作者簡介知名會計學者，廈門大學會計系副教授
審核原始憑證的傳統(tǒng)方式
為了有助于說明AI會計的理論基礎是“數(shù)據(jù)邏輯模型”，我們先介紹了現(xiàn)金流量表編制模型，因為它是財務會計中不大不小的IPO模型，最具有代表性。現(xiàn)在按照財務會計核算的先后順序，回到其起點即“審核原始憑證”上來。
幾乎所有的會計教科書講到編制記賬憑證時，都是從“購進原材料1000元，已付款”之類的業(yè)務描述開始的，避而不談“審核原始憑證”這事。實際上，會計工作的第一步就是審核各類原始憑證，所用的主要手段，借用郵政投遞的術語就是“分揀”，把不同類但有關聯(lián)的原始憑證“分揀”在一起，目的是查清它們之間的關聯(lián)，借以判斷交易的可靠性和完成情況，在此基礎上，才可以動手編制記賬憑證。
例如，處理購進業(yè)務，要找到增值稅購貨發(fā)票（采購部門送交的），要找到對應的銀行付款回單（從開戶銀行取得的），也要找到保管人開具的驗收單（倉庫部門送交的），單據(jù)本身要來路正當，肉眼觀察無可疑之處，三者齊備后，在金額數(shù)量等多方面均相符，才說明該交易已經(jīng)完成，可據(jù)以增記“原材料”，減記“銀行存款”。如果只找到一種或兩種單據(jù)，就要分別作不同的會計處理，登記為“在途”或“應付”等。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證，這個“分揀操作”是相當順手的，只要把增值稅購貨發(fā)票理成一堆，銀行付款回單理成一堆，驗收單理成一堆。然后以某一增值稅購貨發(fā)票為主線，找到對應的驗收單和對應的銀行付款回單，三者之間的關聯(lián)就建立起來了。
更典型是的處理領料單。原材料發(fā)出的特點，是隨生產(chǎn)進度的需要，持續(xù)性地多次領用，從而要開具許多領料單。它是“一式多聯(lián)”的，至少有存根聯(lián)、倉庫聯(lián)和財務聯(lián)。倉庫以“倉庫聯(lián)”為依據(jù)，及時地減記庫存，以?！百~實相符”。但還要等會計根據(jù)“財務聯(lián)”減記會計庫存明細賬，并主導“賬賬相符”的核對無誤后，倉庫才算解脫了保管責任。
領料單如表5所示，主要是提供了關于“起點”和“終點”的信息，即“什么原材料，用到什么產(chǎn)品上”，另外要提請注意的是，它表現(xiàn)為“一料一單”的形式。
如果為每一張領料單都去賬上查一次單位成本，計算出庫金額，編制一份記賬憑證，肯定是不堪其煩的?？紤]到會計是后臺業(yè)務，不必及時記賬，不妨在每周、每旬或每月匯總后才編制一份記賬憑證，一次性地減記自己的庫存明細賬。這往往要先編制“領料匯總表”，如表6所示。領料單采取“一料一單”格式的好處，就在于便于“洗牌”操作，按要求對領料單進行“分揀”。我們假設只發(fā)出了A、B兩種原材料，也只被甲、乙兩個生產(chǎn)項目領用了。具體填表過程如下：
一、先將領料單按材料名稱分堆，本例可劃分為原材料A、原材料B兩堆；
二、對A、B領料單分別按用途分堆，又可以細分為生產(chǎn)項目甲、生產(chǎn)項目乙各兩堆；
三、加計屬于“生產(chǎn)項目甲”耗用“原材料A”的所有領料單數(shù)量，將合計數(shù)40填入；
四、加計屬于“生產(chǎn)項目乙”耗用“原材料A”的所有領料單數(shù)量，將合計數(shù)18填入；
五、加計屬于“生產(chǎn)項目甲”耗用“原材料B”的所有領料單數(shù)量，將合計數(shù)1填入；
