近來，有幾個財會朋友在后臺留言詢問，會議紀(jì)要有什么格式要求，應(yīng)該怎么寫……
確實，很多在機關(guān)企事業(yè)單位工作的特別是初入職場的年輕人，都會有以上的困惑。因為，《黨政機關(guān)公文處理工作條例》中沒有對紀(jì)要作出明確、統(tǒng)一的格式規(guī)范要求，并特別注明“紀(jì)要，可根據(jù)實際制定。”
正是這個“實際”，給我們預(yù)留了足夠大的發(fā)揮空間，同時也帶來了上述不知道如何寫的困擾。
這個“實際”，不同單位之間即使同一單位不同時期、同一單位不同部門、同一單位不同會議，形成的會議紀(jì)要的模樣可能都是不一樣的。
不管你是不是單位和企業(yè)的文秘人員，掌握會議紀(jì)要的基本格式和寫法都是十分必要的。
1
會議紀(jì)要的概念與作用
《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項”。
因此，會議紀(jì)要是各級機關(guān)用來記載和傳達(dá)會議情況和執(zhí)行議定事項時，使用的一種公文文種。
會議紀(jì)要可以作為向上級機關(guān)匯報之用，也可以作為文件向有關(guān)單位和下級機關(guān)分發(fā)。
會議紀(jì)要可以交流信息、交流經(jīng)驗，對于本單位和下級機關(guān)來說，可以作為解決問題、指導(dǎo)工作的依據(jù)，并有一定的約束力。
2
會議紀(jì)要的類型
根據(jù)用途和目的不同，會議紀(jì)要可以劃分為三種類型：
1.決議性會議紀(jì)要。主要記載和反映會議作出的重要決策事項，作為傳達(dá)會議精神和部署工作的重要依據(jù)，對今后工作具有直接的指導(dǎo)作用，常用于各級機關(guān)、企業(yè)的常委會、辦公會（總裁辦公會、省長辦公會議、市長辦公會議、縣長辦公會議……）、董事會等。
2.協(xié)議性會議紀(jì)要。主要記載雙邊或多邊會議有關(guān)內(nèi)容及其達(dá)成的協(xié)議等情況，作為會后貫徹執(zhí)行的基本依據(jù)，對協(xié)議各方今后工作具有一定的約束作用，常用于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)主持召開的多部門協(xié)調(diào)會或不同單位共同召開的聯(lián)席辦公會，以及雙方或多方談判性會議等。
3.研討性會議紀(jì)要。主要記載和反映經(jīng)驗交流會議、各種專業(yè)會議或?qū)W術(shù)性會議的研討情況，主要用于職能部門或?qū)W術(shù)研究機構(gòu)召開的專業(yè)會議、學(xué)術(shù)研討會議、座談會議等。
3
會議紀(jì)要的基本要求
一是真實準(zhǔn)確。會議紀(jì)要，重在紀(jì)實，必須真實準(zhǔn)確地反映會議的情況和精神，既不能隨意增減，也不能擅自篡改，這是會議紀(jì)要寫作的第一要求，也是最基本的要求。
為此，寫好會議紀(jì)要，需認(rèn)真地進(jìn)行會議記錄，詳盡地了解會議情況，做好各項基礎(chǔ)性工作。
除非特別要求不能錄音外，一般均應(yīng)全程錄音，一為存檔，二為整理紀(jì)要時回聽使用。
二是精練概括。會議紀(jì)要是在會議記錄所提供材料的基礎(chǔ)上，根據(jù)會議的主旨、議定事項和主要成果，經(jīng)過提煉、概括、整理而形成的公文，它集中地反映會議的要點和精神實質(zhì)，具有高度的概括性。要做到要點突出，語言文字簡練準(zhǔn)確、樸實無華、通俗明白。
4
會議紀(jì)要標(biāo)題的寫法
一是會議名稱+紀(jì)要，如《全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要》、《全縣計劃生育工作會議紀(jì)要》、《專題會議紀(jì)要》；
二是召開會議的單位名稱+會議內(nèi)容+紀(jì)要，如《XX公司總裁辦公會議紀(jì)要》、《XX縣政府招商引資專題會議紀(jì)要》；
像黨委會、常委會、董事會、總裁辦公會等一些例行會議，一般還應(yīng)有編號，按照一個年度從年初排到年底。
5
會議紀(jì)要正文的寫法
會議紀(jì)要正文一般由會議概況、會議基本精神、結(jié)尾三部分組成。
會議概況。主要包括主持開會的單位、會議名稱、會議時間、地點、主持人，出席人員、列席人員，基本議程。會議概況力求簡要。
常見的寫法有兩種：一是列項式，即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀(jì)要。
二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。
主體部分。一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等。主要有以下幾種表述方法：
1.分項歸納法。這種寫法一般適用于大中型工作會議、議題較多的辦公會議等決議性會議。即按照會議議定的事項或內(nèi)容，一項一項用小標(biāo)題加以歸納，而后分項敘述。
2.分層次歸納法。這種寫法多用于小型會議，或議題單一，意見集中的會議。即把議定事項按照內(nèi)容分成若干層次分別敘述。每個段落的首句，經(jīng)常使用“會議學(xué)習(xí)了”、“會議認(rèn)為”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議強調(diào)”、“會議號召”等慣用語。
3.分段落歸納法。這種寫法多用于議題雖然單一，但內(nèi)容豐富的會議。如專題研討會、經(jīng)驗交流會。即把會議議定事項按照不同內(nèi)容或問題分成若干部分，每部分談一個方面的內(nèi)容。并明確標(biāo)示出“一、關(guān)于什么”、“二、關(guān)于什么”、“三、關(guān)于什么”……。
4.集中概述法。這種寫法類似于消息、簡訊。即把會議概況，主要議題，會議共識、議定事項等，用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。
5.發(fā)言提要法。這種寫法適用于研討會或座談會。即把會議上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。
最后結(jié)尾部分。可以適當(dāng)寫些對會議精神的貫徹執(zhí)行要求或號召,也可以不寫。必要情況下，一般還可以寫上“會議還研究了XX、XX等其他事項。”
就實際情況來講，一般來說，當(dāng)我們要寫會議紀(jì)要的時候，在動筆前，要翻閱一下以往的會議紀(jì)要，看看以往常用的格式、常用的寫法。
因為，以往常用的格式、常用的寫法，是單位的領(lǐng)導(dǎo)所習(xí)慣的。我們要予以足夠的尊重和適應(yīng)。如果以往常用的格式、常用的寫法，符合現(xiàn)在公文的要求，我們就采用。當(dāng)然了，如果不符合，我們就按現(xiàn)在的要求向領(lǐng)導(dǎo)請示，加以糾正。
最后，請記?。?strong>會議紀(jì)要不同寫法之間沒有好壞之分，尋找到適合的就是最好的。
聯(lián)系客服
