“檔案還有用嗎？”這幾乎成了在北京工作的王津(化名)和同事們最近反復(fù)討論的話題。
6年前，王津從遼寧省的一家事業(yè)單位辭職，來(lái)北京一家單位上班。9月，王津和同事們被要求將各自的檔案轉(zhuǎn)到單位的上級(jí)主管部門的人才交流中心，否則職稱評(píng)定甚至升職都會(huì)受到影響。
月余過(guò)后，王津單位的40多名員工中，只有不到10人如期轉(zhuǎn)了檔案。“我的檔案本放在原籍的人才交流中心，這次轉(zhuǎn)了出來(lái)，但卻因?yàn)?0年前某次工作調(diào)動(dòng)時(shí)，工作人員交接不清造成了內(nèi)容缺失，以至于檔案被現(xiàn)在單位主管部門的人才交流中心拒絕接收，何去何從還真成了一個(gè)問(wèn)題?！蓖踅蛘f(shuō)：“更讓我煩惱的是我因此不能評(píng)定職稱?！?/p>
“其他同事，不是像我這樣檔案缺失內(nèi)容，就是大學(xué)畢業(yè)后不知道自己檔案在哪里，或者畢業(yè)后就沒(méi)有建立過(guò)檔案的?！蓖踅蛘f(shuō)，這讓久不關(guān)心自己檔案的同事們著實(shí)郁悶了一把。
那么，像王津這樣的檔案煩惱還有哪些？檔案“擋”住了什么？
全國(guó)至少有60萬(wàn)份“死檔”
又是一年求職時(shí)。盡管很多高校都向畢業(yè)生強(qiáng)調(diào)了檔案的重要性，可是一些高校每年仍各有幾十份本科生和幾百份研究生的檔案，因?yàn)闆](méi)有找好工作，或者有些工作無(wú)法解決戶口或是出國(guó)等原因，無(wú)法投遞出去而只能由學(xué)校保管；有的甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)教育部門規(guī)定的兩年保管期限，給高校造成了一定的管理壓力。
“我們的一些畢業(yè)生只有等到用檔案的時(shí)候才回來(lái)找。這些年我們已經(jīng)保存了千余份無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案了?！碧旖蚰掣咝Ｐ麄鞑块T的人士說(shuō)。
不重視檔案的，當(dāng)然不只是高校畢業(yè)生。
據(jù)黑龍江省人才服務(wù)局黨委書(shū)記于關(guān)鍵介紹，黑龍江省人才服務(wù)局現(xiàn)保存檔案13萬(wàn)余份，粗略統(tǒng)計(jì)，僅失去聯(lián)系，即欠費(fèi)10年以上的，大約就有3000份左右。
“失去聯(lián)系的原因很多，一是檔案所有人出國(guó)了，多年未回國(guó)；二是上世紀(jì)90年代末，人才流動(dòng)到外省，由于原單位不放人或委培的索要培養(yǎng)費(fèi)等原因，檔案所有人在外地人事部門又重新建立了檔案；三是一些高校畢業(yè)生沒(méi)有找到簽約單位，學(xué)校便將學(xué)生派回原籍，檔案大都由學(xué)生帶在身上，而學(xué)生不愿回原籍，便四處打工，時(shí)間長(zhǎng)了便成了所謂的‘死檔’。”于關(guān)鍵介紹說(shuō)。
根據(jù)人力資源和社會(huì)保障部全國(guó)人才流動(dòng)中心及各省人才交流服務(wù)中心的不完全統(tǒng)計(jì)，全國(guó)各級(jí)人才流動(dòng)中心代為管理保存的三四百萬(wàn)份人事檔案中，至少有60多萬(wàn)份與檔案所有人失去聯(lián)系。2007年起，北京市人才網(wǎng)每月公布一次北京市各區(qū)失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員人事檔案名單，每個(gè)月都涉及幾百人。
沒(méi)有檔案領(lǐng)不了養(yǎng)老金
“其實(shí)，依中國(guó)的現(xiàn)行體制，檔案還是很重要的?！庇陉P(guān)鍵告訴《中國(guó)經(jīng)濟(jì)周刊》，檔案的用途并不僅限于職稱評(píng)定，“報(bào)考公務(wù)員、公務(wù)出差、婚育證明、落戶、退休認(rèn)定等都需要用到檔案。”
黑龍江省人才服務(wù)局每年開(kāi)具存檔證明最多的是用于社保要求、律師執(zhí)照年度審核、落戶需求、婚育證明、政審證明、存檔證明、邊境證明、接管轉(zhuǎn)黨團(tuán)組織關(guān)系、申報(bào)有關(guān)獎(jiǎng)懲事宜、補(bǔ)充檔案材料等。
因?yàn)槊磕甑木蜆I(yè)率高達(dá)98%且畢業(yè)生都有干部身份，天津大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)中心主任張蕾告訴《中國(guó)經(jīng)濟(jì)周刊》，每年他們都會(huì)向畢業(yè)生強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，他們學(xué)校畢業(yè)生的檔案也是通過(guò)機(jī)要局投遞，每年都要花費(fèi)10萬(wàn)元的費(fèi)用。
