當好辦公室主任的 “六個竅門”
一、領悟意圖溝通在先。近20年辦公室的經歷深深體會到做好辦公室工作關鍵是一個 “悟”字。 “悟”既是名字悟性的意思又是動詞善于領會意圖的意思。辦公室主任要做好服務工作關鍵是能否領悟領導的決策意圖、工作意圖、安排意圖。只有 “意圖”領會了吃透了才能少走彎路才能服務 “到家” 。舉個例子戰(zhàn)爭年代林彪的隊伍為什么能打勝仗關鍵在于從上到下都能領會戰(zhàn)略意圖吃透了 “為什么戰(zhàn)” 。往往目的明確了實現(xiàn)目的的方法就多種多樣整個戰(zhàn)役就 “打活了” 。這個例子對我們辦公室主任來講有著十分重要的借鑒意義。當然對每個人來講悟性有高有低要領會領導的意圖首先要學會與領導溝通。人與人之間的溝通是一門藝術與領導溝通的難度可能比與一般人溝通要難。有的同志面對領導都心存敬畏不敢說、不敢問。不說、不問、不交流永遠不可能領悟領導意圖。但亂說、亂問也會引起領導的反感同樣不利于溝通。我的體會是與領導溝通應該把握幾個關鍵點。一是會聽。領導與辦公室主任之間一般情況下后者 “聽眾” 。因此辦公室主任與領導的溝通首先必須要會 “聽” 。 “聽”要把握領導講話時的語言環(huán)境不能斷章取義要注意了解領導講話的背景或針對的事件等。哪怕是一件小事、一個火花都將對準確把握領導的意圖產生積極的作用 “聽”要注意邊聽邊想圍繞領導講話的內容去想這樣就能夠邊聽、邊消化、邊領會 “聽”就要排除干擾全神貫注 “聽”的時候不隨意插話打斷領導的思路讓領導把意圖講清、講全。二是善記。
對于領導講的要盡可能全部記下來有條件的記在本子里沒條件的 要用心記在腦子里。有的秘書往往不善于記領導講了事后忘了又不敢問導致不了了之領悟不到意圖。三是循規(guī)。領導講話一般都很有邏輯性、規(guī)律性可循。作為辦公室主任應從四個方面把握規(guī)律特點
政策性即領導的意圖必然是對貫徹落實黨的路線、方針、政策和上級指示精神等結合本地實際思考的結果階段性即領導的意圖即使是對同一項工作的考慮都會因形勢變化而變化特定性即領導的個性特點和思考問題的角度、方式各不相同把握特定性也有利于領悟領導意圖漸進性即領導者的一些重要思想、觀點往往不斷思考、不斷完善的過程。一個辦公室主任能夠抓住這些規(guī)律特點并善用到與領導的溝通中去將會對領會領導意圖起到相當大的作用。四是巧問。在與領導溝通過程中如果一時沒有聽清領導意思怎么辦可以通過征求的口氣復述領導的上一句話使領導順著講你沒聽清的話或者用簡單幾個關鍵詞來 “巧問” 領導就可以順著關鍵詞再說一遍。也可以通過差不
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多的或者相近的某件事來進一步確認領導的真實意圖。五是善陳。辦公室主任在與領導交流溝通過程中對領導的征詢、提問要善于言簡意賅地表示自己的觀點既要有對領導思路 “錦上添花”的觀點又要有 “秉筆直諫” 善于提出不同的意見一起探討讓領導感到你是一個有思路、有觀點、值得與你交流溝通的人。這樣今后的溝通就會越來越多千萬不能畏畏縮縮、唯唯諾諾。當然這種“秉筆直諫”也要把握火候做到適度適時只有在恰當?shù)臅r間提出才能取得比較好的效果。
二、出謀劃策調研在先。毛澤東同志曾說過
沒有調研就沒有發(fā)言權。辦公室主任要為領導出謀劃策首先必須調查研究只有調查研究才能保證出的點子符合實情只有調查研究才能使辦公室主任成為了解上情下情、內情外情等真實情況的反映者也只有調查研究才能使辦公室主任不斷“充電” 、“加油” 變得耳聰目明、腦清手順才能提高分析情況、判斷是非、解決問題的能力。那么辦公室主任身處全局中樞日常工作也較繁雜如何開展調查研究結合自身的工作經歷我感到在調查研究中要注重 “四個結合” 。一要注重 “全面撒網(wǎng)”與“重點調研”相結合。 “全面撒網(wǎng)” 是辦公室主任掌握情況的基本方法就是通過辦公室條線網(wǎng)絡通過明確調研重點讓辦公室條線開展調研由此達到對問題和情況的總體把握實現(xiàn)由不知到知、由知之甚少到知之甚多的目的。 “重點調研”是在“全面撒網(wǎng)”的基礎上去粗取精去偽存真。對重大事件、重要情況組織辦公室專業(yè)人員進行深入細致的了解從個性中挖掘共性總結事物發(fā)展的規(guī)律和經驗。全面撒網(wǎng)與重點調研的有機結合可以使辦公室主任對本地區(qū)、本部門一些重大事件、重要情況發(fā)生的背景和原因有一個全面深刻的認識有助于客觀分析情況真正找準癥結準確預測事件的發(fā)展趨勢為參謀和解決問題奠定基礎。二要注重隨機調研與建立基地相結合。隨機調研即隨時隨地進行調研。辦公室主任要做調研的有心人無論是工作上的外出開會、隨領導深入基層還是生活中的閑談聊天走親訪友都要隨時隨地注意觀察多問勤記掌握情況并把所了解到的零碎的、局部的、表面的東西經過大腦 “加工廠”的科學歸納與總結準確預知即將發(fā)生的情況和問題準確預知事物發(fā)展變化的趨勢正所謂 “觀一芽發(fā)而覺春至見一葉落而知秋臨” 。在這個基礎上還要注意建立調研基地根據(jù)不同情況、不問側面、不同范圍選擇不同的基層單位作為調查研究、搜集材料的基地也就是我們的材料 “關系戶” 。平常及時把上級的指導思想、工作意圖、工作部署和需要了解掌握的情況向調研基地傳授并及時收集基層的情況獲得新鮮、典型素材。這也是解決當前文秘人員少、調研任務大的好辦法。三要注重自主調研與奉命調研相結合。調研是辦公室主任的硬任務要時時處處站在主動的位置不能光應付事務而忽視調研也不能一味地
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等待領導給任務要樹立強烈的自主調研意識發(fā)掘新情況掌握新情況。但在處理關系上要先把領導交辦的調研任務放在優(yōu)先的位置抓緊實施。同時要把握領導的“關注點” 及時了解領導需要知道和想要了解的情況主動組織調研。四要注重深入調研與解決問題結合。調查研究的過程實際上是發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、研究解決問題的過程。辦公室主任要通過調研了解掌握有關的情況并隨著調研問題的深入和范圍的擴大不斷探索尋求解決問題的最佳方法和途徑。從另一方面說帶著問題深入基層可以增強調研的針對性可以使調研工作按事前設計好的程序緊張迅速地展開。在工作與生活中深入調研與解決問題往往表現(xiàn)為不可分割在通過調研解決現(xiàn)有問題的同時也在不斷發(fā)現(xiàn)工作中的新矛盾、新問題和解決問題的新方法。
三、獨到見解思考在先。領導希望辦公室主任成為重大決策的商量者與參謀者不是一味地想讓辦公室主任唯唯諾諾而是更多地希望辦公室主任能夠發(fā)表獨到見解以補充完善決策。辦公室主任怎么樣才能做到有獨到見解我的體會是 “三個思”
即善于思考、富有思想、形成思路。一個善于辭令、長于寫作的人肯定是一個善于思考的人。 “善于思考”就是要做 “三種人” 。一是要做有心人。辦公室主任頭腦中必須時刻裝著問題、想著問題并立足于解決問題來思考。比如中央、上級機關、地方黨委政府出臺重大決策后辦公室主任就要有政治敏銳性思考這些政策決策出臺后對公安工作將產生哪些影響可以有哪些應對的措施。這樣才能從容應對為領導提意見、做參考。二是要做細心人。辦公室主任要經常思考 “是什么為什么怎么樣” “可以做什么必須做什么和不能做什么” “哪些現(xiàn)象正常哪些現(xiàn)象不正?！边@三個層面的問題從而使觀察和處理問題有獨特性。要把握事物的內在規(guī)律性使參謀意見有深度、上層
次日常工作具有計劃性。三是要做有恒心的人。辦公室主任時時刻刻要把學
習當成一種責任、一種追求把思考當成一種習慣、一種境界。
為搞清楚一個問題就要有苦思冥想的勁頭和 “食不甘味、寢不安席”的精神不然有價值的東西會從眼皮底下溜過去。
四、狠抓落實督導在先。抓好面上各項措施落實是辦公室主任的重要職責。抓好落實是目的實現(xiàn)這一目的的手段就是督導。辦公室主任要把督導工作放到相當重要的位置不斷加強這方面的工作。
一要突出督導重點。督導工作就是要緊緊圍繞重大決策部署、領導的重要指示和涉