六、加計屬于“生產(chǎn)項目乙”耗用“原材料B”的所有領料單數(shù)量，將合計數(shù)5填入；
以后，根據(jù)匯總表的數(shù)量，從會計賬上查到每一材料的單位成本，計算相應的成本金額并填進表中，領料匯總表和所有領料單作為原始憑證，就可據(jù)以編制記賬憑證了，即減記“原材料”A、B，增記“基本生產(chǎn)”下的生產(chǎn)項目甲、乙，“分揀”領料單就是為了這目標。
再如，有了交稅的銀行付款回單，還要找到對應的稅單，才能知道交的是什么稅，是否交足了……這和玩撲克時洗牌并分堆的做法很相似，退休大媽們一天下來能玩多少盤？所以也是人類會計的強項，很快就可以輕松地完成。
總之，手工“分揀”是審核原始憑證的重要手段，容易借此發(fā)現(xiàn)涂改、偽造、陰陽聯(lián)等錯弊現(xiàn)象，更重要的是針對所發(fā)現(xiàn)的問題去及時各方溝通、落實補救措施，乃至完善內(nèi)控機制，杜絕公司財產(chǎn)的“跑冒滴漏”，這些都需要在人類會計的主導下進行。當然，還可以開發(fā)設計各種軟件和硬件工具來輔助，那就更理想了。
財務部向財務內(nèi)控中心轉(zhuǎn)型
我們有必要從“前臺業(yè)務”與“后臺業(yè)務”的區(qū)別說起。所謂“前臺業(yè)務”，是公司第一線的生產(chǎn)經(jīng)營活動，在時效上具有不容延緩的性質(zhì)。例如付款，一旦推遲支付，可能影響到材料購進，繼而可能導致全線停產(chǎn)。所謂“后臺業(yè)務”，則是沒有那么迫切，略有推遲不致影響全局進度的活動，如會計記賬就是可以在事情發(fā)生后才記錄的。從這個角度看，“資金收支”屬于“前臺業(yè)務”，“會計核算”屬于“后臺業(yè)務”，“財務”與“會計”兩者的職能不同，是有必要明確劃分開來的。有些大企業(yè)明確分為“資金部”和“會計部”等，職能界限就很清晰。
但在實務中，不少企業(yè)統(tǒng)稱為“財務部”，可能模糊“財務”與“會計”兩者的區(qū)別，不妨哈哈一笑的是全國人民都把“會計軟件”錯叫為“財務軟件”，更嚴重的是下文將會提到的，會計被取消了庫存明細賬的問題，已成世界性的“會計丑聞”。
其中，與資金調(diào)度、資金收支有關的“財務”工作，不致于因AI而有太大變化，不再提及，我們所關注的是“會計核算”智能化的問題，或更明確地說，如何讓“人工智能”代替“人類會計”來干活的問題。在核算的主要職能由機器承擔后，還有多少人類會計的工作機會，也有必要仔細盤點一下。鑒于機構(gòu)的存在理由將發(fā)生根本性的變化，所以財務部轉(zhuǎn)型為“財務內(nèi)控中心”也許更為貼切。
財務內(nèi)控中心管理著兩大最重要的核算設施，即“AI化財務會計”和“AI化管理會計”，不妨理解為兩臺運行效率極高的機器，從到“AI會計專屬數(shù)據(jù)倉庫”取數(shù)開始，它們各自作不同的處理，得到不同的結(jié)果，請見圖2的“同源分流圖示”。
可以看到，中間的兩大設施是AI主導的地盤，沒我們什么事，人類的工作機會只能分為兩段，即在“AI會計運行之前的”和在“AI會計運行之后的”。由于AI會計在本質(zhì)上是排擠人類會計的，我們的應對策略是“躲著AI走”，在“前AI”領域作好配合工作，在“后AI”領域作好數(shù)據(jù)分析利用工作，把原來沒作好的事重新作好，找出盡可能多的活路，為自已刷出“存在感”來。鑒于目前管理會計尚未浮現(xiàn)出真容，目標不明確，我們先聚焦于財務會計，圍繞著財務會計來說明和理解。
