先做個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹,本人2015年畢業(yè)于西安某理工一類本科,就讀該校法學(xué)專業(yè)。是的,這讓我在最開始的求職顯得有些尷尬,但隨著工作經(jīng)驗(yàn)的積累,作為初級(jí)法務(wù),這暫時(shí)沒有對(duì)我后來的求職造成什么阻礙,不過如果想要有所晉升,漂亮的教育經(jīng)歷還是非常重要的。
畢業(yè)前,我在一家知識(shí)產(chǎn)權(quán)公司實(shí)習(xí)過半年,做電銷工作,這段工作經(jīng)歷為我熟悉商標(biāo)審查以及企業(yè)常見的政府扶持項(xiàng)目打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。畢業(yè)后,我開始了北漂生活,一開始在律師事務(wù)所做助理,因?yàn)橥ㄇ诰嚯x以及工作壓力,后來選擇進(jìn)入企業(yè),自此開始了我的法務(wù)生涯。
我會(huì)從我經(jīng)歷過的法務(wù)部門構(gòu)成出發(fā),到法務(wù)小白可能會(huì)遇到的工作任務(wù)和難題的處理,再到工作時(shí)如何避免“背鍋”,綜合闡述作為初級(jí)法務(wù)應(yīng)該知道的那些事兒。此文的目的在于為想要做法務(wù)的同學(xué)分享經(jīng)驗(yàn)一二,或是為周圍的朋友同事對(duì)法務(wù)的工作有所了解。
我認(rèn)識(shí)的法務(wù)部
公司的法務(wù)部一般由二至三個(gè)人員組成,法務(wù)總監(jiān)、法務(wù)經(jīng)理、法務(wù)專員或助理。如果是初創(chuàng)型的公司,可能暫時(shí)沒有法務(wù)總監(jiān),法務(wù)經(jīng)理會(huì)直接受公司高管領(lǐng)導(dǎo)并向其匯報(bào)工作。法務(wù)專員或者法務(wù)助理通常是受法務(wù)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo),但在扁平化管理的公司,法務(wù)專員有時(shí)也會(huì)被法務(wù)總監(jiān)或高管直接安排任務(wù)。
區(qū)別于國(guó)企有“師父”指導(dǎo)如何處理各類工作,民企往往都是“自學(xué)成才”,運(yùn)氣好的話,可能會(huì)有好心的前輩指點(diǎn),但多數(shù)時(shí)候還得靠自己“摸著石頭過河”。
初級(jí)法務(wù)都干什么
我習(xí)慣把常見的工作分為五類,合同事務(wù)、工商事務(wù)、案件糾紛處理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、公司投融資及項(xiàng)目申報(bào)。下面我將詳述這五種工作內(nèi)容及處理辦法。
一
合同事務(wù)
合同事務(wù)的處理應(yīng)該算是法務(wù)工作中最為基礎(chǔ)的工作,包括合同的起草、審核、歸檔三部分。常見的合同一般分為公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)類合同、物業(yè)相關(guān)合同以及外包代理合同。
1.合同起草
初創(chuàng)型公司或者公司開發(fā)了新的業(yè)務(wù),因?yàn)槿鄙偻陚涞暮贤0澹托枰M(jìn)行合同起草。但從零開始的很少,我們可以借鑒已有的模板進(jìn)一步修改,修改的時(shí)候應(yīng)當(dāng)注意三點(diǎn):(1)與業(yè)務(wù)同事充分溝通需求,將需求轉(zhuǎn)化為法言法語,杜絕口語化的文字,這就需要平日里多瀏覽優(yōu)秀的合同范本以及法律文書,培養(yǎng)“語感”;(2)結(jié)合需求,模擬合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約行為或者風(fēng)險(xiǎn)事件,創(chuàng)設(shè)新的條款。這對(duì)于剛畢業(yè)的朋友多少會(huì)有些難度,可以在進(jìn)行深度思考之后,和前輩溝通討論除了自己想到的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)還會(huì)有哪些,這樣既可以有所學(xué),還可以體現(xiàn)主動(dòng)性;(3)合同的格式同樣值得注意,避免錯(cuò)別字,關(guān)注字號(hào)、行間距、編號(hào)、首行縮進(jìn)等文檔格式的統(tǒng)一,在時(shí)間允許的情況下,盡量提交一份“高顏值”的作品。誠(chéng)然,法律人是靠實(shí)力吃飯,但“高顏值”的法律作品必將讓人賞心悅目,這也算是“文如其人”的另一種理解吧!