“我們經(jīng)常給畢業(yè)生講實(shí)例，比如雖然學(xué)?？梢詾楫厴I(yè)生保留兩年檔案，但是像預(yù)備黨員的轉(zhuǎn)正資格、準(zhǔn)生證明等我們學(xué)校都沒(méi)有資格開(kāi)具，學(xué)生檔案里有干部任職表，如果你不理會(huì)檔案，將來(lái)的定級(jí)都會(huì)受到影響。”張蕾說(shuō)：“檔案是要放在固定部門的，有的學(xué)校把檔案交到畢業(yè)學(xué)生手里，有的學(xué)生幾年都不理檔案?！?/p>
王津在辦理檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中得知，退休可能是自己檔案重要性的另一個(gè)體現(xiàn)了。
“按照目前國(guó)家的相關(guān)政策規(guī)定，沒(méi)有檔案無(wú)法辦理退休，也領(lǐng)不了養(yǎng)老金?！北本┠橙瞬沤涣髦行牡墓ぷ魅藛T告訴記者，曾經(jīng)有人退休時(shí)才發(fā)現(xiàn)自己的檔案資料不全，但因?yàn)闀r(shí)間久遠(yuǎn)無(wú)法證實(shí)某一時(shí)段是否在工作，結(jié)果只能選擇放棄該段工齡，影響了退休金的足額領(lǐng)取?！八罊n、個(gè)人攜帶檔案等往往因?yàn)闊o(wú)法將自己的工齡持續(xù)計(jì)算，也會(huì)影響退休金的足額發(fā)放?！?/p>
記者獲悉，在職工到達(dá)法定退休年齡，單位到社保有關(guān)部門辦理退休審批手續(xù)時(shí)，需要提交職工檔案，在辦理社保過(guò)程中，遇到一些需要查實(shí)的個(gè)人情況，也需要通過(guò)個(gè)人檔案來(lái)進(jìn)行核實(shí)。也就是說(shuō)，勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)首先要確定退休人員的檔案是否移交市、區(qū)社保局，確定后，由隸屬于各城區(qū)人事勞動(dòng)和社會(huì)保障局以及勞動(dòng)保障管理服務(wù)中心的勞動(dòng)事務(wù)保障所工作人員查閱退休者檔案，核對(duì)退休人員的出生年月、參加工作的時(shí)間、繳費(fèi)年限，退休時(shí)間將以《退休人員待遇審批表》為準(zhǔn)?！?/p>
未來(lái)檔案管理可分為三個(gè)體系
王津?qū)τ跈n案和退休的關(guān)系表示了疑惑：“社保是1998年開(kāi)始交的，1998年以前參加工作的一些人，沒(méi)有交社保，但是有工齡，檔案里記載了工齡，就必須要檔案。可1998年以后參加工作的，應(yīng)該就沒(méi)有工齡折算社保年限的說(shuō)法了？”
據(jù)記者了解，目前辦理參保事宜時(shí)并不需要查看本人檔案，但是否意味著退休時(shí)也不需要檔案呢？北京的一位業(yè)內(nèi)人士則告訴記者，由于社保要連續(xù)交夠15年方可在退休年齡辦理，由于目前沒(méi)有從1998年開(kāi)始交夠15年養(yǎng)老保險(xiǎn)的參保人員出現(xiàn)，所以到時(shí)候是否需要檔案還未可知，目前也沒(méi)有相關(guān)細(xì)則出來(lái)。而外地人在北京交夠15年保險(xiǎn)是否可以在北京退休也還未可知，“目前的辦法是退休回到戶口所在地”。
針對(duì)越來(lái)越多流動(dòng)就業(yè)人員越來(lái)越不重視自己檔案的現(xiàn)狀，中國(guó)人民大學(xué)勞動(dòng)人事學(xué)院副院長(zhǎng)劉爾鐸在接受《中國(guó)經(jīng)濟(jì)周刊》采訪時(shí)表示，從發(fā)展趨勢(shì)來(lái)說(shuō)，“如果不是公務(wù)員，檔案對(duì)普通人而言作用不大。尤其是二級(jí)勞動(dòng)市場(chǎng)的工人，基本沒(méi)有升遷的機(jī)會(huì)，還有下海的、自謀職業(yè)的人員等體制外的人員，檔案基本沒(méi)有什么用處?！?/p>
據(jù)了解，在美國(guó)，人事檔案管理因雇員任職機(jī)構(gòu)的所有制形式不同可分為聯(lián)邦政府雇員和私人部門雇員兩大塊。美國(guó)聯(lián)邦政府和其他公立組織的現(xiàn)職雇員，其人事檔案大多由政府機(jī)構(gòu)的人事部門統(tǒng)一保管。在私立系統(tǒng)，如在大型企業(yè)或私人公司工作的雇員，其個(gè)人檔案由本單位的人事部門保管，辭職、死亡或工作調(diào)動(dòng)，其檔案仍留在供職單位，不向文件中心移交，到新的單位則建立新的人事檔案。
“目前我們的檔案管理還沒(méi)有新的政策出來(lái)，雖然關(guān)于未來(lái)的改革已經(jīng)多次在討論了，但是我還沒(méi)有看到立項(xiàng)?！眲栬I說(shuō)。在他看來(lái)，未來(lái)的檔案管理可以分成三個(gè)體系：一是公務(wù)員體系，統(tǒng)一單獨(dú)管理。二是成立一些社會(huì)檔案管理中心，像一些國(guó)有大中型企業(yè)、重要單位、事業(yè)單位可以自己管理員工檔案，而一些民營(yíng)企業(yè)，有管理檔案需求的，可以放在社會(huì)檔案管理中心。三是普通老百姓，不需要就可以不建立檔案，民事登記都放在公安機(jī)關(guān)就可以。“西方的管理模式值得我們借鑒。”
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