在AI會計運行之前，中心的全新職責是制備原始電子數(shù)據(jù)并建立數(shù)據(jù)關聯(lián)，形成AI會計的“專屬數(shù)據(jù)倉庫”，作為其運行的起點。這完全可以比照前述傳統(tǒng)的“分揀原始憑證”來理解。
對應于實體原始憑證，我們也可以得到其“原始電子數(shù)據(jù)”，這些數(shù)據(jù)雖然已經(jīng)是計算機可讀的，但來源不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，表達形式各異，并且都是分類孤立存在的，尚未到達“可用狀態(tài)”，也需要由機器來做類似于人工的“自動分揀”，建立不同類別數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，最終形成“AI會計專屬數(shù)據(jù)倉庫”，而這是以人類為主導的過程，需要人類會計的深入?yún)⑴c：
一、“原始電子數(shù)據(jù)”的來源是否可靠，要由人類會計判斷并監(jiān)控其產(chǎn)生過程；
二、各類電子數(shù)據(jù)也要經(jīng)過“自動分揀”來建立其間的關聯(lián)，恰好可以和人類會計手工分揀的結(jié)果相對照，兩者一致了才算正確，才可以提交AI會計去編制記賬憑證。而自動分揀所得的結(jié)果是否有錯，是否有偏離，當然是要由人類會計為主導，作出判斷并改正的；
三、自動分揀的過程中，不時會有需要確認的疑難問題。例如，外來購貨發(fā)票數(shù)據(jù)中，品名標為“6吋扳手”，而我們自己的標準品名則有“6吋活扳手”和“6吋呆扳手”之分，究竟是哪種，需要人類會計來確認。當然，經(jīng)過這次“示教”，機器也就“長進”了一點，下次不會再提交同樣問題；
四、對于制造業(yè)而言，反映物料在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的電子數(shù)據(jù)，是計算產(chǎn)品成本的依據(jù)，極其重要。然而，其來源多種多樣，從生產(chǎn)模塊到辦公自動化系統(tǒng)等都是可能的數(shù)據(jù)來源，人類會計必須結(jié)合產(chǎn)品成本核算的需要，分析數(shù)據(jù)來源，決定數(shù)據(jù)取舍，這其實是一個成本核算制度的設計問題，將另作專題探討；
五、根據(jù)筆者歸納的“應計制造假規(guī)律”：已入賬的“非現(xiàn)金資產(chǎn)”，實物數(shù)量并沒有發(fā)生變化，卻要基于似是而非的理由改變其金額，必然要在會計恒等式兩邊作金額“同增同減”的操作。不過我們已經(jīng)假設“存在的就是合理的”，只要關注技術性細節(jié)就行。對于應計制核算的部分，原始憑證不全，甚至沒有原始憑證，數(shù)據(jù)處理方式也常常有多個選項，也需要在AI會計啟動前，由人類會計手工補充必要的數(shù)據(jù)，選定數(shù)據(jù)處理方式。簡要地分別說明如下：
1．賒銷業(yè)務
對于“發(fā)貨在前，收款在后”的銷售業(yè)務，如果根據(jù)出貨單直接減記“庫存商品”，增記“發(fā)出商品”，是沒有疑問的正常處理。但根據(jù)應計制，認為此時已經(jīng)有了“營業(yè)收入”，有了“應交增值稅”，應當全額記錄“應收賬款”，同時注銷相應的“庫存商品”。選擇什么樣的處理方式，應由人類會計判斷決定，讓AI會計去執(zhí)行。
2．固定資產(chǎn)折舊
固定資產(chǎn)折舊有多種計提方法，應由人類會計判斷決定，讓AI會計去計算執(zhí)行。