2. 合同審核
合同的審核一般是來自于對(duì)相對(duì)方提供的合同模板的審核,或是相對(duì)方對(duì)我方合同模板的修改內(nèi)容的審核。涉及商業(yè)條款的,我們可以和業(yè)務(wù)同事溝通了解雙方的洽談情況,確認(rèn)修改內(nèi)容是否與經(jīng)洽談后確認(rèn)的內(nèi)容一致;涉及法律條款的,如果我方處于弱勢(shì)方,可以將條文描述改成較為折中的描述,例如爭(zhēng)議解決地,原文描述是甲方所在地的,我們可以改為被告所在地或者合同履行地等等。當(dāng)然需要明確的一點(diǎn)是,即便我們處于弱勢(shì)方,也要堅(jiān)持自己的底線,風(fēng)險(xiǎn)條款必須及時(shí)、透徹的指出。
隨著經(jīng)驗(yàn)的積累,對(duì)于同種類型的合同,我們可以總結(jié)出一些規(guī)律和常見的細(xì)節(jié),形成自己的合同審核標(biāo)準(zhǔn),在審核過程中加以注意,比如稅費(fèi)承擔(dān)、延期履行的違約責(zé)任等等。
3. 合同歸檔
對(duì)于成熟型的企業(yè),往往都有相對(duì)完備的合同歸檔流程,針對(duì)已有的流程,只需要快速的熟悉歸檔規(guī)律,和已有的編號(hào)及合同原件的排列順序。前述這種屬于小概率時(shí)間,而大概率是面對(duì)“一團(tuán)亂麻”或者已有的流程存在一些瑕疵,這就需要消耗一些時(shí)間整理頭緒。在時(shí)間精力允許的情況下,最好自己梳理一遍所有的管理材料,這樣才能在有需要的時(shí)候快速查找到,不至于以后在慌亂中出錯(cuò)。
如果你希望建立一套自己的合同臺(tái)賬,那么可以考慮歸檔時(shí)登記以下信息:合同編號(hào)、合同名稱、合同雙方名稱、生效日期、終止日期、標(biāo)的金額、備注等。如果是公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)合同,根據(jù)公司管理層需要,可能還會(huì)要求統(tǒng)計(jì)收付款情況、履行地等。
二
工商事務(wù)
工商事務(wù)在此主要是指公司注冊(cè)登記、變更登記、注銷登記、工商年報(bào)等。這是除了合同事務(wù)以外最常涉及的工作之一。隨著線上服務(wù)的發(fā)展,工商登記已經(jīng)越來越方便。但值得一提的是,有些二三線城市的線上業(yè)務(wù)不是特別完善,如果需要現(xiàn)場(chǎng)提交材料,建議先去官方網(wǎng)站了解信息或者打電話詢問。現(xiàn)場(chǎng)辦理需要事先知道的信息除了需要提交的材料以外,最好提前了解是否需要預(yù)約、辦公時(shí)間等。比如我之前任職過的一家公司,在其他城市有分公司,需要注銷,帶著一堆材料坐了兩個(gè)小時(shí)的火車,結(jié)果到了才知道工商部門最近系統(tǒng)升級(jí)不辦公,白跑一趟。
如果我們的任職公司有多家關(guān)聯(lián)公司,為了提高工作效率,完成工商登記后,可以準(zhǔn)備一個(gè)公司信息列表,登記公司名稱、法定代表人、地址、注冊(cè)資本、股東持股情況,方便日后使用。
除了上述的流程辦理,可能還會(huì)涉及到公司執(zhí)照的歸檔以及公司印章的管理。執(zhí)照和印章的使用都應(yīng)該準(zhǔn)備紙質(zhì)的登記表,雖然我們有線上OA,但有時(shí)會(huì)出現(xiàn)申請(qǐng)人和實(shí)際的用印人不一致的情況,比如異地辦公的同事申請(qǐng)OA流程,本地同事幫忙蓋章或者取件,這種情況就需要登記。
