應(yīng)當(dāng)實(shí)施印章使用監(jiān)控設(shè)施，嚴(yán)禁他人直接使用印章,等等。

（4）建立健全印章回收、銷毀制度

印章回收、銷毀環(huán)節(jié)通常是最不受公司重視的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是事故多發(fā)的環(huán)節(jié)。

如果本應(yīng)廢棄的印章沒有經(jīng)過法定程序回收、銷毀，就可能會被公司內(nèi)部人員私自使用，損害公司利益。

甚至，盡管原有印章停止使用，但公司對廢棄印章保管不善，導(dǎo)致廢棄印章遺失或被竊，公司將承擔(dān)不可估量的風(fēng)險(xiǎn)。

公司應(yīng)當(dāng)高度重視印章回收、銷毀環(huán)節(jié)，建立健全印章回收、銷毀制度。

印章回收、銷毀過程中的風(fēng)險(xiǎn)隱蔽性很強(qiáng)，發(fā)現(xiàn)周期長，因此在制度構(gòu)建中，更應(yīng)當(dāng)將風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)高的細(xì)節(jié)把握好，規(guī)范于制度中。

同時(shí)，應(yīng)當(dāng)格外強(qiáng)調(diào)責(zé)任人制度，嚴(yán)格責(zé)任到人和有責(zé)必究制度。

（5）建立健全可控的印章交接制度

司法實(shí)踐中，法院可推定印章的保管人為該公司的法定代表人。

在無法認(rèn)定印章已向某當(dāng)事人進(jìn)行交接的情況下，公司雖主張某個員工為印章保管人，但并未能舉證證明印章交接已經(jīng)完成的，應(yīng)承擔(dān)舉證不能的法律后果。

例如，在陸豐市耀星房地產(chǎn)開發(fā)有限公司、鄧某其、莫某荷與李某勞動合同糾紛（2015）汕尾中法民二終字第25號一案中。

原審法院根據(jù)加蓋耀星公司印章的《工資報(bào)酬的意見》認(rèn)定李某的月工資為30000元，年度獎金為60萬元。

但耀星公司認(rèn)為公司公章由李某掌管，該證據(jù)是李某事后制作，故提出鑒定蓋章的形成時(shí)間的申請。

而李某則辯稱其沒有掌管公司印章，該證據(jù)是耀星公司以書面形式確定并告知其工資標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性文件。

廣東汕尾中院經(jīng)審理認(rèn)為，公司公章是公司處理內(nèi)外部事務(wù)的印鑒，公章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、交接人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。

但耀星公司沒有提供將公章移交給李某掌管的相關(guān)證據(jù)，應(yīng)承擔(dān)舉證不能的法律后果，故應(yīng)當(dāng)認(rèn)定耀星公司公章系由其法定代表人執(zhí)掌。

耀星公司提出鑒定蓋章的形成時(shí)間的申請沒有實(shí)際意義，依法不予采納。

因此，印章交接制度應(yīng)當(dāng)明確：印章保管人移交印章應(yīng)當(dāng)辦理移交手續(xù)。

簽署移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)書面明確印章的移送及接收人、交接監(jiān)督人，注明印章交接的時(shí)間、所交付印章的圖樣等。

單位將印章交付新的印章保管人的，應(yīng)當(dāng)辦理完成上述交接手續(xù)，并留存完整的有痕跡的交接記錄。