1.賬套備份
賬套備份是對(duì)整個(gè)賬套數(shù)據(jù)的備份，包括以前年度數(shù)據(jù)和今年數(shù)據(jù)。舉例：某月賬套備份數(shù)據(jù)，則不只是備份該月份的數(shù)據(jù)，還包括以往的所有數(shù)據(jù),它是整個(gè)賬套的所有年份的數(shù)據(jù)！備份時(shí)，不應(yīng)將備份數(shù)據(jù)存放在C盤下；而且，除備份在本機(jī)外，應(yīng)定期將數(shù)據(jù)備份在其他存儲(chǔ)媒介上，如：移動(dòng)硬盤、U盤等；有條件的每年應(yīng)將數(shù)據(jù)刻錄成光盤數(shù)據(jù)，以便長(zhǎng)期保存。建議最好將數(shù)據(jù)保存在三種方式以上：電腦、U盤、移動(dòng)硬盤、光盤等，且所有數(shù)據(jù)不要存放在一個(gè)地點(diǎn)。
備份的操作方法：例：華能食品公司2008年賬套，賬套號(hào)為001，備份計(jì)劃為每月憑證處理完畢結(jié)賬后,按月備份到電腦的“E：\華能食品公司001賬套備份\”，按年刻錄成光盤數(shù)據(jù)。
（1 )建立備份文件夾。“E：\華能食品公司001賬套備份\”
（2） 備份：系統(tǒng)管理→系統(tǒng)（注冊(cè)）→用戶名：“admin”（密碼為空）→確定→賬套（備份）→賬套號(hào)[001]華能食品公司(不要選擇刪除當(dāng)前備份賬套，否則備份完成后將刪除[001]華能食品公司賬套?。?！)→確認(rèn)（稍等片刻）→選擇備份目標(biāo)：“E：\華能食品公司001賬套備份\” （一定要雙擊文件夾圖標(biāo)）→確認(rèn)
2．日常操作
日常操作流程圖：填制憑證→出納簽字（可省略）→審核憑證（可省略）→記賬→月末轉(zhuǎn)賬（生成結(jié)轉(zhuǎn)本年利潤(rùn)的憑證，將此憑證審核后再記賬）→計(jì)算查看報(bào)表數(shù)據(jù)→月末結(jié)賬（如啟用其他模塊，其他系統(tǒng)必須先結(jié)賬，才能對(duì)總賬進(jìn)行結(jié)賬處理）
2．1填制憑證
（1）制單員打開軟件。“用友通→注冊(cè)[控制臺(tái)]（用戶名、密碼、賬套、會(huì)計(jì)年度、操作日期）→確定→總賬系統(tǒng)”
（2）填制憑證。“填制憑證→增加→錄入摘要、科目名稱、借方金額、貸方金額、流量、附單據(jù)數(shù)等→保存”
快捷鍵和技巧：
a. 增加一張新憑證: 用鼠標(biāo)單擊〖增加〗按鈕或按[F5]鍵
b. 輸入憑證類別字: 用鼠標(biāo)單擊放大鏡或按[F2]鍵
c. 科目：科目必須輸入末級(jí)科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。如果輸入的科目名稱有重名現(xiàn)象時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示重名科目供選擇。輸入科目時(shí)可在科目區(qū)中用鼠標(biāo)單擊放大鏡或按[F2]鍵參照錄入。
D．金額：金額借貸方向轉(zhuǎn)換，按空格鍵調(diào)整金額方向；紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入；按下快捷鍵[Ctrl+L]可顯示/隱藏?cái)?shù)據(jù)位線（除千分線外）；在金額處按“=”，系統(tǒng)將根據(jù)借貸方差額自動(dòng)計(jì)算此筆分錄的金額。
e. 錄入金額小數(shù)問題：在英文或中文半角狀態(tài)下直接錄入金額小數(shù)點(diǎn)；但在中文全角狀態(tài)下錄入不了小數(shù)點(diǎn)，應(yīng)將中文全角狀態(tài)轉(zhuǎn)換為中文半角或切換到英文狀態(tài)下方可錄入小數(shù)點(diǎn)，但也可以用左右箭頭（←、→）來移動(dòng)位數(shù)，從而錄入小數(shù)點(diǎn)數(shù)據(jù)。
f．損益類科目的操作，必須保持跟該科目的默認(rèn)余額方向一致，否則利潤(rùn)表不能獲取相應(yīng)的數(shù)據(jù)！例如：財(cái)務(wù)費(fèi)用—利息，由于財(cái)務(wù)費(fèi)用默認(rèn)余額方向?yàn)榻璺剑ㄖС觯?，利息收入也?yīng)該錄入在借方，用紅字表示！