三
案件糾紛
日常工作中,最常見的案件糾紛當(dāng)屬勞動(dòng)爭(zhēng)議、合同違約、民事侵權(quán),而行政處罰和刑事案件相對(duì)較少。作為法學(xué)生,遇到這些糾紛,我的內(nèi)心首先是亢奮的,與律師不同,法務(wù)能夠時(shí)時(shí)接觸法律事務(wù)的機(jī)會(huì)相對(duì)較少,一旦遇到能夠運(yùn)用自己所學(xué),理應(yīng)是非常激動(dòng)的。
1. 起草法律文書。面對(duì)糾紛,公司高管通常會(huì)集合法務(wù)部和與案件有關(guān)的部門進(jìn)行分析,整理對(duì)應(yīng)思路,出具法律意見書,起草起訴狀、答辯狀或是其他的法律文書。起草時(shí)除了注意格式外,還需注意文字措辭應(yīng)當(dāng)使用書面語且言簡(jiǎn)意賅,直擊要害。
2. 收集證據(jù)。根據(jù)對(duì)應(yīng)思路,我們需要和相關(guān)的部門對(duì)接,整理已有的證據(jù),以形成完整的證據(jù)鏈條。能夠找到眾多證據(jù)且組成完整的證據(jù)鏈條是幸運(yùn)的,更多時(shí)候可能會(huì)遇到證據(jù)缺失的情況,比如當(dāng)時(shí)的業(yè)務(wù)員離職,工作郵箱被注銷,或者文件丟失都是常見的。如果遇到這種情況,最好以書面形式告知領(lǐng)導(dǎo),評(píng)估因?yàn)樽C據(jù)缺失可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。
3. 公證。為了提前固定證據(jù),偶爾會(huì)需要對(duì)網(wǎng)頁(yè)或者某些內(nèi)容進(jìn)行公證,我們需要聯(lián)系外部公證機(jī)關(guān)。根據(jù)公證的內(nèi)容不同,公證流程亦不相同,不過必備的材料基本上是公司執(zhí)照、授權(quán)書、經(jīng)辦人身份證等,其他的具體材料,我們可以提前聯(lián)系公證處咨詢。此外,目前也有線上公證,可以通過手機(jī)將需要公證的信息上傳至第三方APP,付費(fèi)后,公證處也會(huì)給出具對(duì)應(yīng)的公證文書。
4. 出庭應(yīng)訴。在我看來,出庭應(yīng)訴是一個(gè)專業(yè)性和技巧性很高的工作,只掌握法律知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。有時(shí)候公司會(huì)聯(lián)系外部律師處理,作為法務(wù),我們主要的工作是有效的溝通以傳遞信息,提供所需的文件。公司通常不會(huì)讓法務(wù)小白獨(dú)自應(yīng)訴,所以最關(guān)鍵的是準(zhǔn)備好所有的應(yīng)訴材料,注意流程和時(shí)間節(jié)點(diǎn)等規(guī)定,避免因程序缺陷造成不利后果。
四
知識(shí)產(chǎn)權(quán)
法務(wù)們最常接觸的知識(shí)產(chǎn)權(quán)當(dāng)屬商標(biāo)、專利、軟件著作權(quán)(軟著)、域名等,有時(shí)候?qū)@?、軟著和域名?huì)由IT部門或研發(fā)部門負(fù)責(zé)管理。知識(shí)產(chǎn)權(quán)的申請(qǐng)一般會(huì)聯(lián)系外部代理公司協(xié)助辦理,我們更多的是收集信息,準(zhǔn)備授權(quán)文件等。
