有些知識，沒有實踐過，就沒有發(fā)言 權(quán)。
今天學(xué)了一招——在WORD中實現(xiàn)批量打印信封、證書、獎狀等。我看到單位里有個同志在打印證書，屏幕上只顯示了WORD的一個頁面，"姓名"那地方明明只有一個人的名字，怎么可以打印出不同姓名的證書？開始想的是估計用了“宏”命令，后來看到“工具欄”上多了一個不常用的工具欄，可以前后查記錄，沒用過。我便回到自己機(jī)器上打開了WORD，弄了2分鐘，還是沒有答案。還好想到了無所不能的因特網(wǎng)。于是“百度”，一切迎刃而解。聽我慢慢分解！
用WORD+EXCEL批量打印信封,用郵件合并功能. （其它獎狀、證書打印方法同理）
前提，現(xiàn)啟動：“郵件合并”工具欄。
簡單步驟是:
1、用EXCEL編輯聯(lián)系人地址列表，如：
郵政編碼 收信人地址 收件人姓名 收件人職務(wù) 寄信人地址
404000 某某某某某 某某某 某某 某某某某某某某某
2、存盤，退出，注意文 件名不要存成BOOK1.XLS之類的，可以存成ADD.XLS。否則會出錯。
3、打開WORD，點工具==》郵件合并==》創(chuàng)建==》信 封==》活動文檔
4、點“獲取數(shù)據(jù)”==》打開數(shù)據(jù)源==》類型先MS EXCEL格式==》ADD.XLS
5、然后編輯活動文檔， 按提示操作，合并就可以了。
接下來是比較細(xì)致的步驟：
日常辦公事務(wù)中，許多郵件除了對收信人的公司、地址、姓名及稱謂等不同外，其他內(nèi)容基本上相同。Word能夠自動地按給出的一批收信人的信息，生成一批相應(yīng)的郵件，這便是郵件合并的功能。郵件合并是把每份郵件中都重復(fù)的內(nèi)容與區(qū)分不同郵件的數(shù)據(jù)合并起來。前者稱為"主文檔"，后者稱為"數(shù)據(jù)源"。在郵件合并操作中，主文檔中包含對每個版本的合并文檔都相同的文字和圖形，如返回套用信函的地址和正文。即主文檔中包含郵件中重復(fù)的全部內(nèi)容。數(shù)據(jù)源中則包含不相重復(fù)的內(nèi)容。通過在文檔中插入特殊的"合并域"，告訴Word應(yīng)在什么地方打印來自數(shù)據(jù)源的變化信息。如果使用"工具"菜單中"郵件合并"命令生成數(shù)據(jù)源，Word將在一個表格中建立該數(shù)據(jù)源。該表格的每一列對應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的每一數(shù)據(jù)域。域名列于表格的第一行（域名行）。以下每一行包括一個數(shù)據(jù)記錄。當(dāng)數(shù)據(jù)源和主文檔進(jìn)行合并操作時，Word將把主文檔中的合并域替換成來自數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)信息，從而迅速生成多份格式文檔。由于合并文檔在書信、信封、郵件標(biāo)簽等方面最為常用，故稱為郵件合并Mail Merge)。
郵件合并可分為四個步驟：
1. 建立主文檔；
2. 建立或打開數(shù)據(jù)源；
3. 在主文檔中插入合并域，告訴Word要在何處插入數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)數(shù)據(jù)；
4. 執(zhí)行合并操作，將數(shù)據(jù)源中的可變數(shù)據(jù)與主文檔中的標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容合并，形成合并文檔。
8.1 文檔的創(chuàng)建與使用
打開"工具"菜單，選擇"郵件合并"命令，系統(tǒng)便彈出"郵件合并幫助器"對話框。單擊"1 主文檔"下的"創(chuàng)建"按鈕，打開一個菜單，從中選擇"套用信函"。這時，便出現(xiàn)消息對話框。這時系統(tǒng)詢問是否利用當(dāng)前的活動窗口作為主文檔或再新建一個新文檔， Word將在工作區(qū)自動顯示郵件合并工具欄，用戶可按下"活動窗口"按鈕，返回"郵件合并幫助器"對話框，在"1 主文檔 "下面
又出現(xiàn)了一 個"編輯"按鈕。同時"2 數(shù)據(jù)源"下的"獲取數(shù)據(jù)"按鈕，從暗淡顯示變?yōu)橛行?，如果單擊該按鈕，可以進(jìn)入下一步建立數(shù)據(jù)源的工作。
8.2 數(shù)據(jù)源的打開與建立
