不少電子表格的使用體驗(yàn)并不好，如結(jié)構(gòu)不合理、項(xiàng)目設(shè)置不當(dāng)、過多內(nèi)容混合導(dǎo)致查看困難，結(jié)構(gòu)混亂、輸入格式不統(tǒng)一等影響電子表格的閱讀效果，而用常規(guī)的方法調(diào)整這樣的表格不僅麻煩，往往還要輸入一堆原有的內(nèi)容，非常麻煩。其實(shí)Excel提供的分列功能對(duì)于調(diào)整電子表格的結(jié)構(gòu)，往往有很大的好處。
分列數(shù)據(jù)，讓表格更簡(jiǎn)潔
在Excel表格中，每一列數(shù)據(jù)最好只表達(dá)一個(gè)方面的信息，這對(duì)于閱讀、查找甚至后續(xù)的排序、歸類等操作都大有好處。但一些設(shè)置不合理的Excel表格，每個(gè)單元格的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，用起來非常麻煩。難道要重新建立欄目，然后再費(fèi)事費(fèi)力重新輸入？
其實(shí)不用那么麻煩，以圖1的單元格為例，首先選擇這一列，隨后在“數(shù)據(jù)”菜單中找到并點(diǎn)擊“分列”，在彈出的菜單中，選擇“分割符號(hào)”，點(diǎn)“下一步”，在這里各項(xiàng)目間是以空格為分隔符的，因此勾選空格符號(hào)。如果分隔符是其他符號(hào)，相應(yīng)地勾選同一種分隔符號(hào)，或是在其他選項(xiàng)中輸入分隔符的符號(hào)后，這一列的數(shù)據(jù)就會(huì)被分割成為多列（圖2）。在底部的示例無誤后，即可選擇“下一步”，完成后回到表格，原有的數(shù)據(jù)已被分割為多列，怎么樣，這下表格清爽多了吧（圖3）。
當(dāng)然，也有一些表格內(nèi)甚至沒有分隔符，而且各關(guān)鍵字的長(zhǎng)短也不同，此時(shí)只能在各單元格中手動(dòng)輸入分隔符，再進(jìn)行分列操作，但這也比手動(dòng)分列簡(jiǎn)單得多。
排除重復(fù)數(shù)據(jù)
在不同單元格中有重復(fù)數(shù)據(jù)，這也是不少Excel表格常見的問題，逐一刪除肯定是件麻煩事，用分列功能來實(shí)現(xiàn)就簡(jiǎn)單多了。首先自然是選定列，在“數(shù)據(jù)→分列”中選擇“分隔符號(hào)”，然后勾選空格符號(hào)，點(diǎn)“下一步”后，先選擇不需要保留的數(shù)據(jù)，隨后點(diǎn)選“不導(dǎo)入此列（跳過）”后（圖4），選擇“完成”，再回到表格后，原來重復(fù)的數(shù)據(jù)就被徹底刪除了。
規(guī)范輸入，統(tǒng)一格式
輸入格式混亂也是Excel表格常見的問題，尤其在日期的表達(dá)上，每個(gè)人的輸入方式都可能有所差異。雖然看得懂，但不同的輸入方式，最終會(huì)導(dǎo)致表格混亂不堪。還是用分列功能來改變這一切吧。
同樣先選定列，在“數(shù)據(jù)→分列”中選擇“分隔符號(hào)”，不要勾選分隔符號(hào)，同時(shí)注意觀察一下，看數(shù)據(jù)是否被分隔符號(hào)分成不同列，在確定數(shù)據(jù)在同一列之后，選擇“下一步“，點(diǎn)選日期，并選擇YMD（圖5），也就是常用的年月日表達(dá)方式，在完成后，日期的表達(dá)方式就統(tǒng)一了。
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