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及全局性的重大問題來開展做到領導工作部署到哪里督查工作就跟進到哪里領導工作重點指向哪里督查工作就跟進到哪里。督導工作與中心工作貼得越近、越緊作用就越大才能有效服務領導才有生命力。二要優(yōu)化督導形式。督導工作的形式多種多樣我認為可分為 “柔性督導” 、 “剛性督導”兩種。 “柔性督導”可以充分利用網(wǎng)絡平臺網(wǎng)上表揚通報、刊發(fā)簡報、發(fā)布動態(tài)、問題剖析等手段開展督導。 “剛性督導”可以采用發(fā)出督導通知書、通報批評等形式進行也可以采用直接到基層檢查督促的方式進行從而努力營造積極向上的大氛圍和趕學比超的大環(huán)境。三要發(fā)揮督導作用做到有督也有導。督導、督導不能只督不導。要在下去檢查推動的過程中充分發(fā)揮離領導近決策意圖把握相對準確全面的優(yōu)勢及時把領導的思想、意圖、決策更好地傳達到基層統(tǒng)一思想提高認識。也要注意捕捉閃光點及時總結提煉通過一個點把領導的決策意圖反映出來取得以點帶面推動工作的目的。
五、協(xié)調工作大局為先。做好 “上下左右的協(xié)調者”是領導對辦公室主任服務工作的角色定位之一。但是協(xié)調工作也非易事。如何做好協(xié)調工作我的體會
一是要講原則。確立大局為先的原則有利于工作的原則有利于和諧警營關系、警民關系的原則。二是要講方法。多聯(lián)系、多溝通、多匯報、多用禮貌用語 “請”字在先、 “謝”字在后。遇到問題協(xié)調過程中要注意講清具體安排介紹相關單位的情況介紹活動背景使被協(xié)調的單位和同志能夠自覺從大局出發(fā)接收協(xié)調。三是要講規(guī)矩。對上協(xié)調要注意處理好 “主”與“次”關系。辦公室主任協(xié)調工作首先必須圍繞主要領導轉以主要領導為核心。同時要本著維護主要領導形象、對主要領導負責的態(tài)度不能狐假虎威對副職局領導發(fā)號施令。要用商量的口吻講明主要領導的態(tài)度征求副職領導的意見。如副職領導與主要領導活動安排有沖突且確實事出有因的話也要如實向主要領導匯報不能歪曲意思、添油加醋。同時還要處理好“趨”與“避”的關系。對涉及領導成員之間關系的敏感問題要謹慎從事該回避做到參謀不越位、參與不干預既不失職又不失當。要處理好 “遠”與“近”的關系。由于業(yè)務分工等原因辦公室主任往往對一些領導服務多一點對另一些領導接觸相對少一點。對接觸多的不能搞人身依附對服務少的要注意多匯報、多溝通?？傊ι蠀f(xié)調就要一碗水端平不偏不倚特別是領導之間在工作上出現(xiàn)矛盾時要從維護大局出發(fā)多當 “減震器” 不當“變壓器” 。橫向協(xié)調要樹立商量意識。在醞釀處理、決策之前注意及時與有關業(yè)務部門協(xié)商溝通對有不同意見的要反復協(xié)調待取得共識后再呈送領導審批。在重要會議安排、重大活動的組織上也應周密考慮向業(yè)務部門先預告、早通氣力爭集中力量辦大事。對下協(xié)調要樹立服務意識。謙虛謹慎擺正位置搞好服務出好主意切
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忌拿領導壓人盲目拿方案。遇到不好辦的事情更要冷靜對待多傾聽各方面的意見和建議縮小分歧點發(fā)現(xiàn)共同點把協(xié)調工作做細、做深、做實。
六、管理服務主動在先。辦公室主任要協(xié)助領導管理事務、搞好服務關鍵在于主動。一要超前謀劃。對一些常規(guī)的和必須要做的工作對管理中出現(xiàn)的問題對會議接待事項辦公室主任都應該超前開展工作。不能等領導催了或者出了問題才被動地去做。二要迅速及時。一旦領導交辦的事項辦公室主任要有雷厲風行的工作作風狠抓落實確保按時完成力爭提前完成。
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