郵件合并幫助器對話框的"2 數(shù)據(jù)源"下，按下"獲取數(shù)據(jù)"按鈕，便會出現(xiàn)一個菜單，其中包括"建立數(shù)據(jù)源"、"打開數(shù)據(jù)源"、"使用通訊錄"和"域名選項"四條命令。
一、 打開數(shù)據(jù)源
如果用戶已擁有所需的數(shù)據(jù)源，如收信人的姓名、公司名稱、地址、電話號碼、郵政編碼等數(shù)據(jù)文件，可選擇"打開數(shù)據(jù)源"命令，這時會彈出"打開數(shù)據(jù)源"對話框，便能選擇數(shù)據(jù)源文件。
二、建立數(shù)據(jù)源
如果需要建立數(shù)據(jù)源，可選擇"建立數(shù)據(jù)源"命令，Word便會彈出"建立數(shù)據(jù)源"對話框。在"域名行中的域名"列表框中，Word列出了常用的域名。利用"刪除域名"按鈕，可以對域名進(jìn)行刪除；利用對話框右側(cè)的上下移動按鈕，還可以調(diào)整各個域名在列表框中的相對位置（當(dāng)在列表框中選中一個域名，按向上或向下移動箭頭，便可使該域名上（或下）移一行位置）；如果要增加新的域名，可在"域名"文本框內(nèi)輸入新的域名，"新增域名"按鈕便由暗淡顯示變?yōu)橛行В聪略摪粹o，就能在右邊的"域名行中的域名"列表框內(nèi)增加新的域名。經(jīng)增減域名后，單擊"確定"按鈕，進(jìn)入"保存數(shù)據(jù)源" 對話框，確定數(shù)據(jù)源文件放在哪個盤、哪個目錄下，以什么文件名保存，按下"確定"按鈕，Word將顯示消息對話框，詢問是否對數(shù)據(jù)源或主文檔進(jìn)行編輯。
選擇"編輯數(shù)據(jù)源"按鈕，便進(jìn)入"數(shù)據(jù)表單"對話框，其中左邊的列表框內(nèi)的域是源自于"建立數(shù)據(jù)源"對話框中最終出現(xiàn)在"域名行中的域名"框內(nèi)的域名，表示前面曾設(shè)置了五個域名。在這個列表框中，可以輸入所需的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)以記錄的形式輸入，最后一般是以表格的形式出現(xiàn)在文檔窗口。輸入一條記錄后，單擊" 新增"按鈕，便可繼續(xù)輸入下一條記錄。記錄輸入完畢后，單擊"確定"按鈕，便可關(guān)閉"數(shù)據(jù)表單"對話框，返回主文檔編輯窗口。這時按下"插入
合 并域"按鈕，便有了五個域名作為合并域。單擊郵件合并工具欄上的"編輯數(shù)據(jù)源"按鈕 ，仍可回到"數(shù)據(jù)表單"對話框。
"數(shù)據(jù)表單"對話框中各命 令按鈕功能如下：
l "記錄"按鈕：用于鍵入或選擇所要顯示的記錄號；
l "刪除"按鈕：從數(shù)據(jù)源中刪除當(dāng)前數(shù)據(jù)表單的記錄信息；
l "還原"按鈕：將當(dāng)前記錄還原到編輯前的狀態(tài)；
l "查找"按鈕：在當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中搜索指定信息；
l "查看數(shù)據(jù)源"按鈕：以表格形式顯示數(shù)據(jù)源，每個記錄為一行。
在查看數(shù)據(jù)源時，Word還會顯示一條數(shù)據(jù)庫工具欄，以方便用戶的操作。
8.3 在主文檔中插入合并域
在建立或打開了主文檔和數(shù)據(jù)源之后，為了進(jìn)行文檔合并，必須要在主文檔中插入合并域。當(dāng)把某個文檔指定為主文檔后，Word會自動加上郵件合并工具欄。
8.4 合并文檔與合并打印
在主文檔中插入了合并域，便能進(jìn)行文檔合并。合并操作有兩種方法：
方法一：單擊郵件合并工具欄上 的"合并到文件"按鈕 ，合并結(jié)果先送到文件中，然后可以再對其進(jìn)行修改。這便是合并文檔。
方法二：單擊郵件合并工具欄上的"合并到打印機(jī)"按 鈕 ，直接合并到打印機(jī)。這便是合并打印。
