“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)是國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文中，上行文的一種特有標(biāo)志之一?！秶?guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—1999）（以下簡(jiǎn)稱《標(biāo)準(zhǔn)》）“式樣”一節(jié)中規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文首頁(yè)版式的兩種式樣，其中上報(bào)公文首頁(yè)版式圖 3附有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)。帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)的首頁(yè)版式式樣，我們習(xí)慣上把它稱為“上行文格式”。對(duì)于“簽發(fā)人”的使用規(guī)范，《國(guó)家行政公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）明確規(guī)定為“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名”。也就是說(shuō)在文件上標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名字樣僅對(duì)上行文適用?！稑?biāo)準(zhǔn)》對(duì)“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)的使用及其標(biāo)注要求作了更為詳盡的說(shuō)明。但在我們的一些基層單位，濫用帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)的“上行文格式”的現(xiàn)象較為普遍，在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)的標(biāo)注上也不符合《標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)規(guī)定。針對(duì)一些基層單位濫用“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)及其“簽發(fā)人”標(biāo)注不合規(guī)范的情況，有必要談?wù)劇昂灠l(fā)人”的使用規(guī)范問(wèn)題。
一、“簽發(fā)人”濫用的主要表現(xiàn)
對(duì)公文的行文關(guān)系不加以區(qū)分。
只要是單位行文都會(huì)采用“上行文格式”。一些基層單位在制發(fā)文件時(shí)，根本不考慮公文的行文關(guān)系，無(wú)論是采用上行文、下行文還是平行文，在文件印制時(shí)一律采用“上行文格式”，眉首部分出現(xiàn)了“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域，并順理成章地標(biāo)注上“簽發(fā)人”姓名。
對(duì)公文文種不加以區(qū)別對(duì)待。公文文種往往決定了公文的行文關(guān)系，決定了公文首頁(yè)所應(yīng)采用的版式式樣。請(qǐng)示、報(bào)告屬于上行文，使用帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)是一種正確的選擇。而通知、通報(bào)等下行文以及平行文“函”如果采用“上行文格式”式樣，使用帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)及其標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名則是錯(cuò)誤的。但我們的一些基層單位，無(wú)論以何種文種行文，都一律采用“上行文格式”。對(duì)“簽發(fā)人 ”姓名的使用上缺乏嚴(yán)格規(guī)范。一些本不應(yīng)該作為“簽發(fā)人”的領(lǐng)導(dǎo)者姓名錯(cuò)誤地出現(xiàn)在了“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)。在上報(bào)的公文中，單位的一些副職領(lǐng)導(dǎo)的姓名被標(biāo)注。一些業(yè)務(wù)部門在下發(fā)通知等文件時(shí)，使用“上行文格式”將業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人姓名標(biāo)注為“簽發(fā)人”，更有甚者將文件的擬稿者也標(biāo)注為“簽發(fā)人”。 “簽發(fā)人”標(biāo)注不符合《標(biāo)準(zhǔn)》所規(guī)定的要求。這樣的事例比比皆是。
二、“簽發(fā)人”濫用的原因分析及解決方案
混淆了“簽發(fā)”與“簽發(fā)人”的概念。錯(cuò)把“簽發(fā)”行為當(dāng)作“簽發(fā)人”使用，這是“簽發(fā)人”濫用的主要原因。
1.“簽發(fā)”是公文發(fā)文處理過(guò)程中的一個(gè)必備環(huán)節(jié)，國(guó)家行政公文所規(guī)定的所有公文種類，都必須通過(guò)履行“簽發(fā)”程序才能最終發(fā)出。而標(biāo)注“簽發(fā)人”則是公文上行文中的文面格式的必備要素之一，“簽發(fā)人”姓名的標(biāo)注僅僅針對(duì)上行文而言?！昂灠l(fā)”是公文發(fā)文處理中必不可少的環(huán)節(jié)，而“簽發(fā)人”則是公文文面格式的一個(gè)組成因素。