3．無形資產(chǎn)攤銷
無形資產(chǎn)也有多種可能的攤銷方式，應由人類會計判斷決定，讓AI會計去計算執(zhí)行。
4．資產(chǎn)減值損失
人類會計直接填寫相關資產(chǎn)減值的金額，由AI會計去執(zhí)行。
5．公允價值收益
人類會計直接填寫相關公允價值變動的金額，由AI會計去執(zhí)行。
……
六、要由人類會計追加錄入一些原始憑證上沒有，但會計核算需要用到的信息。例如，購進固定資產(chǎn)的發(fā)票上是沒有預計使用年限、預計殘值、使用部門等細節(jié)的，而為了計算折舊，需要由人類會計事先在固定資產(chǎn)卡片上把這些細節(jié)填寫完整；
七、人類會計要負責裝訂實體原始憑證并分類歸檔，還要保留實體原始憑證及其“原始電子數(shù)據(jù)”之間的充分審計線索
八、當公司存在對外股權投資，且達到“控股合并”時，人類會計要給出公司集團成員名單及其他相關信息，以便作“AI化公司集團會計”的核算；
……
傳統(tǒng)手工方式是先“分揀”出某種業(yè)務處理所需要的原始憑證，才開始編制記賬憑證的。完全與此類似，對于“原始電子數(shù)據(jù)”，也要經(jīng)過自動分揀，先形成存取有序的“專屬數(shù)據(jù)倉庫”，才可以作為AI會計自動編制記賬憑證的“起點”或“輸入”。這是因為，編制各類記賬憑證所需要的原始憑證，其實是各不相同，差別很大的，例如：
購貨業(yè)務，至少要有增值稅購貨發(fā)票、驗收單和銀行付款回單三者齊全，才可以增記“原材料”，減記“銀行存款”；
投資業(yè)務，只要有股東投資到賬的銀行收款回單，就可以增記“銀行存款”，增記“實收資本”；
至于“公允價值變動”，什么原始憑證都不需要，憑空就可以增記“投資性房地產(chǎn)”，增記“公允價值變動收益”；
……
原始電子數(shù)據(jù)經(jīng)過自動“分揀”，就形成專屬數(shù)據(jù)倉庫，方便AI會計自如地存取數(shù)據(jù)，并在此基礎上編制記賬憑證了。讀者也許會問，傳統(tǒng)會計核算的第二個環(huán)節(jié)“編制記賬憑證”，要100%地“AI化”有可能嗎?是如何做到的？
大致只能說，我們的設計思路不是靠所謂“大數(shù)據(jù)”，有疑問了再去“云”里沒頭沒腦地“上下求索”，而是讓AI會計事先就成為“頂尖級的會計專家”，通過會計IPO模型，為處理所有疑難作好理論準備，從現(xiàn)金流量表編制的例子，就可以理解這種思路。實際上，瑣細到每一份記賬憑證，也都是一個個完整的IPO模型（輸入-處理-輸出），沿用的是在“主控程序”統(tǒng)一調(diào)度下“事件驅(qū)動”的設計思想。所以，要逐一介紹完全不可能，比較適合于書面介紹的，只是諸如“現(xiàn)金流量表編制”、“產(chǎn)品成本全程核算”、“公司集團會計”和“預算決算一體化”之類較大的會計模型。而且，這些都不是我們該認真學會的，讀者只需要站在評判者的角度，相信“未來已來”，認清大勢，及早應對就可以了。
“原始電子數(shù)據(jù)分揀”雖然是在軟件工具輔助下進行的，有些關鍵環(huán)節(jié)仍必須由人類會計主導，可見，“制備原始電子數(shù)據(jù)并建立關聯(lián)，形成專屬數(shù)據(jù)倉庫”，是財務內(nèi)控中心在AI化環(huán)境中延伸出來的新職能，為人類會計提供了新的工作職位。
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