建議使用方法一，在合并和修改后再進(jìn)行打印，這樣較為保險。按方法一，在按下了"合并到文件"按鈕后，Word就自動為用戶生成名為"套用信函1"的新的文檔窗口，其中為合并的結(jié)果，每個信件之間自動以分頁符進(jìn)行分隔。利用新文檔窗口中的滾動條，可以來翻閱并編輯和修改合并的結(jié)果（必須注意，這個"套用信函1"窗口中的文檔以文件存盤后，將占有很大的容量，容量大小取決于數(shù)據(jù)源文件中記錄的多少及主文檔的大?。?，然后單擊常用工具欄中"打印"按鈕，便能將結(jié)果打印輸出。另外，在郵件合并工具欄上，還有一個"郵件合并"按鈕，在主文檔窗口中，單擊郵件合并按鈕，系統(tǒng)便出現(xiàn)"合并"對話框；或單擊"郵件合并幫助器"按鈕，返回"郵件合并幫助器"對話框，由于合并了數(shù)據(jù)和文件，使得該對話框中"3 合并數(shù)據(jù)和文件"下的按鈕由暗淡變?yōu)橛行В瑔螕?合并"按鈕，也能進(jìn)入"合并"對話框。而另外一個"查詢選項"按鈕與"合并"對話框中的"查詢選項"選項具有相同的功能，可以在合并時加上適當(dāng)?shù)暮Y選條件以及排序記錄。下拉"合并到"列表，發(fā)現(xiàn)有兩個選項："新建文檔"和"打印機(jī)"，事實上，這就對應(yīng)"合并到文件"和"合并到打印機(jī)"兩種方式。
8.5 信封與標(biāo)簽
當(dāng)用戶以所需的方式設(shè)置好信封或郵件標(biāo)簽后，Word會自動完成合并處理工作，從數(shù)據(jù)源收集數(shù)據(jù)、設(shè)置主文檔指示的打印位置，到最后打印信封或標(biāo)簽。前面曾經(jīng)提到創(chuàng)建"套用信函"是合并文檔最常見的方法，但也可以使用郵件合并功能與其他文件合并。
8.5.1 打 印 信 封
在新的文檔窗口，打開"工具"菜單，選擇"郵件合并"命令，這時便出現(xiàn)了"郵件合并幫助器"對話框。在"1 主文檔"下單擊"創(chuàng)建"按鈕，打開一個列表，從中選擇"信封"選項。這時，Word將出現(xiàn)提示信息，詢問是在活動文檔窗口使用"信封"還是通過新的文檔窗口來創(chuàng)建。直接單擊"活動窗口"按鈕，返回"郵件合并幫助器"對話框，在"2 數(shù)據(jù)源"下單擊"獲取數(shù)據(jù)"按鈕，打開一個列表，從中可以選擇"打開數(shù)據(jù)源"或"建立數(shù)據(jù)源"選項。在作了選擇后，如果Word提示要"設(shè)置主文檔"，則單擊"設(shè)置主文檔"按鈕，或按8.2介紹的方法建立數(shù)據(jù)源。這樣，Word將顯示"信封選項"對話框?？梢栽?信封選項"標(biāo)簽中，選擇信封尺寸，用"字體"按鈕更改收信人地址和寄信人地址的文本格式；在"打印選項"標(biāo)簽中，設(shè)置與打印機(jī)有關(guān)的信息。用戶的這些設(shè)置都可從屏幕上預(yù)覽到。上述選擇設(shè)置完，單擊"確定"按鈕，Word將顯示"信封地址"對話框。
在"示例信封地址"框中設(shè)置好插入點，然后按下"插入合并域"按鈕，選出所取的合并域，合并域之間用空格或所需的標(biāo)點分隔，每行結(jié)尾按回車鍵。插入合并域以后，選擇"確定"按鈕，關(guān)閉"信封地址"對話框，返回到"郵件合并幫助器"對話框，選擇"1 主文檔"下的"編輯"按鈕，選出主文檔后，Word將在頁面視圖下顯示主文檔，收信人地址的合并域置于一個圖文框中，因而可以移動和縮放。信封上寄信人的地址是由"工具"菜單中"選項"命令執(zhí)行后，在"選項"
對話框中的"用戶信息"標(biāo)簽中指定的，可以重新對它進(jìn)行編輯。最后單擊郵件合并工具欄上 的"合并到打印機(jī)"按鈕，即可打印出所需的信封。
8.5.2 打 印 標(biāo) 簽
打印標(biāo)簽與打印信封的基本步驟是類似的。
1. 先在新的文檔窗口進(jìn)入"郵件合并幫助器"對話框。
2. 單擊"1 主文檔"下的"創(chuàng)建"按鈕，在列表中選取"郵件標(biāo)簽"。
3. 在隨后彈出的消息對話框中選取"活動窗口"按鈕，便回到"郵件合并幫助器"對話框。
4. 單擊"2 數(shù)據(jù)源"下的"獲取數(shù)據(jù)"按鈕，從列表中選擇"建立數(shù)據(jù)源"或"打開數(shù)據(jù)源"。這時，Word會出現(xiàn)提示需設(shè)置主文檔的消息對話框。
5. 按下"設(shè)置主文檔"按鈕后，Word將顯示"標(biāo)簽選項"對話框，供用戶設(shè)置標(biāo)簽樣式。
6. 按下"確定"按鈕，Word將顯示"創(chuàng)建標(biāo)簽"對話框，用戶可在"示例標(biāo)簽"框中選擇適當(dāng)?shù)奈恢貌迦牒喜⒂颉?br>7. 按下"確定"按鈕，返回"郵件合并幫助器"對話框。
8. 按下"3 合并數(shù)據(jù)和文檔"下的"合并"按鈕，打開"合并"對話框，選擇執(zhí)行合并的方式。
另外，通過"工具"菜單中的"信封和標(biāo)簽"命令，將打開"信封和 標(biāo)簽"對話框，從中也能對信封和標(biāo)簽的打印進(jìn)行設(shè)置。