2.“簽發(fā)”要求領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽署自己的姓名、注明簽發(fā)時(shí)間，通常還要求注明領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)意見(jiàn)，它是單位制發(fā)文件的重要依據(jù)。不管是“簽發(fā)”還是聯(lián)合行文中的“會(huì)簽”，它都是在公文的發(fā)文稿紙上進(jìn)行的，領(lǐng)導(dǎo)者親筆書(shū)寫(xiě)的姓名只會(huì)在公文的發(fā)文稿紙上出現(xiàn)。而“上行文格式”中“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名標(biāo)注不是要求領(lǐng)導(dǎo)人親筆簽名，也不能采用加蓋簽名章的方式來(lái)進(jìn)行，“簽發(fā)人”姓名的標(biāo)注是文件在繕印時(shí)通過(guò)打印的方式出現(xiàn)在文件上的。
3.“簽發(fā)”不需要區(qū)別對(duì)待公文的行文關(guān)系，不論是上行文、下行文還是平行文，任何文件的發(fā)出都必須履行“簽發(fā)”的相關(guān)程序和手續(xù)。也不需要區(qū)別對(duì)待公文文種。“簽發(fā)人”的標(biāo)注則要考慮公文的行文關(guān)系，同時(shí)也要考慮公文文種問(wèn)題，它的標(biāo)注通常只能在特定的公文文種中進(jìn)行。
4.“簽發(fā)”是單位領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種典型行為。“簽發(fā)是決定文稿最后定稿與批準(zhǔn)發(fā)出的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人參與和掌握公文處理的具體行動(dòng)，也是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)，代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或部門對(duì)文稿負(fù)責(zé)的具體體現(xiàn)”?！昂灠l(fā)”是公文生效的標(biāo)志性要素，公文一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人“簽發(fā)”，就意味著該公文已經(jīng)產(chǎn)生法定效力。而“簽發(fā)（會(huì)簽）人”的格式僅對(duì)上行文適用。國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文文種中，請(qǐng)示、報(bào)告以及按請(qǐng)示性公文程序和要求辦理的公文類型——意見(jiàn)，應(yīng)該按照上行文的首頁(yè)版式樣式來(lái)處理，都是要求必須出現(xiàn)“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域，并標(biāo)注領(lǐng)導(dǎo)人姓名的。作為下行文、平行文的公文文種，諸如通知、函等，不屬于上行文范疇，它屬于非“上報(bào)的公文”，不適合使用“上行文格式”的版式樣式，不應(yīng)該出現(xiàn)“簽發(fā)人”的標(biāo)識(shí)區(qū)域，也就是說(shuō)不應(yīng)該標(biāo)注“簽發(fā)人”字樣及其姓名。《辦法》規(guī)定“上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名”，《標(biāo)準(zhǔn)》也要求“上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名”，這說(shuō)明文件在繕印時(shí)標(biāo)注“簽發(fā)人”及其“簽發(fā)人”姓名只針對(duì)公文文種中的上行文。之所以規(guī)定“上行文”“上報(bào)的公文”必須標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名，其目的在于“表明公文的具體負(fù)責(zé)者，督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)真嚴(yán)肅地履行權(quán)利義務(wù)，強(qiáng)化公文質(zhì)量；同時(shí)讓上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰(shuí)對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)，為直接聯(lián)系工作、迅速有效地詢問(wèn)和答復(fù)有關(guān)問(wèn)題提供方便”。
5.“簽發(fā)”以及“簽發(fā)人”都與單位的領(lǐng)導(dǎo)人相關(guān)聯(lián)?！昂灠l(fā)”是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的一種行為，是發(fā)文處理的一個(gè)過(guò)程和必備環(huán)節(jié)?！昂灠l(fā)人”是上行文的必備格式要素，它體現(xiàn)的是單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)人的一種形式。所有公文都必須進(jìn)行“簽發(fā)”，而標(biāo)注“簽發(fā)人”僅適用于上行文。