但就商標(biāo)來說,可以在聯(lián)系代理公司前,先在商標(biāo)查詢網(wǎng)站對(duì)商標(biāo)的文字、字母以及商標(biāo)對(duì)應(yīng)的含義進(jìn)行初步的近似性查詢,查詢時(shí)應(yīng)當(dāng)注意類別區(qū)分。查詢網(wǎng)站有國(guó)家商標(biāo)局、超凡公司旗下的“飚局”等都值得一試。
另外需要提到的是專利,每年都要繳納年費(fèi),協(xié)助申請(qǐng)的代理公司多數(shù)時(shí)候都會(huì)提示公司經(jīng)辦人,但也不排除因?yàn)槿藛T更替造成遺漏或者忘記的情況,所以這點(diǎn)也是需要知道的。
知識(shí)產(chǎn)權(quán)的證件管理,與合同一樣,建議進(jìn)行歸類登記,登記的內(nèi)容應(yīng)包括:名稱、類別(適用于商標(biāo)登記)、編號(hào)、所有權(quán)人(適用于關(guān)聯(lián)公司)、授權(quán)日期、有效期等。
五
公司投融資及項(xiàng)目申報(bào)
公司投融資,我們主要是配合開展盡職調(diào)查及交易文件起草修改。如果是配合盡職調(diào)查,那么前面提到的合同、公司執(zhí)照、知識(shí)產(chǎn)權(quán)整理工作會(huì)幫我們提高效率,只需要對(duì)必要信息進(jìn)行篩選即可。
項(xiàng)目申報(bào)可能會(huì)由行政部門或項(xiàng)目部門負(fù)責(zé),我們依然處于被動(dòng)的提供材料的狀態(tài)。如果是由法務(wù)部門主導(dǎo),那除了與其他部門溝通收集材料以外,還應(yīng)關(guān)注項(xiàng)目申報(bào)的截止時(shí)間和申報(bào)流程,與工商登記工作類似,提前詢問政府接收材料部門的辦公情況和材料信息,避免跑冤枉路,做無用功。
初級(jí)法務(wù)拒當(dāng)背鍋俠
法務(wù)是公司的法律保護(hù)傘,也應(yīng)該是自己的保護(hù)傘。為了避免出現(xiàn)“人在家中坐,鍋從天上來”,就應(yīng)該注意把所有問題都落實(shí)到文字上,面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)事件及時(shí)做出直接有效地書面提示,以便日后有據(jù)可查。當(dāng)然,任何人都無法確保工作中毫無瑕疵,如果出現(xiàn)疏漏,忌緊張焦躁,宜沉著冷靜,及時(shí)與前輩商量解決方案,虛心接受批評(píng),防止再出現(xiàn)同樣的錯(cuò)誤。
結(jié)語
剛畢業(yè)時(shí)的我們,滿懷著一腔熱血,希望為企業(yè)的法治事業(yè)貢獻(xiàn)一份力,但當(dāng)我們以法務(wù)助理或?qū)T的身份進(jìn)入企業(yè),處理的都是最基礎(chǔ)的公司法務(wù)工作,這些工作通常比較機(jī)械和枯燥,但是畢竟耐得住寂寞才能守得住繁華,在平淡中,一點(diǎn)點(diǎn)迎來曙光。
因?yàn)闀r(shí)間和篇幅有限,也是我個(gè)人經(jīng)歷和認(rèn)識(shí)有限,文中很多問題都只是淺嘗輒止。當(dāng)然了,世界上沒有同一片葉子,所有人的經(jīng)歷都無法復(fù)制,我們都不得不在摸索中,不斷前行。在此特別推薦《公司法務(wù)實(shí)務(wù)操作指南》,書中將對(duì)法務(wù)部的工作會(huì)有更深層次的探討。希望你能有所得,再見。
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