g. 當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按〖保存〗按鈕或[F6]鍵保存這張憑證，按〖放棄〗按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。也可用鼠標(biāo)單擊〖增加〗 則可繼續(xù)填制下一張憑證。
h．若想放棄當(dāng)前未完成的分錄的輸入，可按〖刪行〗按鈕或[Ctrl+D]鍵刪除當(dāng)前分錄即可。
i. 當(dāng)一批憑證填完后， 用鼠標(biāo)單擊〖退出〗或通過菜單【文件】下的【退出】制單功能。
2．2出納簽字（可省略）
(1）更換出納員登錄軟件，打開總賬系統(tǒng)，點(diǎn)“總賬→憑證→出納簽字”。
（2）出納簽字：選擇月份→確定→出納簽字（確定）→出納（成批出納簽字或成批取消簽字）→結(jié)果表（確定）→退出
2．3審核憑證（可省略）
（1）更換審核員登錄軟件，打開總賬系統(tǒng)，點(diǎn)“審核憑證”。
（2）憑證審核：選擇月份→確認(rèn)→憑證審核（確定）→審核（成批審核憑證或成批取消審核）→結(jié)果表（確定）→退出
2．4記賬
（1）更換記賬員登錄軟件，打開總賬系統(tǒng)，點(diǎn)“記賬”
（2）記賬：全選→下一步→下一步（注意憑證張數(shù)）→記賬→“記賬完畢”確定
2．5月末轉(zhuǎn)賬（即結(jié)轉(zhuǎn)損益類科目入本年利潤(rùn)，結(jié)轉(zhuǎn)后損益類科目應(yīng)無余額）
（1）具有權(quán)限的操作員登錄軟件，打開總賬系統(tǒng)，點(diǎn)“月末轉(zhuǎn)賬”。
（2）轉(zhuǎn)賬定義：總賬→期末→轉(zhuǎn)賬定義→期間損益→期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置（選擇憑證類別、輸入本年利潤(rùn)科目編碼（3131））→確定
（3）轉(zhuǎn)賬生成：總賬→月末轉(zhuǎn)賬→轉(zhuǎn)賬生成（選期間損益結(jié)轉(zhuǎn)）→全選→確定→周步結(jié)轉(zhuǎn)(可根據(jù)情況選擇結(jié)賬方式)→轉(zhuǎn)賬生成憑證（點(diǎn)保存，可見“已生成”紅字）→退出（關(guān)閉）
2．6計(jì)算查看報(bào)表數(shù)據(jù)
（1）具有權(quán)限的操作員登錄軟件，打開財(cái)務(wù)報(bào)表。
（2）報(bào)表計(jì)算和查看：文件→打開→選擇相應(yīng)報(bào)表（如利潤(rùn)表）→左下角為數(shù)據(jù)狀態(tài)→編輯、追加、表頁→確定→選擇剛追加的表頁→數(shù)據(jù)、關(guān)鍵字、錄入→錄入年、月、日→確認(rèn)→是否重算第×頁，點(diǎn)“是”，完成計(jì)算，此時(shí)可查看數(shù)據(jù)→打印報(bào)表→退出（關(guān)閉）
其他報(bào)表如：資產(chǎn)負(fù)責(zé)表、所有者權(quán)益變動(dòng)表與此操作相同。
2．7月末結(jié)賬
報(bào)表數(shù)據(jù)正確，并且所有相關(guān)稅務(wù)報(bào)表已向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)結(jié)束，確定本月無調(diào)整內(nèi)容時(shí)，方可進(jìn)行月末結(jié)賬。我們不建議客戶頻繁采用反結(jié)賬和反記賬的功能,來更改發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤。
（1） 具有權(quán)限的操作員登錄軟件，打開總賬系統(tǒng)，點(diǎn)“月末結(jié)賬”。
（2） 結(jié)賬：選擇待結(jié)賬月份→下一步→對(duì)賬→（對(duì)賬完畢）下一步→查看工作報(bào)告（共6項(xiàng)內(nèi)容，請(qǐng)認(rèn)真閱讀此報(bào)告，要示所有其他系統(tǒng)均已結(jié)賬）→下一步→完成（退出）.