文稿“簽發(fā)”后領(lǐng)導(dǎo)人的署名，是“上行文格式”中“簽發(fā)人”姓名標(biāo)注的前提條件。但“簽發(fā)人”姓名的標(biāo)注只出現(xiàn)在上行文中，并非像一些基層單位那樣，制發(fā)的所有公文都采用上行文的版式樣式，只要單位發(fā)文都被要求標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名。未嚴(yán)格按照使用規(guī)范處理“簽發(fā)人 ”姓名標(biāo)注問(wèn)題。《辦法》規(guī)定，“以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的公文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)”。這是對(duì)公文簽發(fā)的要求，也是對(duì)“簽發(fā)人”標(biāo)注的一種要求。僅就上行文而言，“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)出現(xiàn)的姓名，應(yīng)是單位的主要負(fù)責(zé)人還是主持工作的負(fù)責(zé)人？
1.單位的主要負(fù)責(zé)人，按照我國(guó)現(xiàn)行行政體制的要求，應(yīng)是單位的正職領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)任的也應(yīng)該是單位的正職領(lǐng)導(dǎo)。因特殊原因，副職領(lǐng)導(dǎo)主持單位工作的應(yīng)視為單位的主要負(fù)責(zé)人，也是通常意義上的單位“一把手”?！昂灠l(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名應(yīng)是單位“一把手”的姓名。
“上行文設(shè)置簽發(fā)人格式的目的，就是為了表明對(duì)公文內(nèi)容負(fù)責(zé)，而能對(duì)公文內(nèi)容負(fù)全責(zé)的在行政機(jī)關(guān)只有主要負(fù)責(zé)人一人”。所以，公文在標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名時(shí)，只能標(biāo)注單位的“一把手”姓名。
2.單位的主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人，因特殊原因需授權(quán)某副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件并上報(bào)，能否將副職領(lǐng)導(dǎo)的姓名標(biāo)注在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)的問(wèn)題，按照我國(guó)行政首長(zhǎng)負(fù)責(zé)制的要求，副職領(lǐng)導(dǎo)的姓名出現(xiàn)在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)也是不合適的。副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)上報(bào)的文件，只是一種接受授權(quán)的行為，而真正對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)責(zé)的依舊是單位的“主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人”。
3.一些基層單位在制發(fā)文件時(shí)，考慮到職權(quán)分工的要求，一些部門負(fù)責(zé)人在簽發(fā)文件后，錯(cuò)誤地使用了上行文的首頁(yè)版式樣式，使用了帶有“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域的上行文格式。
部門負(fù)責(zé)人的姓名，在使用“上行文格式”后，出現(xiàn)在“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)，這是對(duì)“簽發(fā)人”使用要求上的誤解。這種現(xiàn)象應(yīng)予以糾正。
4.一些單位將公文的擬稿人作為文件的“簽發(fā)人”標(biāo)注，是一種不懂公文處理常識(shí)的表現(xiàn)。應(yīng)加強(qiáng)公文理論及公文寫(xiě)作方面的知識(shí)和能力的培訓(xùn)。
“簽發(fā)人”標(biāo)準(zhǔn)未按規(guī)范操作?！稑?biāo)準(zhǔn)》第八部分內(nèi)容“公文各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則”中有關(guān)“簽發(fā)人”的標(biāo)注要求作了詳細(xì)說(shuō)明，這里不再贅述。文秘人員及從事公文管理工作的相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及公文相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高公文處理的能力。
公文中的“簽發(fā)”“簽發(fā)人”分屬不同的范疇。公文都須簽發(fā)，它是公文制發(fā)中的一個(gè)必備環(huán)節(jié)。一些基層單位濫用“上行文格式”，錯(cuò)誤標(biāo)注“簽發(fā)人”姓名的問(wèn)題，應(yīng)引起相關(guān)單位的足夠重視。加強(qiáng)對(duì)公文理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，糾正公文寫(xiě)作及處理中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，促進(jìn)我國(guó)公文管理工作的健康發(fā)展。
（作者單位：四川民族學(xué)院）
