| 摘要：隨著企業(yè)改革發(fā)展的不斷深入,每個(gè)企業(yè)中除個(gè)別部門(mén)設(shè)有單獨(dú)的辦公室外,其它絕大多數(shù)單位都沒(méi)有單獨(dú)設(shè)立的辦公室。沒(méi)有了辦公室的設(shè)置對(duì)辦公室的工作提出了更多、更新、更高的要求，如何搞好辦公室的工作，作為一個(gè)從事辦公室工作不久的新兵，筆者提出一點(diǎn)個(gè)人看法，以期拋磚引玉，為共同搞好辦公室的工作,為公司的改革發(fā)展提供服務(wù)。 關(guān)鍵詞：做好 辦公室工作 1 要想做好辦公室工作，就要仔細(xì)研究辦公室的各項(xiàng)職能 辦公室是一個(gè)企業(yè)不可缺少的重要部門(mén)，之所以重要是因?yàn)檗k公室具有管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢(xún)等多項(xiàng)職能。這些職能發(fā)揮得好壞，對(duì)部門(mén)的全局工作有著直接的、重要的影響。 管理服務(wù)職能是辦公室工作的重要組成部分。其內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面：一是公文管理，即辦公室負(fù)責(zé)公文的收發(fā)、傳遞、催辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的具體事宜；二是事務(wù)管理，如會(huì)議的安排，會(huì)場(chǎng)的布置，接待上級(jí)和兄弟單位的來(lái)人；辦公室的值班、保衛(wèi)、通訊聯(lián)系，單位的辦公環(huán)境管理等；三是信息處理，即利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等各種現(xiàn)代化手段，為辦公自動(dòng)化服務(wù)；四是搞好服務(wù)，即為保證部門(mén)的中心工作而提供全方位的物質(zhì)和精神兩方面的服務(wù)。 綜合協(xié)調(diào)職能有如下內(nèi)容：一是統(tǒng)一步調(diào)，切實(shí)保證領(lǐng)導(dǎo)班子的正確決策能夠認(rèn)真貫徹落實(shí)；二是化解矛盾，即在單位局部利益發(fā)生沖突及局部利益與全局利益發(fā)生沖突時(shí)，進(jìn)行協(xié)調(diào)，進(jìn)而化解矛盾；三是合理安排，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)班子安排好決策實(shí)施過(guò)程中的人和事，將矛盾解決在萌芽之中。 監(jiān)督指導(dǎo)職能是指對(duì)工作人員的檢查、考核、督促和指導(dǎo)，其目的是使他們迅速、準(zhǔn)確、有效地完成決策目標(biāo)，其主要內(nèi)容：一是監(jiān)測(cè)工作進(jìn)度，檢查工作質(zhì)量；二是督辦；三是排憂(yōu)解難；四是通過(guò)傳達(dá)、制訂有關(guān)方針政策及做出解釋進(jìn)行指導(dǎo)。 參謀咨詢(xún)工作主要包括以下內(nèi)容：一是通過(guò)各種現(xiàn)代化手段為領(lǐng)導(dǎo)決策搜集提供各種信息；二是協(xié)助決策，發(fā)揮參謀、助手作用。 根據(jù)辦公室職能的要求，辦公室應(yīng)有一批政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)都過(guò)硬的隊(duì)伍。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，這樣才能適應(yīng)辦公室工作的需要。 2 如何做好辦公室的工作 我認(rèn)為，要做好辦公室工作，應(yīng)做到“一實(shí)”、“一快”、“一博”、“兩勤”、“三心”。 “一實(shí)”、即求實(shí)。辦公室工作，無(wú)論是辦文，還是辦事，都要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，對(duì)癥下藥。 “一快”，即辦事要快捷，好中求快，快中求好，努力提高工作效率。辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時(shí)間觀念不強(qiáng)，是影響工作效率的主要因素。辦公室的工作人員要切實(shí)做到當(dāng)日事當(dāng)日畢，急事急辦，特事特辦，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。 “一博”，即博學(xué)。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，涉及面廣，標(biāo)準(zhǔn)高，要求嚴(yán)，這就需要辦公室人員必須具備廣博的綜合性知識(shí)和社會(huì)常識(shí)。只有知識(shí)積累多了，知識(shí)面寬了，理論功底厚了，才能提高“謀”的層次和質(zhì)量?！?br> “兩勤”，即腿勤、口勤。辦公室人員應(yīng)經(jīng)常到各部門(mén)走走，遇事多問(wèn)問(wèn)，有用的資料多記記，別人的意見(jiàn)多聽(tīng)聽(tīng)，做到心中有數(shù)，這樣做起工作來(lái)才能得心應(yīng)手。 “三心”，即耐心、專(zhuān)心、細(xì)心。服務(wù)是辦公室的一項(xiàng)重要工作，做服務(wù)工作一定要耐心，要有禮貌，熱情周到，不擺架子，盡量讓人滿(mǎn)意。做工作時(shí)要專(zhuān)心，不能三心二意，要仔細(xì)研究，能夠深入進(jìn)去。平時(shí)工作中還要細(xì)心，多觀察，多思考，自覺(jué)查找工作中的漏洞和不足，以不斷改進(jìn)。 3 處理好關(guān)系到辦公室工作的“四個(gè)關(guān)系” 一是處理好“專(zhuān)”與“博”的關(guān)系，既要成為辦公室自身業(yè)務(wù)的行家，又要了解各類(lèi)知識(shí)，做到博學(xué)多藝。 多數(shù)單位實(shí)行的是黨政辦公室。這種情況下辦公室的“專(zhuān)”，是說(shuō)自身業(yè)務(wù)，諸如在公文寫(xiě)作、黨政事務(wù)、文檔統(tǒng)計(jì)等方面應(yīng)是相對(duì)的專(zhuān)家，應(yīng)在本單位起主導(dǎo)和咨詢(xún)中心的作用。說(shuō)“博”，是指在與企業(yè)事務(wù)有關(guān)的其它方面的知識(shí)，諸如預(yù)算管理、財(cái)經(jīng)商貿(mào)、法律政策，乃至企業(yè)所在地的人文地理、政策環(huán)境等，也必須涉足其中，不能當(dāng)門(mén)外漢。 二是處理好“動(dòng)”與“靜”的關(guān)系，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質(zhì)做好每一件事，更要注意事后的反思。 誰(shuí)都知道辦公室事務(wù)性工作多，其實(shí)就是每天在辦事、辦會(huì)、辦文中度過(guò)。這“三辦”使辦公室在“動(dòng)”中忙碌不堪。但事情都是人辦的，辦公室人員的素質(zhì)是工作質(zhì)量的第一要素。學(xué)會(huì)做人，做事就可能事半功倍。 三是處理好“虛”與“實(shí)”的關(guān)系，既要虛事實(shí)做，又要從實(shí)事中抽象理性的東西。 作為黨政合署辦公的辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)黨務(wù)、紀(jì)檢、精神文明建設(shè)、工會(huì)、指導(dǎo)群眾組織開(kāi)展有關(guān)活動(dòng)等工作。有些事看起來(lái)很虛，但將虛事做實(shí)，就容易贏得黨員和職工的理解、支持、參與。作為企業(yè)行政辦事機(jī)構(gòu)，面對(duì)企業(yè)管理上的實(shí)事要學(xué)會(huì)從中抽象出規(guī)律性的東西。 四是處理好“忙”與“閑”的關(guān)系，既要忙而不亂，又要在相對(duì)輕松時(shí)注意平峰填谷。辦公室工作不應(yīng)總是顯得忙，而應(yīng)是一條張弛有度的曲線。一是要加強(qiáng)工作的預(yù)見(jiàn)性。二是要分清主次。 4 如何使辦公室工作更上一個(gè)臺(tái)階 作為一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，辦公室主要負(fù)責(zé)公司的上傳下達(dá)、綜合協(xié)調(diào)、內(nèi)外溝通、內(nèi)部行政管理等事項(xiàng)，是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層的窗口，是部門(mén)能否有效開(kāi)展各項(xiàng)工作的關(guān)鍵，從事辦公室工作責(zé)任重大。我認(rèn)為有兩點(diǎn)特別重要。 4.1 銳意進(jìn)取，不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力 辦公室人員是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。不僅工作態(tài)度要好，善于處理各方面的關(guān)系，而且自身的能力、水平要高。要做一名優(yōu)秀辦公室管理人員，首先要發(fā)揮主動(dòng)性和積極性；其次要有較強(qiáng)的組織和表達(dá)能力，多思考，說(shuō)話(huà)、做事要有分寸，又要有水平；最后要有耐心。因此，必須不斷學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。 4.2 堅(jiān)持不斷創(chuàng)新，逐步完善工作機(jī)制，反對(duì)因循守舊 創(chuàng)新是辦公室工作的持久動(dòng)力。辦公室工作要善于找到和找準(zhǔn)全局工作的突破口，在創(chuàng)新上下功夫。辦公室工作包羅萬(wàn)象，治安管理、部門(mén)方針目標(biāo)、勞資、人事的、教育培訓(xùn)、規(guī)章制度制定和執(zhí)行等等，制高和創(chuàng)新點(diǎn)很多，關(guān)鍵是要不斷解放思想，勤于思考，勇于實(shí)踐。 4.2.1 思維觀念要?jiǎng)?chuàng)新。思想是行動(dòng)的總開(kāi)關(guān)。所以必須解放思想，只要是符合科學(xué)發(fā)展觀的要求，只要能更好地促進(jìn)辦公室工作，就要敢于突破陳規(guī)，破除一些不適合形勢(shì)發(fā)展的舊框框，放開(kāi)手腳去干。 4.2.2 制度建設(shè)要?jiǎng)?chuàng)新。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。制度是人定的，隨著形勢(shì)的發(fā)展，也應(yīng)不斷健全完善和創(chuàng)新，絕不可能一成不變。在制度建設(shè)創(chuàng)新中，特別應(yīng)當(dāng)高度重視激勵(lì)約束機(jī)制的創(chuàng)新和落實(shí)。評(píng)價(jià)制度創(chuàng)新的標(biāo)準(zhǔn)不在于制定得多么細(xì)，多么具體，而在于是否緊扣工作需要，堵塞管理上的漏洞，是否真的達(dá)到了按章辦事、獎(jiǎng)勤罰懶的效果。 4.2.3 服務(wù)方式要?jiǎng)?chuàng)新。要多考慮如何更好地創(chuàng)新管理，開(kāi)源節(jié)流，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保證辦公室正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，參謀要參到點(diǎn)子上，既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又要超前思考，想領(lǐng)導(dǎo)之未想，從淺層次的被動(dòng)服務(wù)中向深層次的主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，事前、事中、事后都要主動(dòng)介入，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的思路、想法、指示等加以完善和細(xì)化，力爭(zhēng)提供可借選擇的方案讓領(lǐng)導(dǎo)決策；同時(shí)既要考慮一項(xiàng)決策帶來(lái)的正面效果，又要考慮可能產(chǎn)生的不利因素，經(jīng)常深入基層，調(diào)查研究，總結(jié)成績(jī)不夸大，反映失誤不縮小，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)參謀意見(jiàn)的選用和參謀建議向決策的轉(zhuǎn)化率，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。協(xié)調(diào)要協(xié)調(diào)到面上，形成合力。要全面權(quán)衡利弊，緩解利益沖突，使有關(guān)各方面形成共識(shí)，達(dá)成可接受的方案，調(diào)動(dòng)方方面面的力量，凝聚合力，共同干好工作。督查要一抓到底，推動(dòng)重大決策見(jiàn)實(shí)效，為群眾謀利益。 |
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